- Google 的免費儲存空間（15 GB）由 Gmail、雲端硬碟和照片共享，當儲存空間滿時，收發電子郵件的功能將被阻止。
- Google One 工具可以幫助您診斷哪些內容佔用空間最多，並大量刪除電子郵件、文件和照片，同時清空回收站。
- Gmail、雲端硬碟和照片中的檔案大小、日期和內容類型篩選功能可以協助刪除大型附件、舊郵件和佔用空間的影片。
- 如果優化後空間仍然不足，可以考慮升級到 Google One 或請求管理員在工作帳戶中增加儲存空間。
如果你每天都使用 Gmail，你的收件匣很可能已經變成了一個數位垃圾抽屜：成千上萬封郵件、你從未閱讀過的新聞簡報、巨大的附件，更糟糕的是，Google Photos 和 Drive 也在不斷增加儲存空間。雖然 Google 提供的 15 GB 空間看起來似乎足夠用了，但一旦滿了，各種警告和問題就會接踵而至。
當您的儲存空間接近上限時，Google 可能會暫停您的服務：Gmail 將停止收發郵件，雲端硬碟將停止上傳文件，Google 照片也將停止備份。因此，在達到這個限制之前，最好先學習如何以有條不紊、快速高效且最重要的是不中斷的方式，在 Gmail（以及您 Google 帳戶中的其他服務）中恢復空間，同時避免丟失任何重要資料。
Google 儲存空間的工作原理以及 Gmail 信箱為何會被佔滿
首先要了解的是，這 15 GB 的免費儲存空間並非僅供 Gmail 使用：Gmail、Google 雲端硬碟和 Google 相簿共享這些空間。此外，還有一些不太顯眼的內容佔據了這部分儲存空間，例如 Android 裝置上的 WhatsApp 備份或某些應用程式的資料。
當儲存空間達到上限時，Google會實施一系列相當嚴格的限制。在 Gmail 中，您將無法傳送或接收郵件，收到的郵件會退還給寄件者，並顯示信箱已滿的通知。在雲端硬碟中，新文件將不再同步或上傳；在文件、表格、投影片和其他Google辦公室應用程式中，您無法建立新文檔，也無法允許他人編輯現有文件。
在 Google Photos 中，此限製表示不會建立新的照片和影片備份。您已儲存的所有內容仍將保留，但除非您釋放或購買更多儲存空間，否則不會添加任何新內容。請注意：如果您不採取任何措施，可能會在幾天內錯過重要郵件而不自知。
若要查看剩餘儲存空間，您會在 Gmail 底部看到使用情況指示器。點擊該指示器，即可存取儲存管理頁面，其中詳細列出了Gmail、雲端硬碟和照片分別使用的空間大小。這是找出問題所在最直接的方法。
使用 Google One 和官方工具恢復空間
Google 已將幾乎所有與清理儲存空間相關的功能集中在 Google One 平台上。即使沒有訂閱，您也可以使用儲存管理面板查看哪些內容佔用了空間，並大量刪除不需要的內容。
在電腦上，開啟 Google One，然後存取「儲存空間」部分。在那裡，你會找到一個名為「回收空間」的部分，其中按服務（Gmail、雲端硬碟、照片）和內容類型（大檔案、垃圾郵件、已刪除郵件等）對釋放空間的選項進行了分組。
在「釋放帳戶空間」中，您可以查看諸如已刪除檔案、垃圾郵件、超大檔案或應用程式內容等類別。根據類別的不同，您可以選擇排序、篩選或變更視圖（清單或網格），從而更輕鬆地在刪除大量項目之前進行查看。
在 Google 相簿中，此面板會顯示待刪除的照片和影片；如果您想保留某些內容，可以先下載到電腦，然後再移至回收站。選擇要刪除的內容後，點擊「刪除」（如果您在 Google 相簿中，請點擊「移至回收站」），然後當 Google 詢問時，勾選同意方塊以確認您接受永久刪除。
請記住，如果您一次刪除數千個項目，釋放的空間可能需要 48-72 小時才能在您的帳戶中正確反映出來，因此如果進度條一開始幾乎沒有變化，請不要驚慌。
