Sådan bruger du AI i Excel og Word: Copilot, ChatGPT og Agenttilstand

Informatic Digital » Recursos » Sådan bruger du AI i Excel og Word: Copilot, ChatGPT og Agenttilstand

Kunstig intelligens har haft en stærk indflydelse på de produktivitetsværktøjer, vi bruger hver dag, og i dag er det muligt at arbejde hurtigere og mere gnidningsløst i Excel og Word takket være Copilot og assistenter som ChatGPT. Du behøver ikke at være ekspert: med naturlige sprogprompter kan du oprette analyser, formater, kladder og formler, der tidligere krævede tid og specialiseret viden.

I de følgende linjer vil du se, hvordan du får mest muligt ud af Copilot i Excel og Word, hvilke fordele det tilbyder, hvor du finder det, hvordan du beder det om præcis det, du har brug for, så det gør det rigtigt første gang, og hvilke begrænsninger og krav du skal huske på (såsom brugskreditter eller Copilot Pro-abonnementet). Vi vil også gennemgå "Agenttilstand", en videreudvikling af disse funktioner til iterativ orkestrering af flertrinsopgaver.

Hvad kan AI gøre for dig i Excel?

Copilot i Excel er designet til at gøre hverdagens opgaver lettere: det kan hente data fra nettet eller din organisation , hjælpe dig med at fremhæve relevante oplysninger, sortere og filtrere, opbygge formler med klare forklaringer og afsløre mønstre og tendenser på få sekunder.

En af fordelene er dataimport. Hvis din fil er gemt på OneDrive eller SharePoint, eller du har brug for at importere offentlige data, kan Copilot forberede dit regneark ved at oprette forbindelse til disse kilder og give dig indholdet i et område eller en tabel, der er klar til brug.

Det er også nyttigt til formatering. Du kan f.eks. bede den om kun at vise celler med tal, om at indstille et filter med værdier over en bestemt tærskel eller om at anvende et brugerdefineret sorteringskriterium for at gøre din visning mere overskuelig.

I beregningssektionen hjælper Copilot dig med at oprette nye kolonner og rækker med operationer baseret på eksisterende data, og forklarer også, hvordan hver formel fungerer , og hvordan du automatiserer opgaver ved at programmere makroer i Excel trin for trin, så du ikke bare skal bruge "kopiér og indsæt".

Endelig kan du spørge den direkte om dine data. I hurtige svar vil den give dig opsummeringer, diagrammer, pivottabeller, tendenser og outliers, så du kan identificere relevante oplysninger på farten og undgå at fare vild i endeløse regneark.

Hvor finder man Copilot, og hvordan kommer man i gang med Excel

Adgangen er ligetil: På fanen Hjem kan du se Copilot-ikonet i båndet. Derfra kan du åbne samtaleoplevelsen, bruge forudkonfigurerede promptidéer eller skrive din egen anmodning med dine egne ord.

En anden måde at aktivere den på er ved at vælge en celle. Hvis du gør det, vises et blinkende ikon, der er knyttet til Copilot, og som aktiverer kontekstuelle handlinger på det specifikke punkt i arket – ideelt til hurtige operationer.

Før du begynder, er det bedst at have dine data i en velstruktureret tabel eller et velstruktureret område. Dette hjælper Copilot med at læse dem præcist og foreslå utvetydige formler eller opsummeringer, hvilket undgår tåbelige fejl forårsaget af fejlfortolkede celler.

Den typiske arbejdsgang ville være: Du åbner Copilot, vælger mellem at oprette noget nyt, anmode om formler eller formatering, opsummere eller chatte direkte med din målgruppe. Hvis du vælger chat, kan du følge op med spørgsmål for iterativt at forfine resultatet, indtil det er perfekt.

Generer formler i Excel med ChatGPT eller Copilot

Du behøver ikke en præcis teknisk prompt for at få brugbare formler. Forestil dig bare, at du taler med en person og naturligt forklarer, hvad du vil opnå, og hvilke data du har, og så vil AI'en returnere formlens rammeværk og den underliggende logik.

Hvis din beskrivelse ikke er helt korrekt, kan du starte med at spørge noget generelt som "find en værdi i en kolonne", og AI'en vil svare med den nødvendige struktur og argumenter. På denne måde vil du forstå, hvilken funktion der bedst passer til dine behov, og hvordan du justerer hver parameter, så den passer til din specifikke situation.

Når du har brug for at kopiere og indsætte noget uden at ændre noget, skal du præcist beskrive placeringen af ​​hvert enkelt dataelement. For eksempel: "Jeg har numeriske værdier i kolonne C op til række 200, og jeg ønsker en formel i celle E5, der tæller, hvor mange celler der er lig med 5." Med disse oplysninger vil AI'en generere en præcis formel, der er målrettet mod de korrekte områder og celler.

