- A B2B elektronikus számlázás kötelezővé válik minden spanyol vállalat és egyéni vállalkozó számára 1-2 éven belül attól a miniszteri rendelettől számítva, amely aktiválja a nyilvános számlázási megoldást.
- A spanyol adóhatóság (AEAT) a Verifactu és a nyilvános számlatár segítségével figyelemmel kíséri az adatok integritását, a fizetési határidőket és a késedelmes fizetések elleni küzdelmet.
- A vállalatoknak strukturált formátumokat (különösen a tényszámlákat), jóváhagyott szoftvereket kell használniuk, és a számlákat legalább 4 évig digitálisan kell megőrizniük.
- A kötelező elektronikus számlázás be nem tartása magas büntetéseket vonhat maga után, de a változás előrejelzése lehetővé teszi a hatékonyság növelését és az adminisztratív költségek csökkentését.
A kötelező elektronikus számlázás teljesen megváltoztatja a vállalkozások és a szabadúszók számlázási szokásait Spanyolországban. Ha vállalkozás tulajdonosa vagy, szabadúszó vagy egy adminisztratív osztályon dolgozol, érdemes megértened, hogy mit ír elő a törvény, mik a tényleges határidők, és milyen eszközökre lesz szükséged a késedelem és a büntetések elkerülése érdekében.
Bár ez a téma már évek óta vita tárgyát képezi, a B2B e-számlázás széles körű bevezetése még mindig a bevezetés szakaszában van, és a kulcsfontosságú szabályozási fejleményektől függ: a Crea y Crece törvény technikai előírásaitól és a közszámlázási megoldást szabályozó miniszteri rendelettől. Mindeközben már vannak aktív kötelezettségek (különösen a kormánnyal szemben) és egy meglehetősen jól meghatározott ütemterv, amelyet szorosan figyelemmel kell kísérni.
Mi is pontosan az elektronikus számla, és mitől „kötelező”?
Amikor elektronikus számláról beszélünk, nem egy egyszerű, e-mailhez csatolt PDF-re gondolunk, hanem egy elektronikus formátumú strukturált dokumentumra, amelyet teljes egészében digitálisan állítanak ki, küldenek el, fogadnak és tárolnak, nagyon specifikus technikai és jogi követelményeknek megfelelően.
Ez a fajta számla általában XML-alapú formátumban (például Facturae, UBL vagy CII) készül, amely lehetővé teszi a számviteli rendszerek, az ERP-k és a számlázási platformok számára az automatikus beolvasást és feldolgozást anélkül, hogy kézzel kellene begépelni az adatokat, vagy papíron ellenőrizni a számokat.
Az érvényes e-számlának garantálnia kell a kibocsátó hitelességét és a tartalom integritását (általában elektronikus aláírás vagy biztonságos átviteli csatornákon keresztül), tartalmaznia kell a Számlázási rendelet összes kötelező mezőjét (adóazonosító, adóalap, áfakulcsok és díjak, dátumok, megnevezés, fizetési feltételek stb.), és a törvényes megőrzési időszak alatt eredeti formátumában kell megőrizni.
„Kötelezőnek” nevezzük, ha egy adott szabály előírja, hogy bizonyos műveletek során (például vállalatok és szakemberek között Spanyolországban , vagy a közigazgatással) a számlát mindig elektronikus formátumban, egy adott szabványnak megfelelően állítsák ki és fogadják be.
Jogi keret: Crea y Crece törvény, Csalás elleni törvény, Verifactu és az AEAT szerepe
Az elektronikus számlázás használatára vonatkozó kötelezettség Spanyolországban két fő, egymást kiegészítő szabályozási pilléren nyugszik: a vállalatok létrehozásáról és növekedéséről szóló 18/2022. számú törvényen (az „Létrehozásról és növekedésről” szóló törvény) és a csalás elleni törvényként ismert 11/2021. számú törvényen . Mindegyik egy másik, de szorosan kapcsolódó szempontot tárgyal.
