- La factura electrònica B2B és obligatòria per a totes les empreses i autònoms espanyols en terminis d'1 o 2 anys des de l'Ordre ministerial que activi la solució pública de facturació.
- L'AEAT, mitjançant Verifactu i del repositori públic de factures, controlarà la integritat de les dades, els terminis de pagament i la lluita contra la morositat.
- Les empreses hauran de fer servir formats estructurats (especialment Facturae), programari homologat i conservar les factures digitalment almenys 4 anys.
- No complir la facturació electrònica obligatòria pot comportar sancions elevades, però anticipar-se al canvi permet guanyar eficiència i reduir costos administratius.
La factura electrònica obligatòria canviarà completament la manera de facturar entre empreses i autònoms a Espanya. Si tens un negoci, ets freelance o treballes en un departament administratiu, t'interessa molt entendre què exigeix la llei, quins són els terminis reals i quines eines necessitaràs per no quedar-te enrere ni arriscar-te a sancions.
Tot i que fa anys que es parla d'aquest tema, la implantació massiva de l'e-factura B2B encara està en fase de desplegament i depèn de desenvolupaments reglamentaris clau: el reglament tècnic de la Llei Crea i Crece i l'Ordre Ministerial que regularà la solució pública de facturació. Mentrestant, ja hi ha obligacions actives (sobretot amb l'Administració) i un calendari força definit que convé tenir molt controlat.
Què és exactament la factura electrònica i què la fa “obligatòria”
Quan parlem de factura electrònica no ens referim a un simple PDF adjunt a un correu, sinó a un document estructurat en format electrònic que s'emet, s'envia, rep i conserva íntegrament de forma digital, complint uns requisits tècnics i legals molt concrets.
Aquest tipus de factura es genera normalment en formats basats en XML (com Facturae, UBL o CII) que permeten que els sistemes comptables, ERPs i plataformes de facturació la puguin llegir i processar de manera automàtica, sense teclejar dades a mà ni revisar xifres en paper.
Una e-factura vàlida ha de garantir l' autenticitat de l'emissor i la integritat del contingut (normalment mitjançant signatura electrònica o canals de transmissió assegurances), incloure tots els camps obligatoris del Reglament de facturació (NIF, bases imposables, tipus i quotes d'IVA, dates, descripció, condicions de pagament, etc.) i conservar-se en el format original durant el període.
L'adjectivem com a “obligatòria” quan una norma específica exigeix que, en determinades operacions (per exemple, entre empreses i professionals a Espanya , o davant de l'Administració pública), aquesta factura s'emeti i es rebi sempre en format electrònic i complint un estàndard determinat.
Marc legal: Llei Crea i Creix, Llei Antifrau, Verifactu i paper de l'AEAT
L'obligació de fer servir factura electrònica a Espanya descansa sobre dos grans pilars normatius que es complementen: la Llei 18/2022, de creació i creixement d'empreses (Llei Crea i Crece) i la Llei 11/2021, coneguda com a Llei Antifrau . Cadascuna ataca un front diferent, però molt relacionat.
D'una banda, la Llei Crea i Crece té com a objectiu impulsar l'emprenedoria, reduir traves burocràtiques i generalitzar la facturació electrònica a B2B per millorar la transparència i combatre la morositat. El seu article 12 és el que introdueix l'obligació progressiva de fer servir e‑factura en les operacions entre empresaris i professionals.
D'altra banda, la Llei Antifrau se centra en la lluita contra el frau fiscal i regula els anomenats Sistemes Informàtics de Facturació (SIF), exigint que el programari compleixi una sèrie de requisits per evitar manipulacions (eliminació de factures, doble ús, alteració de registres, etc.). Dins aquest marc neix el sistema Verifactu , encarregat d'enviar automàticament els registres de facturació a l'Agència Tributària.
L'Agència Estatal d'Administració Tributària (AEAT) tindrà un rol protagonista: haurà de disposar d'una solució pública de factura electrònica que actuï com a dipòsit central i font d'informació per controlar la morositat, així com dels mecanismes per rebre reports de pagament, retards o impagaments per part d'empreses i professionals.
Quan l'intercanvi de factures B2B es faci íntegrament a través de plataformes privades, aquestes han de remetre una còpia automàtica de cada factura a la solució pública . A partir d?aquí, l?AEAT extraurà estadístiques de pagaments i terminis, que nodriran l?Observatori Estatal de la Morositat Privada per monitoritzar quins sectors compleixen millor o pitjor les regles.
