- Windows 系統中的大多數列印問題都可以透過檢查驅動程式、列印佇列和連接（USB、網路或 WiFi）來解決。
- 更新或重新安裝製造商的官方驅動程式是避免安裝錯誤和「驅動程式不可用」等訊息的關鍵。
- Windows 提供自己的工具（疑難排解、服務、印表機設定檔），無需專業知識即可協助偵測和修正問題。
- 使用舊版驅動程式或 COM 連接埠的舊式印表機可能需要特殊配置，甚至在最新版本的 Windows 11 中可能不再支援。
當您急需列印重要文件時，Windows 印表機卻突然出現故障，這著實令人頭痛。連接錯誤、奇怪的提示訊息、列印作業卡住或出現空白頁，這些只是 Windows 10 和 Windows 11 系統中可能出現的一些常見問題。
本指南全面且有系統地概述了Windows 系統中最常見的印表機錯誤、其典型原因以及微軟和印表機製造商推薦的實用解決方案。其目標是引導您逐步完成所有步驟，直至印表機恢復正常工作，而無需任何電腦專業知識。
基本步驟：拆下印表機，重新安裝，然後先嘗試一些簡單的操作。
在深入研究高級設定之前，幾乎總是值得先嘗試一些基本操作。從 Windows 系統移除印表機並重新安裝可以一次解決許多問題，尤其是在驅動程式或系統內部設定出現問題時。
若要在 Windows 10 或 11 中刪除印表機，您可以從「設定」應用程式進行操作。依序點選「開始」>「設定」>「藍牙和裝置」>「印表機與掃描器」，找到出現問題的印表機型號，勾選它，然後點選「刪除」或「刪除裝置」；出現確認提示時，點選「是」。
從系統中移除後，就可以重新加入了。如果裝置已開啟並已連接（透過 USB、Wi-Fi 或網路），Windows 應該會在「新增裝置」中自動偵測到它。在「印表機和掃描器」功能表中，按一下「新增裝置」（或「重新整理」），等待裝置出現在清單中，然後再按一下「新增裝置」。如果設備沒有出現，請使用「手動新增」選項。
當您選擇手動新增印表機時，Windows 提供了多種查找方式。您可以按IP 位址、主機名稱、共用印表機進行搜索，或手動設定新增本機印表機。如果印表機透過 USB、LPT 或串列埠 COM 實際連接到電腦，則建議使用手動設定的方式。
如果需要將其安裝為本機印表機，請選擇“手動設定新增本機或網路印表機”，按一下“下一步”，然後在下一個畫面上選擇“使用現有連接埠”。選擇印表機連接的連接埠（例如，USB、LPT1 或 COM1），然後繼續安裝驅動程式。
驅動程式和軟體：當印表機驅動程式成為罪魁禍首時
Windows 系統中列印問題最常見的原因之一是驅動程式損壞、過時或不相容。這會導致諸如“驅動程式不可用”之類的錯誤、安裝失敗，或者印表機消失或只能使用非常通用的選項。
如果您的印表機隨附光碟或安裝程序，通常會包含其專用驅動程式。如果您沒有該光碟，可以在印表機設定精靈中選擇“Windows 更新”，讓系統直接從微軟伺服器下載最新的型號和製造商清單。然後，只需在左側欄選擇品牌，在右側欄選擇您的印表機型號即可。
另一種方法是直接開啟裝置管理員並強制更新驅動程式。開啟裝置管理員，展開「印表機」部分，右鍵點選您的印表機，然後選擇「更新驅動程式」。 Windows 將搜尋更新的驅動程式版本，如果找到則會自動安裝。如果找不到更新的驅動程序，您需要訪問印表機製造商的支援網站，下載適用於您的印表機型號和 Windows 版本的最新驅動程式套件。
當驅動程式損壞或系統無法正確識別時，有時徹底卸載印表機並重新安裝會更有效。從「設定」中卸載印表機，重新啟動電腦，然後使用官方軟體重新安裝，通常可以解決首選項卡在通用模式或製造商選項消失等問題。