Egyrészt a Create and Grow törvény célja a vállalkozói szellem előmozdítása, a bürokratikus akadályok csökkentése és az elektronikus számlázás általánosítása a B2B-ben az átláthatóság javítása és a késedelmes fizetések elleni küzdelem érdekében. A 12. cikk bevezeti az elektronikus számlázás használatának fokozatos kötelezettségét a vállalkozások és a szakemberek közötti tranzakciókban.
Másrészt a Csalás Elleni Törvény az adócsalás elleni küzdelemre összpontosít , és szabályozza az úgynevezett elektronikus számlázási rendszereket (EBS), előírva, hogy a szoftvereknek számos követelménynek kell megfelelniük a manipuláció (számlák törlése, kettős felhasználás, nyilvántartások módosítása stb.) megakadályozása érdekében. Ennek keretében hozták létre a Verifactu rendszert , amely a számlázási nyilvántartások automatikus továbbításáért felelős az Adóhatóságnak.
Az Állami Adóhatóság (AEAT) vezető szerepet fog játszani: rendelkeznie kell egy nyilvános elektronikus számlázási megoldással , amely központi adattárként és információforrásként működik a késedelmes fizetések ellenőrzése érdekében, valamint mechanizmusokkal a vállalatoktól és a szakemberektől származó fizetési, késedelmi vagy nemfizetési jelentések fogadására.
Amikor a B2B számlák cseréje teljes egészében magánplatformokon keresztül történik, ezeknek a platformoknak automatikusan el kell küldeniük minden egyes számla másolatát a nyilvános rendszerbe . Innen a Spanyol Adóhivatal (AEAT) fizetési és határidő-statisztikákat nyer ki, amelyeket a Késedelmes Magánfizetések Állami Megfigyelőközpontja betáplál, hogy figyelemmel kísérje, mely ágazatok tartják be többé-kevésbé hatékonyan a szabályokat.
Naptár: Mikor lesz kötelező az elektronikus számlázás a vállalatok között?
A millió dolláros kérdés az, hogy mikor válik kötelezővé az elektronikus számlázás a vállalkozások és a szakemberek között. A válasz számos szabályozási mérföldkőtől függ, és késik, de az általános struktúra világos: a számlák mennyiségén alapuló szakaszos bevezetés.
A Create and Grow törvény 2022. október 19-én lépett hatályba, de felfüggesztette a 12. cikket (B2B elektronikus számlázás) a szabályozási kidolgozásáig, valamint a nyilvános megoldás technikai részleteit és az elfogadott formátumokat szabályozó miniszteri rendelet jóváhagyásáig.
Ez a fejlesztés királyi rendelet és a Pénzügyminisztérium miniszteri rendelete révén valósul meg . A királyi rendelet tervezetét 2023 júniusában nyújtották be nyilvános véleményezésre, és a Minisztertanács 2026. március 24/25-én jóváhagyta a B2B elektronikus számlát kidolgozó szöveget, a rendszert aktiváló rendelet függvényében.
Amint megjelenik az AEAT nyilvános számlázási megoldását szabályozó miniszteri rendelet, megkezdődnek a vállalatok és az egyéni vállalkozók számára érvényes végső határidők, amelyek a következők:
- 8 000 000 eurót meghaladó árbevételű vállalatokLesz egy 1 éves futamidő a miniszteri rendelet közzététele óta, amely előírja az elektronikus számlák kibocsátásának és fogadásának megkezdését a B2B kapcsolataikban. Az AEAT által kezelt dátumforgatókönyvek szerint ez 2027 júliusa körülre helyezhet minket.
- 8 000 000 eurónál kisebb árbevételű vállalatok és egyéni vállalkozókLesz egy 2 éves tér ugyanebből az alkalmazkodási parancsból, ami előreláthatólag 2028 közepére utalna.
