Comment organiser ses fichiers sur son PC et garder un espace propre sans devenir fou

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Nombreuses sont les personnes qui achètent un nouvel ordinateur, un disque dur, voire un SSD flambant neuf, et en quelques mois, c'est le chaos total. Plus nous avons d'espace, plus nous avons tendance à accumuler des fichiersPhotos, documents, téléchargements, vidéos, projets professionnels, notes de cours… et c’est ainsi que retrouver quoi que ce soit devient une mission impossible quand on est extrêmement pressé.

La bonne nouvelle, c'est que s'organiser n'est pas si compliqué si on sait par où commencer. En combinant les options de Windows lui-même avec certains programmes spécialisésVous pouvez passer d'un PC catastrophique à un système de dossiers logique, propre et facile à maintenir, aussi bien pour votre vie personnelle que pour votre travail quotidien.

Pourquoi est-il si important d'organiser correctement les fichiers de son PC ?

Au-delà de l'obsession de l'ordre, Avoir des fichiers informatiques bien structurés est presque une nécessité.Aujourd'hui, une grande partie de notre vie se déroule sur nos ordinateurs : factures, contrats, photos de famille, rapports de travail, présentations, PDF contenant des documents importants, etc. Perdre un fichier essentiel ou mettre 20 minutes à le retrouver n'est pas seulement frustrant ; cela peut vous faire rater une échéance ou même vous faire perdre des informations précieuses.

En outre, Un système de dossiers désorganisé ralentit considérablement la recherche.Peu importe que vous ayez un ordinateur très puissant : si chaque document se trouve à un emplacement différent, avec des noms aléatoires comme « final_def_definitive2.docx », vous allez perdre du temps et de l’énergie mentale chaque fois que vous devrez localiser quelque chose.

Un autre point clé est que Une bonne organisation exige de revoir le contenu de temps en temps.Cela permet de supprimer ce dont vous n'avez plus besoin, libérant ainsi de l'espace disque. savoir quels fichiers occupent de l'espace et détecter les doublons ou les fichiers volumineux qui occupent des gigaoctets sans raison (anciennes sauvegardes, vidéos non compressées, etc.).

Enfin, Si vous partagez un ordinateur ou travaillez en équipe, un système d'organisation cohérent est essentiel. C'est la différence entre que n'importe qui puisse trouver un fichier en quelques secondes ou que seul « le maître du chaos » sache plus ou moins où se trouve chaque chose.

Bonnes pratiques de base avant de toucher quoi que ce soit

Avant de vous lancer dans la création de dossiers à tout-va, il est important de poser quelques bases simples. Il existe certaines habitudes qui vous éviteront bien des soucis. et il est conseillé de l'adopter dès maintenant, même si vous n'avez pas encore effectué de grand nettoyage de votre PC.

Pour commencer, Oubliez l'idée que le bureau soit un « fourre-tout ». et consulter Comment organiser son bureau numériqueIl est certes pratique d'y déposer tout ce que vous téléchargez ou créez pendant la journée, mais au bout de quelques semaines, vous vous retrouvez avec un amas d'icônes où plus rien n'est identifiable. Idéalement, votre bureau ne devrait contenir que des raccourcis vers les applications que vous utilisez quotidiennement et la Corbeille.

Un autre point de départ très utile est Utilisez un grand dossier générique comme base pour tout.Windows inclut déjà un dossier nommé « Documents », qui constitue généralement l'emplacement idéal pour centraliser les fichiers personnels et professionnels. À partir de là, vous pouvez structurer votre arborescence interne de manière hiérarchisée.

Il est également important de ne pas exagérer le niveau de détail. Créer un dossier pour absolument tout est tout aussi mauvais que de ne créer aucun dossier du tout.Essayez de structurer votre document de manière logique, mais sans tomber dans un labyrinthe de sous-dossiers où l'enregistrement d'un document nécessite cinq clics et l'ouverture de dix niveaux différents.

Comment tirer le meilleur parti de l'Explorateur de fichiers Windows

Windows intègre des outils très utiles pour organiser le contenu de chaque dossier, bien qu'il soit vrai que L'organisation autochtone a ses limitesLes paramètres que vous appliquez à un dossier ne sont pas automatiquement hérités par les autres. Par conséquent, si vous souhaitez un critère spécifique à plusieurs emplacements, vous devrez l'ajuster manuellement.

