كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في Excel وWord: Copilot وChatGPT ووضع الوكيل

إنفورماتيك ديجيتال » موارد » كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في Excel وWord: Copilot وChatGPT ووضع الوكيل

أحدث الذكاء الاصطناعي تأثيرًا هائلًا على أدوات الإنتاجية التي نستخدمها يوميًا، وأصبح بإمكاننا اليوم العمل بسرعة وسلاسة أكبر في برنامجي Excel وWord بفضل Copilot ومساعدين مثل ChatGPT. لست بحاجة لأن تكون خبيرًا: فبفضل التوجيهات اللغوية الطبيعية، يمكنك إنشاء تحليلات وتنسيقات ومسودات وصيغ كانت تتطلب سابقًا وقتًا ومعرفة متخصصة.

في السطور التالية، ستتعرف على كيفية الاستفادة القصوى من Copilot في Excel وWord، وما يقدمه من مزايا، ومكان العثور عليه، وكيفية طلب ما تحتاجه منه بدقة لضمان تنفيذه بشكل صحيح من المرة الأولى، وما هي القيود والمتطلبات التي يجب مراعاتها (مثل رصيد الاستخدام أو خطة Copilot Pro). سنستعرض أيضًا "وضع الوكيل"، وهو تطوير لهذه الإمكانيات لتنسيق المهام متعددة الخطوات بشكل تكراري.

ماذا يمكن أن يفعل الذكاء الاصطناعي من أجلك في Excel؟

تم تصميم Copilot في Excel لتسهيل المهام اليومية: فهو يستطيع جلب البيانات من الويب أو مؤسستك ، ومساعدتك في إبراز المعلومات ذات الصلة، والفرز والتصفية، وبناء الصيغ مع شروحات واضحة، والكشف عن الأنماط والاتجاهات في ثوانٍ.

إحدى مزاياها هي استيراد البيانات. إذا كان ملفك مخزنًا على OneDrive أو SharePoint، أو كنت بحاجة إلى استيراد بيانات عامة، فيمكن لبرنامج Copilot إعداد جدول البيانات الخاص بك عن طريق الاتصال بتلك المصادر وتزويدك بالمحتوى في نطاق أو جدول جاهز للاستخدام.

كما أنه مفيد للتنسيق. يمكنك أن تطلب منه، على سبيل المثال، عرض الخلايا التي تحتوي على أرقام فقط، أو تعيين فلتر بالقيم التي تتجاوز عتبة معينة، أو تطبيق معيار فرز مخصص لجعل العرض أكثر قابلية للإدارة.

في قسم الحساب، يساعدك Copilot في إنشاء أعمدة وصفوف جديدة مع عمليات تستند إلى البيانات الموجودة، كما يشرح كيفية عمل كل صيغة وكيفية أتمتة المهام عن طريق برمجة وحدات الماكرو في Excel ، خطوة بخطوة، حتى لا تعتمد فقط على "النسخ واللصق".

وأخيرًا، يمكنك الاستفسار منه مباشرةً عن بياناتك. سيقدم لك، في ردود سريعة، ملخصات ورسومًا بيانية وجداول محورية واتجاهات وقيمًا شاذة، مما يُمكّنك من تحديد المعلومات ذات الصلة فورًا وتجنب التشتت في جداول البيانات الطويلة.

أين تجد Copilot وكيفية البدء في Excel

الوصول سهل للغاية: في علامة التبويب الرئيسية، ستجد أيقونة Copilot في الشريط. من هناك، يمكنك فتح تجربة المحادثة، أو استخدام أفكار المطالبات المُعدة مسبقًا ، أو كتابة طلبك الخاص بكلماتك.

هناك طريقة أخرى لتفعيله وهي تحديد خلية. عند القيام بذلك، يظهر رمز وامض مرتبط بـ Copilot، مما يتيح تنفيذ إجراءات سياقية على تلك النقطة المحددة في ورقة العمل - وهو أمر مثالي للعمليات السريعة.

قبل البدء، من الأفضل أن تكون بياناتك في جدول أو نطاق منظم جيدًا. يساعد هذا برنامج Copilot على قراءتها بدقة واقتراح صيغ أو ملخصات واضحة، مما يجنب الأخطاء الساذجة الناتجة عن سوء تفسير الخلايا.

تتمثل آلية العمل المعتادة في: فتح تطبيق Copilot، ثم اختيار إنشاء شيء جديد، أو طلب صيغ أو تنسيق، أو تلخيص، أو التواصل مباشرةً مع الشخص المستهدف. في حال اختيار التواصل المباشر، يمكنك طرح أسئلة للمتابعة بهدف تحسين النتيجة بشكل متكرر حتى تصبح مثالية.

