- Lo spazio di archiviazione gratuito di Google (15 GB) è condiviso tra Gmail, Drive e Foto e, una volta esaurito, l'invio e la ricezione di email vengono bloccati.
- Lo strumento Google One consente di diagnosticare cosa occupa più spazio ed eliminare in blocco email, file e foto, svuotando sempre il cestino.
- I filtri per dimensione, data e tipo di contenuto in Gmail, Drive e Foto aiutano a eliminare allegati di grandi dimensioni, email obsolete e video che occupano molto spazio.
- Se dopo l'ottimizzazione lo spazio a disposizione è ancora insufficiente, le alternative sono l'aggiornamento a Google One o la richiesta di ulteriore spazio di archiviazione negli account aziendali al proprio amministratore di sistema.
Se usi Gmail quotidianamente, è probabile che la tua casella di posta si sia trasformata in un cassetto digitale pieno di cianfrusaglie : migliaia di email, newsletter che non leggi mai, allegati enormi e, come se non bastasse, anche Google Foto e Drive contribuiscono a riempire il mucchio. Anche se i 15 GB che Google ti mette a disposizione potrebbero sembrare sufficienti, una volta esauriti, iniziano ad arrivare avvisi e problemi.
Quando ti avvicini al limite di spazio di archiviazione, Google potrebbe interrompere i tuoi servizi: Gmail smette di inviare e ricevere email , Drive smette di caricare file e Foto smette di eseguire il backup. Prima di arrivare a quel punto, è utile imparare come recuperare spazio in Gmail (e nel resto del tuo account Google) in modo organizzato, rapido e, soprattutto, senza interruzioni e senza perdere dati importanti.
Come funziona lo spazio di archiviazione di Google e perché Gmail si riempie
La prima cosa da capire è che quei 15 GB di spazio di archiviazione gratuito non sono riservati esclusivamente a Gmail: sono condivisi tra Gmail, Google Drive e Google Foto . Inoltre, ci sono altri elementi meno visibili, come i backup di WhatsApp su Android o i dati delle app che utilizzano lo stesso spazio di archiviazione.
Quando lo spazio di archiviazione è esaurito, Google applica una serie di restrizioni piuttosto severe . In Gmail, non è possibile inviare o ricevere messaggi e le email in arrivo vengono restituite al mittente con una notifica di casella di posta piena. In Drive, i nuovi file non vengono più sincronizzati o caricati e in Documenti, Fogli, Presentazioni e altre app di Google Office non è possibile creare nuovi documenti o consentire ad altri di modificare quelli esistenti.
In Google Foto, il blocco significa che non verranno creati nuovi backup di foto e video . Tutto ciò che hai salvato rimarrà presente, ma non verranno aggiunti nuovi contenuti finché non libererai spazio di archiviazione o non ne acquisterai altro. Attenzione: se non fai nulla, potresti perdere email importanti per giorni senza nemmeno accorgertene.
Per verificare lo spazio di archiviazione rimanente, vedrai un indicatore di utilizzo nella parte inferiore di Gmail. Da lì, puoi accedere alla pagina di gestione dello spazio di archiviazione, che mostra in dettaglio quanto spazio viene utilizzato separatamente da Gmail, Drive e Foto . Questo è il modo più chiaro per individuare la causa del problema.
Utilizza Google One e lo strumento ufficiale per recuperare spazio
Google ha centralizzato quasi tutte le funzionalità relative alla gestione dello spazio di archiviazione sulla piattaforma Google One. Anche senza abbonamento, è possibile utilizzare il pannello di gestione dello spazio di archiviazione per visualizzare cosa occupa spazio ed eliminare in blocco ciò che non serve.
Dal tuo computer, vai su Google One e accedi alla sezione Spazio di archiviazione. Lì troverai una sezione chiamata "Recupera spazio ", che raggruppa le opzioni per liberare spazio per servizio (Gmail, Drive, Foto) e per tipo di contenuto (file di grandi dimensioni, spam, elementi nel cestino, ecc.).
Nella sezione "Libera spazio nell'account", puoi visualizzare categorie come elementi del cestino, spam, file di grandi dimensioni o contenuti delle app. A seconda della categoria, avrai a disposizione opzioni per ordinare, filtrare o modificare la visualizzazione (elenco o griglia), semplificando la revisione di grandi quantità di elementi prima di eliminarli.
In Google Foto, questo stesso pannello mostra foto e video pronti per essere eliminati; se desideri conservare qualcosa, puoi scaricarlo sul tuo computer prima di spostarlo nel cestino. Dopo aver selezionato gli elementi da rimuovere, tocca Elimina (o "Sposta nel cestino" se ti trovi in Foto) e, quando richiesto da Google, conferma di accettare l'eliminazione definitiva spuntando la casella di consenso.
