Πώς να αφαιρέσετε μεταδεδομένα και κρυφές πληροφορίες από ένα PDF με το ONLYOFFICE Docs

Informatec Digital » ασφάλεια » Πώς να αφαιρέσετε μεταδεδομένα και κρυφές πληροφορίες από ένα PDF με το ONLYOFFICE Docs

Μερικές φορές υποθέτουμε ότι όταν στέλνουμε ένα αρχείο, μόνο ο παραλήπτης θα διαβάσει αυτό που έχουμε γράψει. Ωστόσο, η πραγματικότητα είναι ότι τα ψηφιακά έγγραφα φέρουν ένα είδος αόρατης αποσκευής που ονομάζεται μεταδεδομένα , η οποία αποθηκεύει τα πάντα, από το ποιος δημιούργησε το αρχείο έως την έκδοση λογισμικού που χρησιμοποιήθηκε. Αυτές οι πληροφορίες, αν και δεν είναι άμεσα εμφανείς, μπορεί να είναι ένας πραγματικός πονοκέφαλος αν πέσουν σε λάθος χέρια.

Για όσους χρησιμοποιούν εργαλεία όπως το ONLYOFFICE Docs ή σουίτες γραφείου, είναι ζωτικής σημασίας να γνωρίζουν πώς να εκτελούν έναν ενδελεχή καθαρισμό. Δεν πρόκειται μόνο για την αφαίρεση του ονόματος του συντάκτη, αλλά και για τη διασφάλιση του πλήρους απορρήτου του οργανισμού , αποτρέποντας την αποκάλυψη λειτουργικών μυστικών που δεν θα έπρεπε να φεύγουν από το γραφείο από εσωτερικές διαδρομές διακομιστή ή ιστορικό επεξεργασίας.

Τι είναι τα μεταδεδομένα και γιατί αποτελούν κίνδυνο;

Με απλά λόγια, τα μεταδεδομένα είναι δεδομένα που περιγράφουν άλλα δεδομένα. Αν τραβήξουμε μια φωτογραφία, το περιεχόμενο είναι η ίδια η εικόνα, αλλά τα μεταδεδομένα είναι οι ακριβείς συντεταγμένες GPS του σημείου λήψης ή του μοντέλου του τηλεφώνου. Σε ένα έγγραφο PDF ή Word, αυτό μεταφράζεται στο όνομα χρήστη των Windows, την ημερομηνία δημιουργίας, τον οργανισμό, ακόμη και στο ιστορικό αναθεωρήσεων.

Ο πραγματικός κίνδυνος προκύπτει όταν στέλνουμε αυτά τα αρχεία σε πελάτες ή προμηθευτές. Αν δεν καθαρίσουμε αυτές τις ιδιοκτησίες, ουσιαστικά δίνουμε πολύτιμες πληροφορίες. Ένα κλασικό παράδειγμα ήταν ο βρετανικός φάκελος για το Ιράκ το 2003, όπου το ενσωματωμένο ιστορικό αναθεωρήσεων αποκάλυψε ολόκληρη την συντακτική αλυσίδα, προκαλώντας ένα σημαντικό διπλωματικό επεισόδιο λόγω μιας απλής τεχνικής παράλειψης.

Πώς να καθαρίσετε τα μεταδεδομένα σε PDF με το ONLYOFFICE και άλλα εργαλεία

Εάν εργάζεστε με ONLYOFFICE Docs και θέλετε να διαχειριστείτε τις πληροφορίες του PDF σας, το πρώτο βήμα είναι να ρίξετε μια ματιά σε αυτά που υπάρχουν. Για να δείτε αυτά τα δεδομένα, μεταβείτε στο μενού "Αρχείο" και επιλέξτε "Ιδιότητες ". Μόλις φτάσετε εκεί, εάν θέλετε να διαγράψετε πληροφορίες, μπορείτε να μεταβείτε στα "Πρόσθετα μεταδεδομένα ", να αποκτήσετε πρόσβαση στη λειτουργία "Για προχωρημένους" και να διαγράψετε γραμμή προς γραμμή τα δεδομένα που δεν θέλετε να δει κανείς.

Αν ψάχνετε για άλλες επαγγελματικές εναλλακτικές λύσεις για αρχεία PDF, υπάρχουν αρκετές επιλογές ανάλογα με το επίπεδο ελέγχου που χρειάζεστε:

• Adobe Acrobat Pro: Διαθέτει μια ισχυρή λειτουργία που ονομάζεται "Protect" που επιτρέπει αφαιρέστε κρυφές πληροφορίες μέσω μιας λεπτομερούς σάρωσης του εγγράφου.
• NitroPDF: Σας επιτρέπει να διαγράφετε γρήγορα μεταδεδομένα από την καρτέλα προστασίας στην ενότητα συγγραφή περιεχομένου.
• Foxit PhantomPDF: Προσφέρει μια απλή διαδρομή μέσω της επιλογής "Προστασία" και στη συνέχεια "Κρυμμένα Δεδομένα" για να επισήμανση και διαγραφή τα συγκεκριμένα μεταδεδομένα.
• Διαδικτυακά εργαλεία: Υπάρχουν ιστότοποι όπως το PDFYeah που αυτοματοποιούν τη διαδικασία, αν και πρέπει να έχετε Να είστε προσεκτικοί με την εμπιστευτικότητα κατά την αποστολή ευαίσθητων αρχείων σε εξωτερικούς διακομιστές.