Ettől a pillanattól kezdve a Spanyolországon belüli B2B műveletekben az általános szabály az elektronikus számlázás és a legalább 4 évig tartó digitális tárolás lesz , amely bármikor hozzáférhető lesz adóellenőrzések és ellenőrzések céljából.
Érdemes megjegyezni, hogy 2026 kritikus átmeneti évnek ígérkezik : bár a teljes B2B kötelezettség csak a határidők kezdetétől lép hatályba, a megelőzött vállalatoknak több mozgásterük lesz a rendszerek tesztelésére, csapatok építésére és folyamatok finomítására anélkül, hogy sietniük kellene.
Kapcsolat a Verifactu-val és a számlázási programokkal
A B2B elektronikus számlázás és a Verifactu a kirakós két különböző darabja, bár szorosan összefüggenek. Míg az előbbi a számlák formátumára és cserecsatornájára összpontosít , a Verifactu kezeli a számlázási adatok automatikus benyújtását a spanyol adóhatósághoz (AEAT), valamint az adatok integritását.
A Verifactu bevezetése (2025. július) óta a naprakészen tartani kívánt számlázóprogramoknak számos funkciót kell biztosítaniuk: minden számláról teljes és módosíthatatlan rekordot kell generálniuk, opcionálisan vagy automatikusan elküldeniük az AEAT-nak, és egyértelmű bizonyítékot kell szolgáltatniuk arra vonatkozóan, hogy nem történt manipuláció.
A tervezett menetrend ezen a területen a 2025 végén bejelentett egyéves moratórium után nagyjából a következő: a vállalatoknak (jogi személyeknek) 2027. január 1-jétől kell Verifactu-val kompatibilis szoftvert használniuk , míg az egyéni vállalkozóknak és más adófizetőknek 2027. július 1-jéig van idejük.
Egyelőre, kivéve azokat, akik már más módon kötelesek erre (például a közigazgatásnak történő számlázás), nem kötelező minden számlát a Verifactu-n keresztül elküldeni az AEAT-nak, de kötelező lesz a Csalás Elleni Törvény technikai követelményeinek megfelelő jóváhagyott vagy módosított programok használata .
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy felül kell vizsgálnia jelenlegi számlázószoftverét , és mérlegelnie kell, hogy frissít-e Verifactu és B2B e-számlázásra, integrálnia kell-e egy adott API-t, vagy jobb-e egy olyan ERP vagy felhőalapú megoldásra migrálni, amely már mindkettőre fel van készítve.
Kötelező követelmények és mentességek: kinek kell elektronikus számlát kiállítania
A végső cél az, hogy a kötelezettség gyakorlatilag az összes spanyol területen belüli B2B tranzakcióra kiterjedjen , de a szabályozás árnyalatokat is tartalmaz az ügylet típusától, az üzleti volumentől és a területi hatálytól függően.
Először is, van egy adófizetői csoport, akiknek évek óta kötelező ezt megtenniük: minden vállalatnak és egyéni vállalkozónak, aki közigazgatási szerveknek számláz , 2015 januárja óta elektronikus számlákat kell kiállítania a 25/2013. évi törvény és a közbeszerzési szerződésekről szóló törvény értelmében.
Továbbá azoknak, akik bizonyos összeghatár feletti szerződésekben vállalkozóként vagy alvállalkozóként járnak el a közigazgatás számára, szintén elektronikus számlázást kell használniuk egymás közötti kapcsolataikban, amikor a kifizetések ezen közbeszerzési szerződésekből származnak.
A Crea y Crece törvénnyel az elektronikus számlázás kiterjed minden vállalatközi (B2B) tranzakcióra. A várakozások szerint a miniszteri rendelet hatálybalépése után egy vagy két évvel minden spanyol magánvállalkozásnak kötelező lesz elektronikus számlázást használnia, amennyiben a címzett Spanyolországban letelepedett vállalkozás vagy szakember.