診斷問題：雲端硬碟、Gmail 或照片
在你隨意刪除檔案之前，最好先找出哪個服務佔了最多的空間。造訪drive.google.com/drive/quota，即可查看你的雲端硬碟文件，檔案大小按從大到小的順序排列。這樣可以非常清楚地看出你的空間是否被影片、大型備份檔案或存放多年的文件所佔用。
在這種視圖下，只需右鍵單擊任何不需要的大文件，然後選擇“移到回收站”。當回收站中累積了一定數量的檔案後，請轉到雲端硬碟中的「回收站」資料夾，然後按一下「清空回收站」以釋放空間。
對於 Gmail 來說，診斷是直接在郵件內部完成的，可以使用諸如 ` larger:10M`之類的搜尋運算符來查找包含大型附件的郵件，或者使用日期過濾器來查找非常舊的郵件。照片應用的情況也類似，影片通常是佔用過多儲存空間的主要原因。
對於工作或學校帳戶（Google Workspace），儲存空間限制由您的授權或管理員設定。在這種情況下，如果您發現無法直接購買額外的儲存空間，則需要聯絡管理員以升級您的套件或從組織控制台釋放儲存空間。
進階技巧：將所有郵件轉移到另一個帳戶，釋放 Gmail 空間
如果你習慣不刪除任何郵件，而且你的帳戶已經累積了多年的郵件，那麼最快的解決方法可能不是逐封刪除，而是將整個 Gmail 歷史記錄轉移到另一個帳戶。這樣，你就能有效地清空收件箱，同時又不會遺失你想保留的郵件。
該過程包括建立一個新的 Gmail 帳戶，並將其配置為透過 POP3 協定從舊帳戶下載所有郵件，同時刪除舊帳戶中的副本。在進行任何操作之前，強烈建議您使用 Google Takeout 建立郵件的完整備份，以防傳輸過程中出現任何問題。
在原始帳戶中，依序進入“設定”>“查看所有設定”>“轉送和 POP/IMAP”，啟用所有郵件的 POP 存取。請務必勾選「透過 POP 存取郵件時刪除 Gmail 副本」選項，這樣才能確保新帳戶下載的郵件會自動從原始帳戶中刪除。
接下來，登入您的新 Gmail 帳戶，然後前往「設定」>「帳戶和匯入」。在「檢查其他帳戶的郵件」部分，新增您的舊帳戶，並按照步驟透過 POP3 進行設定。系統將開始批量下載，根據郵件數量，此過程可能需要相當長的時間。
確認所有重要郵件都已成功下載到新帳戶後，即可在新帳戶中停用 POP 查詢，並在原帳戶中清空回收站，徹底釋放空間。這雖然是個比較極端的措施，但對於有囤積文件習慣的帳戶來說非常有效。
逐步清理 Gmail：清理大小、清理時間、清理垃圾郵件和已刪除郵件。
除了使用第二個帳戶的技巧之外，學習如何從內部管理 Gmail 也非常重要。首先，應該要找到附件最大的郵件，因為只要刪除幾封郵件就能一次釋放大量空間（兆位元組甚至千兆位元組）。
在 Gmail 搜尋列中，您可以展開進階選項（搜尋列右側的箭頭），然後使用「大小」欄位搜尋大於 X MB 的郵件。您也可以直接在搜尋欄中使用語法 size:20MB 或 larger:10M。請務必注意格式（不包含空格，M 代表兆位元組），否則搜尋結果將以位元組為單位，無法正常運作。
查看完所有大郵件後，仔細檢查哪些郵件是真正需要保留的。對於包含重要文件的郵件，請先將附件下載到電腦或其他雲端服務，然後再刪除郵件並清空回收站。這樣可以確保資訊不會遺失，並盡可能釋放空間。
另一個有效的策略是針對非常舊的郵件。使用運算符 `older_than:1y`，您可以找到所有超過一年的郵件；您可以根據需要將“y”（年）替換為“m”（月）或“d”（天）。同樣，選擇所有您不再需要保留的郵件並將其刪除。
別忘了查看您的垃圾郵件和已刪除郵件資料夾。雖然郵件會在 30 天後自動刪除，但其中的所有內容在此之前都會繼續佔用空間。在這兩個資料夾中，您都會找到一個按鈕，可以一次清空所有內容（「立即清空已刪除郵件」或「立即刪除所有垃圾郵件」）。