Tieni presente che se elimini migliaia di elementi contemporaneamente , potrebbero essere necessarie fino a 48-72 ore prima che lo spazio liberato venga visualizzato correttamente nel tuo account, quindi non preoccuparti se la barra si muove a malapena all'inizio.
Diagnostica il problema: Drive, Gmail o Foto
Prima di iniziare a cancellare file a caso, è consigliabile scoprire quale servizio sta occupando più spazio. Visita drive.google.com/drive/quota per visualizzare i tuoi file di Drive ordinati dal più grande al più piccolo. Questo è un modo molto chiaro per capire se lo spazio è occupato da video, backup di grandi dimensioni o documenti che conservi da anni.
In quella visualizzazione, fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi file di grandi dimensioni che non ti serve e seleziona "Sposta nel Cestino ". Una volta che hai un buon numero di file nel Cestino, vai alla cartella "Cestino" in Drive e fai clic su "Svuota Cestino" per liberare spazio.
Nel caso di Gmail, la diagnosi viene effettuata direttamente all'interno dell'email stessa, utilizzando operatori di ricerca come larger:10M per trovare messaggi con allegati di grandi dimensioni o filtri per data per individuare email molto vecchie. Qualcosa di simile accade in Foto, dove i video sono solitamente i principali responsabili dell'eccessivo spazio di archiviazione occupato.
Per gli account aziendali o scolastici (Google Workspace), il limite di spazio di archiviazione è impostato dalla licenza o dall'amministratore. In questi casi, se non è possibile acquistare spazio di archiviazione aggiuntivo direttamente, è necessario contattare l'amministratore per aggiornare il piano o liberare spazio dalla console dell'organizzazione.
Trucco avanzato: libera spazio su Gmail trasferendo tutte le tue email su un altro account.
Se siete il tipo di persona che non cancella mai nulla e il vostro account si è riempito di messaggi per anni, la soluzione più rapida potrebbe non essere quella di eliminare ogni singola email, ma di spostare l'intera cronologia di Gmail su un altro account . In questo modo, svuoterete praticamente la vostra casella di posta senza perdere le email che desiderate conservare.
La procedura prevede la creazione di un nuovo account Gmail e la sua configurazione per scaricare tutte le email dal vecchio account tramite POP3, eliminando la copia dal vecchio account. Prima di iniziare, è vivamente consigliato utilizzare Google Takeout per creare un backup completo delle email in caso di problemi durante il trasferimento.
Nell'account originale, vai su Impostazioni > "Visualizza tutte le impostazioni" > "Inoltro e POP/IMAP" e abilita l'accesso POP per tutti i messaggi. È fondamentale selezionare l'opzione "Elimina la copia di Gmail quando accedi ai messaggi tramite POP ", in quanto ciò garantirà che le email scaricate dal nuovo account vengano automaticamente eliminate dall'account originale.
Successivamente, accedi al tuo nuovo account Gmail e vai su Impostazioni > "Account e importazione". Nella sezione "Controlla la posta da altri account", aggiungi il tuo vecchio account e segui i passaggi per configurarlo tramite POP3. Verrà avviato un download in blocco che, a seconda del volume delle email, potrebbe richiedere un tempo considerevole.
Una volta verificato che tutti i messaggi importanti siano stati scaricati correttamente sul nuovo account, è possibile disabilitare le query POP e, nell'account originale, svuotare il cestino per liberare completamente spazio. Si tratta di una misura drastica, ma estremamente efficace per gli account con tendenza all'accumulo di dati digitali.
Pulire Gmail passo dopo passo: dimensioni, età, spam e cestino
Oltre al secondo trucco relativo all'account, vale la pena imparare a gestire Gmail dall'interno. Il primo passo logico è individuare le email con gli allegati più grandi , perché eliminando anche solo pochi messaggi si possono liberare molti megabyte (o addirittura gigabyte) in una volta sola.
Dalla barra di ricerca di Gmail, puoi espandere le opzioni avanzate (freccia a destra della barra di ricerca) e utilizzare il campo "Dimensione" per cercare messaggi di dimensioni superiori a X MB. Puoi anche utilizzare direttamente la sintassi size:20MB o larger:10M nella barra di ricerca. È importante rispettare il formato (senza spazi e con la M per megabyte), altrimenti la ricerca verrà effettuata in byte e non funzionerà.
Una volta visualizzate tutte le email di grandi dimensioni, valutate quali dovete assolutamente conservare. Per quelle contenenti documenti importanti, scaricate prima gli allegati sul vostro computer o su un altro servizio cloud, quindi eliminate l'email e svuotate il cestino . In questo modo vi assicurerete di non perdere alcuna informazione e libererete quanto più spazio possibile.
