- Windows 系統中的大多數列印問題都可以透過檢查連接、列印佇列和驅動程式來解決，而無需更換印表機。
- Windows 10 和 11 提供故障排除程式、驅動程式重新安裝以及列印後台處理程序等服務管理工具來復原功能。
- Windows 11 的最新變更限制了舊版驅動程序，因此建議使用現代或通用驅動程序，並升級非常舊的印表機。
- 正確的實體維護（墨盒、紙張、清潔）結合官方製造商軟體有助於防止許多重複出現的錯誤。
如果您在趕時間的時候印表機突然故障，您並不孤單。在 Windows 10 和 Windows 11 系統中，經常會遇到一些奇怪的問題，例如印表機離線、列印佇列凍結或驅動程式更新後停止運作。好消息是，大多數此類問題無需專業知識即可自行解決。
本指南將一步一步地引導您診斷和解決Windows 中最常見的列印問題：從安裝錯誤、連接故障（USB、WiFi 或藍牙）或「驅動程式無法使用」等訊息，到卡紙、墨水匣無法識別或 Windows 11 中遺留驅動程式的混亂情況。
瘋狂之前先做些基本檢查
在調整進階設定之前，最好先檢查一些基本問題：很多時候，只需簡單地關閉印表機電源再重新打開，或檢查連接線，就能解決問題。這看似顯而易見，卻能省去很多麻煩。
首先請確保印表機已開啟，無任何錯誤指示燈亮起，且紙張已正確裝入。同時檢查電源線和 USB 線是否連接正確；如果使用 Wi-Fi 連接，請確保電腦和印表機連接到同一無線網絡，而不是訪客網絡。
在 Windows 系統中，依序點選「設定」>「裝置」（或「藍牙與裝置」）>「印表機與掃描器」，檢視您的印表機是否已列出。如果未顯示，則可能是 Windows 系統未偵測到該印表機，您需要新增印表機或檢查實體連線或網路連線。
如果印表機出現在清單中但無法列印，請先嘗試以下操作：選擇印表機，點選「開啟佇列」，然後檢查是否有卡紙。如果發現有待列印的作業，請嘗試取消所有作業並重新傳送一個新作業，看看是否能解決問題。
從Windows系統移除印表機，然後重新安裝。
當印表機出現異常狀態（顯示但無法列印，或顯示「離線」或「不可用」）時，最有效的解決方法之一是將印表機從系統中移除，然後重新安裝。這通常可以修復損壞的驅動程式和配置。
若要在 Windows 10 中移除它，請依序點選「開始」>「設定」>「裝置」>「印表機和掃描器」，選擇您的印表機，然後點選「移除裝置」。在 Windows 11 中，操作步驟非常相似，但您需要在「藍牙和裝置」>「印表機和掃描器」下找到它。出現提示時，請確認是否要移除它。
移除印表機後，建議重新啟動計算機，以便 Windows 清理殘留的驅動程式和相關服務。電腦重新啟動後，請確保印表機已開啟並連接（透過 USB 或網路連接），然後返回「印表機」功能表新增印表機。在同一畫面上，按一下「新增印表機或掃描器」。 Windows 將搜尋可用設備，如果一切順利，將顯示您的印表機，您可以按一下「新增設備」 。如果印表機未顯示，您可以選擇「我需要的印表機未列出」選項，然後使用您的網路名稱、 IP 位址或進階本機設置，並依照手動安裝精靈進行操作。
手動重新安裝本機印表機（USB、LPT、COM）
如果自動嚮導無法解決問題，您可以隨時採用傳統的手動安裝方式。這對於透過 USB、平行 (LPT) 連接埠或序列 (COM) 連接埠連接的舊式印表機尤其有用，因為這些印表機需要仔細選擇連接埠和驅動程式。
