- Windows 系統中大多數印表機問題都與驅動程式過時、連接錯誤（USB、WiFi 或網路）以及列印佇列故障有關。
- Windows 10 和 11 提供了內建工具，例如疑難排解程式、服務管理以及「印表機和掃描器」選項，用於偵測和修復常見問題。
- 對於較舊的印表機，Windows 11 中移除舊版驅動程式會強制使用製造商提供的新版驅動程式或 IPP 類驅動程式。
- 適當的維護（更新、清潔、檢查墨盒和使用合適的紙張）可以防止許多列印品質錯誤和堵塞。
如果你每天都使用 Windows 系統，遲早會在你最急的時候遇到印表機問題。錯誤訊息、卡在佇列中的文件、典型的「Windows 無法連接到印表機」…然後你盯著螢幕，不知道從何入手。
好消息是，大多數此類問題都可以透過在 Windows 10 和 Windows 11 中遵循一系列邏輯檢查和有序步驟來解決。從檢查電纜或 Wi-Fi，到重新安裝驅動程序，再到嘗試列印後台處理程序和系統服務，在放棄或致電技術人員之前，您可以嘗試很多方法。
瘋狂之前先做些基本檢查
在深入研究進階選單之前，值得先檢查一些顯而易見的問題：許多問題只需檢查實體連接、印表機狀態並重新啟動即可解決。這聽起來可能有點傻，但它解決的問題比你想像的要多。
首先檢查印表機是否已開啟，無故障指示燈亮起，蓋子已關閉，且沒有卡紙。如果印表機提示墨水或碳粉不足、碳粉量極低或墨水匣錯誤，您需要先解決這些問題，否則 Windows 系統會持續發出警告。
如果是 USB 印表機，請確保連接線已牢固地連接到電腦和印表機。嘗試使用電腦上的另一個 USB 端口，最好是直接連接的端口（避免使用 USB 集線器或延長線）。如果您懷疑是連接線的問題，請嘗試使用另一條連接線，以排除連接線損壞的可能性。
對於支援 Wi-Fi 或網路連線的印表機，請檢查印表機是否與電腦連接至相同路由器和網路。通常情況下，電腦連接到一個 Wi-Fi 網絡，而印表機連接到另一個 Wi-Fi 網路（或訪客網路），導致它們無法互相識別。如果您不確定，請造訪印表機的控制面板，查看網路名稱和訊號強度。
最後，最簡單的方法是：將印表機和電腦都關機重新啟動。拔掉印表機電源線一分鐘，然後再插上，重新啟動Windows系統。許多與驅動程式、服務卡死或列印佇列相關的臨時錯誤都能透過這個簡單的步驟解決。
在Windows系統中解除安裝印表機，然後重新安裝。
當印表機發生故障時，最有效的解決方法之一是將其從系統中完全移除，然後讓 Windows 偵測並重新安裝。這種方法簡單易行，可以解決許多配置問題和驅動程式損壞的問題。
在 Windows 10 中，依序點選「開始」>「設定」>「裝置」>「印表機和掃描器」。在 Windows 11 中，路徑非常相似：“開始”>“設定”>“藍牙和裝置”>“印表機和掃描器”。您可以在這裡看到已安裝印表機的清單。
選取出現問題的印表機，點選“刪除裝置”，然後點選“是”確認。這樣會告訴 Windows 忘記該印表機及其關聯設定。不用擔心，您以後可以重新添加它。
若要自動重新安裝，請確保印表機已開啟、準備就緒，並透過 USB 或網路連線。返回「印表機和掃描器」螢幕，然後選擇「新增裝置」（或「新增印表機或掃描器」）。 Windows 將搜尋附近可用的型號。
如果您的印表機出現在清單中，請按一下其名稱旁的「新增裝置」，然後讓 Windows 完成此程序。如果未顯示，請使用「手動新增」或「我需要的印表機未列出」選項強制執行更進階的安裝，例如指定IP 位址或網路名稱。
手動重新安裝和印表機連接埠（包括 COM）
