ERP-süsteem ja laoseisu kontroll: täielik juhend teie lao jaoks

Informatec Digital » Ressursid » ERP-süsteem ja laoseisu kontroll: täielik juhend teie lao jaoks

Varude haldamine ja kontroll on muutunud üheks kõige kriitilisemaks aspektiks iga ettevõtte jaoks, alates väikesest jaemüügiettevõttest kuni suure turustajani. Kui sissetulevat, väljaminevat ja laos olevat kaupa korralikult ei jälgita, on väga lihtne müüki kaotada, kulusid hüppeliselt tõsta ja kõiki igapäevaseid toiminguid keerulisemaks muuta.

Hea laoarvestusele spetsialiseerunud ERP-süsteem , mida sageli toetab füüsilise lao haldamiseks mõeldud WMS-tarkvara, võimaldab protsesse automatiseerida, tagab reaalajas nähtavuse ja muudab lao ettevõtte strateegiliseks osaks, mitte lihtsalt kassaalaks, kus asju iga päev improviseeritakse; kõik see on osa ettevõtete digitaalsest transformatsioonist.

ERP-süsteem ja laohaldus: põhimõisted

Varude haldamise all peame silmas kogu ettevõtte varude jälgimise, kontrollimise ja planeerimise protsessi: alates hankimisest ja ladustamisest kuni müügi või sisetarbimiseni. See hõlmab teadmist, millised kaubad on saadaval, millistes kogustes, kus need asuvad ja milline on nende seisukord.

Selle juhtimise võtmeosa hõlmab tasakaalustatud varude taseme hoidmist ; see tähendab, et ei tohi tekkida puudusi (mis viivad laoseisu ja müügi vähenemiseni) ega ka liiga palju varusid (mis toovad kaasa täiendavaid finantskulusid, ruumipuuduse ja vananemise riski). Selle saavutamiseks on oluline ette näha tulevast nõudlust ja kohandada oste strateegiliselt, mitte tegutseda intuitsiooni järgi.

ERP-süsteem on tsentraliseeritud andmeplatvorm , mis integreerib laoseisu, ostu, müügi, raamatupidamise, lepingud, müügijärgse teeninduse ja paljudel juhtudel ka tootmise. Kogu teave voolab ühte andmebaasi, vähendades dubleerimist, käsitsi tehtud vigu ja andmete uuendamise viivitusi. See areng on kooskõlas tehnoloogia ja digitaalse äri trendidega.

Tänu ERP-le saab ettevõte reaalajas analüüsida laoseisu , tuvastada probleemseid kaupu, näha tarbimistrende ja teha objektiivsemaid otsuseid hanke, pakkumiste või lao ümberkorraldamise kohta.

Lisaks võimaldab laoseisupõhine ERP-süsteem iga sissetuleva ja väljamineva tehingu automaatset registreerimist ja kontrolli. Ostu sooritamisel uuendatakse laoseisu; müügi või tootmise toimumisel arvatakse vastavad ühikud maha – seda kõike ilma hajutatud arvutustabelite või paberkandjal dokumentideta.

Miks on ERP varude haldamiseks oluline

Kaasaegse varude haldamise ERP-süsteemi omamine pole enam luksus, vaid praktiline vajadus ettevõtetele, kes soovivad olla konkurentsivõimelised. Ilma selle tööriistata tugineb varude haldamine sageli käsitsi tehtavatele protsessidele, arvutustabelitele ja aegunud süsteemidele, mis ei paku usaldusväärset ega ajakohast ülevaadet.

ERP-süsteemiga registreeritakse jälgitaval viisil iga laoseisu mõjutav tehing : ostutellimused, vastuvõtukviitungid, müük, tagastused, tootmise tarbimine ja laoseisu korrigeerimised. See jälgitavus lihtsustab auditeid, juhtumite läbivaatamist ja kvaliteedinõuete järgimist reguleeritud sektorites.