Calendari: quan serà obligatòria la factura electrònica entre empreses
La pregunta del milió és quan caldrà facturar sí o sí de manera electrònica entre empreses i professionals. La resposta depèn de diverses fites regulatòries i s'ha anat desplaçant en el temps, però l'estructura general és clara: obligatorietat esglaonada per volum de facturació.
La Llei Crea i Crece va entrar en vigor el 19 d'octubre del 2022, però va deixar en suspens l'article 12 (facturació electrònica B2B) fins que se n'aprovi el desenvolupament reglamentari i l'Ordre ministerial que regulin els detalls tècnics de la solució pública i els formats admesos.
Aquest desenvolupament s'articula a través d'un Reial decret i una ordre ministerial d'Hisenda . El projecte de Reial decret es va sotmetre a informació pública el juny del 2023 i el Consell de Ministres va aprovar el text que desenvolupa la factura electrònica B2B el 24/25 de març del 2026, en espera de l'Ordre que activi el sistema.
Un cop es publiqui l'Ordre ministerial que regula la solució pública de facturació de l'AEAT, començaran a comptar els terminis definitius per a empreses i autònoms, que són els següents:
- Empreses amb volum d'operacions superior a 8.000.000 €: disposaran d'un termini d'1 any des de la publicació de l'Ordre ministerial per adaptar-se i començar a emetre i rebre factura electrònica en les relacions B2B. Als escenaris de dates manejats per l'AEAT, això podria situar-nos al voltant del juliol del 2027.
- Empreses i autònoms amb volum d'operacions inferiors a 8.000.000 €: tindran un termini de 2 anys des d'aquesta mateixa Ordre per adaptar-se, cosa que previsiblement apuntaria a mitjans del 2028.
A partir d'aquest moment, a les operacions B2B dins d'Espanya la regla general serà factura sempre electrònica i conservació digital durant almenys 4 anys , accessible per a inspeccions i comprovacions tributàries en qualsevol moment.
Convé tenir en compte que el 2026 es perfila com un any de transició crítica : encara que l'obligació plena B2B no sigui encara efectiva fins que comencin a córrer els terminis, les empreses que s'avancin tindran més marge per provar sistemes, formar equips i polir processos sense patir-ho contrarellotge.
Relació amb Verifactu i programes de facturació
La factura electrònica B2B i Verifactu són peces diferents del puzle, encara que molt connectades. Mentre que la primera se centra en el format i el canal d'intercanvi de les factures , Verifactu s'ocupa de l'enviament automàtic dels registres de facturació a l'AEAT i de la integritat d'aquestes dades.
Des de l'entrada en vigor de Verifactu (juliol de 2025) els programes de facturació que vulguin estar al dia han d'aportar una sèrie de funcionalitats: generar un registre íntegre i inalterable per cada factura, trametre'l a l'AEAT de manera opcional o automàtica i deixar constància inequívoca que no hi ha manipulacions.
El calendari previst en aquest àmbit, després de la moratòria d'un any anunciada a finals del 2025, queda aproximadament així: les societats (persones jurídiques) han d'utilitzar programari compatible amb Verifactu des de l'1 de gener de 2027 , mentre que els autònoms i altres contribuents tindran de termini fins a l'1 de juliol de 2027.
De moment, excepte per als que ja estaven obligats per altres vies (per exemple, facturació a l'Administració), no és obligatori enviar totes les factures a l'AEAT mitjançant Verifactu, però sí que ho serà emprar programes homologats o adaptats que compleixin els requisits tècnics de la Llei Antifrau.
A la pràctica, això vol dir que hauràs de revisar el teu actual programa de facturació i valorar si s'actualitza a Verifactu ia l'e-factura B2B, si necessites integrar una API específica o si et convé migrar a un ERP o solució al núvol que ja estigui preparada per a tots dos fronts.
Obligatorietat i exempcions: qui ha de facturar electrònicament
L'objectiu final és que l'obligació cobreixi pràcticament la totalitat de les operacions B2B dins del territori espanyol , però la normativa preveu matisos segons el tipus d'operació, el volum de negoci i l'àmbit territorial.