在「新增印表機」精靈中，選擇「手動設定新增本機或網路印表機」。在下一個視窗中，勾選「使用現有連接埠」，然後根據印表機的實體連接方式，從下拉式選單中選擇正確的連接埠（USB、LPT1、COM 等）。
接下來，Windows 會提示您安裝驅動程式。如果您的印表機附帶光碟，或者您從製造商網站下載了“完整軟體包”，則可以使用“我有光碟”選項來尋找 INF 檔案。否則，請按一下「Windows 更新」並等待支援的型號清單載入完畢。
清單出現後，在左側欄選擇印表機製造商（HP、佳能、愛普生、兄弟等），在右側欄選擇特定型號。然後單擊「下一步」，為其指定一個描述性名稱（例如，「HP Office Laser」），並決定是否要與網路上的其他電腦共用該印表機。
在精靈結束時，您可以選擇列印測試頁。強烈建議您執行此操作，因為它可以確認驅動程式、連接埠和印表機通訊配置正確，然後再開始列印重要文件。
Windows 11 更新和舊版印表機驅動程式的終止
近年來，微軟一直在改進 Windows 11，提升效能、安全性和遊戲支持，但同時也開始「清理」一些舊組件。其中一個最重要的變化是影響舊款印表機驅動程式（V3 和 V4），這些驅動程式被許多舊式印表機廣泛使用。
Windows 11 版本 24H2 和 25H2 以及 KB5074105 等更新後，系統不再支援這些早已過時的舊版驅動程式。這不會影響大多數使用現代印表機的用戶，但對於仍在使用舊設備的用戶來說，可能會很麻煩。
如果您使用的是使用舊版驅動程式的舊印表機，那麼在更新至 Windows 11 後，嘗試列印或安裝裝置時可能會出現「驅動程式無法使用」錯誤或持續故障。這在擁有舊印表機的商業環境中尤其會造成問題。
微軟建議在這種情況下聯絡印表機製造商，以確認是否有與 Windows 10/11 相容的最新驅動程式或更新的韌體。如果沒有支持，建議嘗試使用基於類別的驅動程序，例如Windows 內建的IPP（Internet Printing Protocol，網際網路列印協定）驅動程序，它無需第三方軟體即可作為通用驅動程式使用。
此舉旨在降低安全風險並簡化 Windows 系統中的列印生態系統，但也意味著一些非常老舊的印表機將被正式停產。如果您仍在使用這些印表機，請考慮在系統更新導致其徹底無法使用之前，請將其更換為更新的型號。
安裝錯誤和驅動程式問題
另一個常見問題是安裝印表機軟體或驅動程式時發生錯誤。有時安裝精靈會卡住，有時會顯示通用錯誤訊息，而許多情況下，罪魁禍首只是USB電纜的問題或驅動程式損壞。
當印表機安裝程式提示您連接 USB 纜線時，請立即連接，並避免使用共用集線器。如果連接失敗，請嘗試使用不同的 USB 端口，甚至更換電纜。如果您已連接其他 USB 設備，請暫時斷開它們以排除衝突。
電腦安全狀況也可能是影響因素：防毒軟體或惡意軟體可能會阻止印表機軟體的安裝。請使用更新的防毒軟體進行全面掃描。如果您信任安裝程序，請嘗試在安裝過程中暫時停用即時保護，安裝完成後再重新啟用。
如果電腦上的印表機一直運作良好，但突然驅動程式出現故障，一個有效的解決方法是從裝置管理員 (devmgmt.msc) 中完全卸載驅動程序，然後重新啟動並讓 Windows 重新安裝，或從製造商的網站下載最新版本。
如果製造商提供包含管理實用程式的「完整軟體包」（例如 HP Smart 或其他套件），通常最好安裝它，因為它通常包含用於診斷問題、更新韌體和修復連接的特定工具，而無需在 Windows 中進行太多操作。
當印表機驅動程式「不可用」時
