Kuidas kasutada tehisintellekti Excelis ja Wordis: Copilot, ChatGPT ja agendirežiim

Informatec Digital » Ressursid » Kuidas kasutada tehisintellekti Excelis ja Wordis: Copilot, ChatGPT ja agendirežiim

Tehisintellekt on avaldanud võimsat mõju igapäevaselt kasutatavatele tootlikkuse tööriistadele ning tänapäeval on tänu Copilotile ja abilistele nagu ChatGPT võimalik Excelis ja Wordis kiiremini ja sujuvamalt töötada . Te ei pea olema ekspert: loomulikus keeles kuvatavate viipade abil saate luua analüüse, vorminguid, mustandeid ja valemeid, mis varem nõudsid aega ja eriteadmisi.

Järgmistes ridades näete, kuidas Copilotist Excelis ja Wordis maksimumi võtta, milliseid eeliseid see pakub, kust seda leida, kuidas küsida täpselt seda, mida vajate , et see esimesel korral õigesti toimiks, ning milliseid piiranguid ja nõudeid meeles pidada (näiteks kasutuskrediidid või Copilot Pro pakett). Samuti vaatame üle "agendirežiimi", mis on nende võimaluste edasiarendus mitmeastmeliste ülesannete iteratiivseks orkestreerimiseks.

Mida tehisintellekt Excelis teie heaks teha saab?

Copilot Excelis on loodud igapäevaste ülesannete lihtsustamiseks: see saab tuua andmeid veebist või teie organisatsioonist , aitab teil esile tõsta asjakohast teavet, sortida ja filtreerida, luua selgete selgitustega valemeid ning paljastada mustreid ja trende sekunditega.

Üks selle eeliseid on andmete importimine. Kui teie fail on salvestatud OneDrive'is või SharePointis või peate importima avalikke andmeid, saab Copilot teie arvutustabeli ette valmistada, luues ühenduse nende allikatega ja pakkudes teile sisu vahemiku või tabeli kujul, mis on kasutusvalmis.

See on kasulik ka vormindamiseks. Näiteks saate sellelt paluda kuvada ainult numbritega lahtreid, määrata filtri väärtustele, mis ületavad teatud läve, või rakendada kohandatud sortimiskriteeriumi, et muuta vaade paremini hallatavaks.

Arvutuste osas aitab Copilot teil luua uusi veerge ja ridu olemasolevate andmete põhjal tehteid kasutades ning selgitab ka iga valemi toimimist ja seda, kuidas automatiseerida ülesandeid Excelis makrode programmeerimise abil samm-sammult, et te ei peaks lootma ainult kopeerimisele ja kleepimisele.

Lõpuks saate sellelt otse oma andmete kohta küsida. Kiirete vastustena pakub see kokkuvõtteid, diagramme, pöördtabeleid, trende ja kõrvalekaldeid, et saaksite asjakohast teavet lennult tuvastada ja vältida lõpututes arvutustabelites ekslemist.

Kust leida Copilot ja kuidas Excelis alustada

Ligipääs on lihtne: menüü Avaleht allosas näete lindil ikooni Copilot. Sealt saate avada vestluskeskkonna, kasutada eelkonfigureeritud viibaideid või tippida oma soovi oma sõnadega.

Teine viis selle aktiveerimiseks on lahtri valimine. Nii kuvatakse Copilotiga seotud vilkuv ikoon, mis võimaldab kontekstuaalseid toiminguid lehe selles konkreetses punktis – ideaalne kiirete toimingute jaoks.

Enne alustamist on kõige parem, kui teie andmed on hästi struktureeritud tabelis või vahemikus. See aitab Copilotil neid täpselt lugeda ja soovitada üheselt mõistetavaid valemeid või kokkuvõtteid, vältides valesti tõlgendatud lahtrite põhjustatud rumalaid vigu .

Tüüpiline töövoog oleks järgmine: avate Copiloti, valite uue loomise, valemite või vormindamise taotlemise, kokkuvõtte tegemise või otse oma sihtrühmaga vestlemise vahel. Vestluse valimisel saate tulemuse iteratiivseks täiustamiseks esitada küsimusi, kuni see on täiuslik.