En primer lloc, hi ha un bloc de contribuents que ja estan obligats des de fa anys: totes les empreses i autònoms que facturen Administracions Públiques han d'emetre factura electrònica des del gener del 2015, en els termes de la Llei 25/2013 i la Llei de Contractes del Sector Públic.
A més, els que actuen com a contractistes i subcontractistes de l'Administració en contractes per sobre de certs imports han d'usar també factura electrònica en les seves relacions entre aquests quan els pagaments es deriven d'aquests contractes públics.
Amb la Llei Crea i Crece, l'e-factura s'estén a totes les operacions entre empreses i professionals (B2B). Es preveu que, una vegada transcorreguts els terminis d'1 o 2 anys des de l'Ordre ministerial, tot el teixit empresarial privat espanyol estigui obligat a fer servir factura electrònica quan el destinatari sigui empresari o professional establert a Espanya.
Ara bé, hi ha i s'estan debatent algunes possibles exempcions o exclusions d'àmbit que matisen l'abast real de l'obligació. Entre les que apareixen en esborranys i comunicacions preliminars destaquen:
- Operacions B2C: l'obligació no s'estén, de moment, a les relacions amb els consumidors finals. És a dir, la venda a clients particulars continua podent documentar-se amb factura en paper o formats no estructurats, llevat que una altra norma ho exigeixi.
- Operacions amb clients estrangers: quedarien fora aquelles en què una de les parts no tingui a Espanya la seu de la seva activitat econòmica, ni establiment permanent, ni domicili o residència habitual a efectes de facturació.
- Determinats autònoms i pimes de molt baix volum: s'estudien supòsits d'exempció per a contribuents que facturin menys de 85.000 € anuals, que tributin en mòduls, alguns sectors agraris o cert comerç majorista, encara que aquests extrems s'hauran de confirmar al reglament definitiu.
- Operacions de baix import: moltes operacions inferiors a 400 € o aquelles en què ja s'usa factura simplificada podrien quedar fora de l'obligació estricta d'e-factura estructurada, així com imports inferiors a 3.000 € en sectors com a hostaleria, transport de passatgers o perruqueria, entre d'altres.
En tot cas, fins i tot quan l'emissió de factura electrònica no sigui obligatòria en un determinat supòsit, res no impedeix que el contribuent opti voluntàriament per utilitzar sempre e-factura per homogeneïtzar els seus processos , cosa que a mitjà termini pot simplificar molt la gestió interna.
Requisits tècnics, formats i paper de Facturae
Per complir la normativa no n'hi ha prou amb “digitalitzar” la factura, cal fer-ho en un format que compleixi els requisits d'estructuració i d'interoperabilitat fixats per la llei. A Espanya, l'estàndard de referència és Facturae , el format oficial impulsat pel Ministeri d'Afers Econòmics.
Facturae es basa en un fitxer XML amb una estructura molt estricta (actualment, la versió més utilitzada és la 3.2.2), on cada dada va a la seva etiqueta corresponent: informació de l'emissor i receptor, línies de detall, impostos, totals, mètodes de pagament, etc. Un mínim error destructura pot provocar el rebuig automàtic per part de les plataformes que validen la factura.
Al costat de Facturae, la normativa preveu admetre altres formats estructurats estàndard àmpliament usats a nivell internacional, com UBL (Universal Business Language) o CII, i fins i tot PDF amb signatura electrònica en determinats contextos, sempre que se'n garanteixi la lectura automàtica i la interoperabilitat amb altres sistemes.
En sectors com el transport i la logística, l'adopció de Facturae i formats estructurats està especialment avançada, ja que permeten integrar l'e-factura amb sistemes TMS, ERP, eCMR i albarans , reduir discrepàncies d'imports i automatitzar conciliacions.
Sigui quin sigui el format, el programari que utilitzis per facturar haurà de ser capaç d' emetre, rebre i emmagatzemar factures en aquests estàndards , així com d'intercanviar estats obligatoris (enviada, acceptada, rebutjada, pagada, etc.), clau per al control de terminis de pagament i la lluita contra la morositat.
Avantatges per a empreses i autònoms més enllà de complir la llei
L'obligatorietat pot sonar a imposició, però la veritat és que l'e-factura ben implantada aporta avantatges molt clars en el dia a dia , especialment per als que manegen un volum important de documents.