當 Windows 無法自動設定印表機時，您可以選擇手動安裝。此選項可讓您選擇特定的連接埠、型號和驅動程序，非常適合老舊印表機或高度客製化的安裝。
在「新增印表機」中，選擇手動設定本機或網路印表機的選項。然後，不要建立新端口，而是選擇“使用現有端口” ，然後選擇合適的端口（USB、LPT，甚至在非常老舊的計算機或帶有適配器的計算機上還可以選擇串行 COM 端口）。
老式的RS-232串口印表機使用COM埠進行通訊。雖然現在不太常見，但在一些專業環境或改造後的系統中仍然存在。您必須確保您的電腦有可用的COM端口，或使用COM轉USB適配器，然後從清單中選擇正確的COM端口。
下一步，您需要指定驅動程式。如果您有印表機的光碟，請選擇「我有光碟」並找到驅動程式所在位置。否則，請按一下「Windows 更新」下載製造商和型號的完整列表，然後選擇確切的製造商和型號組合。
選擇驅動程式後，給印表機一個易於識別的名稱（例如，“辦公室 - 黑白雷射印表機”或“客廳 WiFi 彩色印表機”）。在共用設定介面，您可以決定是否允許網路上的其他電腦使用該印表機，或僅限您的電腦使用。最後，您可以列印測試頁以確認一切運作正常。
驅動程式、過時的控制器以及 Windows 11 中的變化
Windows 系統中許多列印問題都源自於驅動程式過時、損壞或不相容。隨著 Windows 11 對舊版驅動程式支援的更改，這個問題變得特別突出。
多年來，微軟一直允許使用為舊硬體設計的舊版 V3 和 V4驅動程序，這些驅動程式往往十多年都沒有更新。這些驅動程式使得舊印表機能夠連接到現代電腦……直到現在。
從 Windows 11（尤其是24H2 和 25H2版本以及 KB5074105 更新）開始，微軟已啟動一項清理策略：不再支援這些舊版印表機驅動程式。這意味著，如果一些非常老舊的電腦僅安裝了這些舊版驅動程序，則可能無法正常工作。
微軟建議，對於較舊的印表機，應聯絡製造商並檢查是否有適用於較新版本 Windows 11 的更新驅動程序，或採用更現代的替代方案，例如係統中包含的 IPP 類驅動程式或啟動Windows 保護列印模式。
IPP 類驅動程式是一種整合在 Windows 10 和 11 中的通用列印驅動程序，它允許您在無需第三方軟體的情況下使用許多印表機，前提是設備與此標準相容。它更安全，維護也更簡便，但並非總是提供製造商軟體的所有高級功能。
在 Windows 中更新、下載和重新安裝驅動程式
如果 Windows 更新後印表機停止運作，或出現「印表機驅動程式無法使用」的提示，則需要檢查驅動程式的狀態。理想情況下，應先嘗試系統的自動更新選項；如果這些選項無效，請造訪製造商的官方網站。
在 Windows 10 中，您可以開啟裝置管理員（可透過 Cortana 或按 Win + X > 裝置管理員），在相關類別中找到印表機，右鍵點擊它，然後選擇「更新驅動程式」。 Windows 將嘗試尋找並安裝最新的相容版本。
如果仍然沒有找到合適的驅動程序，或者係統提示您已經擁有最佳驅動程序，請訪問製造商的支援部分（HP、佳能、愛普生、兄弟等），找到您的確切型號，然後下載適用於您的 Windows 版本（32 位或 64 位，並指定是 Windows 10 還是 11）的最新軟體包。
在許多情況下，建議先卸載舊驅動程式和相關軟體。您可以透過「設定」>「套用」卸載印表機程序，或透過「印表機和掃描器」移除裝置來完成此操作。重啟後，請按照精靈的說明安裝新驅動程式。
如果找不到官方驅動程式或無法安裝，您也可以使用Windows 內建的通用列印驅動程式作為替代方案。雖然這些驅動程式功能不如官方驅動程式全面，但對於列印簡單文件來說可能綽綽有餘，尤其是在支援標準協議的網路印表機上。
