Windows 11 中 Outlook 鍵盤快速鍵：完整實用指南

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掌握Windows 11 中 Outlook 的鍵盤快速鍵是每天節省時間的最快方法之一。如果您花費大量時間處理電子郵件、約會和會議，那麼您就需要一份清晰的指南，其中包含真正有效的快捷鍵組合，無論是在經典版 Outlook、新版 Outlook還是 Windows 自帶的郵件/日曆應用中。

以下列出了所有參考文獻中提到的鍵盤快捷鍵，並進行了全面修訂：快速撰寫和回复郵件、瀏覽資料夾、查看日曆、管理提醒、共享日曆等等。此外，我們還新增了使用說明和版本差異說明，因為某些快速鍵在經典版 Outlook、Windows 版 Outlook 和 Windows 10 郵件應用程式之間可能略有不同。

取得良好開局的關鍵捷徑

這些快捷方式是您日常生活中最常用的快捷方式，無需使用滑鼠即可建立、傳送和瀏覽收件匣。

• 新消息或事件：Ctrl+N。
• 發送電子郵件：Ctrl+Enter。
• 答案：Ctrl+R。
• 回覆所有人：Ctrl+Shift+R。
• 前進：Ctrl+F。
• 刪除元素：刪除（永久刪除：Shift+Delete）。
• 在新視窗中開啟訊息Shift+Enter。
• 前往郵件/日曆/聯絡人：Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3（在某些聯絡人視圖中為 Ctrl+4）。
• 查看所有快捷方式 在新版 Outlook 中：？鍵。

一旦習慣了，每次點擊都能節省幾秒鐘。最終，你可以把這些時間用於更有價值的任務，而不是浪費在點擊介面上。

寫作與排版：即時編輯

在撰寫電子郵件或筆記時，新版 Outlook 和經典版 Outlook 會共用大多數通用編輯快速鍵。

• 複製/剪下/貼上：Ctrl+C / Ctrl+X / Ctrl+V。
• 撤銷/重做：Ctrl+Z / Ctrl+Y。
• 粗體/斜體/底線：Ctrl+B / Ctrl+I / Ctrl+U。
• 插入鏈接：Ctrl+K。
• 增大/減小字體大小：Ctrl+Shift+> / Ctrl+Shift+<。
• 刪除左側的單字Ctrl+退格鍵（對於快速修正非常有用）。

在某些教學中，你會看到類似「Ctrl+N加粗」這樣的說明；請記住，在 Windows 版 Outlook 中，「Ctrl+N」通常會建立一個新專案。如果某個組合鍵產生了「奇怪的」效果，請檢查你正在使用的特定版本。

收件匣效率

借助這些快捷方式，您可以以最大的靈活性移動訊息、應用程式狀態和瀏覽對話。

• 前往下一條/上一條訊息：Ctrl+> / Ctrl+<。
• 標記為已讀/未讀: Ctrl+Q / Ctrl+U（在某些設定中，未讀取也可能是 Ctrl+S 或 O）。
• 標記為待跟進或已完成： 插入。
• 取消搜尋： Esc鍵。
• 在郵箱中尋找：Ctrl+E（在某些視圖中也可使用 F3）。
• 更新/同步：Ctrl+M 或 F9。

如果您需要處理許多規則、資料夾和類別，Ctrl+Y就變得至關重要：它是「轉到資料夾」框的快捷鍵，可以立即跳到您需要的位置。

瀏覽模組和麵板

Outlook 將電子郵件、行事曆和聯絡人整合到一個統一的介面中。使用以下快捷鍵，您可以瞬間切換各個部分。

• 前往郵件/日曆/聯絡人/任務：Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3 / Ctrl+4。
• 前往副駕駛 （如果可用）：在某些新版 Outlook 設定中，可以使用 Ctrl+3。
• 打開資料夾面板：Ctrl+Y。
• 展開/折疊部分向右箭頭/向左箭頭。
• 在不同區域之間轉移關注點 （面板和功能區）：F6 或 Tab；排版時，F6 或 Alt 鍵可切換至功能區標籤。

在查看密集視圖時，另一個非常有用的組合是Ctrl++ 和 Ctrl+-來放大或縮小，如果您想要寬廣的視圖或舒適的閱讀體驗，這非常完美。

日曆詳解：建立、檢視和導航

行事曆模組有很多快捷鍵。了解這些快捷鍵，您就可以輕鬆切換視圖、瀏覽日期、週和月，並管理會議和重複性約會，而不會遺漏任何重要資訊。

建立及管理預約及會議

• 預約 在日曆檢視中：Ctrl+N。
• 預約 從任意視圖：Ctrl+Shift+A。
• 新會議通知：Ctrl+Shift+Q 或 Alt+H、M、R。
• 開啟“新專案” 選擇要建立的內容：Alt+O，N，N。
• 重新發送預約或會議：Alt+H、F、W 或 Ctrl+F。
• 回應所有被傳喚者。 並顯示訊息：Ctrl+D（在某些視圖中）和存取權限 回覆所有人 使用 Ctrl+Shift+R。