Lorsque vous ouvrez l'Explorateur de fichiers, il affiche par défaut la vue « Accès rapide » (appelée « Accueil de l'Explorateur » dans les versions récentes). Cet écran vous permet de voir vos fichiers récents et favoris en un coup d'œil.à la fois depuis le PC lui-même et depuis des services en ligne comme Office.com, et est généralement plus pratique que d'aller directement dans « Ce PC » et de le combiner avec des techniques pour Recherchez des fichiers plus rapidement sur votre PC.

Si vous préférez toujours accéder aux lecteurs et dossiers classiques, Vous pouvez modifier le comportement initial de l'explorateur.En haut, dans le menu des options, vous trouverez le paramètre « Ouvrir l'explorateur de fichiers dans : », où vous pouvez choisir de l'ouvrir directement dans « Ce PC » au lieu de « Démarrer ».

Une fois à l'intérieur d'un dossier, Un clic droit sur un espace vide dans la zone de fichiers ouvre un menu très intéressant. pour contrôler la présentation du contenu. Vous pouvez ainsi trier, regrouper et configurer les colonnes d'informations à afficher, entre autres.

Les deux fonctions clés au niveau visuel sont « Trier par » et « Grouper par ». L'option « Trier par » vous permet de définir les critères de tri au sein du dossier. (nom, date de modification, type, taille, etc.) et si vous souhaitez les afficher par ordre croissant ou décroissant. Sous Windows 10, un bouton « Plus… » permet d’accéder à une liste très complète de critères de tri supplémentaires.

Dans le cas de « Grouper par », Le contenu est divisé en blocs selon le critère choisi. (Par date, par type de fichier, par taille, par étiquette, etc.). Chaque groupe se présente visuellement comme un sous-dossier du dossier courant, avec un en-tête indiquant la catégorie et les fichiers qu'il contient.

La chose intéressante est que Au sein de chaque groupe, vous pouvez appliquer votre propre ordrePar exemple, vous pourriez regrouper le dossier « Téléchargements » par « Date » (aujourd’hui, hier, la semaine dernière, etc.) et, en même temps, trier au sein de chaque bloc par type ou par taille pour trouver plus rapidement ce que vous cherchez.

Dans les deux cas, le bouton « Plus » (présent dans Windows 10 et dans « Grouper par » également dans Windows 11) ouvre une fenêtre où Vous pouvez choisir les détails qui apparaîtront sous forme de colonnes. Pour ces éléments : date de création, auteurs, hauteur ou largeur dans le cas des images, durée de la vidéo, année, largeur de l’image, et bien d’autres choses encore.

Créez une hiérarchie de dossiers simple mais efficace

Pour ne pas devenir fou, il est essentiel de réfléchir à sa structure avec bon sens. Idéalement, vous devriez pouvoir regrouper le contenu principal de votre PC dans quelques dossiers de premier niveau.et à partir de là, ne s'étendre que lorsque cela est nécessaire.

Si vous utilisez le même ordinateur pour vos affaires personnelles et professionnelles, un bon point de départ est Créez deux grands dossiers dans « Documents ».Un dossier à votre nom (pour vos informations personnelles) et un autre au nom de votre entreprise ou de votre projet professionnel (pour les documents professionnels). Dans chacun, vous pouvez créer des sous-dossiers : « Factures », « Clients », « Projets », « Photos », « Formations », etc.

Pensez à un arbre : du général au particulier, mais sans exagérer les niveaux.Par exemple, Photos → 2024 → Voyages → Séville. Il n'est pas nécessaire de créer des sous-dossiers pour « Séville de jour », « Séville de nuit » ou « Séville entre amis », sauf si vous gérez des milliers d'images et que cette distinction vous est utile.

Une astuce utile consiste à se poser la question suivante : « Comment pourrais-je retrouver ce fichier dans six mois ? »Si le nom du projet vous vient immédiatement à l'esprit, inscrivez-le en premier. Si vous vous souvenez plutôt d'une date (un trimestre, une année scolaire, une année), structurez votre liste par dates. L'important est que cette approche soit cohérente et toujours appliquée.

Évitez également de dupliquer les dossiers pour des éléments similaires. Plus vous avez de dossiers parallèles portant des noms similaires, plus vous risquez d'enregistrer un fichier au mauvais endroit.Un seul dossier « Clients » bien organisé est préférable à des dossiers tels que « Nouveaux clients », « Anciens clients », « Mes clients », etc., contenant des documents mélangés.

Comment nommer stratégiquement les dossiers et les documents

Avoir une structure de dossiers correcte ne sert à rien si, plus tard… Les noms de fichiers sont impossibles à interpréterC’est là que les conventions d’appellation entrent en jeu : un système d’appellation cohérent et reproductible qui vous permet de localiser n’importe quel document à l’aide de la barre de recherche du système.