安裝錯誤和 USB 連接問題
透過 USB 安裝印表機時，經常會在安裝精靈提示連接線纜時遇到安裝錯誤。很多情況下，問題源自於連接埠本身、線纜或連接方式的實體故障。
如果印表機軟體提示無法偵測到設備，請僅在安裝程式提示時中斷並重新連接電纜。嘗試使用電腦上的其他 USB 端口，如果仍然無效，請嘗試使用其他電纜以排除電纜故障的可能性。如果您連接了許多周邊設備，請暫時中斷不需要的設備。
另一種可能是惡意軟體、病毒或安全性問題阻止了安裝。請使用更新後的防毒軟體進行全面掃描，如果偵測到任何問題，請先清除後再繼續。您也可以拔掉印表機電源線一分鐘，然後再重新插上，以防印表機卡在某個異常狀態。
如果安裝仍然失敗，請前往「設定」>「裝置」>「印表機」，然後使用Windows 列印疑難排解程式。它通常可以檢測到常見的安裝錯誤、權限問題或缺少的服務，並自動修復這些問題，無需您執行任何其他操作。
印表機未連結、未連線或未顯示
另一個常見情況：你打開一個文檔，點擊列印，Windows 卻提示無法連接到印表機或顯示“離線”，即使印表機就在你面前，一切看起來都很正常。在這種情況下，你需要檢查 Windows 設定以及網路或藍牙狀態。
首先，請確保您的印表機已設定為預設印表機。在 Windows 10 中，依序點擊“設定”>“裝置”>“印表機和掃描器”，選擇您的印表機，點選“開啟佇列”，然後前往“印表機”選單，並檢查「使用離線印表機」選項是否未選取。如果您希望將其設定為主印表機，請啟用「設定為預設印表機」。
如果您嘗試新增印表機時電腦找不到該印表機，請再次使用「我需要的印表機未列出」選項。您可以透過輸入印表機的 IP 位址、主機名稱或使用其他進階選項進行搜尋。在許多情況下，Windows 甚至可以自動下載並安裝相應的驅動程式。
對於 Wi-Fi 印表機，請檢查您的電腦和印表機是否連接到同一個 Wi-Fi 網絡，且網路類型相同（專用網絡，而非訪客網絡）。如果可以，請將印表機移近路由器，或暫時嘗試使用乙太網路線或 USB 線連接，以排除訊號覆蓋問題。
另一個非常有用的工具是網路發現和印表機共用。在控制台中，依序前往“網路和 Internet”>“網路和共用中心”>“進階共用設定”，然後為您的專用網路設定檔啟用網路發現和印表機共用。
Windows 系統下 WiFi 與藍牙印表機連線不正常的問題
無線印表機（WiFi 或藍牙）非常方便……直到它們不再出現在 Windows 系統中。這時，設備本身的配置以及電腦的網路或藍牙驅動程式（有時會過時）都會起作用。
對於支援 Wi-Fi 的印表機，請查閱印表機手冊，因為每個品牌掃描和偵測網路裝置的方法都不同。如果未在印表機上執行此搜尋步驟，即使您的電腦和印表機處於同一 Wi-Fi 網絡，也可能無法找到它。
如果印表機已正確安裝但仍無法運作，請嘗試使用“印表機”疑難排解：在 Windows 10 中，依序前往「設定」>“更新與安全性”>“疑難排解”>“印表機”，然後執行工具。在許多情況下，這將修復列印佇列、權限以及任何相關服務。
對於藍牙印表機，請檢查印表機螢幕上的藍牙圖示是否亮起並可見。如果看不到圖標，則可能是藍牙功能已關閉或配對未完成。請依照製造商的說明啟用藍牙或配對印表機。
也要確保印表機與您的 Wi-Fi 安全等級（WPA2/WPA3）和您使用的頻段（2,4 GHz 或 5 GHz）相容。有些印表機只能在 2,4 GHz 頻段下運作，如果路由器將其切換到 5 GHz 頻段，就會出現問題。