Teine oluline eelis on võimalus optimeerida iga kaubaartikli minimaalset ja maksimaalset laoseisu . ERP-süsteem suudab müügiajaloo ja tarneaegade põhjal arvutada soovituslikud minimaalsed laoseisud ning genereerida hoiatusi, kui on oht, et laoseis on otsas või et kaup jääb üle.

Paljudel juhtudel võimaldab süsteem blokeerida toodete saatmist, millel pole laos piisavalt raha , vältides kardetud "negatiivset laoseisu", mis põhjustab nii palju moonutusi. See aitab säilitada andmete järjepidevust ja vähendada vigu suure käibega keskkondades.

ERP võimaldab ka mitme lao laoseisu ülevaadet: erinevaid filiaale, kauplusi, keskladusid ja satelliite saab hallata koordineeritult, kasutades sisemisi ülekandeid, koondatud ülevaadet globaalsest laost ja analüüsi logistikakeskuste kaupa.

ERP piirangud ilma täiustatud laohaldussüsteemita jaotusvõrgus

Suure tegevusmahuga, mitme asukohaga ja laia valiku referentsidega jaotusettevõtetes võib ainuüksi ERP jääda operatiivsel tasandil ebapiisavaks, kui seda ei täienda spetsiaalne WMS-tarkvara (laohaldussüsteem) ja automatiseerimislahendused, näiteks logistikarobotid.

ERP-süsteemid on loodud planeerimiseks, salvestamiseks ja analüüsimiseks , kuid need ei kirjelda alati üksikasjalikult, kuidas tooted laos füüsiliselt liiguvad: konkreetsed asukohad, komplekteerimismarsruudid, reaalajas sisemised liikumised või täiustatud asukoha ja tsooni haldamine, mis sageli nõuavad nende teostamiseks autonoomseid toiminguid .

Ilma laohaldussüsteemita on tavalised vead tellimuste ettevalmistamisel , sisemiste liikumiste jälgitavuse puudumine, liiga pikad komplekteerimisajad ja olemasoleva ruumi ebaefektiivne kasutamine. Kõik see toob kaasa viivitusi, lisakulusid ja halvemat klienditeenindust.

ERP ja WMS integreerimise abil haldab ERP-süsteem planeerimist ja üldist teavet , samal ajal kui WMS teostab ja valideerib füüsilisi liikumisi laos. Iga vastuvõtt, üleviimine, ladustamine, komplekteerimine ja saatmine registreeritakse ning sünkroniseeritakse raamatupidamise ja müügivarudega.

Sel viisil ei põhine ERP-ga varude haldamine enam teoreetilistel andmetel, vaid hakkab täpselt kajastama lao tegelikku olukorda , vähendades lahknevusi füüsilise ja registreeritud laoseisu vahel, mis on üks suurimaid peavalusid pärast intensiivseid müügikampaaniaid.

Tippnõudluse, müügi ja laoseisu tasakaalustamatus

Pärast suuremahulisi kampaaniaid, nagu allahindlused, must reede või tipphooajad (näiteks talv moes), satuvad paljud laod keerulisse olukorda: laost otsa saanud kaubad ei avastata õigeaegselt , hooajaliste toodete ülejäägid, lahknevused teoreetilise ja füüsilise laoseisu vahel ning kaootilised asukohad.

Nendel tipptundidel on tavaliselt prioriteediks tellimuste võimalikult kiire täitmine . See toob kaasa kiirendatud komplekteerimisprotsessid, käsitsi laoseisu korrigeerimise ilma nõuetekohase valideerimiseta ja mittetäielikud andmed, mille tulemuseks on kuhjunud vead, mida on pärast kampaania lõppu raske leida.

Samal ajal müüvad mõned tooted nagu kuumad saiad ja müüakse läbi ilma planeeritud täiendamiseta, samas kui teised seisavad jõude, võttes väärtuslikku ruumi . See kõrge ja madala käibe vaheline tasakaalustamatus piirab lao võimet järgmiseks hooajaks valmistuda.

Kogu see tasakaalustamatus mõjutab otseselt rahandust : ülejääk tähendab kapitali paigalseisu, kõrgemaid ladustamiskulusid ja toote vananemise ohtu; laoseisu puudumine tähendab müügikaotust ja rahulolematuid kliente, kes võivad otsida konkurentide käest alternatiive.