L'idéal est que Tous les fichiers associés suivent le même modèle.Vous pouvez vous baser sur la date, le nom du projet ou du client, le type de document… ou combiner plusieurs éléments. Par exemple, pour les budgets, vous pourriez utiliser un nom comme : « 2020-02-04_budget_ClientAlpha.docx ». L’idée est que, d’un simple coup d’œil, le document soit immédiatement compréhensible.

Notez également que L'affichage en liste de Windows n'affiche généralement que les premiers caractères. Concernant le nom du fichier : si vous utilisez des noms très longs et détaillés, il sera difficile de les lire d’un coup d’œil. Un nom court mais informatif est préférable à un paragraphe entier.

Une autre stratégie très utile est Utilisez de petits « codes » au début du nom pour modifier l'ordre alphabétique.Par exemple, les fichiers commençant par « _ » apparaîtront en haut de la liste dans le dossier ; vous pouvez donc réserver ce préfixe pour les fichiers que vous ouvrez quotidiennement (« _Projet-en-cours », « _Factures-mois-en-cours »...).

De la même manière, Les noms qui commencent par « @ » sont généralement placés juste après ceux qui commencent par un trait de soulignement.Vous pouvez utiliser cette méthode pour les documents importants que vous n'avez pas besoin de consulter en premier. Pour les autres, vous pouvez numéroter les documents (« 1_Plan général », « 2_Rapports », etc.) si cela vous aide à conserver un ordre logique.

Habitudes quotidiennes : éviter le chaos avant qu’il n’apparaisse

Un ordinateur se dérègle très rapidement lorsqu'il fonctionne à pleine capacité. Nous avons téléchargé un PDF, l'avons laissé dans le dossier Téléchargements « pour plus tard », et avons enregistré à la hâte un document Word sur le bureau. Et, sans même s'en rendre compte, des centaines de fichiers s'accumulent dans des emplacements improvisés.

Le moyen le plus efficace de lutter contre ce problème est d'adopter une règle simple : Déposez les documents à ce moment-là.Autrement dit, chaque fois que vous créez ou téléchargez un fichier, prenez 10 secondes pour l'enregistrer directement dans le dossier où il doit rester à long terme, avec son nom correct.

Ce petit geste vous évite de passer une heure en fin de semaine à essayer de vous rappeler ce que contenait chaque fichier sans nom, ou où diable vous avez enregistré cette présentation dont vous avez besoin pour demain. « Je le commanderai plus tard » signifie généralement « Je ne le commanderai jamais »..

Malgré tout, il arrive toujours que des choses passent inaperçues. C'est pourquoi il est judicieux de réserver un moment précis, par exemple le vendredi avant la fin de la journée, pour Effectuez un examen rapide des dossiers en conflit.Bureau, Téléchargements, Documents temporaires, etc. En quelques minutes seulement, vous pouvez déplacer les fichiers manquants à leur place, supprimer les doublons et vider la corbeille.

Si vous avez du mal à garder votre bureau vide, vous pouvez appliquer une version maison de la méthode « Bureau zéro ». Créez un dossier nommé par exemple « Fichiers du bureau ». Si vous constatez que trop de fichiers éparpillés encombrent votre fond d'écran, déplacez-les tous vers ce dossier. Ensuite, ouvrez ce dossier et replacez soigneusement chaque fichier à son emplacement final.

Organisez mieux vos fichiers de travail.

Dans le milieu professionnel, la désorganisation est encore plus visible. Il est très fréquent de se retrouver avec un bureau rempli de documents du quotidien., différentes versions de présentations, des rapports téléchargés par les clients, des ressources partagées par les collègues, etc.

Une recommandation pratique est Ne jamais enregistrer directement des documents de travail sur le bureau.Utilisez toujours votre dossier « Documents » ou, si l’entreprise dispose d’un réseau interne ou d’un système cloud, les emplacements partagés officiels (lecteurs réseau, OneDrive, Google Drive, etc.). Vous pourrez ainsi accéder à ces fichiers depuis d’autres appareils.

Dans votre portfolio professionnel, réfléchissez à votre façon de travailler réellement. Vous pouvez avoir une zone de fichiers « En cours », une zone de fichiers « En attente » et une zone de fichiers « Archivés ».Les documents sont transmis d'une personne à l'autre en fonction de leur statut, ce qui vous permet de savoir clairement ce qui est encore actif et ce que vous pouvez laisser en l'état.