如果問題出在電腦的藍牙（這種情況在老舊電腦中很常見），您可以從裝置管理員或 Windows 更新中更新藍牙驅動程式。如果問題仍然存在，還有幾種高級選項：重新安裝驅動程式、使用通用驅動程式、顯示隱藏的驅動程式、以相容模式安裝適用於其他 Windows 版本的驅動程序，或聯絡製造商的技術支援。
墨盒、墨粉和列印品質常見問題
如果印表機可以列印，但效果很差，那就需要檢查Windows系統以外的問題了。許多問題直接源自於墨盒故障、墨粉壓縮、定影器損壞或紙張不合適，以及某些列印品質設定不當。
如果印表機顯示墨水匣已空，而您明明知道墨水匣還有墨水，則可能是墨水匣偵測系統或辨識晶片故障。請取出墨盒，目視檢查其是否有晶片且完好無損。如果晶片缺失，您需要聯絡供應商；如果晶片髒污，請輕輕清潔。
在某些情況下，尤其是在使用相容墨盒或第三方墨盒時，印表機可能無法識別。請重新安裝墨盒，確保其安裝到位，並查看製造商是否提供可提高相容性的韌體更新。
對於雷射印表機，如果更換碳粉匣已有一段時間，列印出來的影像顏色很淺或有條紋，請嘗試輕輕搖晃墨粉盒，使可能結塊的墨粉重新分佈。同時，檢查熱定影器，看是否有污漬或碳粉未完全熔合的區域。
如果您發現線條或顏色錯位，請前往“控制台”或“設定”>“印表機”，開啟“印表機首選項”或“屬性”，然後尋找“維護”部分。您通常會在那裡找到用於校準列印頭和執行清潔的工具，這些工具通常可以解決此類問題。
列印模糊、出現空白頁和列印佇列卡紙
文件模糊或空白通常有非常具體的原因。紙張可能受潮、品質差，或與印表機不相容。列印品質設定以及墨水或碳粉的實際用量也起著重要作用。
如果使用廉價或非常薄的紙張，或者選擇了低密度的經濟列印模式，列印效果幾乎總是會更差。嘗試提高列印品質設置，使用更厚的紙張，如果是列印照片，請使用合適的相紙。
如果您的印表機無故列印出完全空白的頁面，可能是文件包含空白的結尾頁，也可能是軟體/驅動程式損壞。請斷開電源線，卸載印表機軟體，從製造商網站下載最新的穩定版本，然後重新安裝。
如果列印佇列被阻塞，待列印文件計數器會不斷增加，但印表機不會輸出任何內容。您可以透過「設定」>「裝置」>您的印表機>「開啟佇列」檢視所有待列印作業。
選擇導致問題的文檔，然後按一下「取消」。如果卡紙嚴重，最佳解決方法是取消整個佇列，然後從來源檔案（Word、PDF、瀏覽器等）重新傳送文件。如果佇列凍結且無回應，您可以按 Ctrl+Alt+Delete 組合鍵，開啟工作管理員，關閉相關進程，甚至重新啟動電腦。
卡紙、錯誤訊息和「離線」狀態
紙張卡在印表機內是常見問題，如果不小心處理，可能會損壞內部零件，或留下肉眼看不見的紙屑，導致反覆故障。因此，建議遵循以下幾個基本準則。
如果您的印表機上有一個帶有紙張圖案和箭頭的按鈕，請按下它：許多印表機會自動彈出卡片紙。另一種方法是關閉印表機電源再重新啟動；有些印表機在啟動過程中會執行一個自動彈出卡紙的循環。
如果需要取出卡紙，請輕輕打開蓋板，找到卡紙的位置，然後非常緩慢地取出，切勿用力拉扯或猛拽，試圖一次性取出所有卡紙。檢查所有蓋板和檢修面板，確保沒有殘留的紙屑。如果您的印表機手冊提供了有關卡紙的具體操作說明，請嚴格遵守說明。
為避免這些問題，請使用優質紙張，正確放置紙張，並且不要使紙盒過載。避免使用褶皺或潮濕的紙張，並確保印表機放置在水平面上。此外，請按照製造商的建議定期清潔進紙滾筒。
關於錯誤訊息（螢幕代碼、LED 閃爍、蜂鳴聲等），每種型號的印表機都有其自身的指示方式。請查閱印表機手冊或製造商的官方網站以了解這些訊號的含義；通常會有一個章節介紹常見錯誤及其解決方法。