Valemite genereerimine Excelis ChatGPT või Copilotiga

Kasulike valemite saamiseks ei ole vaja täpset tehnilist vihjet. Kujutage lihtsalt ette, et räägite inimesega ja selgitate loomulikult, mida soovite saavutada ja millised andmed teil on, ning tehisintellekt tagastab valemi raamistiku ja aluseks oleva loogika.

Kui teie kirjeldus pole päris õige, võite alustada üldise küsimusega, näiteks „leidke väärtus veerust” ja tehisintellekt vastab vajaliku struktuuri ja argumentidega. Nii saate aru, milline funktsioon sobib teie vajadustega kõige paremini ja kuidas iga parameetrit oma konkreetse olukorra järgi kohandada .

Kui teil on vaja midagi kopeerida ja kleepida ilma midagi muutmata, kirjeldage täpselt iga andmeüksuse asukohta. Näiteks: „Mul on arvväärtused veerus C kuni rea 200-ni ja ma tahan lahtrisse E5 valemit, mis loendaks, mitu lahtrit on võrdne 5-ga.“ Selle teabe abil genereerib tehisintellekt täpse valemi, mis on suunatud õigetele vahemikele ja lahtritele.

See lähenemisviis toimib võrdselt hästi ka teiste tavaliste ülesannetega: tabeli ettevalmistamine, mida seejärel filtreerite, numbrite teisendamine vöötkoodideks kindla valemi abil või duplikaatide eemaldamise kavandamine andmekogumist.

Praktiline nipp: vaadake saadud valem üle või testige seda andmete alamhulgaga. Tehisintellekti mudelid on võimsad, kuid need võivad aeg-ajalt soovitada midagi, mis ei vasta teie arvutustabelile ideaalselt, eriti kui algne struktuur pole selge.

Copilot Wordis: mustandist lõpliku versioonini

Niipea kui avate uue dokumendi, ilmub ülaosas Copilot, mis on valmis teie esimesi juhiseid vastu võtma. Saate küsida mustandit kindla vormingu, tooni või ligikaudse pikkusega ja sekundite pärast on teil esialgne tekst redigeerimiseks.

Protsessi käigus pakub tehisintellekt isegi päringule laiendusi, et muuta päring tõhusamaks. Kui see mustandi tagastab, saate selle alles hoida, uuesti luua või kustutada ning ka päringut täpsustada või dokumenti digitaalallkirjastamiseks ette valmistada ilma iga kord nullist alustamata.

Lisaks algsele tekstikastile on Wordis Copiloti kasutamiseks kaks väga kasulikku viisi. Esiteks saate avada kontekstuaalseid toiminguid mis tahes lõigul, et seda ühe klõpsuga laiendada, ümber kirjutada, stiile muuta, tabelit eraldada või ideid kokku võtta .

Teisest küljest saate lindilt avada vestlusrobotiga külgriba. Seal saate taotleda dokumendi muutmist, genereerida uue mustandi, luua pildi lisamiseks või saada kirjutamise ajal vastuseid oma küsimustele, seega käivad uurimistöö ja kirjutamine käsikäes.

Mallid, analüüs ja praktilised näited Excelis

Lisaks valemitele saab Copilot luua kasulikke struktuure. Näiteks kui küsida konkreetse kuu kalendrit, mille ülaosas on read märkmete ja nädalapäevade jaoks, tagastatakse mall, mille saate otse oma arvutustabelile kleepida.

Tasub märkida, et mõnikord ei pruugi stiili- või värvijuhised täpselt nii kehtida, nagu te neid kirjeldasite. Sellistel juhtudel saab Copilot pakkuda teile struktuuri ja juhiseid vormingu käsitsi sekunditega täitmiseks .

Analüütika osas tagastab andmestiku (näiteks müük riikide kaupa) laadimine ja küsimuse „milline riik esineb B-veerus kõige sagedamini?“ tulemuse ja selle selgituse. Seejärel pakub see välja intelligentseid järelküsimusi , näiteks kogumüük riikide kaupa või iga piirkonna enimmüüdud toode.