Léteznek azonban és vita tárgyát képezik bizonyos lehetséges kivételek vagy kizárások , amelyek a kötelezettség tényleges terjedelmét fogják meghatározni. A tervezetekben és az előzetes közleményekben szereplők közül a következők emelkednek ki:
- B2C műveletekA kötelezettség jelenleg nem terjed ki a végfelhasználókkal lebonyolított tranzakciókra. Más szóval, a magánügyfeleknek történő értékesítések továbbra is dokumentálhatók papíralapú számlákkal vagy strukturálatlan formátumban, kivéve, ha azt más szabályozás előírja.
- Külföldi ügyfelekkel folytatott tranzakciókKizárnák azokat, amelyekben a felek egyikének gazdasági tevékenységének székhelye, állandó telephelye, számlázási célú lakóhelye vagy szokásos tartózkodási helye nem Spanyolországban található.
- Bizonyos önálló vállalkozók és nagyon kis volumenű kkv-kMentesítési forgatókönyveket fontolgatnak az évi 85 000 eurónál kevesebbet számlázó adózók, az egyszerűsített adórendszer szerint adózók, egyes mezőgazdasági ágazatok vagy bizonyos nagykereskedelmi ágazatok esetében, bár ezeket a részleteket a végleges szabályozásban még meg kell erősíteni.
- Alacsony értékű tranzakciókSzámos 400 euró alatti tranzakció, vagy azok, amelyek esetében már alkalmazzák az egyszerűsített számlákat, mentesülhetnének a strukturált e-számlázás szigorú kötelezettsége alól, valamint a 3.000 euró alatti összegek olyan ágazatokban, mint a vendéglátás, a személyszállítás vagy a fodrászat.
Mindenesetre, még ha az elektronikus számlák kibocsátása nem is kötelező egy adott helyzetben, semmi sem akadályozza meg az adófizetőket abban, hogy önként mindig az e-számlákat válasszák folyamataik szabványosítása érdekében , ami középtávon jelentősen leegyszerűsítheti a belső irányítást.
A tényadatok technikai követelményei, formátumai és papírja
A szabályozásoknak való megfeleléshez nem elég egyszerűen „digitalizálni” a számlát; azt olyan formátumban kell elvégezni, amely megfelel a törvényben meghatározott strukturálási és interoperabilitási követelményeknek. Spanyolországban a referenciaszabvány a Facturae , a Gazdasági Minisztérium által támogatott hivatalos formátum.
A Facturae egy nagyon szigorú szerkezetű XML fájlon alapul (jelenleg a legszélesebb körben használt verzió a 3.2.2), ahol minden adat a megfelelő címkébe kerül: kibocsátó és címzett adatai, részletező sorok, adók, összegek, fizetési módok stb. Már egy apró szerkezeti hiba is automatikus elutasítást okozhat a számlát validáló platformokon.
A Facturae mellett a szabályozás előírja más, nemzetközileg széles körben használt szabványos strukturált formátumok , például az UBL (Universal Business Language) vagy a CII, sőt bizonyos esetekben az elektronikus aláírással ellátott PDF elfogadását is, feltéve, hogy garantált az automatikus olvasás és az interoperabilitás más rendszerekkel.
Az olyan ágazatokban, mint a szállítmányozás és a logisztika, a tényszámlák és a strukturált formátumok bevezetése különösen előrehaladott, mivel lehetővé teszik az e-számlák integrálását a TMS, ERP, eCMR rendszerekkel és a szállítólevelekkel , csökkentve az összegbeli eltéréseket és automatizálva az egyeztetéseket.
Bármilyen formátumról is legyen szó, a számlázáshoz használt szoftvernek képesnek kell lennie a számlák kiállítására, fogadására és tárolására ezekben a szabványokban , valamint a kötelező állapotok (elküldött, elfogadott, elutasított, kifizetett stb.) cseréjére, ami kulcsfontosságú a fizetési határidők ellenőrzése és a késedelmes fizetések elleni küzdelem szempontjából.
