Cara menggunakan AI di Excel dan Word: Copilot, ChatGPT, dan Mode Agen

Informatec Digital » Sumber daya » Cara menggunakan AI di Excel dan Word: Copilot, ChatGPT, dan Mode Agen

Kecerdasan buatan telah memberikan dampak yang besar pada alat produktivitas yang kita gunakan setiap hari, dan saat ini dimungkinkan untuk bekerja lebih cepat dan lancar di Excel dan Word berkat Copilot dan asisten seperti ChatGPT. Anda tidak perlu menjadi ahli: dengan petunjuk bahasa alami, Anda dapat membuat analisis, format, draf, dan rumus yang sebelumnya membutuhkan waktu dan pengetahuan khusus.

Pada bagian berikut, Anda akan melihat cara memaksimalkan penggunaan Copilot di Excel dan Word, apa saja keunggulannya, di mana menemukannya, bagaimana cara meminta apa yang Anda butuhkan agar hasilnya tepat sejak awal, dan batasan serta persyaratan yang perlu diingat (seperti kredit penggunaan atau paket Copilot Pro). Kami juga akan meninjau "Mode Agen," sebuah evolusi dari kemampuan ini untuk mengatur tugas multi-langkah secara iteratif.

Apa yang dapat dilakukan AI untuk Anda di Excel?

Copilot di Excel dirancang untuk mempermudah tugas sehari-hari: dapat mengambil data dari web atau organisasi Anda , membantu Anda menyoroti informasi yang relevan, mengurutkan dan memfilter, membuat rumus dengan penjelasan yang jelas, dan mengungkap pola dan tren dalam hitungan detik.

Salah satu keunggulannya adalah impor data. Jika file Anda tersimpan di OneDrive atau SharePoint, atau Anda perlu mengimpor data publik, Copilot dapat menyiapkan spreadsheet Anda dengan terhubung ke sumber-sumber tersebut dan menyediakan konten dalam rentang atau tabel yang siap digunakan.

Ini juga berguna untuk pemformatan. Anda dapat memintanya, misalnya, untuk hanya menampilkan sel yang berisi angka, untuk mengatur filter dengan nilai di atas ambang batas tertentu, atau untuk menerapkan kriteria pengurutan khusus agar tampilan Anda lebih mudah dikelola.

Di bagian perhitungan, Copilot membantu Anda membuat kolom dan baris baru dengan operasi berdasarkan data yang ada dan juga menjelaskan cara kerja setiap rumus serta cara mengotomatiskan tugas dengan memprogram makro di Excel , langkah demi langkah, sehingga Anda tidak hanya mengandalkan "salin dan tempel".

Terakhir, Anda dapat menanyakan langsung tentang data Anda. Dalam respons cepat, ia akan memberikan ringkasan, grafik, tabel pivot, tren, dan outlier, sehingga Anda dapat mengidentifikasi informasi yang relevan dengan cepat dan menghindari tersesat dalam spreadsheet yang tak berujung.

Di mana menemukan Copilot dan cara memulai di Excel

Aksesnya mudah: pada tab Beranda, Anda akan melihat ikon Copilot di pita menu. Dari sana, Anda dapat membuka pengalaman percakapan, menggunakan ide permintaan yang telah dikonfigurasi sebelumnya , atau mengetik permintaan Anda sendiri dengan kata-kata Anda sendiri.

Cara lain untuk mengaktifkannya adalah dengan memilih sel. Dengan melakukan itu, ikon yang terkait dengan Copilot akan berkedip, memungkinkan tindakan kontekstual pada titik spesifik di lembar kerja tersebut— ideal untuk operasi cepat.

Sebelum memulai, sebaiknya data Anda disusun dalam tabel atau rentang yang terstruktur dengan baik. Ini membantu Copilot membaca data dengan akurat dan menyarankan rumus atau ringkasan yang jelas, menghindari kesalahan sepele yang disebabkan oleh interpretasi sel yang salah.

Alur kerja tipikalnya adalah: Anda membuka Copilot, memilih antara membuat sesuatu yang baru, meminta rumus atau pemformatan, membuat ringkasan, atau langsung mengobrol dengan target Anda. Jika Anda memilih obrolan, Anda dapat menindaklanjuti dengan pertanyaan untuk menyempurnakan hasilnya secara bertahap hingga sempurna.