See dünaamika muudab uurimusliku analüüsi paindlikuks: te tõstatate küsimuse, kontrollite andmeid ja jätkate süvenemist uute küsimustega, ilma et peaksite esmalt looma rasket pöördtabelite struktuuri või keerulisi valemeid.

PowerPointi esitlused koheselt

Copilot saab lihtsa viiba abil nullist esitluse luua. Kui määratlete eesmärgi (näiteks toote turuletoomine) ja esitate spetsifikatsioonide või põhipunktide loendi, tagastab see slaidide komplekti pealkirjade, ideede ja visuaalidega , mis on ülevaatamiseks valmis.

Samuti saab see luua pilte, esile tõsta olulisi andmeid ja teatud olukordades kasutada Wordi või Exceli dokumente esitluse alusena. Kuigi mõned neist funktsioonidest võivad veel areneda, säästab esialgne slaidide loomise protsess juba märkimisväärselt aega.

Nõuded, kasutuskrediidid ja Copilot Pro

Kui teil on juba Microsoft 365 Personal või Family tellimus, saate Copilotile Wordis, Excelis ja PowerPointis lisatasuta ligi pääseda, kuid see kasutab krediidisüsteemi. Iga tehisintellekti päring tarbib ühe krediidi ja teil on 60 krediiti kuus , mida uuendatakse järgmise kuu alguses.

Oma kontojääki saad kontrollida aadressil account.microsoft.com, oma tellimuse jaotises. Idee on selles, et saaksid seda proovida ja tehisintellektiga harjuda. Kui see tundub ebapiisav, on olemas Copilot Pro hinnaga 22 eurot kuus , mis kaotab piirangu ja võimaldab sul tehisintellekti piiranguteta kasutada.

Oluline detail perepaketi kohta: ainult peamisel tellimuse omanikul on rakendustes juurdepääs Copilotile. Teistel jagatud kasutajatel pole neid funktsioone Wordis ega Excelis, mida tasub meeles pidada, kui haldate tellimust kodus.

Mis puutub kasutuskogemusse, siis te ei vaja Windowsi, Copilot+ arvutit ega NPU-d: töötlemine toimub pilves, seega on Copiloti käitumine veebis ja töölaual praktiliselt identne .

Agendirežiim ja Office'i agent: mis need on ja kuidas neid kasutada

Nn „agentrežiim“ viib tehisintellektiga koostöö veelgi kaugemale. Selle eesmärk on demokratiseerida täiustatud funktsioone, et tehisintellekt saaks loomuliku keele abil mitmeastmelisi ülesandeid korraldada kvaliteetsete dokumentide, arvutustabelite ja esitluste loomiseks.

Näiteks Excelis saate taotleda leibkonna eelarvet kategooriatega (üür, toit, tarvikud, kütus, vaba aeg) ja reeglitega, mis hoiatavad teid limiidi ületamise korral; VKEdes saate seadistada põhilisi finantsanalüüse, mis säästavad palju käsitsi tööd.

Wordis aitab agent koostada CV-sid, kirjasid, aruandeid või lühikokkuvõtteid, pakkudes välja täiustusi ja esitades küsimusi teie kavatsuse selgitamiseks. Idee seisneb iteratiivses töös: alustate ülesandega ja juhendate tehisintellekti tulemust täpsustama, kuni see sobib.

Praeguse saadavuse põhjal on agendirežiim Frontieri programmis aktiivne Microsoft 365 Copiloti litsentsiaatide ja Microsoft 365 Personali või Family tellijate jaoks. Praegu pakutakse seda veebis ja inglise keeles ning plaanitakse laiendada seda ka töölauaversioonile. Selle kasutamiseks Excelis peate installima Excel Labsi lisandmooduli ja lubama vastava valiku.

Lisaks saab Office'i agent Copiloti vestluses luua juhiste põhjal PowerPointi esitlusi ja Wordi dokumente ning integratsioon peaks laienema, et ideede ja lõpptulemuste vahel oleks üha vähem hõõrdumist .

