Com fer servir la IA en Excel i Word: Copilot, ChatGPT i el Mode Agent

Informatec Digital » Recursos » Com fer servir la IA en Excel i Word: Copilot, ChatGPT i el Mode Agent

La intel·ligència artificial ha aterrat amb força a les eines de productivitat que fem servir diàriament, i avui és possible treballar més ràpid i amb menys fricció a Excel i Word gràcies a Copilot ia assistents com ChatGPT. No cal ser un expert: amb indicacions en llenguatge natural es poden crear anàlisis, formats, esborranys i fórmules que abans requerien temps i coneixements especialitzats.

A les properes línies veuràs com treure partit de Copilot a Excel i Word, quins avantatges ofereix, on trobar-lo, com demanar exactament el que necessites perquè encerti a la primera, i quins límits i requisits convé tenir en compte (com els crèdits d'ús o el pla Copilot Pro). També repassarem l'anomenat “Mode Agent”, una evolució d'aquestes capacitats per orquestrar tasques de diversos passos de manera iterativa.

Què pot fer la IA per tu a Excel

Copilot a Excel està pensat per facilitar tasques habituals: pot portar dades des de la web o la teva organització , ajudar-te a ressaltar la informació rellevant, ordenar i filtrar, construir fórmules amb explicacions clares i revelar patrons i tendències en segons.

Un dels seus avantatges és la importació dinformació. Si el vostre fitxer viu a OneDrive o SharePoint, o necessites portar dades públiques, Copilot pot preparar el teu full connectant aquestes fonts i deixant-te el contingut en un rang o taula llest per treballar.

També és útil per formatar. Pots demanar-li, per exemple, que mostri només les cel·les amb números, que estableixi un filtre amb els valors superiors a un llindar concret o que apliqui un criteri d'ordenació personalitzat perquè la teva vista sigui més manejable.

A l'apartat de càlcul, Copilot t'ajuda a crear noves columnes i files amb operacions basades en les dades existents i, a més, t'explica com funciona cada fórmula i com automatitzar tasques amb programar macros a Excel , pas a pas, perquè no et quedis només amb el “copiar i enganxar”.

Finalment, pots preguntar directament sobre les teves dades. En respostes ràpides us retornarà resums, gràfics, taules dinàmiques, tendències o outliers, amb l'objectiu que identifiqueu informació rellevant al vol i no us perdeu en fulles quilomètriques.

On trobar Copilot i com començar a Excel

L'accés és directe: a la pestanya Inici veureu la icona de Copilot a la cinta. Des d'aquí pots obrir l'experiència conversacional, fer servir idees de prompt preconfigurades o escriure la teva petició amb les teves paraules.

Una altra manera d'invocar-ho és seleccionant una cel·la. En fer-ho, apareix una icona amb centelleig associat a Copilot que permet accions contextuals sobre aquest punt del full, ideal per a operacions ràpides.

Abans de començar, convé que les vostres dades estiguin en una taula o rang ben estructurat. Això ajuda a que Copilot llegeixi amb precisió i et proposi fórmules o resums sense ambigüitats, evitant errors ximples per cel·les mal interpretades.

El flux típic seria: obres Copilot, tries entre crear alguna cosa nova, demanar fórmules o format, resumir, o directament xateges amb el teu objectiu. Si optes pel xat, pots seguir amb preguntes de seguiment per refinar el resultat iterativament fins a deixar-ho perfecte.

Generar fórmules a Excel amb ChatGPT o Copilot

No necessites un prompt tècnic mil·limètric per obtenir fórmules útils. Pensa que parles amb una persona i explica amb naturalitat què vols aconseguir i quines dades tens, i la IA et tornarà l'esquelet de la fórmula i la lògica que hi ha darrere.

Si et quedes curt amb la descripció, pots començar demanant una cosa general de l'estil “busca un valor a una columna” i la IA et respondrà amb l'estructura i els arguments necessaris. Així entendràs quina funció encaixa millor i com ajustar cada paràmetre al teu cas.

Quan necessiteu alguna cosa per copiar i enganxar sense tocar res, descriu amb precisió la ubicació de cada dada. Per exemple: “Tinc valors numèrics a la columna C fins a la fila 200 i vull, a la cel·la E5, una fórmula que compti quantes cel·les són iguals a 5”. Amb aquesta informació, la IA et generarà una fórmula exacta apuntant a rangs i cel·les correctes.

Aquest enfocament funciona igual amb altres tasques habituals: preparar una taula que després filtres, convertir números en codis de barres amb una fórmula concreta o plantejar l'eliminació de duplicats en un conjunt de dades.