Előnyök a vállalatok és az egyéni vállalkozók számára a törvények betartásán túl
A kötelező használat talán kötelezőnek hangzik, de az igazság az, hogy egy jól megvalósított e-számlázási rendszer egyértelmű előnyöket kínál a mindennapi életben , különösen azok számára, akik jelentős mennyiségű dokumentumot kezelnek.
Gazdasági szempontból a papíralapú formátumról elektronikus formátumra való áttérés drasztikusan csökkenti a nyomtatás, a szállítás, a fizikai archiválás és a dokumentumok megsemmisítésének költségeit . Továbbá csökkenti az emberi hibalehetőségeket azáltal, hogy kiküszöböli az adatok átírásának szükségességét, ami kevesebb visszaküldést és kevesebb javításra fordított időt eredményez.
Továbbá, ha minden számla egy könnyen hozzáférhető digitális adattárban van központosítva, az jelentősen leegyszerűsíti az információkeresés, a kérésekre adott válaszok, valamint a könyvelési zárások vagy adóbevallások elkészítésének folyamatát. A könyvelési rendszerekhez vagy adóbevallásokhoz való csatlakozás jelentősen leegyszerűsödik.
Pénzügyminisztériumi szempontból az e-számlázás, a státuszjelentések és a Verifactu-hoz hasonló rendszerek kombinációja sokkal megnehezíti a fizetési késedelmek eltitkolását . Ez elősegítheti az ésszerűbb fizetési feltételek kultúráját, és csökkentheti a kereskedelmi késedelmes fizetéseket, ami a Crea y Crece törvény kifejezett célja.
Végül a fenntarthatóságra és a biztonságra gyakorolt hatás sem elhanyagolható: a papírfelhasználás és a dokumentumok fizikai szállításának csökkentése csökkenti a környezeti lábnyomot, míg a felhőalapú tárolás és a biztonsági mentések minimalizálják a hardverhibák vagy a jól kezelt biztonsági incidensek miatti adatvesztés kockázatát.
A szoftverválasztás és a digitális átállás megtervezésének kritériumai
A fentiek elérésének kulcsa a számlázó szoftver. A megfelelő szoftver kiválasztása – vagy a már használt szoftver alapos áttekintése – kulcsfontosságú a zökkenőmentes átálláshoz. Nem csak a törvények betartásáról van szó, hanem a napi munka hatékonyságának növeléséről is.
Általánosságban elmondható, hogy érdemes olyan könyvelési vagy számlázási megoldást választani, amely kompatibilis a Facturae-val, felkészült a Verifactu-ra, és lehetővé teszi a lehető legtöbb folyamat automatizálását . Ideális esetben a rendszer integrálja a számlázást, a könyvelést, a beszedéseket, a kifizetéseket, a készletnyilvántartást és ha lehetséges, a bérszámfejtést is, hogy elkerülje az információs silókat.
Az eszközök értékelésekor fontos figyelembe venni olyan szempontokat, mint a kezelőfelület használhatósága (intuitív legyen, és ne igényeljen mesterképzést a számla kiállításához), a csapat számára a könnyű elsajátíthatóság és az alkalmazkodási görbe. Egy nagyon hatékony, de használhatatlan program gyakran kihasználatlan marad.
Az is fontos, hogy a szoftver skálázható legyen, és integrálható legyen más, már használt vagy szükséges megoldásokkal (CRM, POS, e-kereskedelmi platformok, banki szolgáltatások stb.), lehetőleg API-kon vagy szabványos csatlakozókon keresztül. Ez nagy különbséget jelent majd vállalkozása növekedése során.
Az infrastruktúra tekintetében számos vállalkozás választja a felhőalkalmazásokat, amelyek lehetővé teszik a bárhonnan való hozzáférést, a távoli munkavégzést, és kiküszöbölik a saját szerverek karbantartásának , a manuális verziófrissítések elvégzésének vagy a helyi biztonsági mentések kezelésének szükségességét.