如果兩個月後一切又回到原點，那麼清理收件匣就毫無意義。控制 Gmail 的最佳方法之一是取消訂閱那些對你無益的郵件。大多數新聞郵件和行銷郵件的底部都會包含“取消訂閱”鏈接，Gmail 有時也會在寄件者姓名旁邊顯示類似的快捷方式。
如果你真的被幾十封電子報郵件搞得焦頭爛額，不妨花點時間打開幾封促銷郵件，取消訂閱，這樣就能減少不斷湧入收件匣和儲存空間的郵件。收到的郵件越少，以後需要刪除的郵件就越少。
您也可以建立自動過濾器，將特定郵件歸檔、新增至特定標籤或直接移至垃圾箱。在 Gmail 搜尋列中，使用選項按鈕，您可以按寄件者、主題、大小或關鍵字進行篩選，然後決定如何處理符合該條件的所有郵件。
使用標籤和分類有助於保持收件匣整潔，而無需刪除所有內容。 Gmail 的標籤頁（主要、社交、促銷、通知、論壇）已經提供了初步的過濾功能；如果您養成定期查看「促銷」和「社交」標籤頁並幾乎完全清空它們的習慣，將會大大節省儲存空間。
請記住，「歸檔」並不會釋放空間；它只會將郵件從主視圖中移除。歸檔有助於整理郵件，但如果您想釋放幾GB的空間，則必須實際刪除郵件並清空回收站。
Google Photos 中的影片、照片和大文件
雖然搜尋結果主要集中在 Gmail 上，但許多問題其實出在 Google Photos 上。如果頻繁進行自動備份，視頻，尤其是高分辨率視頻，會在幾個月內迅速佔滿存儲空間。
要僅查找視頻，您可以訪問專門用於此類內容的“照片”網址：https://photos.google.com/search/_tv_video。在那裡，您可以一次看到所有視頻，並選擇不再需要刪除的視頻。
您還可以訪問 https://photos.google.com/unsupportedvideos 查看另一個有用的列表，其中列出了與 Google Photos 不相容的視頻，因此這些視頻不容易出現在其他搜尋結果中。這類文件也會佔用空間，所以如果您不需要它們，可以隨意刪除。
Google 相簿的「探索」標籤頁會依人物、地點、螢幕截圖、影片或動畫、電影等創作內容分組。這裡非常適合尋找成組的老照片或重複照片（例如，幾年前的旅行照片，您已經保存在硬碟上），並一次性釋放幾個 GB 的空間。
當你把大量照片和影片移到回收站後，前往「照片」應用程式的「回收站」部分，然後點擊「清空回收站」。就像在 Gmail 和雲端硬碟中一樣，只有完成這一步，空間才會真正釋放出來。同樣，如果你刪除的內容很多，儲存空間的變化可能需要一段時間才會顯示在儲存空間欄中。
Google 雲端硬碟、WhatsApp 備份和其他常被忽視的功能
除了電子郵件和照片，您的 Google 帳戶可能還包含其他佔用大量空間的隱藏項目。一個明顯的例子是Android 裝置上的 WhatsApp 備份，這些備份儲存在 Google 雲端硬碟中，並且一段時間以來，它們都計入您的儲存空間限制。
若要查看手機上的這些備份，請開啟 Google One 應用程式，前往「儲存空間」部分，在「釋放帳戶空間」下找到「刪除其他項目」選項，然後選擇 WhatsApp。您可以在那裡查看可用的備份，並刪除不再需要的備份。
如果您喜歡透過瀏覽器操作，可以存取 one.google.com/backup/management/whatsapp。在每個備份旁邊，您都會找到「刪除備份」選項。即使您刪除了當前的備份，WhatsApp 仍會根據應用程式設定在未來繼續建立備份，因此也請檢查這些設置，以避免頻繁生成大型檔案。