إنشاء الصيغ في Excel باستخدام ChatGPT أو Copilot

لست بحاجة إلى شرح تقني دقيق للحصول على معادلات مفيدة. تخيل فقط أنك تتحدث إلى شخص ما، واشرح له بشكل طبيعي ما تريد تحقيقه وما هي البيانات التي لديك، وسيقوم الذكاء الاصطناعي بإرجاع إطار المعادلة والمنطق الأساسي لها.

إذا لم يكن وصفك دقيقًا تمامًا، يمكنك البدء بسؤال عام مثل "ابحث عن قيمة في عمود"، وسيرد الذكاء الاصطناعي بالبنية والمعاملات اللازمة. بهذه الطريقة، ستفهم أي دالة تناسب احتياجاتك بشكل أفضل وكيفية تعديل كل مُعامل ليناسب وضعك الخاص.

عندما تحتاج إلى نسخ ولصق بيانات دون تغيير، حدد بدقة موقع كل جزء من البيانات. على سبيل المثال: "لديّ قيم عددية في العمود C حتى الصف 200، وأريد صيغة في الخلية E5 لحساب عدد الخلايا التي تساوي 5". باستخدام هذه المعلومات، سيقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء صيغة دقيقة تستهدف النطاقات والخلايا الصحيحة.

يعمل هذا النهج بشكل جيد بنفس القدر مع المهام الشائعة الأخرى: إعداد جدول تقوم بتصفيته بعد ذلك، أو تحويل الأرقام إلى رموز شريطية باستخدام صيغة محددة، أو التخطيط لإزالة التكرارات في مجموعة بيانات.

نصيحة عملية: راجع الصيغة الناتجة أو اختبرها على مجموعة فرعية من البيانات. نماذج الذكاء الاصطناعي قوية، لكنها قد تقترح أحيانًا شيئًا لا يتطابق تمامًا مع جدول البيانات الخاص بك، خاصةً إذا لم يكن الهيكل الأصلي واضحًا.

مساعد الطيار في Word: من المسودة إلى النسخة النهائية

بمجرد فتح مستند جديد، يظهر برنامج Copilot في الأعلى، جاهزًا لتلقي تعليماتك الأولى. يمكنك أن تطلب منه مسودة بتنسيق أو أسلوب أو طول تقريبي محدد، وفي غضون ثوانٍ ستحصل على نص أولي للتعديل.

أثناء العملية، يقترح الذكاء الاصطناعي تعديلات على الطلب لجعله أكثر فعالية. وعندما يُعيد المسودة، يمكنك الاحتفاظ بها أو إعادة إنشائها أو حذفها، كما يمكنك تعديل الطلب لتحسينه ، أو تجهيز المستند للتوقيع الرقمي دون الحاجة إلى البدء من الصفر في كل مرة.

بالإضافة إلى مربع النص الأولي، هناك طريقتان مفيدتان للغاية لاستخدام Copilot داخل Word. أولاً، يمكنك فتح الإجراءات السياقية على أي فقرة لتوسيعها أو إعادة كتابتها أو تغيير أنماطها أو استخراج جدول منها أو تلخيص الأفكار بنقرة واحدة.

من ناحية أخرى، يمكنك من الشريط فتح شريط جانبي يحتوي على روبوت الدردشة. هناك يمكنك طلب تعديلات على المستند، أو إنشاء مسودة جديدة، أو إضافة صورة، أو الحصول على إجابات لأسئلتك أثناء الكتابة، لذا فإن البحث والكتابة يسيران جنبًا إلى جنب.

قوالب وتحليلات وأمثلة عملية في Excel

إلى جانب الصيغ، يُمكن لبرنامج Copilot إنشاء هياكل مفيدة. على سبيل المثال، عند طلب تقويم لشهر مُحدد مع صفوف للملاحظات وأيام الأسبوع في الأعلى، سيُظهر لك البرنامج قالبًا يُمكنك لصقه مُباشرةً في جدولك.

تجدر الإشارة إلى أنه في بعض الأحيان قد لا تنطبق تعليمات النمط أو اللون تمامًا كما وصفتها. في هذه الحالات، يمكن لبرنامج Copilot تزويدك بالهيكل والتعليمات اللازمة لإكمال التنسيق يدويًا في ثوانٍ.

فيما يخص التحليلات، عند تحميل مجموعة بيانات (مثلاً، المبيعات حسب البلد) وطرح سؤال "ما هو البلد الأكثر ظهوراً في العمود B؟"، يتم عرض النتيجة مع شرحها. ثم يقترح النظام أسئلة متابعة ذكية ، مثل إجمالي المبيعات حسب البلد أو المنتج الأكثر مبيعاً في كل منطقة.

هذه الديناميكية تجعل التحليل الاستكشافي مرنًا: فأنت تطرح سؤالًا، وتتحقق من البيانات، وتواصل التعمق أكثر بأسئلة جديدة، دون الحاجة إلى إنشاء هيكل ثقيل من الجداول المحورية أو الصيغ المعقدة أولاً.