Belső képzés és gyakorlati lépések az alkalmazkodáshoz
Bármennyire is jó a szoftver, ha a naponta használók nem sajátítják el a használatát, a változás frusztráció forrásává válhat. Ezért elengedhetetlen az alapvető, jól fókuszált képzés megtervezése a számlákat kiállító, fogadó vagy áttekintő munkatársak számára.
Egy jó stratégia jellemzően rövid, az alapvető szoftverhasználatról szóló képzéseket ötvöz gyors referenciaanyagokkal (belső útmutatók, rövid videók, GYIK) és egy intenzívebb támogatási időszakkal, amíg a változás megvalósul. Minél könnyebb az embereknek kérdéseket feltenni és kétségeikre választ kapni, annál zökkenőmentesebb lesz az átmenet.
Nem tanácsos mindent egyszerre digitalizálni. A legésszerűbb megközelítés egy fokozatos lépésekből álló ütemterv kidolgozása , kezdve például egy kis csoportnyi ügyféllel vagy beszállítóval, akikkel könnyű együtt dolgozni, vagy meghatározott típusú dokumentumokkal, és bővítve a hatókört a rendszer stabilizálódásával.
A cél a kötelező határidők betartása a már meglévő folyamatokkal, anélkül, hogy az utolsó pillanatban kellene improvizálni. Ez magában foglalja a belső munkafolyamatok felülvizsgálatát (a számlák jóváhagyása, ki érvényesíti azokat, a kifizetések egyeztetése) és az új digitális környezethez való igazítását a papíralapú folyamatok egyszerű másolása helyett.
Végül elengedhetetlen lesz a változásról tájékoztatni az ügyfeleket és a beszállítókat , elmagyarázni, hogyan szeretnék fogadni vagy küldeni a számlákat, és megállapodni a formátumokban és csatornákban a félreértések elkerülése érdekében (például, hogy privát platformokat, hitelesített e-mailt, ügyfélportálokat stb. fognak-e használni).
Különös kötelezettségek a szállítás és a logisztika területén
A szállítmányozási és logisztikai szektor az egyik leginkább érintett a reform által, mind a tranzakciók mennyisége, mind a számviteli és logisztikai adatok szinkronizálásának szükségessége miatt . Itt a kötelező elektronikus számlázás nemcsak adózási, hanem működési kérdés is.
A szállítmányozási vállalatoknak végleg fel kell hagyniuk a PDF vagy papír formátumú számlák küldésével, és át kell térniük az interoperábilis strukturált formátumokra (Facturae, UBL vagy CII), amelyek integrálódnak a TMS-be, az ERP-be és a nagy nemzetközi szállítók vagy ügyfelek platformjaiba.
A számla adatainak összhangban kell lenniük a kapcsolódó logisztikai dokumentumokkal (szállítási megbízások, eCMR, szállítólevelek). A súlyokban, csomagokban vagy dátumokban mutatkozó eltérések számlák elutasítását, fizetési késedelmet, sőt akár büntetéseket is eredményezhetnek, ha nyomonkövetési mintákat észlelnek.
Továbbá az állapotok logikája (elküldött, elfogadott, elutasított, kifizetett számla) különösen fontossá válik a pereskedés és a fizetési késedelmek elkerülése , valamint a törvény által a késedelmes fizetések elleni intézkedésként megerősített maximális fizetési határidők betartása érdekében.
Bár a szállítmányozásra vonatkozó egyes konkrét műszaki kötelezettségek még mindig a végleges szabályozási fejleményektől függenek, egyértelmű, hogy az ágazat azon vállalatai, amelyek felkészülnek a változásokra – TMS, ERP és dokumentumcsere-platformjaik módosításával –, jelentős előnyre tesznek szert, amikor az e-számlázás teljesen elkerülhetetlenné válik.