Parimad tavad tehisintellektilt asjade küsimiseks

• Selge kontekstKirjeldage, millised andmed teil on (veerud, read, tabeli nimed) ja millist väljundit te ootate.
• Asukoha täpsusKui soovite valemi kleepida, määrake siht- ja lähteveerud ning -lahtrid.
• Kiire iteratsioon: küsige esimest mustandit või struktuuri ja seejärel küsige konkreetseid muudatusi.
• Valideerimine: kontrollige valemeid ja tulemusi enne tervikule rakendamist väikeste valimitega.

Kasutage juhtumeid, mis toimivad eriti hästi

Excelis toimivad suurepäraselt sellised ülesanded nagu struktureerimine (kalendrimallid, eelarved, vormindatud loendid), uurimuslik analüüs järjestikuste küsimustega ja valemite loomine/selgitamine tavaliste arvutuste jaoks .

Wordis kiirendab teksti nullist alustamine kindla tooni ja vorminguga, lõikude ümberkirjutamine, ideede laiendamine ning integreeritud tabelite või piltide loomine teed lõpliku dokumendini.

Kui vajate esitlusi, loob Copilot slaidikomplekti pealkirjade, täpploendite ja visuaalsete abivahenditega, mis põhinevad hästi kirjutatud ülesandel ja viitematerjalil. Seejärel viib sisu ja kujunduse iteratiivne täiustamine professionaalse tulemuseni.

Kuidas kirjutada paremaid ülesandeid

Mõtle eesmärkidele ja piirangutele. „Soovin lühikest aruannet (300–400 sõna), ametlikus toonis, kolme osaga ja lõpptabeliga peamiste mõõdikutega“ on parem kui „anna mulle aruanne“. Excelis on selgem „lahtris E5 soovin valemit, mis loendab lahtris C2:C200 väärtused, mis on võrdsed 5-ga“ kui ebamäärane loendamise palve.

Lisa võimaluse korral viiteandmeid: tabeli nimi, veerupäised, vahemikud või oodatavad näited. Kui esimene katse pole ideaalne, küsi järkjärgulisi muudatusi ("kasuta tuhandete eraldajaid", "sorteeri suurimast väikseimani", "kasuta isikupärasemat tooni"), et soovitud tulemusele järk-järgult lähemale jõuda .

Lõpuks ühendab see struktuuri ja stiili küsimused. Esmalt küsitakse struktuuri (indeks, sektsioonid, andmeplokid), seejärel täpsustatakse tooni ja lõpetatakse konkreetsete ülesannetega (kokkuvõtte rea lisamine, pildi sisestamine, filtritega pöördtabeli genereerimine ).

Piirangud ja realistlikud ootused

Kuigi tehisintellekt saab hakkama paljude töödega, ei rakenda see mõnikord soovitud vormingut või kaldub kõrvale algsest taotlusest . See on okei: nõudke konkreetsemaid juhiseid või küsige samm-sammult juhiseid, kui eelistate käsitsi lõpetada.

Pea meeles Microsoft 365 Personali või Family krediidisüsteemi: iga Wordi, Exceli või PowerPointi päring tarbib ühe krediidi ja sul on kuulimiit 60 krediiti. Kui vajad piiramatut intensiivset kasutust, on olemas Copilot Pro variant hinnaga 22 eurot kuus.

Lõpuks on agendirežiim praegu saadaval ainult veebis ja inglise keeles ning Exceli jaoks on vaja Excel Labsi; integratsioon laieneb aja jooksul, seega on värskendustega kursis olemine võtmetähtsusega, et sellest maksimumi võtta.

Kogu selle ulatuse juures tähendab tehisintellekti kasutamine Excelis ja Wordis liikumist mehaanilistelt ülesannetelt eesmärgipõhisele lähenemisviisile: impordite või kirjeldate oma andmeid, taotlete analüüse või mustandeid oma sõnadega, valideerite ja kohandate lühikeste iteratsioonidega ning säilitate strateegilise ja loomingulise osa, samal ajal kui tehisintellekt kiirendab korduvaid ülesandeid ja annab teile konteksti paremate otsuste langetamiseks.

Seotud artikkel:

Microsoft testib Office'i tasuta versiooni koos reklaamide ja piiratud funktsioonidega