عروض PowerPoint الفورية

يستطيع برنامج Copilot إنشاء عرض تقديمي من الصفر بمجرد إدخال أمر بسيط. فإذا حددت الهدف (على سبيل المثال، إطلاق منتج جديد) وقدمت قائمة بالمواصفات أو النقاط الرئيسية، فسيعرض لك البرنامج مجموعة من الشرائح تتضمن العناوين والأفكار والصور الجاهزة للمراجعة.

كما يمكنه إنشاء الصور، وإبراز البيانات الرئيسية، وفي بعض الحالات، استخدام مستندات Word أو Excel كأساس للعرض التقديمي. ورغم أن بعض هذه الميزات لا تزال قيد التطوير، إلا أن عملية إنشاء الشرائح الأولية توفر بالفعل قدراً كبيراً من الوقت.

المتطلبات، واعتمادات الاستخدام، وبرنامج Copilot Pro

إذا كنت مشتركًا بالفعل في Microsoft 365 Personal أو Family، فيمكنك الوصول إلى Copilot داخل Word وExcel وPowerPoint بدون أي تكلفة إضافية، ولكن ذلك يعتمد على نظام الرصيد. يستهلك كل طلب ذكاء اصطناعي رصيدًا واحدًا، ولديك 60 رصيدًا شهريًا ، يتم تجديدها في بداية الشهر التالي.

يمكنك التحقق من رصيدك على account.microsoft.com، في قسم اشتراكك. الهدف هو أن تجرب الخدمة وتعتاد على الذكاء الاصطناعي. إذا وجدتها غير كافية، يمكنك الاشتراك في Copilot Pro مقابل 22 يورو شهريًا ، والذي يزيل الحد ويسمح لك باستخدام الذكاء الاصطناعي دون قيود.

ملاحظة هامة بخصوص باقة العائلة: لا يملك سوى صاحب الاشتراك الأساسي صلاحية الوصول إلى تطبيق Copilot داخل التطبيقات. أما المستخدمون الآخرون المشتركون فلا تتوفر لديهم هذه الميزات في Word أو Excel، وهذا أمر يجب مراعاته إذا كنت تدير الاشتراك من المنزل.

أما بالنسبة للتجربة، فأنت لست بحاجة إلى نظام التشغيل Windows أو جهاز كمبيوتر Copilot+ أو وحدة معالجة عصبية: تتم المعالجة في السحابة، لذا فإن سلوك Copilot متطابق تقريبًا على الويب وسطح المكتب.

وضع الوكيل ووكيل Office: ما هما وكيفية استخدامهما

يُمثل ما يُسمى بـ"وضع الوكيل" خطوةً متقدمةً في التعاون مع الذكاء الاصطناعي. ويهدف هذا الوضع إلى إتاحة الوظائف المتقدمة للجميع، بحيث يتمكن الذكاء الاصطناعي، باستخدام توجيهات اللغة الطبيعية، من إدارة مهام متعددة الخطوات لتقديم مستندات وجداول بيانات وعروض تقديمية عالية الجودة.

في برنامج Excel، على سبيل المثال، يمكنك طلب ميزانية منزلية مع فئات (الإيجار، الطعام، اللوازم، الوقود، الترفيه) وقواعد تحذرك عند تجاوز الحد؛ في الشركات الصغيرة والمتوسطة، يمكنك إعداد تحليلات مالية أساسية توفر الكثير من العمل اليدوي.

في برنامج وورد، يساعدك المساعد في كتابة السير الذاتية والرسائل والتقارير والملخصات التنفيذية، ويقترح تحسينات ويطرح أسئلة لتوضيح هدفك. الفكرة هي العمل بشكل تدريجي: تبدأ بسؤال محدد وتوجه الذكاء الاصطناعي لتحسين النتيجة حتى تصبح مناسبة.

استنادًا إلى التوافر الحالي، فإن وضع الوكيل مُفعّل في برنامج Frontier لحاملي تراخيص Microsoft 365 Copilot ومشتركي Microsoft 365 Personal أو Family. وهو متوفر حاليًا على الويب وباللغة الإنجليزية، مع خطط للتوسع ليشمل أجهزة سطح المكتب. لاستخدامه في Excel، عليك تثبيت وظيفة Excel Labs الإضافية وتفعيل الخيار المناسب.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لوكيل المكتب في دردشة الطيار المساعد إنشاء عروض تقديمية PowerPoint ومستندات Word من التعليمات، مع تكامل من المتوقع أن يتوسع، بحيث يكون هناك احتكاك أقل فأقل بين الأفكار والنتائج النهائية.