Denne tilgang fungerer lige så godt med andre almindelige opgaver: at udarbejde en tabel, som du derefter filtrerer, konvertere tal til stregkoder med en specifik formel eller planlægge fjernelse af dubletter i et datasæt.

Praktisk tip: Gennemgå den resulterende formel, eller test den med en delmængde af data. AI-modeller er effektive, men de kan lejlighedsvis foreslå noget, der ikke passer perfekt til dit regneark, især hvis den oprindelige struktur ikke er tydelig.

Copilot i Word: fra udkast til endelig version

Så snart du åbner et nyt dokument, vises Copilot øverst, klar til at modtage din første instruktion. Du kan bede om et udkast med et bestemt format, en tone eller en omtrentlig længde, og på få sekunder har du en indledende tekst, du kan redigere.

Under processen foreslår AI'en endda udvidelser til prompten for at gøre anmodningen mere effektiv. Når den returnerer kladden, kan du beholde, generere eller slette den, og du kan også redigere prompten for at forfine den eller forberede dokumentet til digital underskrift uden at starte forfra hver gang.

Ud over den indledende tekstboks er der to meget nyttige måder at bruge Copilot på i Word. For det første kan du åbne kontekstuelle handlinger på et hvilket som helst afsnit for at udvide, omskrive, ændre typografier, udtrække en tabel eller opsummere ideer med et enkelt klik.

På den anden side kan du fra båndet åbne en sidebjælke med chatbotten. Der kan du anmode om ændringer i dokumentet, generere et nyt udkast, oprette et billede, der skal indsættes, eller få svar på dine spørgsmål, mens du skriver, så research og skrivning går hånd i hånd.

Skabeloner, analyser og praktiske eksempler i Excel

Ud over formler kan Copilot oprette nyttige strukturer. Hvis du for eksempel beder om en kalender for en bestemt måned med rækker til noter og ugedage øverst, returneres en skabelon, som du kan indsætte direkte på dit ark.

Det er værd at bemærke, at stil- eller farveinstruktioner nogle gange ikke gælder præcis, som du har beskrevet dem. I disse tilfælde kan Copilot give dig strukturen og instruktionerne til at udfylde formatet manuelt på få sekunder.

På analysefronten returnerer indlæsning af et datasæt (f.eks. salg pr. land) og spørgsmålet "hvilket land vises oftest i kolonne B?" resultatet og dets forklaring. Derefter foreslås intelligente opfølgende spørgsmål , såsom det samlede salg pr. land eller det bedst sælgende produkt i hver region.

Denne dynamik gør eksplorativ analyse agil: du stiller et spørgsmål, verificerer dataene og fortsætter med at dykke dybere med nye spørgsmål uden først at skulle opsætte en tung struktur af pivottabeller eller komplekse formler.

PowerPoint-præsentationer på farten

Copilot kan generere en præsentation fra bunden med en simpel prompt. Hvis du definerer målet (f.eks. en produktlancering) og giver en liste over specifikationer eller nøglepunkter, returnerer den et sæt slides med titler, ideer og visuelle elementer, der er klar til gennemgang.

Den kan også oprette billeder, fremhæve nøgledata og i visse scenarier bruge Word- eller Excel-dokumenter som grundlag for en præsentation. Selvom nogle af disse funktioner stadig er under udvikling, sparer den indledende slideoprettelsesproces allerede en betydelig mængde tid.

Krav, brugskreditter og Copilot Pro

Hvis du allerede betaler for Microsoft 365 Personal eller Family, kan du få adgang til Copilot i Word, Excel og PowerPoint uden ekstra omkostninger, men det bruger et kreditsystem. Hver AI-anmodning bruger én kredit, og du har 60 kreditter om måneden , som fornyes i begyndelsen af ​​den følgende måned.

Du kan tjekke din saldo på account.microsoft.com i sektionen for dit abonnement. Ideen er, at du skal prøve det af og vænne dig til AI'en. Hvis du synes, det er utilstrækkeligt, er der Copilot Pro til €22 om måneden , som fjerner grænsen og giver dig mulighed for at bruge AI'en uden begrænsninger.

En vigtig detalje om familieabonnementet: Kun den primære abonnementsejer har adgang til Copilot i appsene. Andre delte brugere har ikke disse funktioner i Word eller Excel, hvilket er noget at huske på, hvis du administrerer abonnementet derhjemme.

Hvad angår oplevelsen, behøver du ikke Windows, en Copilot+ PC eller en NPU: behandlingen foregår i skyen, så Copilots opførsel er stort set identisk på nettet og computeren.

Agenttilstand og Office Agent: Hvad de er, og hvordan man bruger dem

Den såkaldte "Agent Mode" tager samarbejde med AI et skridt videre. Dens mål er at demokratisere avancerede funktioner, så AI med naturlige sprogprompter kan orkestrere flertrinsopgaver for at levere dokumenter, regneark og præsentationer af høj kvalitet.