Hasilkan rumus di Excel dengan ChatGPT atau Copilot

Anda tidak memerlukan petunjuk teknis yang tepat untuk mendapatkan rumus yang bermanfaat. Bayangkan saja Anda sedang berbicara dengan seseorang dan jelaskan secara alami apa yang ingin Anda capai dan data apa yang Anda miliki, dan AI akan mengembalikan kerangka rumus dan logika yang mendasarinya.

Jika deskripsi Anda kurang tepat, Anda dapat mulai dengan menanyakan sesuatu yang umum seperti "cari nilai dalam sebuah kolom," dan AI akan merespons dengan struktur dan argumen yang diperlukan. Dengan cara ini, Anda akan memahami fungsi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda dan bagaimana menyesuaikan setiap parameter agar sesuai dengan situasi spesifik Anda.

Saat Anda perlu menyalin dan menempel tanpa mengubah apa pun, jelaskan secara tepat lokasi setiap bagian data. Misalnya: “Saya memiliki nilai numerik di kolom C hingga baris 200, dan saya ingin rumus di sel E5 yang menghitung berapa banyak sel yang sama dengan 5.” Dengan informasi tersebut, AI akan menghasilkan rumus yang tepat sasaran pada rentang dan sel yang benar.

Pendekatan ini juga berfungsi dengan baik untuk tugas-tugas umum lainnya: menyiapkan tabel yang kemudian akan Anda filter, mengubah angka menjadi barcode dengan rumus tertentu, atau merencanakan penghapusan data duplikat dalam suatu kumpulan data.

Tips praktis: Tinjau rumus yang dihasilkan atau uji dengan sebagian kecil data. Model AI memang ampuh, tetapi terkadang dapat menyarankan sesuatu yang tidak sepenuhnya sesuai dengan spreadsheet Anda, terutama jika struktur aslinya tidak jelas.

Kopilot di Word: dari draf hingga versi final

Begitu Anda membuka dokumen baru, Copilot akan muncul di bagian atas, siap menerima instruksi pertama Anda. Anda dapat meminta draf dengan format, nada, atau perkiraan panjang tertentu, dan dalam hitungan detik Anda akan memiliki teks awal untuk diedit.

Selama proses tersebut, AI bahkan menyarankan perpanjangan pada permintaan agar permintaan menjadi lebih efektif. Setelah draf dikembalikan, Anda dapat menyimpan, membuat ulang, atau menghapusnya, serta mengedit permintaan untuk memperbaikinya , atau mempersiapkan dokumen untuk penandatanganan digital tanpa harus memulai dari awal setiap kali.

Selain kotak teks awal, ada dua cara yang sangat berguna untuk menggunakan Copilot di dalam Word. Pertama, Anda dapat membuka tindakan kontekstual pada paragraf mana pun untuk memperluas, menulis ulang, mengubah gaya, mengekstrak tabel, atau meringkas ide hanya dengan satu klik.

Di sisi lain, dari pita menu, Anda dapat membuka bilah sisi dengan chatbot. Di sana Anda dapat meminta perubahan pada dokumen, membuat draf baru, membuat gambar untuk disisipkan, atau mendapatkan jawaban atas pertanyaan Anda sambil menulis, sehingga riset dan penulisan berjalan beriringan.

Template, analisis, dan contoh praktis di Excel

Selain rumus, Copilot dapat membuat struktur yang berguna. Misalnya, meminta kalender untuk bulan tertentu dengan baris untuk catatan dan hari dalam seminggu di bagian atas akan menghasilkan templat yang dapat Anda tempel langsung ke lembar kerja Anda.

Perlu dicatat bahwa terkadang instruksi gaya atau warna mungkin tidak berlaku persis seperti yang Anda jelaskan. Dalam kasus tersebut, Copilot dapat memberi Anda struktur dan instruksi untuk menyelesaikan format secara manual dalam hitungan detik.

Dari sisi analitik, memuat kumpulan data (misalnya, penjualan berdasarkan negara) dan menanyakan "negara mana yang paling sering muncul di kolom B?" akan menampilkan hasilnya beserta penjelasannya. Kemudian, sistem akan menyarankan pertanyaan lanjutan yang cerdas , seperti total penjualan berdasarkan negara atau produk terlaris di setiap wilayah.