Hästi konfigureeritud ERP, mis on ühendatud laohaldussüsteemiga, aitab sellest kampaaniajärgsest olukorrast üle saada osaliste või üldiste inventuuride, kontrollitud kohanduste ja asukohtade ümberkorraldamise kaudu, tuginedes alati usaldusväärsetele andmetele ja automatiseeritud protsessidele improviseeritud paranduste asemel.

Strateegiad lao korrastamiseks pärast intensiivset kampaaniat

Kui esialgne tellimuste hüppeline tõus on vaibunud, ei piisa enam ainult lao "seisma laskmisest". Vajalik on struktureeritud ümberkorraldus , et taastada kontroll varude taseme üle, kohandada täiendamise parameetreid ja füüsiliselt ümber korraldada ruumi.

Üks esimesi otsuseid on valida täieliku laoloenduse ja tsükliloenduse vahel . Täieliku laoloenduse käigus kontrollitakse korraga kogu ladu, kuid see võib nõuda tegevuse osalist peatamist. Tsükloenduse käigus seevastu kontrollitakse pidevalt tooteühikute gruppe, mis on väga kasulik pärast suure aktiivsusega perioode, et tuvastada lahknevusi ilma äritegevust aeglustamata.

Teine oluline samm on asukohtade strateegiline ümberkorraldamine . Toodete ümberpaigutamine vastavalt käibeprognoosidele (näiteks järgmises kampaanias kõige paremini müüvate toodete ümberpaigutamine tarnepiirkondadele lähemale) parandab oluliselt komplekteerimise efektiivsust.

Laohaldussüsteemid (WMS) võimaldavad lahknevuste registreerimist ja automaatsete laovarude korrigeerimiste rakendamist reaalajas, vältides seeläbi, et lepitusprotsessi käigus tuvastatud lahknevused jäävad lahendamata. Iga parandus sünkroniseeritakse ERP-süsteemiga, tagades, et süsteemis olev laoseisu hetktõmmis vastab füüsilisele tegelikkusele.

Kogu see peenhäälestustöö annab tulemuseks lao, mis on järgmiseks hooajaks paremini ette valmistatud , koos hästi paika pandud viidetega, korrigeeritud laoseisude ja puhaste andmetega, et täpsustada ostuprognoose ja vältida korduvaid vigu.

Kasutusjuhtum: WMS-mooduli integreerimine jaotus-ERP-sse

Nõudlikes jaotuskeskkondades sisaldavad või integreerivad mõned ERP-d spetsiifilist laohaldussüsteemi moodulit , mis haldab asukohti, sisemisi liikumisi, üksikasjalikku jälgitavust ja laoprotsesside automatiseerimist.

Seda tüüpi moodul võimaldab teil määrata igale üksusele kindla asukoha , olgu see siis pesa, riiuli, vahekäigu või tsooni järgi, mis parandab oluliselt laoseisu täpsust ja vähendab vigu tellimuste ettevalmistamisel, kuna operaator teab täpselt, kuhu minna.

Iga kviitung, ülekanne, komplekteerimine, täiendamine ja saatmine registreeritakse süsteemis koheselt . See tagab, et ERP-s kuvatav varude haldamine on ideaalselt kooskõlas laos toimuvaga, välistades vajaduse duplikaatkirjete järele või mälule või käsitsi kirjutatud märkmetele lootmise.

Lisaks sisaldavad need moodulid sageli optimeeritud komplekteerimismarsruute ja intelligentseid täiendamisreegleid, mis määravad lao töötajatele ülesanded kõige tõhusamal võimalikul viisil, vähendades seisakuid ja ebavajalikku liikumist.

Teine võimas eelis on peamiste tulemusnäitajate kättesaadavus : toodete käive, purunemisprotsent, laoseisu lahknevused, teenindustase jne. Nende andmete abil saavad juhid teha strateegilisi otsuseid selle kohta, milliseid tooteid reklaamida, milliseid üle vaadata või kuidas logistikavaldkonda ümber korraldada.