En termes econòmics, la migració de paper a format electrònic permet reduir de manera dràstica els costos d'impressió, enviament, fitxer físic i destrucció de documents . A això se suma la disminució d'errors humans en no haver de transcriure dades, cosa que implica menys devolucions i menys temps perdut en correccions.
A més, en tenir totes les factures centralitzades en un dipòsit digital accessible , es guanya molta agilitat per buscar informació, contestar requeriments i preparar tancaments comptables o declaracions d'impostos. La connexió amb la comptabilitat o amb els models tributaris se simplifica enormement.
Des de la perspectiva de tresoreria, la combinació d'e-factura amb reports d'estat i amb sistemes com Verifactu fa que sigui molt més difícil camuflar retards als pagaments . Això hauria d'afavorir una cultura de terminis més raonables i reduir la morositat comercial, un objectiu exprés de la Llei Crea i Crece.
Finalment, l'impacte en sostenibilitat i seguretat no és menor: la reducció de l'ús de paper i transport físic de documents disminueix l'empremta ambiental, mentre que l'emmagatzematge al núvol i les còpies de seguretat minimitzen el risc de pèrdua d'informació per fallades de maquinari o incidents de seguretat ben gestionats.
Criteris per triar programari i planificar la transició digital
La peça central per complir amb tot això és el programa de facturació. Escollir bé el programari —o revisar a fons el que ja facis servir— és clau per no patir la transició. No es tracta només de complir la llei, sinó de guanyar eficiència a la feina diària.
En general, té sentit apostar per una solució comptable o de facturació que estigui adaptada a Facturae, preparada per a Verifactu i que permeti automatitzar el màxim de processos . L'ideal és que el sistema integri facturació, comptabilitat, cobraments, pagaments, inventari i, si és possible, nòmines, per evitar illes d'informació.
En avaluar eines, convé revisar aspectes com ara la usabilitat de la interfície (que sigui intuïtiva i no requereixi un màster per emetre una factura), la facilitat d'aprenentatge per a l'equip i la corba d'adaptació. Un programa molt potent però inusable sol acabar infrautilitzat.
També és important que el programari sigui escalable i integrable amb altres solucions que ja facis servir o puguis necessitar (CRM, TPV, plataformes de comerç electrònic, bancs, etc.), preferiblement a través d'APIs o connectors estàndard. Això marcarà la diferència a mesura que el teu negoci creixi.
Pel que fa a la infraestructura, molts negocis s'estan decantant per aplicacions al núvol, que permeten accedir des de qualsevol lloc, treballar en remot i oblidar-se de manteniment de servidors propis , actualitzacions de versió manuals o còpies de seguretat locals.
Formació interna i passos pràctics per adaptar-se
Per molt bo que sigui el programa, si les persones que el fan servir diàriament no el dominen, el canvi es pot convertir en una font de frustracions. Per això és fonamental planificar una formació mínima i ben enfocada pel personal que emet, rep o revisa factures.
Una bona estratègia sol combinar petites sessions formatives sobre lús bàsic del programari amb materials de consulta ràpida (guies internes, vídeos curts, FAQs) i un període de suport més intens mentre es consolida el canvi. Com més es faciliti que la gent pregunti i resolgui dubtes, millor funcionarà la transició.
Tampoc convé intentar digitalitzar-ho tot de cop. El més assenyat és dissenyar un calendari de passos graduals , començant, per exemple, per un grup reduït de clients o proveïdors amb què sigui fàcil treballar, o per determinats tipus de documents, i anar ampliant l'abast a mesura que el sistema s'estabilitza.
La idea és arribar a les dates d'obligatorietat amb els processos rodats, sense haver d'improvisar a última hora. Això implica revisar fluxos interns (com s'aproven factures, qui valida, com es concilien cobraments) i adaptar-los al nou entorn digital en lloc de replicar el circuit en paper.
Finalment, serà indispensable comunicar el canvi a clients i proveïdors , explicar com volen rebre o enviar les factures, i acordar formats i canals per evitar malentesos (per exemple, si es faran servir plataformes privades, correu electrònic certificat, portals de client, etc.).
Obligacions específiques en transport i logística
El sector del transport i la logística és un dels més impactats per la reforma, tant pel volum de facturació com per la necessitat de sincronitzar dades comptables i logístiques . Aquí la factura electrònica obligatòria no és només una qüestió fiscal, sinó també operativa.