此外，如果印表機在 Windows 系統中顯示為「離線」，請檢查下列各項：印表機是否已開啟、線纜或網路連線是否正常，以及在電腦上，列印佇列中的「離線使用印表機」選項是否已取消勾選。最後一點是常見的錯誤，常常被忽略，但卻可能導致無法列印。
列印服務、列印佇列和故障排除
當簡單的方法不足以解決問題時，就需要深入了解 Windows 系統了。該系統內建了一些用於管理列印的服務和專用工具，當列印佇列損壞或列印作業無限期卡住時，這些服務和工具就非常有用。
列印後台處理程序是關鍵服務之一。如果它卡住，無論嘗試列印多少次，都無法列印出來。若要手動重新啟動它，請按 Windows + R 鍵，輸入services.msc，然後按 Enter 鍵。
找到「列印後台處理程序」服務，雙擊它，然後按一下「停止」。然後，開啟檔案總管，前往C:\Windows\System32\spool\PRINTERS，並刪除該資料夾中的所有檔案（這些是排隊的列印作業）。
返回“服務”窗口，重新開啟列印後台處理程序，如果啟動類型尚未設定為“自動”，請將其設為“自動” ，然後按一下“啟動”。接受更改。佇列將被清空，並準備好接收新的列印作業。
此外，Windows 10 和 11 都內建了專門的印表機疑難排解程式。您可以在“設定”中找到它們，方法是在搜尋框中輸入“印表機”，或依序點擊“設定”>“更新與安全性”>“疑難排解”（在 Windows 11 中，它位於“系統”>“疑難排解”下方）。執行印表機疑難排解程式並依照指示操作。
在 Windows 系統中使用不同的設定複製同一台印表機
如果您經常需要以不同的列印品質（例如，高品質彩色列印和草稿黑白列印）進行列印，每次都更改設定會非常麻煩。 Windows 可讓您多次安裝同一台印表機，每次安裝都可以使用不同的設定。
首先，您需要知道目前印表機使用的連接埠和驅動程式。在搜尋欄中，鍵入“控制台”，前往“硬體和聲音”>“檢視裝置和印表機”，選擇您的印表機，右鍵單擊，然後選擇“印表機屬性”。
在「連接埠」標籤中，您可以看到它正在使用的連接埠（例如，USB001 或網路連接埠）。在「進階選項」標籤中，您可以查看指派的驅動程式。請記下此訊息，因為在建立印表機的第二個「副本」時需要使用它。
返回“裝置和印表機”窗口，然後按一下“新增印表機”。在精靈中，選擇“我需要的印表機未列出”，然後選擇“手動設定本機或網路印表機”選項。接下來，選擇“使用現有連接埠”，然後選擇先前看到的相同連接埠。
在驅動程式選擇介面，選擇與原始印表機相同的驅動程序，並確認使用已安裝的驅動程式。為其命名以便記憶，例如“激光 - 草稿黑白”或“彩色 - 高品質”。決定是否共用此驅動程序，然後完成操作。
現在您可以前往這台新印表機的「列印首選項」並配置不同的選項（例如草稿模式、僅黑白列印、雙面列印等）。 Windows 會將這些設定儲存為單獨的設定文件，這樣在列印時，您可以根據需要選擇適當的印表機，而無需每次都調整設定。
請注意，根據 Windows 版本的不同，這些重複的印表機有時會在視覺上被歸類到一個圖示下，但仍可以從裝置屬性或每個程式的列印對話方塊中存取不同的設定。
最後，如果您配置了許多裝置並想要更進階的視圖，可以使用執行命令（Windows + R）並輸入某些特殊路徑來開啟裝置和印表機管理面板，其中會顯示所有單獨的設定。
最終，在 Windows 系統中獲得流暢列印體驗的關鍵在於將良好的實體維護（紙張、墨水匣、清潔）與更新的驅動程式以及系統工具的合理使用相結合：故障排除、重置列印佇列、必要時重新安裝印表機以及適應 Windows 11 中的驅動程式變更。有了這些資源，大多數看似「故意搗亂」的列印錯誤都可以在幾分鐘內解決。