「印表機驅動程式無法使用」的訊息非常常見，通常是由於以下三個原因造成的：驅動程式過時、製造商發布的驅動程式有缺陷，或與已錯誤安裝的 Windows 更新衝突。
首先，請前往「設定」>「更新與安全性」>「Windows 更新」，檢查是否有待處理的更新，包括可選的驅動程式更新。有時，應用最新補丁程式可以自動解決問題。
如果問題仍然存在，請開啟裝置管理員，在「印表機」或「列印佇列」下找到您的印表機，右鍵按一下它，然後選擇「更新驅動程式」。您可以讓 Windows 自動搜尋並安裝驅動程序，也可以手動從製造商的官方網站下載並安裝驅動程式。
如果驅動程式明顯損壞（出現警告圖示或印表機無回應），請從裝置管理員中卸載它，如果出現驅動程式軟體，請勾選刪除該軟體的選項，然後重新啟動電腦，並使用最新的官方軟體包重新安裝所有內容。
在極少數情況下，衝突是由其他程式引起的，例如 PDF 管理器或建立虛擬印表機並修改內部列印設定的應用程式。如果您最近安裝了此類程序，並且您的印表機此後停止工作，請嘗試卸載衝突軟體，然後重新安裝實體印表機的驅動程式。
印表機無法連接互聯網，WiFi 或藍牙均無反應。
當Windows顯示印表機「離線」時，尤其是在印表機明明就在你眼前卻顯示開機的情況下，確實令人沮喪。這種狀態通常與網路問題、設定錯誤或內部服務停止有關。
首先，前往「設定」>「裝置」>「印表機和掃描器」，選擇您的印表機，然後點選「開啟佇列」。在「印表機」功能表中，請確定「暫停列印」和「離線使用印表機」選項未選取。如果已被選中，請取消選中並重試。
使用 Wi-Fi 印表機時，請檢查印表機的控制面板，確保它與您的電腦連接到同一個無線網路。如果您變更了路由器或密碼，則需要在印表機的設定中重新設定網路。有時，只需完全斷電即可解決問題：拔掉印表機和路由器的電源線，等待一分鐘，然後再重新插上。
如果問題是 Windows 找不到網路印表機，您可以手動使用其 IP 位址新增它：在「印表機」部分，按一下「新增印表機或掃描器」>「我想要的印表機未列出」>「使用 TCP/IP 位址新增印表機」，然後輸入印表機的靜態 IP 位址（您可以在其網路選單中找到此位址，或透過列印設定頁找到此位址）。
對於藍牙印表機，請檢查印表機螢幕上的藍牙圖示是否處於啟動狀態，以及是否已與其他附近裝置配對。如果已配對，請中斷其他裝置的連接，關閉印表機電源並重新啟動，然後嘗試從 Windows 系統重新配對。如果仍然失敗，可能是電腦的藍牙驅動程式已過期，需要檢查或重新安裝。
網路錯誤、防火牆和防毒軟體阻止印表機
在網路印表機數量眾多或使用非常嚴格的安全套件的環境中，安全軟體本身無意中阻止印表機的情況並不少見。 Windows防火牆或防毒軟體可能會中斷與裝置所用連接埠或 IP 位址的通信，導致諸如0x80070035之類的錯誤。
為了排除此問題，請前往「Windows 安全中心」>「防火牆和網路保護」，並暫時停用防火牆（僅在測試期間停用）。然後嘗試再次列印或新增印表機。如果突然可以列印，則表示您需要為該印表機或列印協定建立特定的規則或例外。
使用第三方防毒軟體時，請檢查其網路或即時保護設置，查看是否過濾了本地流量。許多防毒軟體都包含「排除項」部分，您可以在其中新增印表機的 IP 位址或其軟體的可執行文件，以防止其被強制攔截。
Windows 內建列印服務必須正常運作。按Windows + R 鍵，輸入 services.msc，找到「列印背景處理程序」服務。確認其狀態為“正在運行”，啟動類型為“自動”。如果該服務已停止或發生錯誤，請重新啟動並重試。