أفضل الممارسات لطلب الأشياء من الذكاء الاصطناعي

• سياق واضحقم بوصف البيانات المتوفرة لديك (الأعمدة، الصفوف، أسماء الجداول) وما هو الناتج الذي تتوقعه.
• دقة الموقعإذا كنت تريد لصق صيغة، حدد الأعمدة والخلايا المصدر والوجهة.
• التكرار السريع: اطلب المسودة أو الهيكل الأولي ثم اطلب التغييرات المحددة.
• التحقق من صحة:تحقق من الصيغ والنتائج باستخدام عينات صغيرة قبل تطبيقها على الكل.

حالات الاستخدام التي تعمل بشكل جيد بشكل خاص

في برنامج Excel، تعمل مهام مثل الهيكلة (قوالب التقويم، والميزانيات، والقوائم المنسقة)، والتحليل الاستكشافي مع الأسئلة المتتالية، وإنشاء/شرح الصيغ للحسابات الشائعة بشكل رائع .

في برنامج Word، يتيح لك بدء نص من الصفر بنبرة وتنسيق محددين، وإعادة كتابة الفقرات، وتوسيع الأفكار، وإنشاء جداول أو صور متكاملة، تسريع الوصول إلى المستند النهائي.

عندما تحتاج إلى عروض تقديمية، يقوم برنامج Copilot بإنشاء مجموعة الشرائح مع العناوين والنقاط الرئيسية والوسائل البصرية بناءً على نص مكتوب جيدًا ومواد مرجعية. ومن ثم، فإن عملية التحسين المستمر للمحتوى والتصميم هي ما يقودك إلى نتيجة احترافية.

كيفية كتابة مواضيع أفضل

فكّر في الأهداف والقيود. من الأفضل قول: "أريد تقريرًا موجزًا ​​(300-400 كلمة)، بأسلوب رسمي، يتضمن ثلاثة أقسام وجدولًا نهائيًا بالمؤشرات الرئيسية"، بدلًا من "أعطني تقريرًا". في برنامج إكسل، يُعدّ طلب كتابة صيغة في الخلية E5 لحساب القيم التي تساوي 5 في النطاق C2:C200 أكثر وضوحًا من طلب غامض لحساب القيم.

أضف بيانات مرجعية كلما أمكن: اسم الجدول، عناوين الأعمدة، النطاقات، أو أمثلة متوقعة. إذا لم تكن المحاولة الأولى مثالية، فاطلب إجراء تغييرات تدريجية ("استخدم فواصل الآلاف"، "رتب من الأكبر إلى الأصغر"، "استخدم أسلوبًا أكثر ودية") للوصول تدريجيًا إلى النتيجة المرجوة.

وأخيرًا، يجمع بين توجيهات البنية والأسلوب. أولًا، يطلب تحديد البنية (الفهرس، الأقسام، كتل البيانات)، ثم يُحسّن الأسلوب، وينتهي بمهام محددة (إضافة صف ملخص، إدراج صورة، إنشاء جدول محوري مع عوامل تصفية).

القيود والتوقعات الواقعية

مع أن الذكاء الاصطناعي قادر على إنجاز الكثير من العمل، إلا أنه قد لا يطبق أحيانًا تنسيقًا محددًا كما هو مطلوب أو قد ينحرف عن الطلب الأصلي . لا بأس بذلك: أصرّ على تقديم تعليمات أكثر تحديدًا أو اطلب تعليمات خطوة بخطوة إذا كنت تفضل إكمال العمل يدويًا.

تذكر نظام الرصيد في Microsoft 365 Personal أو Family: كل طلب داخل Word أو Excel أو PowerPoint يستهلك رصيدًا واحدًا، ولديك حد شهري يبلغ 60. إذا كنت بحاجة إلى استخدام مكثف غير محدود، فهناك خيار Copilot Pro مقابل 22 يورو شهريًا.

وأخيرًا، يتوفر وضع الوكيل حاليًا فقط على الويب وباللغة الإنجليزية، وبالنسبة لبرنامج Excel، فإنه يتطلب Excel Labs؛ وسيتوسع التكامل بمرور الوقت، لذا فإن البقاء على اطلاع دائم بالتحديثات أمر أساسي لتحقيق أقصى استفادة منه.

مع كل هذا النطاق، فإن استخدام الذكاء الاصطناعي في Excel و Word يعني الانتقال من المهام الآلية إلى نهج قائم على الأهداف: يمكنك استيراد بياناتك أو وصفها، وطلب التحليل أو المسودات بكلماتك الخاصة، والتحقق من صحتها وتعديلها في تكرارات قصيرة، والاحتفاظ بالجزء الاستراتيجي والإبداعي، بينما يعمل الذكاء الاصطناعي على تسريع المهام المتكررة ويمنحك سياقًا لاتخاذ قرارات أفضل.