I Excel kan du for eksempel anmode om et husholdningsbudget med kategorier (husleje, mad, forsyninger, brændstof, fritid) og regler, der advarer dig, når du overskrider grænsen; i SMV'er kan du oprette grundlæggende økonomiske analyser, der sparer en masse manuelt arbejde.

I Word hjælper agenten med CV'er, breve, rapporter eller resuméer, foreslår forbedringer og stiller spørgsmål for at præcisere din intention. Ideen er at arbejde iterativt: du starter med en prompt og guider AI'en til at forfine resultatet, indtil det passer.

Agenttilstand er aktiv i Frontier-programmet for Microsoft 365 Copilot-licenstagere og Microsoft 365 Personal- eller Family-abonnenter, så længe den er tilgængelig. I øjeblikket tilbydes den på nettet og på engelsk, med planer om at udvide til desktop. For at bruge den i Excel skal du installere Excel Labs-tilføjelsesprogrammet og aktivere den tilsvarende indstilling.

Derudover kan Office Agent i Copilot-chatten oprette PowerPoint-præsentationer og Word-dokumenter ud fra instruktioner, med en integration, der forventes at blive udvidet, så der er mindre og mindre friktion mellem ideer og endelige resultater.

Bedste praksis for at bede AI om ting

• Tydelig kontekstBeskriv hvilke data du har (kolonner, rækker, tabelnavne), og hvilket output du forventer.
• PlaceringsnøjagtighedHvis du vil indsætte en formel, skal du angive destinations- og kildekolonnerne og -cellerne.
• Hurtig iterationAnmod om det første udkast eller den første struktur, og bed derefter om specifikke ændringer.
• validering: tjek formler og resultater med små prøver, før de anvendes på helheden.

Brugsscenarier, der fungerer særligt godt

I Excel fungerer opgaver som strukturering (kalenderskabeloner, budgetter, formaterede lister), udforskende analyse med successive spørgsmål og oprettelse/forklaring af formler til almindelige beregninger fantastisk .

I Word kan du fremskynde processen til det endelige dokument ved at starte en tekst fra bunden med en bestemt tone og et bestemt format, omskrive afsnit, udvide ideer og generere integrerede tabeller eller billeder .

Når du har brug for præsentationer, opretter Copilot slide deck med titler, punktopstillinger og visuelle hjælpemidler baseret på en velskrevet prompt og referencemateriale. Derfra er den iterative proces med at forfine indhold og design det, der fører dig til et professionelt resultat.

Sådan skriver du bedre prompts

Tænk over mål og begrænsninger. "Jeg ønsker en kort rapport (300-400 ord), formel tone, med tre afsnit og en afsluttende tabel med nøgleparametre" er bedre end "giv mig en rapport". I Excel er "i celle E5 ønsker jeg en formel, der tæller værdierne lig med 5 i C2:C200" tydeligere end en vag anmodning om optælling.

Tilføj referencedata, når det er muligt: ​​tabelnavn, kolonneoverskrifter, intervaller eller forventede eksempler. Hvis det første forsøg ikke er perfekt, så bed om trinvise ændringer ("brug tusindtalsseparatorer", "sorter fra størst til mindst", "brug en mere personlig tone") for gradvist at komme tættere på det ønskede resultat.

Endelig kombinerer den struktur- og stilprompter. Først spørger den om strukturen (indeks, sektioner, datablokke), derefter forfiner den tonen, og afslutter med specifikke opgaver (tilføjelse af en opsummeringsrække, indsættelse af et billede, generering af en pivottabel med filtre).

Begrænsninger og realistiske forventninger

Selvom AI kan håndtere en masse arbejde, anvender den nogle gange ikke et specifikt format som anmodet, eller den afviger fra den oprindelige anmodning . Det er okay: insister på mere konkrete instruktioner, eller bed om trinvise instruktioner, hvis du foretrækker at afslutte manuelt.

Husk kreditsystemet i Microsoft 365 Personal eller Family: hver anmodning i Word, Excel eller PowerPoint bruger én kredit, og du har en månedlig grænse på 60. Hvis du har brug for ubegrænset intensiv brug, er der Copilot Pro-muligheden for €22 pr. måned.

Endelig er Agent Mode i øjeblikket kun tilgængelig på nettet og på engelsk, og for Excel kræver det Excel Labs. Integrationen vil blive udvidet over tid, så det er vigtigt at holde sig opdateret for at få mest muligt ud af den.

Med al denne vifte betyder brugen af ​​AI i Excel og Word at gå fra mekaniske opgaver til en målorienteret tilgang: Du importerer eller beskriver dine data, anmoder om analyser eller udkast med dine egne ord, validerer og justerer i korte iterationer og beholder den strategiske og kreative del, mens AI fremskynder det repetitive og giver dig kontekst til at træffe bedre beslutninger.

Relateret artikel:

Microsoft tester en gratis version af Office med annoncer og begrænsede funktioner