Dinamika ini membuat analisis eksploratif menjadi lincah: Anda mengajukan pertanyaan, memverifikasi data, dan terus menggali lebih dalam dengan pertanyaan baru, tanpa harus terlebih dahulu menyiapkan struktur yang rumit berupa tabel pivot atau rumus yang kompleks.

Presentasi PowerPoint langsung

Copilot dapat membuat presentasi dari awal hanya dengan perintah sederhana. Jika Anda menentukan tujuan (misalnya, peluncuran produk) dan memberikan daftar spesifikasi atau poin-poin penting, Copilot akan menghasilkan serangkaian slide dengan judul, ide, dan visual yang siap untuk ditinjau.

Fitur ini juga dapat membuat gambar, menyoroti data penting, dan, dalam skenario tertentu, menggunakan dokumen Word atau Excel sebagai dasar presentasi. Meskipun beberapa fitur ini mungkin masih dalam pengembangan, proses pembuatan slide awal sudah menghemat banyak waktu.

Persyaratan, kredit penggunaan dan Copilot Pro

Jika Anda sudah berlangganan Microsoft 365 Personal atau Family, Anda dapat mengakses Copilot di dalam Word, Excel, dan PowerPoint tanpa biaya tambahan, tetapi menggunakan sistem kredit. Setiap permintaan AI akan menggunakan satu kredit, dan Anda memiliki 60 kredit per bulan , yang akan diperbarui pada awal bulan berikutnya.

Anda dapat memeriksa saldo Anda di account.microsoft.com, di bagian langganan Anda. Idenya adalah agar Anda mencobanya dan membiasakan diri dengan AI. Jika Anda merasa itu tidak cukup, ada Copilot Pro seharga €22 per bulan , yang menghilangkan batasan dan memungkinkan Anda menggunakan AI tanpa batasan.

Detail penting tentang paket keluarga: hanya pemilik langganan utama yang memiliki akses ke Copilot di dalam aplikasi. Pengguna lain yang berbagi akses tidak memiliki fitur ini di Word atau Excel, yang perlu diingat jika Anda mengelola langganan di rumah.

Sedangkan untuk pengalaman pengguna, Anda tidak memerlukan Windows, PC Copilot+, atau NPU: pemrosesannya dilakukan di cloud, sehingga perilaku Copilot hampir identik di web dan desktop.

Mode Agen dan Agen Kantor: apa itu dan bagaimana cara menggunakannya

Yang disebut "Mode Agen" membawa kolaborasi dengan AI selangkah lebih maju. Tujuannya adalah untuk mendemokratisasi fungsi-fungsi canggih sehingga, dengan petunjuk bahasa alami, AI dapat mengatur tugas-tugas multi-langkah untuk menghasilkan dokumen, spreadsheet, dan presentasi berkualitas tinggi.

Di Excel, misalnya, Anda dapat meminta anggaran rumah tangga dengan kategori (sewa, makanan, perlengkapan, bahan bakar, hiburan) dan aturan yang memperingatkan Anda ketika melebihi batas; di UKM, Anda dapat menyiapkan analisis keuangan dasar yang menghemat banyak pekerjaan manual.

Di Word, agen ini membantu dalam pembuatan resume, surat, laporan, atau ringkasan eksekutif, dengan menyarankan perbaikan dan mengajukan pertanyaan untuk memperjelas maksud Anda. Idenya adalah bekerja secara iteratif: Anda mulai dengan sebuah perintah dan membimbing AI untuk menyempurnakan hasilnya hingga sesuai.

Berdasarkan ketersediaan saat ini, Agent Mode aktif dalam program Frontier untuk pemegang lisensi Microsoft 365 Copilot dan pelanggan Microsoft 365 Personal atau Family. Saat ini, fitur ini ditawarkan di web dan dalam bahasa Inggris, dengan rencana untuk diperluas ke desktop. Untuk menggunakannya di Excel, Anda perlu menginstal add-in Excel Labs dan mengaktifkan opsi yang sesuai.

Selain itu, Office Agent di obrolan Copilot dapat membuat presentasi PowerPoint dan dokumen Word dari instruksi, dengan integrasi yang diharapkan akan terus berkembang, sehingga semakin sedikit hambatan antara ide dan hasil akhir.