如果費了這麼多周折仍然沒有反應，您可能需要手動重置列印佇列，徹底刪除系統中卡住的作業，我們將在本指南後面看到這一點。
墨盒、墨粉和列印品質：物理問題
並非所有問題都是 Windows 的錯。很多時候，問題出在印表機本身：墨水匣乾枯、晶片無法辨識、墨粉結塊、印字頭髒污，或是紙張卡住堵塞了內部機械結構。
如果印表機提示墨盒已空，但您確定剛更換過墨盒，請取出墨盒，檢查識別晶片是否完好無損。如果看不到晶片或晶片鬆動，請聯絡供應商。如果晶片完好，請用不起毛的布輕輕擦拭觸點和感測器，然後重新插入墨盒，確保其安裝到位。
使用相容於墨水匣或回收墨水匣時，某些印表機型號可能會顯示錯誤或無法列印。遇到這種情況，請檢查墨盒是否與您的印表機型號相容，確保包裝上沒有「僅適用於部分型號」的字樣，如果可能，請嘗試使用原廠墨盒，以排除墨盒故障的可能性。
如果列印輸出出現線條錯位、顏色偏移或空白區域，請前往控制面板或設定中的印表機屬性或首選項，找到「維護」選項卡，然後執行列印頭清潔和校準公用程式。大多數製造商都提供這些工具來恢復列印品質。
列印模糊也可能是由於紙張不合適或潮濕、啟用了省墨模式或墨水濃度不足造成的。嘗試使用更高品質的紙張，關閉省墨模式，並提高列印品質設置，尤其是在列印照片時。
空白頁、列印隊列阻塞和卡紙
如果您的印表機列印出來的不是文字或圖像而是完全空白的頁面，請先確保您傳送的文件中不包含空白頁。如果包含空白頁，則可能是印表機的軟體或驅動程式有問題。
在這種情況下，常見的解決方法是斷開 USB 連接線或網路連接，卸載印表機軟體（包括實用程式），然後從製造商的支援網站下載最新的穩定版本重新安裝。如果嚮導提示更新固件，請趁此機會更新韌體。
列印佇列卡住是另一個常見問題：多個文件顯示“正在列印”，但印表機卻沒有任何反應。在列印清單中（開啟特定印表機的列印佇列），您可以選擇一個或多個列印作業，然後按一下「取消」。通常，只需取消所有列印作業並重新傳送文件即可解決問題。
如果上述方法無效，您可以手動清空佇列：以管理員身份開啟命令提示字元並執行 淨停止後台處理程序 若要停止佇列服務，請刪除資料夾的內容。 %WINDIR%\system32\spool\printers 最後，重啟服務。 net start spooler 或從「服務」視窗操作。這將清除隊列。
如果遇到卡紙，請避免強行推紙。檢查您的印表機上是否有帶有紙張和箭頭圖示的按鈕，通常按下該按鈕即可將紙張推出。如果沒有該按鈕或按鈕無法正常運作，請關閉印表機電源，打開所有檢修面板，小心取出卡住的紙張，並檢查是否還有紙屑殘留。請務必使用乾淨、無褶皺、無潮氣的紙張，並且不要在紙盒中裝太多紙。
Windows故障排除程式和製造商軟體
Windows 10 和 11 內建了多個印表機專用故障排除程序，可偵測並修復常見問題，無需您逐一嘗試每個選項。它們並非總是能解決所有問題，但值得一試。
若要存取此功能，請前往「設定」>「更新與安全性」>「疑難排解」（或 Windows 11 中的對應選項），找到「印表機」部分，然後執行疑難排解程式。按照建議的步驟操作：它可能會重新啟動服務、修復權限、調整網路選項或重新安裝基本驅動程式。
同時，許多製造商也提供自己的診斷工具。例如，惠普在其網站上提供 HP Smart 和可下載的實用程序，用於檢查 Windows 相容性、墨盒狀態、Wi-Fi 連接和印表機韌體。佳能、愛普生、兄弟等其他廠商也提供類似的解決方案。