A kötelező elektronikus számlázás be nem tartásának büntetései és kockázatai
Ezen változások figyelmen kívül hagyása nem lehetséges. A szabályozás számos bírságot és pénzügyi büntetést ír elő azok számára, akik – bár kötelesek erre – nem állítják ki, nem kezelik vagy nem megfelelően tárolják elektronikus számláikat, illetve kettős felhasználású vagy nem megfelelő szoftvert használnak.
A szabályozástervezetekben és a közigazgatás gyakorlatában szereplő szankciók között szerepel a számlázási rendszerekkel kapcsolatos szabálysértésekért kiszabható akár 10 000 eurós bírság , amely visszaesés vagy egyértelmű csalási szándék bizonyítása esetén növelhető.
A büntetéseket is figyelembe veszik, amelyeket a nem megfelelően számlázott tranzakciók mennyiségének százalékában számítanak ki , például a nem megfelelően rögzített teljes összeg 1%-át, negyedévente 300 és 6.000 euró közötti minimum- és maximumértékekkel.
Ha a jogsértés a számlák tárolását vagy megőrzését érinti (például nem őrzik meg azokat a kötelező 4 évig, vagy nem lehet azokat eredeti formátumukban visszanyerni), a bírság összege érintett tranzakciónként 300 euró vagy az érintett számlák összegének 2%-a lehet, attól függően, hogy melyik a magasabb.
A közvetlen gazdasági hatáson túl a nem megfelelő szoftverek használata vagy a számlák nyomon követhetetlensége olyan támogatások elvesztéséhez vezethet, mint a Digital Kit , hírnévproblémákhoz az ügyfelekkel és a beszállítókkal szemben, sőt, nagyon súlyos adócsalási esetekben a tevékenység ideiglenes felfüggesztéséhez vagy az adófizető regisztrációjának törléséhez.
Hogyan készülhetnek fel a szabadúszók, a kkv-k és a nagyvállalatok?
Az elektronikus számlázásra való áttérés nem kell, hogy traumatikus legyen, ha jól megtervezett digitalizációs projektként közelítjük meg , és nem csak az utolsó pillanatban elvégzett formalitásként. Bár a végső technikai részletek még a függőben lévő szabályozásoktól függenek, vannak lépések, amelyeket már most megtehet.
Az egyéni vállalkozók esetében az első lépés általában egy egyszerű, de e-számlázással kompatibilis számlázóprogram kiválasztása , a digitális tanúsítvány konfigurálása , az új számlaformátum megismerése, valamint annak biztosítása, hogy minden dokumentáció biztonságosan és rendezett módon tárolva legyen.
KKV-k és nagyobb vállalatok esetében egy némileg szélesebb körű projektre lehet szükség, amely magában foglalja a jelenlegi rendszer auditját, a könyveléssel, bankokkal és készletgazdálkodással való integrációt , az új számla-jóváhagyási munkafolyamatok meghatározását és a különböző csapatok (adminisztráció, pénzügy, értékesítés stb.) képzését.
Minden esetben erősen ajánlott naprakésznek maradni a szabályozási fejleményekkel kapcsolatban (hivatalos források konzultálásával vagy szaktanácsadók igénybevételével), és ne habozzon szakmai segítséget kérni, különösen akkor, ha nagy mennyiségű számlát kezel, vagy több, eltérő szabályozású országban működik.
A cél az, hogy amikor a követelmény teljes mértékben érvénybe lép, az elektronikus számlák kibocsátása, fogadása és archiválása a vállalkozás napi működésének természetes részévé váljon, a tevékenység zavarai vagy megszakítása nélkül.
A kötelező elektronikus számlázás széles körű elterjedése összetett kihívásnak tűnhet, de ha hatékonyan kezelik, valódi lehetőséget kínál a folyamatok korszerűsítésére, a költségek csökkentésére, a pénzügyek feletti ellenőrzés megszerzésére, valamint a kormányzati szervekkel és üzleti partnerekkel fenntartott kapcsolatok javítására . A felkészülés korai megkezdése a legjobb módja annak, hogy ezt a jogi kötelezettséget egyértelmű versenyelőnnyé alakítsuk.