Un'altra tattica efficace è quella di individuare le email molto vecchie. Utilizzando l'operatore `older_than:1y`, è possibile trovare tutti i messaggi più vecchi di un anno; è possibile sostituire la "y" di anni con la "m" di mesi o la "d" di giorni a seconda delle necessità. Anche in questo caso, selezionate tutte le email che non desiderate più conservare ed eliminatele.
Non dimenticare di controllare le cartelle Spam e Cestino. Sebbene i messaggi vengano eliminati automaticamente dopo 30 giorni, il loro contenuto continua a occupare spazio fino a quel momento. In entrambe le cartelle troverai un pulsante per svuotarle completamente ("Svuota il Cestino ora" o "Elimina tutti i messaggi di spam ora").
Pulire la casella di posta è inutile se dopo due mesi si torna al punto di partenza. Uno dei modi migliori per tenere Gmail sotto controllo è annullare l'iscrizione alle email che non sono utili . La maggior parte delle newsletter e delle email di marketing include un link "Annulla iscrizione" in fondo al messaggio e Gmail a volte mostra un collegamento simile accanto al nome del mittente.
Se siete davvero sommersi da decine di newsletter, vale la pena prendersi un momento per aprire alcune email promozionali, annullare l'iscrizione e ridurre così il flusso costante che intasa la vostra casella di posta e occupa spazio. Meno email in arrivo significano meno email da cancellare in futuro.
È inoltre possibile creare filtri automatici per archiviare determinati messaggi, inviarli a un'etichetta specifica o spostarli direttamente nel cestino. Dalla barra di ricerca di Gmail, utilizzando il pulsante Opzioni, è possibile filtrare per mittente, oggetto, dimensione o parole chiave e quindi decidere cosa fare con tutte le email che corrispondono a quel criterio.
L'utilizzo di etichette e categorie aiuta a mantenere la casella di posta in arrivo ordinata senza dover cancellare tutto. Le schede di Gmail (Principale, Social, Promozioni, Notifiche, Forum) offrono già un filtro iniziale; se si prende l'abitudine di controllare periodicamente le cartelle Promozioni e Social per svuotarle quasi completamente, l'impatto sullo spazio di archiviazione sarà enorme.
Ricorda che la funzione "Archivia" non libera spazio; si limita a rimuovere le email dalla visualizzazione principale. È utile per tenere la posta organizzata, ma se vuoi recuperare gigabyte di spazio, devi prima eliminare le email e poi svuotare il cestino.
Video, foto e file di grandi dimensioni in Google Foto
Sebbene la ricerca si concentri su Gmail, gran parte del problema risiede spesso in Google Foto. I video, soprattutto quelli ad alta risoluzione, possono esaurire rapidamente lo spazio di archiviazione in pochi mesi se si effettuano backup automatici frequenti.
Per filtrare solo i video, puoi accedere all'URL specifico di Google Foto per questo tipo di contenuto: https://photos.google.com/search/_tv_video. Lì vedrai tutti i tuoi video contemporaneamente e potrai selezionare quelli che non desideri più eliminare.
Un'altra utile risorsa è disponibile all'indirizzo https://photos.google.com/unsupportedvideos, che elenca i video non compatibili con Foto e che quindi non compaiono facilmente nei risultati di ricerca. Questi tipi di file occupano spazio, quindi se non vi servono, potete tranquillamente eliminarli.
La scheda Esplora di Google Foto raggruppa i contenuti per persone, luoghi, screenshot, video o creazioni come animazioni e filmati. È un ottimo strumento per trovare gruppi di foto vecchie o ripetitive (ad esempio, un viaggio di anni fa che hai già salvato su un disco rigido) e liberare diversi gigabyte in un colpo solo.
Dopo aver spostato molte foto e video nel cestino, vai alla sezione "Cestino" di Foto e tocca "Svuota cestino". Come in Gmail e Drive, lo spazio non verrà effettivamente recuperato finché non completi questo passaggio . Inoltre, se elimini molti contenuti, potrebbe essere necessario un po' di tempo prima che le modifiche vengano visualizzate nella barra di avanzamento dello spazio di archiviazione.
Google Drive, backup di WhatsApp e altre funzionalità spesso trascurate
Oltre a email e foto, il tuo account Google potrebbe contenere altri elementi nascosti che occupano molto spazio. Un chiaro esempio sono i backup di WhatsApp su Android , che vengono archiviati in Drive e, da qualche tempo, contribuiscono al raggiungimento del limite di spazio di archiviazione.