如果您已有未完成的約會或會議，可以使用 Ctrl+G 設定其頻率。注意：Ctrl+G 也可用於跳到日曆上的某個日期；具體操作取決於上下文。

日曆視圖

• 查看 1 至 10 天：Alt+1 / Alt+2 / … / Alt+0（10 天）。
• 前往“今天”Alt+H、O、D。
• 每日視圖：Alt+O，1，D，D 或 Ctrl+Alt+1。
• 接下來的7天Alt+H，X。
• 前往特定日期：Ctrl+G 或 Alt+H，L。
• 月視圖：Alt+= 或 Ctrl+Alt+4。
• 一週概覽: Alt+−（減號）或 Ctrl+Alt+3。
• 工作週概覽：Ctrl+Alt+2。

使用鍵盤在日曆中移動： Ctrl+右/左箭頭鍵可跳到下一天/上一天；Alt+下/上箭頭鍵可跳到下一周/上一周；Alt+Page Down/Alt+Page Up鍵可跳到下一個月/上一個月； Alt+Home/Alt+End鍵可跳到一周末尾的或開頭。

預約和通知之間的導航

• 上一/下一報價: Ctrl+逗號 (,) 或 Ctrl+Shift+逗號 (,) / Ctrl+句號 (.) 或 Ctrl+Shift+句號 (.)。
• 打開元素 當出現提示時：Alt+O。
• 開啟通知視窗Alt+V，M。
• 貪睡提醒Alt+S。
• 關閉提醒：Alt+D。

若要為通知指派聲音：開啟「檔案」>「選項」>「進階」（Alt+F、T、A），然後按 Alt+P。使用 Tab 鍵導覽至“瀏覽”，按 Enter 鍵確認，然後在“通知聲音檔案”對話方塊中選擇聲音檔案。

共用行事曆、群組和選項

Outlook 讓處理共用行事曆和線上發布行程變得輕鬆便捷。以下功能區快速鍵可以加快這些操作的速度。

• 以水平設計查看編程 （比較日曆）：Alt+H、S、V 或 Ctrl+Alt+5。
• 新增共用日曆 或創建一個新的：Alt+H，O，C。
• 建立日曆組 或新增部門日曆：Alt+H, C, G。
• 透過電子郵件發送日曆Alt+H，E。
• 共享日曆Alt+H、S、C。
• 發佈線上日曆Alt+H、P、O。
• 共享權限 從資料夾：Alt+H，F，P。
• 搜索聯繫人Alt+O1，B，B。
• 開啟地址簿Alt+H、A、B。
• Outlook 行事曆選項Alt+H、C、O。

如果您發現螢幕閱讀器無法完全讀取所選項目，可以使用 Alt+Ctrl+Shift+M 啟動 Microsoft Active Accessibility Information (MSAA)，以便向 JAWS 提供更詳細的資訊。

從會議窗口安排日程

建立會議時，開啟日程安排助理可以幫助您協調日程：使用 Alt+P 從會議視窗存取日程安排器，並並排查看可用時間。

Windows 10 郵件與行事曆快捷方式

雖然重點是 Windows 11，但許多組織仍然使用Windows 10 郵件/日曆應用，其捷徑仍然有用，並且在新版 Outlook 中也基本上保留了這些捷徑。

電子郵件導航

• 切換到日曆/郵件：Ctrl+2 / Ctrl+1。
• 前往收件匣/已寄送郵件收件匣：Ctrl+Shift+I / Ctrl+Shift+O。
• 在不同地區之間旅行：F6 或 Tab。
• 寫作時用膠帶：F6 或 Alt。
• Zoom：Ctrl+加號（+）或Ctrl+減號（−）。
• 搜索按 Ctrl+E 或 F3 將焦點移至搜尋框。

處理訊息

• 標記為已讀/未讀：Ctrl+Q / Ctrl+S。
• 回覆/全部回覆/轉發：Ctrl+R / Ctrl+Shift+R / Ctrl+F。
• 暫接受邀請Alt+N。
• 新消息：Ctrl+N 或 Ctrl+Shift+M。
• 附加檔案Alt+I。
• 拼寫檢查：F7（閱讀時也可切換遊標掃描）。
• 發送：Alt+S 或 Ctrl+Enter。
• 清除：Ctrl+D。

其他有用的快捷方式

• 手動同步：Ctrl+M 或 F9。
• 標記/取消標記對話：Ctrl+Shift+G。
• 刪除對話按 Ctrl+D 或 Delete 鍵
• 存檔對話： 撤銷。