在雲端硬碟中，除了您上傳的檔案外，您還會看到其他人與您分享的檔案。需要注意的是，「與我共享」部分中的文件不會計入您的儲存空間配額（配額會計入文件所有者），除非您複製文件或將自己的文件上傳到共用資料夾。在這種情況下，複製的文件或新上傳的文件將會計入您的配額。
最後，電腦版雲端硬碟顯示的儲存空間使用情況可能與網頁版不同，這是因為您同步的共用檔案會佔用本機硬碟空間，即使它們不會影響您的雲端儲存空間。這是正常現象，並不代表 Google 會佔用您額外的儲存空間。
清理空間時常見的問題及解決方法
最常見的誤解之一是認為空間會立即釋放。當你連續刪除多個項目時，Google的系統需要48 到 72 小時才能正確重新計算儲存空間。在此期間，即使你已經完成了操作，剩餘空間計數器也可能看起來沒有變化。
如果您透過 Google One 購買了更多儲存空間，但新增容量尚未顯示，請等待最多 24 小時。如果 24 小時後仍未顯示，請登出您的 Google 帳戶，然後重新登錄，並查看付款頁面，確認付款已成功完成。如果您的信用卡已被扣款，但新增儲存空間仍未顯示，則可能是您在其他帳戶上購買了該套餐；請檢查您是否同時擁有多個帳戶。
在 iPhone 或 iPad 上，有時強制關閉 Google One 應用程式並重新開啟可以使其與伺服器同步。關閉應用程式的具體步驟因 iOS 版本而異，如果您不確定，最好諮詢 Apple 支援。
另一個常見問題是，在升級到更高或更低的儲存方案後，Gmail 仍然不允許您傳送或接收電子郵件。遇到這種情況，最好等待最多 24 小時，然後登出並重新登錄，甚至可以嘗試使用隱身視窗或其他瀏覽器（例如 Edge、Firefox 等）發送電子郵件，以排除快取問題。
關於2021年6月1日之前上傳到「節省儲存空間」（原「高品質」）的照片也存在一些誤解：這些圖片和影片不計入您的儲存空間配額。因此，如果您刪除大量此類內容，您的儲存空間使用情況可能不會有任何變化。
何時付費使用 Google One 才划算？以及如何管理它？
如果徹底清理後空間仍然不足，或者您不想受限於 15GB 的空間限制，可以考慮升級到 Google One 套餐。 Google One 提供100GB起步的付費儲存空間，容量（以及價格）會視需要增加。
谷歌會不定期為新用戶提供 Google One 的免費試用。屆時，您將收到啟動試用期的邀請，在限定時間內享受更多免費儲存空間。您需要添加付款方式，但只有在試用期結束前取消訂閱（如果您不想繼續使用），才會收取費用。
如果您透過網頁版（而非 Apple App Store）管理 Google One，則可以在 Google One 設定中的「更改訂閱方案」部分變更您的方案、從月付切換到年付，或取消訂閱。在 Android 裝置上，您也可以透過應用程式設定和 Google Play 管理您的訂閱。
在 iPhone 和 iPad 上，情況則更為複雜：如果您是透過網站購買的套餐，則無法透過應用程式進行更改。在這種情況下，您需要先在 Google One 網站上取消當前套餐，如果您想完全透過 iOS 裝置管理套餐，則需要透過 App Store 訂閱新的套餐。
相反，如果您的帳戶用於工作或學校用途，則無法自行購買額外的儲存空間。您需要聯絡 Google Workspace 管理員以提高儲存空間限製或變更許可證，因為這些帳戶由中央統一管理。
最終，釋放 Gmail 和 Google 帳戶空間需要結合多種策略：使用官方的 Google One 工具、刪除大型舊郵件（務必清空垃圾郵件和已刪除郵件）、檢查雲端硬碟、照片和備份（例如 WhatsApp 備份），以及更好地管理您每天收到的新聞簡報和內容。如果 15 GB 的空間仍然不夠用，那麼升級到 Google One 可能是擺脫「儲存空間幾乎已滿」警告的最便捷方法。