Si vous partagez des documents avec d'autres personnes, essayez de vous mettre d'accord sur une convention de nommage minimale commune. Ce n'est pas la même chose d'avoir un dossier avec « Rapport_final », « Nouveau_rapport », « Dernier_rapport ». plutôt qu'un autre avec « 2024-03_Report-clientX_v1 », « 2024-03_Report-clientX_v2 », etc. Au niveau de l'équipe, cela permet d'économiser des milliers de questions par e-mail et par chat.

Lorsque cela est possible, Elle tire également parti des avantages du travail direct dans le cloud.De nombreuses plateformes enregistrent automatiquement les versions, permettent de rechercher du contenu dans les documents et facilitent le partage sans avoir à dupliquer les fichiers sur des milliers de sites différents ; consultez notre guide du logiciel de stockage cloud pour choisir la meilleure option.

Tirer parti de programmes tiers pour automatiser le processus de tri

Si vous souhaitez aller plus loin et laisser l'ordinateur effectuer une partie du travail à votre place, il existe plusieurs outils très intéressants. Ces programmes analysent vos fichiers et les réorganisent selon des règles. que vous définissez vous-même (par type, par date, par taille, etc.).

L'une des options les plus complètes est Organiser mes fichiers. Ce logiciel fonctionne sous Windows, Linux et macOS. et se concentre sur la classification automatique des fichiers selon différentes caractéristiques : extension, type, date de création, taille, etc.

Après l'avoir téléchargé depuis son site officiel et l'avoir installé, la première fois, il vous demandera de choisir le lecteur ou le dossier sur lequel vous souhaitez effectuer le tri. Le bouton « + AJOUTER UN DOSSIER » vous permet d’ajouter d’autres emplacements.Ces éléments seront affichés à gauche de l'interface. Au centre, un graphique circulaire coloré indiquera quels types de fichiers occupent le plus d'espace.

Il est très facile à utiliser : Lorsque vous cliquez sur « Organiser », le programme déplace automatiquement les fichiers selon les règles définies.Cela crée de nouveaux dossiers dans l'emplacement d'origine, organisés par type, date ou tout autre critère de votre choix. En quelques minutes seulement, vous pouvez transformer un répertoire chaotique en un espace beaucoup plus lisible.

Easy File Organizer est une autre application populaire. Il est disponible pour Windows (y compris sur le Microsoft Store), Linux et macOS.Sa force réside dans ses filtres intelligents et ses règles personnalisées.

Avec Easy File Organizer, vous pouvez définir des critères tels que le type de fichier, l'extension, la date de création ou le nomL'application analyse tout le contenu et regroupe les fichiers correspondant à chaque règle dans des dossiers. Au sein de ces dossiers, vous pouvez également créer des sous-sections supplémentaires pour une organisation encore plus précise.

Le processus est entièrement automatique : Après avoir analysé les itinéraires que vous spécifiez, le programme applique une série de règles. (que vous configurez au préalable) pour renommer, déplacer ou même supprimer des fichiers spécifiques, en gardant tout en ordre avec très peu d'intervention manuelle.

File Juggler est un autre outil axé sur l'automatisation des flux de travail de fichiers. Son objectif est de vous éviter de perdre du temps à déplacer à nouveau les documents un par un.Il analyse en continu certains dossiers et, dès que de nouveaux fichiers répondant à certaines conditions apparaissent, il les traite conformément aux actions que vous avez définies.

Dans ce cas, Les règles peuvent être basées sur le nom, l'extension, voire même le contenu du fichier.Une fois configuré, le programme permet de renommer les documents, de les déplacer dans le bon dossier, d'en créer des sauvegardes ou de les supprimer s'ils ne sont plus nécessaires. Il peut être téléchargé depuis son site web.

Pour ceux qui gèrent de grandes bibliothèques multimédias, notamment musicales, il existe TagScanner. Il s'agit d'un programme gratuit axé sur les fichiers audio et leurs métadonnées. (ID3v1, ID3v2, Vorbis, APEv2, WMA, iTunes, etc.).

Avec TagScanner, la première chose à faire est d'effectuer une recherche et de télécharger votre collection de fichiers audio. De là, vous pouvez modifier les tags en masse et renommer les morceaux en fonction de leurs métadonnées. et réorganiser des dossiers entiers en suivant un modèle logique de noms (artiste, album, numéro de piste, etc.).

Vous pouvez même vous connecter à des bases de données en ligne pour compléter les informations manquantes (par exemple, les pochettes d'albums ou les détails des albums). C'est une méthode très efficace pour organiser des bibliothèques musicales chaotiques. sans avoir à les examiner chanson par chanson.