安裝完整的官方軟體通常是充分利用多功能印表機所有功能（掃描、傳真、遠端維護）的最直接方法，而且還能自動解決反覆出現的錯誤。有些人認為這些程式“沒必要”，所以選擇不安裝，但在超過 90% 的情況下，它們是讓一切恢復正常運作的最快方法。
如果問題是在 Windows 更新後立即出現的，並且上述方法均無效，請嘗試從“Windows 更新”>“更新歷史記錄”>“卸載更新”中卸載最新的問題更新，然後重啟計算機，並檢查印表機是否恢復正常。如果印表機恢復正常，則微軟很可能會發布修補程式來修復此問題。
WiFi、藍牙和 COM 連接埠印表機：特殊情況
使用 Wi-Fi 印表機的首要條件是將其連接到您的無線網路。在您完成印表機控制面板上的連線步驟（找到您的 SSID 並輸入密碼）之前，您的電腦將無法辨識該印表機。連接成功後，它應該能夠順利地出現在 Windows 的「新增印表機」精靈中。
如果您變更了 Wi-Fi 或路由器密碼，則需要重新設定印表機上的連線。許多印表機都有一個簡短的螢幕網路嚮導，甚至允許您使用製造商的官方應用程式透過行動裝置配置 Wi-Fi，這通常更方便。
對於藍牙印表機，請檢查印表機和電腦上的藍牙模組。確保裝置未與其他手機或平板電腦配對，且密碼安全等級和Wi-Fi 頻段（2,4 GHz 或 5 GHz）相容。如果您懷疑是電腦的藍牙驅動程式問題，請造訪電腦或主機板製造商的網站，尋找更新的驅動程式。
COM 連接埠是一項由來已久的功能，但一些老式印表機仍然依賴它。在這種情況下，您應該檢查適配器或印表機正在使用的 COM 連接埠號碼，並在 Windows 的印表機屬性中配置相同的連接埠。如果重新啟動電腦後連接埠號碼發生變化，您可能會遇到間歇性錯誤，直到您正確修復為止。
使用多個不同的設定檔設定同一台印表機。
在辦公室或家中，在 Windows 系統中安裝兩台或多台相同的印表機非常實用，每台印表機都可以設定不同的品質、顏色或尺寸等參數。這樣，每次列印不同類型的文件時，就無需更改設定了。
為此，首先要找出目前印表機使用的連接埠和驅動程式：前往控制台 > 硬體和聲音 > 查看裝置和印表機，右鍵單擊印表機，前往印表機屬性，然後查看「連接埠」標籤和「進階」標籤。
接下來，在同一個「裝置和印表機」視窗中，按一下「新增印表機」 。選擇「我需要的印表機未列出」選項，然後選擇「新增本機或網路印表機（手動設定）」。使用之前看到的端口，並選擇您已安裝的驅動程式。
當精靈要求輸入名稱時，請輸入能夠標識您要指派的配置的名稱，例如「黑白雷射草稿」或「高品質彩色」。您可以決定是否共用此配置，最後，如果需要，可以列印測試頁以確認其是否正常運作。
接下來，在新「孿生印表機」的列印首選項中，調整黑白列印、解析度、雙面列印、紙張尺寸等設定。 Windows 會將每組選項分別儲存，因此列印時，只需從下拉式選單中選擇要使用的印表機設定檔即可。
有時 Windows 10 會將這些設定檔分組到「設定」中的同一個圖示下，但仍可透過應用程式的列印對話方塊和原始印表機的進階屬性存取它們。
簡而言之，雖然印表機已經問世幾十年，看起來似乎應該始終完美運行，但由於 Windows 更新、驅動程式過時、WiFi 連接不穩定以及墨盒更換等原因，偶爾出現問題也是正常的。透過一些基本檢查、使用 Windows 疑難排解工具、重新安裝驅動程式以及對裝置進行一些簡單的維護，通常可以修復印表機，而無需在最需要它的時候更換新機。