Praktik terbaik untuk meminta sesuatu kepada AI

• Konteks yang jelasJelaskan data apa yang Anda miliki (kolom, baris, nama tabel) dan keluaran apa yang Anda harapkan.
• Akurasi lokasiJika Anda ingin rumus ditempel, tentukan kolom dan sel tujuan dan sumber.
• Iterasi cepat: meminta draf atau struktur pertama dan kemudian meminta perubahan spesifik.
• Validasi: periksa rumus dan hasil dengan sampel kecil sebelum menerapkannya ke keseluruhan.

Kasus penggunaan yang bekerja dengan sangat baik

Di Excel, tugas-tugas seperti penataan (template kalender, anggaran, daftar berformat), analisis eksploratif dengan pertanyaan berurutan, dan pembuatan/penjelasan rumus untuk perhitungan umum berjalan dengan sangat baik .

Di Word, memulai teks dari awal dengan nada dan format tertentu, menulis ulang paragraf, mengembangkan ide, dan membuat tabel atau gambar terintegrasi memungkinkan Anda mempercepat proses menuju dokumen akhir.

Saat Anda membutuhkan presentasi, Copilot akan membuat rangkaian slide dengan judul, poin-poin penting, dan alat bantu visual berdasarkan petunjuk dan materi referensi yang ditulis dengan baik. Dari situ, proses iteratif penyempurnaan konten dan desain akan mengantarkan Anda pada hasil yang profesional.

Cara menulis prompt yang lebih baik

Pikirkan tentang tujuan dan batasan. “Saya menginginkan laporan singkat (300-400 kata), dengan nada formal, terdiri dari tiga bagian dan tabel akhir dengan metrik kunci,” lebih baik daripada “berikan saya sebuah laporan.” Di Excel, “di sel E5 saya menginginkan rumus yang menghitung nilai yang sama dengan 5 di C2:C200” lebih jelas daripada permintaan penghitungan yang samar.

Tambahkan data referensi jika memungkinkan: nama tabel, judul kolom, rentang, atau contoh yang diharapkan. Jika percobaan pertama tidak sempurna, mintalah perubahan bertahap ("gunakan pemisah ribuan," "urutkan dari terbesar ke terkecil," "gunakan nada yang lebih personal") untuk secara bertahap mendekati hasil yang diinginkan.

Terakhir, ia menggabungkan petunjuk struktur dan gaya. Pertama, ia menanyakan struktur (indeks, bagian, blok data), kemudian menyempurnakan nada, dan diakhiri dengan tugas-tugas spesifik (menambahkan baris ringkasan, menyisipkan gambar, membuat tabel pivot dengan filter).

Keterbatasan dan harapan yang realistis

Meskipun AI dapat menangani banyak pekerjaan, terkadang AI tidak menerapkan format spesifik seperti yang diminta atau menyimpang dari permintaan awal . Tidak apa-apa: bersikeraslah dengan instruksi yang lebih konkret atau mintalah instruksi langkah demi langkah jika Anda lebih suka menyelesaikannya secara manual.

Ingat sistem kredit di Microsoft 365 Personal atau Family: setiap permintaan di dalam Word, Excel, atau PowerPoint menggunakan satu kredit, dan Anda memiliki batasan bulanan sebanyak 60 kredit. Jika Anda membutuhkan penggunaan intensif tanpa batas, ada opsi Copilot Pro seharga €22 per bulan.

Terakhir, Agent Mode saat ini hanya tersedia di web dan dalam bahasa Inggris, dan untuk Excel, memerlukan Excel Labs; integrasi akan diperluas seiring waktu, jadi selalu mengikuti perkembangan terbaru sangat penting untuk mendapatkan hasil maksimal.

Dengan semua kemampuan ini, menggunakan AI di Excel dan Word berarti beralih dari tugas-tugas mekanis ke pendekatan yang berorientasi pada tujuan: Anda mengimpor atau mendeskripsikan data Anda, meminta analisis atau draf dengan kata-kata Anda sendiri, memvalidasi dan menyesuaikan dalam iterasi singkat, dan mempertahankan bagian strategis dan kreatifnya, sementara AI mempercepat tugas-tugas berulang dan memberi Anda konteks untuk membuat keputusan yang lebih baik.