如果您從網路上下載的驅動程式未出現在 Windows 安裝精靈中，您可以手動透過列印伺服器屬性進行安裝。依序點擊“設定”>“裝置”>“印表機和掃描器”，開啟“列印伺服器屬性”，然後在“驅動程式”標籤中點選“新增”。精靈會詢問架構（例如 x64），然後您應該點擊“從磁碟安裝”，並選擇您解壓縮驅動程式的資料夾。
安裝印表機時發生錯誤以及更新 Windows 後出現問題
在設備和軟體安裝過程中，可能會出現導致安裝中斷的錯誤。一個常見問題是電腦和印表機之間的 USB 連接不良，這會導致安裝程式卡住無法完成，或產生一些奇怪的錯誤。
在這種情況下，您可以嘗試以下幾種方法：按照安裝程式的提示斷開並重新連接 USB 連接線；使用電腦上的其他 USB 連接埠；如果您有相容的連接線，甚至可以嘗試使用其他連接線。暫時斷開其他 USB 裝置也有助於排除衝突。
別忘了安全方面。過於激進的防毒軟體、惡意軟體或Windows權限問題都可能導致印表機軟體無法正確安裝。使用更新的防毒軟體進行全面掃描，確保Windows已安裝所有更新，並在每次變更後（如有必要）重新啟動電腦，這些都是避免麻煩的基本步驟。
例如，在惠普電腦上，Windows 10 更新後列印或掃描功能可能會停止運作。在這種情況下，建議重新啟動系統，檢查印表機與 Windows 10 的兼容性，使用 HP Smart 應用進行診斷，如果問題仍然存在，則重新安裝完整的惠普軟體。作為最後的手段，您可以使用 Windows 系統還原功能將系統還原到一切正常的狀態。
近年來，Windows 更新後也出現了一些特定錯誤，例如某些 USB 印表機（例如收據印表機或標籤印表機）在特定版本更新後無法列印。微軟已透過「已知問題回溯」（KIR）功能修復了許多此類問題，該功能會撤銷導致大範圍故障的變更。
電腦和印表機連線方式：USB、WiFi、網路和藍牙
另一個主要問題來源是電腦和印表機之間的連接。如果電腦找不到印表機，或出現令人頭痛的「Windows 無法連接到印表機」的錯誤訊息，首先要做的就是檢查這兩個裝置的連接方式。
如果是網路印表機（WiFi 或乙太網路），請確保您的電腦和印表機連接到同一個本機網絡，不要混用訪客網路或使用不同的路由器。在 Windows 系統中，您可以嘗試從「設定」>「裝置」>「印表機和掃描器」中新增印表機。如果印表機未被偵測到，請使用「我需要的印表機未列出」選項，然後透過 IP 位址或主機名稱新增印表機。
如果印表機是透過 USB 連接的，最好檢查一下連接埠。嘗試使用不同的 USB 端口，避免使用 USB 集線器，並確保電纜兩端連接牢固，這些都可以排除物理故障的可能性。如果問題仍然存在，建議從設備管理器中卸載該設備，然後重新連接，讓 Windows 再次檢測到它。
使用無線印表機時，除了 Wi-Fi 網路之外，您還應該檢查印表機的覆蓋範圍和設定。在印表機的控制面板上確認它是否與您的電腦連接到同一個 Wi-Fi 網路。如果訊號弱，請將印表機靠近路由器。如果問題仍然存在，請嘗試有線連接，以確定是否只是無線問題。如果您不確定頻段和覆蓋範圍，請比較2,4 GHz 和 5 GHz 頻段。
排除藍牙印表機故障時，需檢查以下幾項。首先，確認印表機螢幕上是否顯示藍牙圖標，以及它是否與其他裝置配對，以免該裝置阻礙連線。如果已配對，請關閉其他裝置的藍牙功能或取消配對。如果上述方法都無效，則問題可能出在電腦的藍牙驅動程式上，這需要檢查 Windows 更新、裝置管理員中的驅動程序，甚至嘗試使用其他版本的驅動程式以相容模式運行。
Windows 中的印表機狀態和典型網路錯誤