Consell pràctic: revisa la fórmula resultant o fes una prova amb un subconjunt de dades. Els models d'IA són potents, però ocasionalment poden proposar una cosa que no encaixa al 100% amb el full, especialment si l'estructura original no és clara.

Copilot a Word: de l'esborrany a la versió final

Només obrir un document nou, Copilot apareix a la part superior llest per rebre la teva primera instrucció. Pots demanar-li un esborrany amb un format determinat, un to concret o una extensió aproximada, i en segons tindràs un text inicial per editar.

Durant el procés, la IA suggereix fins i tot extensions al prompt perquè la petició sigui més efectiva. Quan retorneu l'esborrany, podeu conservar-lo, regenerar-lo o eliminar-lo, i també editar el prompt per afinar , o preparar el document per signar digitalment sense partir de zero cada vegada.

A més del caixetí inicial, hi ha dues formes molt útils dutilitzar Copilot dins de Word. D'una banda, sobre qualsevol paràgraf podeu obrir accions contextuals per ampliar, reescriure, canviar l'estil, extreure una taula o sintetitzar idees amb un clic.

De l'altra, des de la cinta podeu obrir una barra lateral amb el chatbot. Aquí és possible demanar canvis al document, generar un nou esborrany, crear una imatge per inserir o resoldre dubtes mentre escrius, de manera que investigació i redacció van de la mà.

Plantilles, anàlisi i exemples pràctics a Excel

Més enllà de fórmules, Copilot pot crear estructures útils. Per exemple, demanar-li un calendari per a un mes concret amb files per a anotacions i dies de la setmana a la part superior farà que et torni una plantilla que pots enganxar tal com al teu full.

Convé saber que, de vegades, les instruccions d'estil o color poden no aplicar-se exactament com les vas descriure. En aquests casos, Copilot et pot tornar l'estructura i les instruccions per completar el format a mà en segons.

Al front analític, carregar un conjunt de dades (per exemple, vendes per país) i preguntar-li “quin país apareix més vegades a la columna B?” torna el resultat i la seva justificació. Després suggereix preguntes de seguiment intel·ligents , com el total venut per país o el producte més venut a cada regió.

Aquesta dinàmica fa que les anàlisis exploratòries siguin àgils: planteges un dubte, verifiques la dada i continues aprofundint amb noves preguntes, sense haver de muntar primer una estructura pesada de taules dinàmiques o fórmules complexes.

Presentacions al vol a PowerPoint

Copilot pot generar una presentació des de zero amb un simple prompt. Si us definiu l'objectiu (per exemple, el llançament d'un producte) i passeu una llista d'especificacions o punts clau, us retornareu un conjunt de diapositives amb títols, idees i suport visual llestos per repassar.

També és capaç de crear imatges, ressaltar dades clau i, en determinats escenaris, aprofitar documents de Word o Excel com a base per muntar una presentació. Tot i que algunes d'aquestes funcions poden estar en evolució, la creació inicial de slides ja estalvia molt de temps.

Requisits, crèdits dús i Copilot Pro

Si ja pagueu Microsoft 365 en la vostra modalitat Personal o Família, podeu accedir a Copilot dins de Word, Excel i PowerPoint sense cost addicional, però amb un sistema de crèdits. Cada sol·licitud a la IA consumeix un crèdit i tens 60 per mes , que es renoven a l'inici del següent.

Aquest balanç es consulta a account.microsoft.com, secció de la teva subscripció. La idea és que provis i t'acostumis a la IA. Si et quedes curt, existeix Copilot Pro per 22 euros al mes , amb el qual desapareix el límit i pots fer servir la IA sense límit.

Un matís important en el pla familiar: només el propietari principal de la subscripció accedeix a Copilot dins les apps. La resta d'usuaris compartits no tenen aquestes funcions dins del Word o l'Excel, cosa que convé tenir en compte si gestiones la subscripció a casa.

Pel que fa a l'experiència, no necessites Windows, un Copilot+ PC ni NPU: el processament és al núvol, així que la conducta de Copilot és pràcticament idèntica a web i en escriptori.

Mode Agent i Office Agent: què són i com fer-los servir

L'anomenat “Mode Agent” porta la col·laboració amb IA un pas més enllà. El seu objectiu és democratitzar funcions avançades perquè, amb indicacions en llenguatge natural, la IA orquesti tasques de diversos passos fins a lliurar documents, fulls i presentacions de qualitat.