Praktiline näide VKE-s: a3ERP ja laoseisu kontroll

Paljude VKEde jaoks seisneb hüpe tavaliselt varude haldamiselt Exceli või vanade programmidega ERP-i, näiteks a3ERP-i, juurutamises, mis integreerib ostu, müügi, raamatupidamise, tootmise ja varude kontrolli samasse keskkonda.

a3ERP laomoodul on loodud selleks, et anda VKEdele reaalajas laoseisu kontroll . Iga sisenemine ja väljumine registreeritakse automaatselt, mis võimaldab teil igal ajal teada, mitu tooteühikut teil on, kus need asuvad ja milline on nende seisukord.

See süsteem toetab mitme lao haldamist , mis on väga kasulik ettevõtetele, kellel on filiaalid, füüsilised kauplused või mitu ladu. Teostatav on ülekannete tegemine ladude vahel, korrigeerimine ja üldise laoseisu konsolideeritud aruanded.

Üks eriti huvitav funktsioon on minimaalse ja maksimaalse laoseisu seadistamine koos teadetega . Kasutaja määrab iga kauba jaoks ohutustasemed ja süsteem teavitab teda, kui laoseisud lähenevad neile läviväärtustele, muutes võimaliku laoseisu lõppemise või ebavajaliku üleliigse laoseisu ennetamise lihtsamaks.

Lisaks on a3ERP-l võimalus keelata negatiivsed laoseisud , nii et toodet ei saa väljaminevana registreerida, kui ühikuid pole piisavalt, vältides lahknevusi ja ebajärjekindlust suure käibega keskkondades.

Täiustatud jälgitavus: partiid, seeriad ja aegumiskuupäevad

Sellistes sektorites nagu toit, kosmeetika, tervishoid ja tootmine ei ole täielik toote jälgitavus boonus, vaid see on seadusest tulenev või kvaliteedinõue. Siin peavad ERP-süsteemid minema kaugemale pelgast koguste jälgimisest.

Selliste süsteemidega nagu a3ERP on võimalik hallata seerianumbreid ja partiisid , mis võimaldab jälgida iga ühikut või ühikute rühma ostust või tootmisest kuni müügi või lõpptarbimiseni, võimaldades kiiresti probleeme leida.

Sektorites, kus esemetel on küll sama viide, aga variatsioonid (mood, jalatsid, tehnilised tooted), võetakse arvesse ka selliseid omadusi nagu suurused, värvid või versioonid , mis väldib topeltkirjeid ja vähendab tellimustes esinevaid vigu.

Aegunud või piiratud säilivusajaga kaupade puhul võimaldab ERP teil kontrollida aegumiskuupäevi ja kodeeritud asukohti laos, hõlbustades selliseid strateegiaid nagu FIFO või FEFO ning minimeerides aegumisest tingitud kadude riski.

Selline detailne jälgitavuse tase hõlbustab eeskirjade ja auditite järgimist , kuna iga toote teekonda saab kiiresti ja täpselt rekonstrueerida ilma failides või füüsilistes dokumentides otsimata.

Aruanded, armatuurlauad ja otsuste tegemine

Iga tehingu registreerimisest on vähe kasu, kui teavet seejärel ei kasutata. Seetõttu sisaldavad tänapäevased ERP-süsteemid laoseisu aruandeid ja juhtpaneele, mis on loodud selleks, et juhtkond saaks laoseisu hetkega üle vaadata.

Tüüpiliste aruannete hulka kuuluvad aruanded toote käibe, vananenud laoseisu , võrdluspõhise marginaalianalüüsi, teenindustaseme ja ladude või hooaegade võrdluste kohta, mis aitab tuvastada, kus raha kaob või millised kaubad on tõeliselt kasumlikud.

Paljudel juhtudel saab neid loendeid hõlpsalt Excelisse eksportida või BI-tööriistadega integreerida, et teha sügavamat analüüsi, kombineerida andmeid ettevõtte eri valdkondadest või luua igale kasutajaprofiilile kohandatud visuaalseid armatuurlaudu.