一個非常常見的錯誤是，即使印表機已開啟並準備就緒，Windows 仍將其顯示為「離線」。若要使其恢復「聯機」狀態，您需要同時檢查裝置本身和 Windows 設定。
在 Windows 10 中，開啟「設定」應用，依序點選「裝置」與「印表機與掃描器」。選擇您的印表機，點擊“開啟佇列”，然後在“印表機”選單中，確保“使用離線印表機”選項未選取。如果該選項已被選中，取消選中後，在其他設定正常的情況下，印表機應該就可以正常運作了。
當您遇到與印表機網路連線相關的錯誤時（這在依賴線上服務的 Wi-Fi 印表機中非常常見），請檢查以下基本事項：印表機應已開啟，連接到與您的電腦相同的 Wi-Fi 網絡，並且電源線已牢固插入。完全關閉印表機（包括拔掉電源線一分鐘），然後再重新連接印表機和路由器，通常可以解決間歇性問題。
很多情況下，問題出在列印佇列。如果印表機顯示連線錯誤或無回應，請依序進入“設定”>“裝置”>“印表機和掃描器”，選擇印表機，然後點選“開啟佇列”來開啟其佇列。在這裡，您可以取消任何可能阻塞服務的待處理文件。如果某些文件無法刪除，您可以隨時使用工作管理員（Ctrl + Alt + Delete）關閉任何卡住的應用程序，然後重新啟動印表機。
如果您的印表機在同一網路的其他電腦上運作正常，但在您的 Windows 10 或 11 電腦上卻無法運作，請務必檢查系統的網路設定。在“控制台”>“網路和 Internet”>“網路和共用中心”>“進階共用設定”中，您可以啟用“網路探索”和“印表機共用”，這對於使用網路印表機或共用印表機的環境至關重要。如果系統回傳「找不到網路路徑」錯誤，請參閱錯誤代碼 0x80070035的相關指南。
列印品質：空白頁、模糊頁、錯位頁或錯誤訊息
如果印表機運作正常，但列印效果很糟糕，問題可能出在耗材、紙張或軟體設定。空白頁、列印模糊或線條錯位等問題幾乎總有具體的技術原因。
如果列印的文字歪斜、顏色重疊或網格錯位，則可能是列印頭需要調整。在印表機的控制台或 Windows 的「列印首選項」中，找到維護設定。通常會有「印字頭校準」和「印字頭清潔」選項，請按照螢幕上的簡單說明操作即可解決這些問題。
列印模糊通常與紙張不合適或墨水/碳粉不足有關。潮濕或劣質的紙張吸墨性差，過度節能模式也無濟於事。如果需要高品質的列印效果，請使用較厚的紙張，關閉節能模式，並在印表機設定中提高列印密度，尤其是在列印照片或包含圖形的文件時。
如果列印出來的頁面完全空白，即使有墨水，首先要檢查文件中是否包含空白頁。如果不是這個問題，則可能是印表機軟體或驅動程式出了問題。斷開電源線，卸載製造商提供的軟體，然後從其官方網站下載最新的穩定版本，通常可以解決大多數問題，前提是墨盒已正確安裝並被識別。
錯誤訊息，無論是顯示在螢幕上、透過 LED 指示燈或發出蜂鳴聲，通常都會在裝置手冊中進行說明。諸如「墨水不足」、「卡紙」或各種警告燈組合等代碼，製造商都會記錄在案。如果您遺失了手冊，幾乎肯定可以在官方支援網站上輸入您的印表機型號找到它。
列印佇列卡住、列印服務和伺服器問題
一個非常常見的情況是，文件會無限期地停留在「排隊」或「正在列印」狀態，但始終無法列印。這幾乎總是表示Windows 列印後台處理程序（列印後台處理程序服務）有問題。
首先，開啟印表機的列印佇列（依序點選「設定」>「裝置」>「印表機與掃描器」），取消所有待處理的列印作業。如果您不介意稍後重新傳送文檔，最快捷的解決方法是取消整個佇列，然後從原始程式重新列印。通常情況下，這樣做就足以解決問題。