Organisez vos fichiers avec des étiquettes sous Windows grâce au système d'étiquetage.

Outre les dossiers, il existe une autre façon très intéressante de s'organiser : les étiquettes ou « tags »Windows ne propose pas cette fonctionnalité par défaut, mais il existe des outils comme Tagging qui ajoutent cette fonctionnalité directement à l'Explorateur.

Le système d'étiquetage n'est pas un programme autonome comme d'habitude, mais un panneau supplémentaire intégré à l'Explorateur Windows lui-mêmeUne fois installé, vous constaterez qu'un clic droit sur un ou plusieurs fichiers fera apparaître de nouvelles options relatives aux étiquettes.

Pour commencer à l'utiliser, vous devrez demander une clé de licence gratuite sur leur site web. Il vous suffit d'entrer votre nom et votre adresse e-mail.Vous recevrez un premier courriel pour confirmer votre compte et un second courriel contenant votre clé d'activation.

Lorsque vous accédez à un dossier que vous souhaitez trier par étiquettes, le processus de base est simple. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez étiqueter, cliquez avec le bouton droit et choisissez l'option « Étiqueter avec ».De là, vous pouvez aller dans « Plus d'étiquettes » et une fenêtre intitulée « Sélectionner une étiquette » s'ouvrira.

Dans cette fenêtre, En cliquant avec le bouton droit sur « Étiquettes », vous pouvez créer un « Nouveau groupe d’étiquettes ».Autrement dit, un nouveau groupe d'étiquettes thématiques (par exemple, « Projets », « Personnes », « Priorité »). Au sein de ce groupe, toujours par un clic droit, vous créez des étiquettes spécifiques (« Urgent », « Client X », « 2024 », etc.) et vous les appliquez aux fichiers sélectionnés.

À partir de ce moment, Dans le panneau des étiquettes, vous verrez clairement quels fichiers possèdent chaque étiquette.L'avantage, c'est que vous n'aurez pas à recréer les étiquettes : elles seront toujours disponibles dans le menu contextuel, ce qui vous permettra de marquer de nouveaux documents en quelques clics seulement.

Un autre grand avantage est que Un seul fichier peut avoir plusieurs étiquettes simultanément.Cela vous permet de combiner différentes approches : par projet, par type de contenu, par année, par priorité… sans avoir à dupliquer les fichiers dans plusieurs dossiers. Dans les grands ensembles d’informations, cette organisation « parallèle » est précieuse.

Des outils spécifiques pour garder votre bureau sous contrôle

Si vous faites partie de ces personnes qui, malgré tous leurs efforts, se retrouvent toujours avec un bureau saturé, vous pouvez également compter sur des programmes conçus précisément à cet effet. Sous Windows, il existe par exemple Fences., un logiciel payant qui crée des « blocs » ou des conteneurs directement sur le bureau.

Avec Fences, chaque bloc constitue une zone distincte : Vous pouvez avoir une boîte pour les raccourcis d'applications, une autre pour les dossiers et une autre pour les documents récents.etc. Le programme peut réorganiser automatiquement les icônes selon les catégories principales que vous définissez.

Ainsi, même si vous avez encore des choses sur votre bureau, Ils ne seront pas dispersés sur tout l'écran.mais regroupées et étiquetées visuellement, ce qui réduit considérablement la sensation de chaos.

Sur macOS, en revanche, il existe des outils comme Hazel qui permettent définir des règles très détaillées pour le déplacement de fichiers entre dossiers Le tri peut se faire par nom, type, date ou même contenu. Le système de « dossiers intelligents » du Finder fonctionne comme des filtres dynamiques, affichant automatiquement les fichiers répondant à certains critères sans les dupliquer.

Sur Mac comme sur Windows, combiner un peu de discipline personnelle avec ces automatisations permet de Le maintien de l'ordre est presque transparentVous continuez à travailler et le système remet les choses en place.

Au final, bien organiser les fichiers de son PC n'est pas une question d'obsession, mais de se simplifier la vie. Si vous définissez une structure de dossiers logique, utilisez des noms cohérents, archivez à la volée et utilisez les outils appropriés, vous y parviendrez. (Explorateur Windows, étiquettes, programmes d'organisation automatique…), votre ordinateur cessera d'être un puits sans fond de documents perdus et deviendra un outil vous permettant de tout trouver rapidement, sans stress et sans perdre des heures à chercher des choses que vous savez avoir « quelque part ».