Pakkumistrendide ja prognooside visualiseerimine võimaldab täpsemat ostuplaani koostamist , vähendab kiireloomuliste tellimuste riski ja minimeerib logistikakulusid, mis on eriti väärtuslik turgudel, kus hinnad kõiguvad või tarneajad on pikad.

See võime muuta andmed kasulikuks teabeks teeb vahet lao vahel, mis lihtsalt reageerib, ja lao vahel, mis ennetab probleeme ja võimalusi , kasutades ERP-d tõelise ärianalüüsi tööriistana.

Lao automatiseerimine ja näide välditud laoseisudest

ERP-i (nt a3ERP) pakutav automatiseerimine võimaldab vähendada käsitsi sekkumist paljudesse korduvatesse ülesannetesse, vähendades inimlikke vigu ja vabastades meeskonna aega väärtuslikumate ülesannete jaoks, näiteks protsesside analüüsimiseks või täiustamiseks.

Kujutage ette väikest elektrivarustusettevõtet, mis käivitab kampaania ühe oma lipulaevtoote jaoks. Keskkonnas, kus puudub ERP-süsteem, on lihtne kogeda tellimuste tulva, laoseisu puudumist ja logistilist kaost, mille tulemuseks on pettunud kliendid ja erakorralised kulud.

Hästi konfigureeritud süsteemi korral saadab ERP ostujuhile automaatseid teateid toote minimaalse laoseisu saavutamisel, kes saab ajastada täiendustellimused piisavalt vara, et vältida lao otsasaamist.

Samal ajal jälgib laomoodul reaalajas saadetisi erinevatest keskustest , registreerib väljaminevaid kaupu ja ajakohastab laoseisu ning juhtidel on igapäevased aruanded toodete käibe kohta, et prognoose kohandada.

Tulemuseks on palju kontrollitum kampaania: ilma oluliste purunemisteta, parema klienditeenindusega ja ilma pideva kiireloomulise transpordi või kiirustatud ostudeta, mis kulusid suurendavad.

Lao integreerimine ülejäänud ettevõttega

Laoseisupõhise ERP üks peamisi eeliseid on see, et ladu lakkab olemast isoleeritud silo ja integreerub täielikult müügi, ostu, raamatupidamise ja tootmisega . Kõik, mis toimub ühes valdkonnas, mõjutab automaatselt ka teisi.

Müügi registreerimisel võtab süsteem koheselt ühikud vastavast laost maha, uuendades saadavust ülejäänud kasutajate jaoks ja takistades mittesaadava kauba müüki.

Ostu registreerimise hetkel suurendab ERP laoseisu ja uuendab keskmist maksumust , mis kajastub järgnevate müükide marginaalis ja raamatupidamises, ilma andmeid kaks korda sisestamata.

Kui ettevõte toodab, tarbib tootmismoodul automaatselt laost toorainet ja genereerib valmistoodangu varud, kui tootmistellimus on täidetud, sulgedes tsükli sidusal ja jälgitaval viisil.

See täielik integratsioon tagab, et teave on alati sünkroniseeritud, ajakohane ja kättesaadav kõigile osakondadele, vähendades valdkondadevahelisi konflikte ja parandades sisemist koordineerimist.

Kui ettevõte selle sammu astub ja lao ülejäänud protsessidega ühendab, märkab ta tavaliselt üldist efektiivsuse, teeninduse ja kasumlikkuse paranemist , sest otsuseid tehakse tegelike andmete, mitte ettekujutuste või aegunud arvutustabelite põhjal.

Nõuetekohane varude kontroll ERP-süsteemi abil, millel on tugev laomoodul ja vajadusel integreeritud laohaldussüsteem , võimaldab teil liikuda reaktiivsest laost, mis pidevalt tulekahjusid kustutab, strateegilisse lattu, mis säilitab ettevõtte kasumlikkuse, vähendab üle- või puudujäägist tulenevaid finantsriske ning parandab ettevõtte võimet nõudlust ette näha ja klientidele paremini reageerida.