Les empreses de transport hauran d'abandonar definitivament l'enviament de factures en PDF o paper per passar a formats estructurats interoperables (Facturae, UBL o CII) que s'integrin amb TMS, ERP i plataformes dels grans carregadors o clients internacionals.
Les dades de la factura hauran d'estar alineades amb els documents logístics associats (ordres de transport, eCMR, albarans). Qualsevol discrepància en pesos, embalums o dates pot derivar en rebutjos de factura, retards en el cobrament o fins i tot sancions si es detecten patrons de manca de traçabilitat.
A més, la lògica d'estats (factura enviada, acceptada, rebutjada, pagada) adquireix una rellevància especial per evitar litigis i retards en els pagaments , així com per complir amb els temps màxims de pagament que la llei reforça com a mesura contra la morositat.
Tot i que algunes obligacions tècniques específiques per a transport encara depenen de desenvolupaments normatius finals, és evident que les empreses del sector que s'anticipin -ajustant els seus TMS, ERPs i plataformes d'intercanvi de documents- partiran amb molt avantatge quan l'e-factura sigui totalment ineludible.
Sancions i riscos de no complir amb la factura electrònica obligatòria
Ignorar aquests canvis no és una opció. La normativa preveu un ventall de multes i sancions econòmiques per als qui, estant obligats, no emetin, gestionin o conservin correctament les factures electròniques, o utilitzin programes de doble ús o no homologats.
Entre les sancions que es manegen als projectes normatius ia la pràctica de l'Administració s'inclouen multes de fins a 10.000 € per infracció en matèria de sistemes de facturació, que es poden incrementar en cas de reincidència o quan s'acrediti una voluntat clara de defraudar.
També es preveuen sancions calculades com un percentatge sobre el volum d'operacions no facturades correctament , per exemple, un 1% de l'import total no registrat de forma adequada, amb mínims i màxims per trimestre que poden anar des de 300€ fins a 6.000€.
Si la infracció afecta l'emmagatzematge o la conservació de factures (per exemple, no es conserven durant els 4 anys exigits o no és possible recuperar-les en el seu format original), les multes es poden fixar com a 300 € per operació afectada o un 2 % de l'import de les factures implicades, aplicant el major dels dos imports.
Més enllà de l'impacte econòmic directe, l'ús de programari no conforme o la manca de traçabilitat a les factures pot comportar pèrdua d'ajudes com el Kit Digital , problemes de reputació amb clients i proveïdors, i fins i tot, en casos molt greus de frau fiscal, la suspensió temporal de l'activitat o la cancel·lació del registre del contribuent.
Com es poden preparar autònoms, pimes i grans empreses
Adaptar-se a la factura electrònica no ha de ser traumàtic si s'enfoca com un projecte de digitalització ben planificat i no com un simple tràmit d'última hora. Encara que el detall tècnic definitiu encara depèn de la normativa pendent, hi ha passos que ja es poden fer.
Per als autònoms, el primer moviment sol ser escollir un programa de facturació senzill però compatible amb l'e-factura , configurar el certificat digital , familiaritzar-se amb el nou format de factures i assegurar-se que tota la documentació es guarda de manera segura i ordenada.
En el cas de pimes i empreses més grans, pot ser necessari un projecte una mica més ampli que inclogui auditoria del sistema actual, integració amb comptabilitat, bancs i inventari , definició de nous fluxos d'aprovació de factures i formació de diversos equips (administració, finances, vendes, etc.).
En tots els casos, resulta molt recomanable mantenir-se al dia de les novetats normatives (consultant fonts oficials o recolzant-se en assessors especialitzats) i no dubtar a demanar ajuda professional, sobretot si es manegen grans volums de factures o si s'opera a diversos països amb normatives diferents.
L'objectiu és que quan l'obligatorietat sigui plena, tant l'emissió com la recepció i l'arxiu de les factures electròniques ja siguin part natural de l'operativa diària del negoci, sense ensurts ni aturades en l'activitat.
La generalització de la factura electrònica obligatòria pot semblar un repte complex, però ben aprofitada es converteix en una oportunitat real per modernitzar processos, retallar costos, guanyar control sobre la tresoreria i millorar la relació amb lAdministració i amb els socis comercials . Començar a preparar-se amb temps és la millor manera de convertir aquesta obligació legal en un avantatge competitiu clar.
