- Έξυπνη ψηφιοποίηση φυσικών εγγράφων χρησιμοποιώντας τεχνολογία OCR για άμεσες αναζητήσεις.
- Αυτοματοποιημένη οργάνωση με βάση ετικέτες και κανόνες ανάθεσης για την εξάλειψη του χάους στα χαρτιά.
- Σύστημα αυτοφιλοξενίας που χρησιμοποιεί Docker που εγγυάται πλήρη εμπιστευτικότητα πληροφοριών.
- Ευέλικτη δυνατότητα απορρόφησης μέσω διεπαφών ιστού, email και φακέλων κατανάλωσης.
Σας έχει τύχει ποτέ να σπαταλήσετε ένα ολόκληρο πρωινό ψάχνοντας για ένα παλιό μισθωτήριο συμβόλαιο ή για την απόδειξη του πλυντηρίου ρούχων που μόλις χάθηκε ακριβώς τη στιγμή που χρειάζεστε την προκαταβολή; Είναι ένας συνηθισμένος εφιάλτης: καταλήγουμε με βουνά από χαρτιά στοιβαγμένα σε συρτάρια ή, αν είμαστε λίγο πιο τεχνολογικά καταρτισμένοι, με φακέλους στους υπολογιστές μας γεμάτους αρχεία με άσκοπα ονόματα όπως "scan_123.pdf" που δεν μας λένε απολύτως τίποτα.
Για να λύσει αυτό το πρόβλημα, κυκλοφόρησε το Paperless-ngx, ένα εργαλείο ανοιχτού κώδικα που έχει σχεδιαστεί για να μετατρέπει τα φυσικά σας έγγραφα σε ένα έξυπνο ψηφιακό αρχείο . Δεν πρόκειται μόνο για την αποθήκευση ενός PDF, αλλά για τη δημιουργία ενός συστήματος όπου οι πληροφορίες είναι πραγματικά αναζητήσιμες και οργανωμένες χωρίς να χρειάζεται να αφιερώνετε ώρες της ζωής σας σε αυτές κάθε εβδομάδα.
Τι κάνει το Paperless-ngx ξεχωριστό;
Το πρώτο πράγμα που ξεχωρίζει είναι η ικανότητά του να μας βοηθά να καταργήσουμε το χαρτί . Μπορούμε να σαρώσουμε μισθοδοτικές καταστάσεις, συμβόλαια ή τιμολόγια και, εφόσον το επιτρέπει ο νόμος, να απορρίψουμε το πρωτότυπο. Αλλά η πραγματική μαγεία βρίσκεται στην OCR (Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων) . Αυτή η τεχνολογία επιτρέπει στο πρόγραμμα να «διαβάζει» το κείμενο μέσα στην εικόνα ή το PDF. Έτσι, αν αναζητήσετε τη λέξη «Ηλεκτρισμός», το σύστημα θα βρει όλα τα τιμολόγια της εταιρείας ηλεκτρικής ενέργειας, ακόμα κι αν το αρχείο ονομάζεται «final_document.pdf».
Επιπλέον, το σύστημα διαθέτει ένα εξαιρετικά εύχρηστο σύστημα αυτόματης προσθήκης ετικετών που μαθαίνει τις συνήθειές σας. Με την πάροδο του χρόνου, εάν εντοπίσει ότι ένα έγγραφο αναφέρει τον ιδιοκτήτη ή τους όρους ενοικίασης, θα αντιστοιχίσει αυτόματα ετικέτες όπως "Στέγαση" ή "Σύμβαση". Ως διαδικτυακή διεπαφή, έχετε το πλεονέκτημα της πρόσβασης στα έγγραφά σας από οποιαδήποτε συσκευή - κινητό τηλέφωνο, tablet ή υπολογιστή - εφόσον είστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο.
Σύγκριση με εμπορικές λύσεις
Εξετάζοντας την αγορά, υπάρχουν ορισμένα πολύ ισχυρά συστήματα διαχείρισης εγγράφων, αλλά τα περισσότερα είναι εξωφρενικά ακριβά και απαιτούν την αποθήκευση δεδομένων σε υπηρεσίες cloud τρίτων. Κάποιο εταιρικό λογισμικό φαίνεται φανταστικό, αλλά όταν προσπαθείτε να το εγκαταστήσετε τοπικά, το κόστος είναι απαγορευτικό . Μερικές φορές προσφέρουν φθηνότερα μηνιαία προγράμματα, αλλά αυτό σημαίνει ότι εξαρτώνται από εξωτερικούς διακομιστές στο μοντέλο SaaS . Εάν σταματήσετε να πληρώνετε, χάνετε την πρόσβαση σε ολόκληρο τον οργανισμό σας.
Το Paperless-ngx σπάει αυτό το καλούπι καθώς φιλοξενείται αυτομάτως . Αυτό σημαίνει ότι έχετε τον πλήρη έλεγχο των δεδομένων σας, διατηρώντας απόλυτο απόρρητο για τα προσωπικά ή τα επαγγελματικά σας έγγραφα χωρίς μηνιαίες χρεώσεις ή την ανησυχία μιας εξωτερικής εταιρείας που διαχειρίζεται τις πληροφορίες σας.
Εγκατάσταση και τεχνική ανάπτυξη
Για να ρυθμίσετε αυτό το σύστημα και να διατηρήσετε το μηχάνημα καθαρό, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε το Docker και το Docker Compose . Όσον αφορά τη βάση δεδομένων, ενώ μπορούν να χρησιμοποιηθούν SQLite ή MariaDB, η PostgreSQL είναι η προτιμώμενη επιλογή για σταθερότητα και απόδοση.