Το Document Inspector στη σουίτα του Microsoft Office

Εάν το αρχικό έγγραφο είναι αρχείο Word, Excel ή PowerPoint, είναι καλύτερο να καθαρίσετε τα δεδομένα πριν το μετατρέψετε σε PDF. Το Document Inspector είναι το βασικό εργαλείο εδώ. Σας επιτρέπει να βρείτε και να καταργήσετε σχόλια, εντοπισμένες αλλαγές, ιδιότητες διακομιστή εγγράφων , ακόμη και κρυφό κείμενο (αν και δεν ανιχνεύει λευκό κείμενο σε λευκό φόντο).

Για να το χρησιμοποιήσετε, απλώς μεταβείτε στο "Αρχείο", επιλέξτε "Πληροφορίες" και, στη συνέχεια, "Έλεγχος για προβλήματα ". Αφού εκτελέσετε τη σάρωση, μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή "Κατάργηση όλων" σε οποιαδήποτε στοιχεία θεωρείτε προβληματικά. Στο Excel, αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τη διαγραφή κρυφών φύλλων ή γραμμών και στηλών που περιέχουν δεδομένα που δεν θέλετε να δει ο παραλήπτης.

Βασικές διαφορές: Αφαίρεση μεταδεδομένων έναντι διαγραφής περιεχομένου

Εδώ είναι που πολλοί άνθρωποι κάνουν λάθος. Είναι σημαντικό να διευκρινιστεί ότι η αφαίρεση μεταδεδομένων δεν είναι το ίδιο με τη διαγραφή κειμένου . Η διαγραφή μεταδεδομένων καθαρίζει τις αόρατες ιδιότητες του αρχείου (συγγραφέας, ημερομηνίες, λογισμικό), αλλά δεν διαγράφει λέξεις που είναι γραμμένες στη σελίδα. Εάν έχετε έναν αριθμό τηλεφώνου ή ένα εμπιστευτικό όνομα ορατό, χρειάζεστε μια οπτική διαγραφή για να κάνετε το έγγραφο λιγότερο ορατό.

Εάν διαγράψετε μόνο τα μεταδεδομένα αλλά αφήσετε το ευαίσθητο κείμενο, τα δεδομένα παραμένουν. Αντίθετα, εάν διαγράψετε το κείμενο με ένα μαύρο πλαίσιο αλλά δεν διαγράψετε τα μεταδεδομένα, το όνομα του αρχικού δημιουργού θα εξακολουθεί να εμφανίζεται στις ιδιότητες του αρχείου. Ιδανικά, θα πρέπει να εκτελούνται και οι δύο διαδικασίες για να διασφαλιστεί η πλήρης ανωνυμοποίηση.

Προηγμένες συμβουλές και τεχνικές προειδοποιήσεις

Για όσους έχουν περισσότερες τεχνικές γνώσεις, εργαλεία όπως το ExifTool είναι φανταστικά, αλλά έχουν μια παγίδα. Η εκτέλεση της εντολής για τη διαγραφή όλων των στοιχείων σε ένα PDF μπορεί να αντιστραφεί, εκτός εάν χρησιμοποιηθεί μια διαδικασία γραμμικοποίησης με το qpdf . Διαφορετικά, κάποιος με τις απαραίτητες δεξιότητες θα μπορούσε να ανακτήσει τα διαγραμμένα δεδομένα.

Ένα άλλο σημαντικό σημείο είναι οι ψηφιακές υπογραφές . Εάν ένα έγγραφο είναι ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο, οποιαδήποτε τροποποίηση στα μεταδεδομένα θα μπορούσε να ακυρώσει την υπογραφή. Είναι απαραίτητο να ελέγξετε εάν το αρχείο διαθέτει υπογραφή πριν το καθαρίσετε και, εάν είναι απαραίτητο, να υπογράψετε ξανά το έγγραφο αφού καθαριστεί.

Διαχείριση δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα και άλλες μορφές

Στην περίπτωση του χώρου εργασίας ONLYOFFICE, υπάρχει μια πολύ χρήσιμη λειτουργία που ονομάζεται Προσαρμοσμένο φίλτρο για αρχεία .xlsx. Αυτό δεν διαγράφει μεταδεδομένα, αλλά σας επιτρέπει να κάνετε κοινή χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου όπου οι χρήστες βλέπουν μόνο τα δεδομένα που έχετε φιλτράρει, εμποδίζοντάς τους να χειραγωγήσουν την προβολή για να ανακαλύψουν κρυφές πληροφορίες σε άλλα κελιά.

Στο Visio, η διαδικασία είναι παρόμοια με αυτήν του Office: αποκτάτε πρόσβαση στις "Πληροφορίες", επιλέγετε "Έλεγχος για προβλήματα" και επιλέγετε "Κατάργηση προσωπικών πληροφοριών" , η οποία καθαρίζει τα σχόλια και τις διαδρομές προτύπων που θα μπορούσαν να είναι ευαίσθητες.

Η διατήρηση της ψηφιακής υγιεινής των αρχείων μας είναι η καλύτερη άμυνα κατά των τυχαίων διαρροών. Από τη χρήση επιθεωρητών εγγράφων στο Office μέχρι τον χειροκίνητο καθαρισμό ιδιοτήτων στο ONLYOFFICE ή τη χρήση εξειδικευμένου λογισμικού PDF, ο στόχος είναι πάντα ο ίδιος: ο παραλήπτης να λαμβάνει μόνο το ορατό περιεχόμενο, εξαλείφοντας κάθε ίχνος ταυτότητας ή εσωτερικής υποδομής που θα μπορούσε να αξιοποιηθεί κακόβουλα.