A Excel, per exemple, pots demanar un pressupost domèstic amb categories (lloguer, menjar, subministraments, combustible, lleure) i regles que avisin quan et passes del límit; en pimes, plantejar anàlisis financeres bàsiques que estalvien molta feina manual.

A Word, l'agent ajuda amb currículums, cartes, informes o resums executius, proposant millores i formulant preguntes per aclarir la teva intenció. La idea és treballar de manera iterativa: comences amb una indicació i guies a la IA per refinar el resultat fins que encaixi.

Segons la disponibilitat actual, el Mode Agent està actiu al programa Frontier per als qui tinguin llicència de Microsoft 365 Copilot i per a subscriptors de Microsoft 365 Personal o Familiar. De moment, s'ofereix a la web i en anglès, amb la intenció d'expandir-se a escriptori. Per fer-lo servir a Excel, cal instal·lar el complement Excel Labs i activar l'opció corresponent.

A més, Office Agent al xat de Copilot pot crear presentacions a PowerPoint i documents a Word a partir d'instruccions, amb una integració que previsiblement s'anirà ampliant, de manera que cada cop hi hagi menys fricció entre idees i resultats finals.

Bones pràctiques per demanar coses a la IA

• Context clar: descriu quines dades tens (columnes, files, noms de taules) i quina sortida esperes.
• Exactitud d'ubicacions: si vols una fórmula per enganxar, indica columnes i cel·les destí i origen.
• Iteració ràpida: sol·licita el primer esborrany o estructura i després demana canvis concrets.
• Validació: comprova fórmules i resultats amb mostres petites abans d'aplicar-les al conjunt.

Casos d'ús que funcionen especialment bé

A Excel, funcionen meravellosament les tasques d'estructura (plantilles de calendari, pressupostos, llistes amb format), l'anàlisi exploratòria amb preguntes successives i la creació/explicació de fórmules per a càlculs habituals.

A Word, l'arrencada des de zero d'un text amb un to i format concret, la reescriptura de paràgrafs, l'expansió d'idees i la generació de taules o imatges integrades permeten accelerar el camí al document final.

Quan necessiteu presentacions, Copilot crea la base de diapositives amb títols, bullets i suport visual a partir d'un prompt ben escrit i material de referència. A partir d?aquí, el procés iteratiu per polir el contingut i el disseny és el que et porta al resultat professional.

Com redactar millors prompts

Pensa en objectius i restriccions. “Vull un informe breu (300-400 paraules), to formal, amb tres seccions i una taula final amb les mètriques clau”, és millor que “fes-me un informe”. A Excel, “a la cel·la E5 vull una fórmula que compti a C2:C200 els valors iguals a 5” és més clar que una petició vaga de comptatge.

Afegeix dades de referència quan sigui possible: nom de taula, capçaleres de columna, rangs o exemples esperats. Si el primer intent no és perfecte, demana canvis incrementals (“utilitza separadors de milers”, “ordena de major a menor”, ​​“fes-ho en to més proper”) per acostar-te pas a pas al resultat que busques.

Finalment, combina prompts d'estructura i estil. Primer demana l'estructura (índex, seccions, blocs de dades), després afina el to i remata amb tasques puntuals (afegir una fila de resum, inserir una imatge, generar una taula dinàmica amb filtres).

Limitacions i expectatives realistes

Encara que la IA pot resoldre molta feina, de vegades no aplica un format específic tal com ho vas demanar o es desvia de la petició . No passa res: insisteix amb instruccions més concretes o pregunta com fer-ho pas a pas si prefereixes acabar manualment.

Recorda el sistema de crèdits a Microsoft 365 Personal o Família: cada petició dins de Word, Excel o PowerPoint consumeix un crèdit i tens una quota mensual de 60. Si necessites ús intensiu sense límit, hi ha l'opció de Copilot Pro per 22 € al mes.

Finalment, la disponibilitat del Mode Agent avui se centra a la web i en anglès i, per a Excel, requereix Excel Labs; la integració anirà creixent amb el temps, així que estar al dia de les actualitzacions és clau per aprofitar-ho al màxim.

Amb tot aquest ventall, fer servir IA en Excel i Word significa passar de tasques mecàniques a un enfocament guiat per objectius: importes o descrius les teves dades, demanes anàlisis o esborranys amb les teves paraules, vàlides i ajustes en iteracions curtes, i et quedes amb la part estratègica i creativa, mentre la IA accelera el que és repetitiu i et accelera.

Article relacionat:

Microsoft prova una versió gratuïta d'Office amb anuncis i funcions limitades