Αν ψάχνετε για μέγιστη απλότητα, οι προγραμματιστές προσφέρουν ένα αυτοματοποιημένο σενάριο εγκατάστασης που μπορεί να εκτελεστεί από το τερματικό. Αφού δημιουργήσετε έναν ειδικό φάκελο και εκτελέσετε την εντολή εγκατάστασης μέσω του curl, ένας οδηγός θα ξεκινήσει να σας καθοδηγεί στη διαμόρφωση της υπηρεσίας. Είναι σημαντικό να θυμάστε να μην εκτελείτε σενάρια από άγνωστες πηγές, αλλά το επίσημο αποθετήριο GitHub είναι ένα ασφαλές μέρος για να το αποκτήσετε.
Για όσους χρησιμοποιούν πιο μέτριο υλικό, όπως ένα Raspberry Pi , η εγκατάσταση είναι δυνατή, αν και απαιτείται υπομονή. Εάν χρησιμοποιείτε παλαιότερα μοντέλα ή μοντέλα με περιορισμένη μνήμη RAM, η διαδικασία OCR μπορεί να είναι αρκετά αργή . Είναι φυσιολογικό να χρειαστούν αρκετά λεπτά την πρώτη φορά που ανεβάζετε ένα αρχείο. Εφόσον τα αρχεία καταγραφής δεν εμφανίζουν σφάλματα, το σύστημα απλώς εργάζεται σκληρά για την επεξεργασία του κειμένου.
Απαιτήσεις και προηγμένη διαμόρφωση
Για ομαλή λειτουργία, ειδικά αν επεξεργάζεστε πολλά έγγραφα, συνιστάται ένας διακομιστής που εκτελεί Ubuntu 20.04+, Debian 11+ ή CentOS 8+ . Ενώ η ελάχιστη χωρητικότητα είναι 2 GB RAM, τα 4 GB είναι ιδανικά για εντατική OCR , μαζί με τουλάχιστον έναν διπύρηνο επεξεργαστή και έναν SSD για εξαιρετικά γρήγορη απόδοση βάσης δεδομένων.
Κατά την αρχική εγκατάσταση, είναι σημαντικό να προσαρμόσετε το αρχείο .env ώστε να ορίσετε τη γλώσσα OCR στα Ισπανικά (spa) και τη σωστή ζώνη ώρας (Ευρώπη/Μαδρίτη). Μόλις αναπτυχθεί, πρέπει να δημιουργηθεί ένας λογαριασμός διαχειριστή ή υπερχρήστη μέσω της κονσόλας για να αποκτήσετε πρόσβαση στη διεπαφή ιστού, η οποία συνήθως είναι διαθέσιμη στη θύρα 8000 της τοπικής διεύθυνσης IP.
Ροές εργασίας και διαχείριση εγγράφων
Μόλις εισέλθετε στο εσωτερικό, η ισχύς του εργαλείου αποκαλύπτεται στην ενότητα εγγράφων, όπου μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε αρχεία . Αυτό είναι πολύ χρήσιμο για την αποθήκευση τιμολογίων που είναι διαθέσιμα μόνο όταν είστε πελάτης μιας εταιρείας και που μπορεί να είναι χρήσιμα στο μέλλον. Χρησιμοποιώντας το κουμπί επεξεργασίας, μπορείτε να διαμορφώσετε ανταποκριτές και τύπους εγγράφων για ακριβή οργάνωση.
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να φτάσουν τα έγγραφα στο σύστημα. Εκτός από τις μη αυτόματες μεταφορτώσεις, μπορείτε να διαμορφώσετε έναν τόμο χρήσης , έναν φάκελο όπου οποιοδήποτε αρχείο μεταφορτώνετε θα υποβάλλεται σε αυτόματη επεξεργασία. Μπορείτε ακόμη και να συνδέσετε το σύστημα με έναν ασφαλή λογαριασμό email μέσω IMAP. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες έτσι ώστε οποιοδήποτε email που περιέχει τη λέξη "τιμολόγιο" να υποβάλλεται σε αυτόματη επεξεργασία και να αρχειοθετείται χωρίς να χρειάζεται να κουνήσετε ούτε το δάχτυλό σας.
Για να βελτιστοποιήσετε την αναζήτηση, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόματους κανόνες ανάθεσης στον πίνακα ελέγχου. Για παράδειγμα, εάν ο αποστολέας είναι μια συγκεκριμένη διεύθυνση email, το σύστημα θα αντιστοιχίσει την κατάλληλη αντίστοιχη διεύθυνση email και την ετικέτα "Έξοδα", καθιστώντας τον οργανισμό σχεδόν αόρατο στον χρήστη.
Αυτή η λύση μετατρέπει την κουραστική εργασία της αρχειοθέτησης εγγράφων σε μια αποτελεσματική, ψηφιακή διαδικασία. Χάρη στη χρήση του Tesseract για OCR και την ευελιξία του Docker, οποιοσδήποτε διαθέτει έναν βασικό διακομιστή μπορεί να δημιουργήσει ένα ασφαλές, ανθεκτικό και, πάνω απ' όλα, ιδιωτικό ψηφιακό αρχείο , εξαλείφοντας οριστικά την εξάρτηση από συρτάρια γεμάτα χαρτιά και απεγνωσμένες αναζητήσεις της τελευταίας στιγμής.