對於許多使用者而言，與觸控螢幕相比，使用外接鍵盤可以提高工作效率並改善易用性，尤其是在行動不便或視力障礙的情況下。

更多經典的 Outlook 組合

這些組合在辦公室和競技考試環境中非常流行，並且在 Outlook 生態系統的大部分領域仍然有效。

• 打開收到的訊息：Ctrl+A。
• 標記為已讀/未讀：Ctrl+Q / Ctrl+O。
• 建立新項目：Ctrl+U（在某些清單中，它用於切換已讀/未讀狀態；可能有所不同）。
• 回覆/全部回覆/轉發：Ctrl+R / Ctrl+Shift+R / Ctrl+F。
• 搜索：F3。
• 同步：F9。
• 新任務：Ctrl+Shift+T。
• 新聯絡人：Ctrl+Shift+C。
• 新的會議請求：Ctrl+Shift+Q。
• 新筆記：Ctrl+Shift+N。
• 新任命：Ctrl+Shift+A。
• 新消息：Ctrl+Shift+M。
• 新的聯繫人組：Ctrl+Shift+L。
• 新資料夾：Ctrl+Shift+E。
• 新建搜尋資料夾：Ctrl+Shift+P。
• 前往郵件/日曆/聯絡人：Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3。
• 轉到另一個資料夾：Ctrl+Y。
• 收件匣/寄件匣：Ctrl+Shift+I / Ctrl+Shift+O。

請注意，某些任務可能會因貴公司環境的版本、語言或自訂情況而略有不同。

在新版 Outlook 中啟動或選擇快捷方式樣式

在新版 Outlook 中，您可以調整快速鍵方案（Outlook、Outlook.com、Gmail、Yahoo! Mail 等）。如果您已停用快速鍵或想要變更樣式，請前往“設定”>“一般”>“輔助功能”，然後選擇您喜歡的選項。儲存更改即可。

• 可選款式： Outlook.com, 雅虎郵件, Outlook, Gmail.
• 若要查看螢幕上支援的快捷鍵列表，請按 ? 在新版 Outlook 中，或點選該部分中出現的連結。

如果您之前使用的是 Gmail 或其他服務，選擇相同的方案或比較Outlook 相對於 Gmail 的優勢，可以降低學習難度，同時又不犧牲 Outlook 的強大功能。

快速步驟：自動化您的工作流程

雖然 Outlook 不允許您自訂所有標準快捷方式，但您可以使用快速操作，透過按一下或指派的鍵將任務串連起來（例如：標記為已讀取並移至資料夾）。

建立您的第一個快速操作

1. 開啟 Outlook 並轉到視圖 郵件 首頁。
2. 在「快速操作」中，選擇 建立新的快速操作.
3. 指定名稱和圖標，然後按確定。
4. 選擇要執行的操作，如果需要， 分配一個鍵.

Outlook 內建六種預設配置（移動到、傳送給經理、傳送給團隊、完成、回覆和刪除…）。您可以根據自己的習慣進行編輯：更改操作、快捷方式或圖示並儲存。

請查看 Outlook 中的完整快捷方式清單。

如果您不確定某個鍵盤快捷鍵，可以存取內建幫助：登錄，轉到“設定”>“常規”>“輔助功能”，然後打開列表。在新版 Outlook 中，按下問號(?)將會開啟一個面板，其中包含與您的版本相容的快速鍵。

快速屏蔽常用快捷鍵（電子郵件）

此模組彙整了各種指南中針對Outlook for Windows中常見任務所引用的組合。

• 建立訊息：Ctrl+U 或 Ctrl+Shift+M。
• 打開收到的訊息：Ctrl+A。
• 回覆/回覆全部：Ctrl+R / Ctrl+Shift+R。
• 發送：Ctrl+Enter。
• 以附件形式轉發：Ctrl+Alt+O。
• 前進：Ctrl+F。
• 標記為已讀/未讀：Ctrl+Q / Ctrl+O。
• 標記為安全電子郵件：Ctrl+Alt+J。
• 開啟地址簿：Ctrl+Shift+B。
• 檢查姓名：Ctrl+Shift+K。
• 檢查是否有新消息：Ctrl+M 或 F9。

請記住，組合鍵之間可能存在重疊（例如，Ctrl+G），並且某些快捷鍵取決於上下文（例如，您是否正在編輯約會、您是否在日曆中、您是否專注於特定面板等）。

無障礙設施和專業支持

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掌握這些鍵盤快速鍵，讓 Outlook 及其行事曆的使用更加流暢：即時建立約會、無需將手從鍵盤移開即可切換檢視、回覆多封郵件，或輕鬆設定稍後提醒。如果您經常在經典版 Outlook、新版 Outlook 和郵件/日曆應用程式之間切換使用，請注意它們之間的細微差別，並選擇最符合您使用習慣的快捷鍵方案；幾天后，您會發現節省的時間相當可觀。