如果上述方法無效，您可以手動清空列印佇列。在 Windows 搜尋列中輸入「服務」並開啟該應用程式。找到“Print Spooler”服務，右鍵單擊它，然後選擇“停止”。接下來，在搜尋列中貼上路徑 %WINDIR%\system32\spool\printers，打開該資料夾，並刪除其中的所有內容。最後，返回“服務”窗口，打開“Print Spooler”的屬性，將啟動類型設為“自動”，按一下“啟動”，然後按一下“確定”進行確認。
在使用網路列印伺服器的環境中，也需要監控該伺服器上的可用磁碟空間。如果儲存列印佇列的磁碟空間已滿，則大文檔將無法列印，而小文檔則可列印。在這種情況下，請釋放空間或將列印佇列資料夾移至容量較大的磁碟。
當文件無法在伺服器上列印且無法從佇列中移除時，通常表示列印後台處理程序服務本身已被阻塞。最快捷的解決方法是重複以下步驟：停止該服務、清空後台處理程序資料夾並重新啟動該服務。
墨水匣、碳粉和實體組件：卡紙辨識和問題
有時候問題不在於Windows系統，而是印表機本身。墨盒無法辨識、明明還有墨水卻顯示墨盒已空、或經常卡紙等等，都屬於這種「機械故障」的範疇。
如果您的印表機顯示墨水匣已空，但您知道墨水匣裡還有墨水，則可能是偵測系統故障。請取出墨盒，檢查其內部是否有晶片；如果沒有，您需要聯絡供應商。如果有晶片，請仔細清潔墨盒倉內可見的接點和感測器，然後重新插入墨盒，並檢查印表機是否能夠識別。
對於相容墨盒，有些型號的印表機非常挑剔，無法正確識別。此外，有些雷射印表機如果長時間未使用，墨粉可能會結塊。如果列印輸出非常淺或不均勻，輕輕搖晃墨盒並檢查熱定影器的狀態是兩個有效的檢查方法。
卡紙是另一個常見的列印難題。紙張起皺、潮濕或克重不合適，或紙張在紙匣中放置不當，都可能導致卡紙。髒污或磨損的進紙輥，以及印表機不平整的表面，也會造成卡紙。
若發生卡紙，請勿強行取出紙張。首先，檢查印表機上是否有帶有紙張和箭頭圖示的按鈕，該按鈕通常用於彈出紙張。另一種方法是關閉印表機電源並重新啟動，使其在啟動過程中嘗試彈出紙張。然後，小心地打開主蓋和輔助蓋，並按照製造商的說明取出所有殘留的紙張。
為避免日後卡紙，請務必使用製造商推薦的優質紙張，不要將紙盒裝得超過填充線，正確擺放紙疊，並保持進紙輥清潔。做好預防性維護可以避免很多麻煩。
用於診斷和排除列印問題的 Windows 工具
Windows 內建了多個實用程序，旨在自動偵測和修復問題。其中最有用的程式之一是列印疑難排解程序，Windows 10 和 Windows 11 中均提供此功能。
您可以透過「設定」>「更新與安全性」>「疑難排解」>「印表機」（在 Windows 10 中）存取此精靈，或直接在搜尋列中搜尋「解決列印問題」。此精靈將檢查設定、服務和列印佇列，並套用標準修復方法，例如重新啟動服務或修復權限。
另一個有用的工具是測試列印。在 Windows 系統的印表機屬性中，或在印表機本身的選單中，您都可以執行「測試頁」來檢查問題是出在系統還是您正在使用的應用程式上。如果測試頁在記事本中列印正常，那麼問題通常出在原始程式上，而不是印表機上。
微軟還建議在某些情況下收集診斷訊息，以便提供高級支援。這可以透過腳本和工具（例如 TSS（故障排除支援腳本））來實現，這些腳本和工具可以收集與列印體驗相關的日誌和設置，從而幫助支援團隊開展工作。
在企業環境中，Active Directory 也提供印表機位置追蹤等功能。如果啟用此功能後某些印表機未出現在搜尋結果中，則可能是位置字串不符合正確的命名規則。在這種情況下，您需要在印表機屬性中調整位置，或在「Active Directory 網站和服務」中調整網站和子網路。
特殊情況：老式印表機、COM 連接埠和舊版驅動程式
在辦公室和專業環境中，許多老式印表機仍然使用過時的通訊端口，例如串行 (COM) 或並行 (LPT) 端口。儘管如今大多數電腦都使用 USB、乙太網路或 Wi-Fi，但 Windows 仍然允許透過這些傳統連接埠配置印表機。
如果您的印表機使用 COM 端口，您必須確保您的電腦有可用的 COM 端口，或使用 COM 轉 USB 適配器。安裝驅動程式後，您必須在印表機設定中選擇正確的 COM 端口，以便列印作業透過正確的通道傳送。重新啟動電腦後更改連接埠號碼可能會導致印表機停止運作，因此最好儲存設定以防止變更。
微軟已在 Windows 11 中開始對舊版印表機驅動程式進行大規模清理，特別是 V3 和 V4 驅動程式。這些驅動程式是多年前為老式印表機設計的，現在已被視為過時，不再受支援。
隨著 1 月的 KB5074105 更新，Windows 11 24H2 和 25H2將不再支援舊版印表機驅動程序，而是優先使用更現代、更安全的解決方案，例如 IPP 類驅動程式。 IPP 類驅動程式是內建的通用驅動程序，無需第三方軟體即可與多種型號的印表機配合使用。微軟表示，此次更新只會影響一小部分用戶，但擁有非常老舊印表機的企業可能會注意到這項變更。
如果您使用的是較舊的印表機，且執行的是 Windows 11 系統，微軟建議您聯絡印表機製造商，以取得適用於新型號印表機的更新或相容驅動程式。如果無法獲得支持，您可能需要考慮更換設備，或將印表機連接到仍支援該印表機的 Windows 版本電腦。
同一台印表機，不同的設定：在 Windows 中複製設備
在許多辦公室和家庭中，同一台印表機通常需要兩種不同的配置：一種是高品質彩色列印，用於重要文件；另一種是黑白低解析度列印，用於草稿。每次都更改設定很麻煩，但 Windows 提供了一個非常實用的技巧。
在 Windows 10 系統中，您可以安裝同一台印表機兩次（或更多），並使用不同的配置。首先，您需要找到原始印表機使用的連接埠和驅動程式。依序開啟“控制台”>“硬體和音效”>“檢視裝置和印表機”，右鍵點選印表機並選擇“印表機屬性”。在「連接埠」標籤中，您可以看到正在使用的連接埠；在「進階」標籤中，您可以看到指派的驅動程式。
有了這些訊息，返回「裝置和印表機」窗口，選擇「新增印表機」。當精靈顯示對應畫面時，按一下“我需要的印表機未列出”，選取“新增本機或網路印表機並手動設定”，然後選擇“使用現有連接埠”。選擇與原始印表機相同的端口，並在驅動程式清單中選擇先前在“高級選項”中看到的相同驅動程式。
繼續操作時，Windows 會詢問您是否要使用已安裝的驅動程式（建議）。接下來，您可以為這個新的印表機實例指定一個不同的名稱，這有助於您記住正在應用的設置，例如「雷射印表機 - 草稿黑白」。之後，您可以決定是否共用它，也可以選擇列印測試頁。
建立完成後，開啟「列印首選項」並設定所需的選項（例如低品質、灰階等）。 Windows 會將此配置與原始印表機設定分開儲存。這樣，從任何應用程式列印時，您都可以快速選擇使用高品質或草稿模式，而無需每次都瀏覽高級選單。您可以重複此過程來建立具有不同選項的其他設定檔。
在某些 Windows 10 系統中，這些重複的印表機不會在所有檢視中顯示為單獨的設備，因為系統會將它們分組在一起。但是，您可以從經典的“設備和印表機”視窗或使用特殊的管理員命令（例如打開“運行”對話框並啟動印表機外殼程式）存取每個配置文件，並根據需要修改其首選項或重新命名。
最後，所有這些調整和解決方案可能看起來很多，但一旦你了解了它們，就更容易解決確切的問題：如果你能區分網路故障、驅動程式損壞、列印佇列卡住或實體卡紙，那麼每次 Windows 和印表機出現故障時，你都可以節省時間、避免挫折感和浪費紙張。