Per controllare questi backup dal tuo telefono, apri l'app Google One, vai alla sezione Spazio di archiviazione e, sotto "Libera spazio sull'account", trova l'opzione "Elimina altri elementi" e seleziona WhatsApp. Lì potrai visualizzare i backup disponibili ed eliminare quelli che non ti servono più.
Se preferisci farlo dal browser, puoi andare su one.google.com/backup/management/whatsapp. Accanto a ogni backup, troverai l'opzione "Elimina backup ". Anche se elimini il backup corrente, WhatsApp continuerà a crearne altri in futuro in base alle impostazioni dell'app, quindi controlla anche queste impostazioni per evitare di generare frequentemente file di grandi dimensioni.
In Drive, oltre ai file che hai caricato, vedrai anche gli elementi che altre persone hanno condiviso con te. È importante sapere che i file nella sezione "Condivisi con me" non vengono conteggiati nel tuo spazio di archiviazione (il conteggio spetta al proprietario), a meno che tu non ne crei una copia o carichi i tuoi file nelle cartelle condivise. In tal caso, la copia o i nuovi file verranno conteggiati nel tuo spazio di archiviazione.
Infine, Google Drive per computer potrebbe mostrare un utilizzo dello spazio di archiviazione diverso da quello visualizzato sul web, perché i file condivisi che sincronizzi occupano spazio sul tuo disco rigido locale, anche se non influiscono sullo spazio di archiviazione cloud. Questo è un comportamento normale e non significa che Google ti stia sottraendo gigabyte extra.
Problemi comuni quando si libera spazio e come risolverli
Uno degli errori più comuni è pensare che lo spazio venga liberato all'istante. Quando si eliminano molti elementi di seguito, i sistemi di Google possono impiegare dalle 48 alle 72 ore per ricalcolare correttamente lo spazio di archiviazione. Durante questo periodo, il contatore potrebbe apparire bloccato anche se hai già completato l'operazione.
Se hai acquistato ulteriore spazio di archiviazione con Google One e la nuova capacità non viene visualizzata, attendi fino a 24 ore. Se dopo questo periodo non viene ancora visualizzata, disconnettiti dal tuo account Google, accedi di nuovo e controlla la pagina di pagamento per assicurarti che l'addebito sia andato a buon fine. Se la tua carta è stata addebitata ma il nuovo spazio di archiviazione non viene visualizzato, potresti aver acquistato il piano su un account diverso ; verifica se hai più account aperti.
Su iPhone o iPad, a volte può essere utile chiudere forzatamente l'app Google One e riaprirla per sincronizzarla con i server. La procedura specifica per chiudere le app varia a seconda della versione di iOS, quindi in caso di dubbi è consigliabile consultare il supporto Apple.
Un altro problema comune è che, anche dopo aver effettuato l'upgrade a un piano di archiviazione superiore o inferiore, Gmail continua a non consentire l'invio o la ricezione di email. In questi casi, è consigliabile attendere fino a 24 ore , disconnettersi e accedere nuovamente, e provare anche a inviare un'email da una finestra di navigazione in incognito o da un browser diverso (Edge, Firefox, ecc.) per escludere problemi di cache.
C'è anche un po' di confusione riguardo alle foto caricate in "Risparmio spazio" (precedentemente "Alta qualità") prima del 1° giugno 2021: queste immagini e video non vengono conteggiati nel tuo spazio di archiviazione . Se elimini molti contenuti di questo tipo, potresti non notare alcuna variazione nell'utilizzo dello spazio di archiviazione proprio per questo motivo.
Quando conviene pagare per Google One e come gestirlo
Se dopo un'accurata pulizia dello spazio di archiviazione lo spazio a disposizione è ancora insufficiente, o semplicemente non vuoi accontentarti del limite di 15 GB, potresti valutare l'aggiornamento del tuo piano con Google One. Sono disponibili opzioni a pagamento a partire da 100 GB di spazio aggiuntivo, con capacità (e prezzo) crescenti in base alle esigenze.
Di tanto in tanto, Google offre periodi di prova gratuiti di Google One ai nuovi utenti. In questi casi, riceverai un invito ad attivare un periodo di prova durante il quale potrai usufruire di più spazio di archiviazione gratuitamente per un periodo limitato. Dovrai aggiungere un metodo di pagamento, ma non ti verrà addebitato alcun importo fino al termine del periodo di prova , a condizione che tu ricordi di annullare l'abbonamento prima della scadenza se non sei interessato a continuare.
Se gestisci Google One tramite il web (e non tramite l'Apple App Store), puoi modificare il tuo piano, passare da un abbonamento mensile a uno annuale o annullare l'abbonamento dalla sezione "Modifica piano di abbonamento" delle impostazioni di Google One. Su Android, puoi gestire l'abbonamento anche tramite le impostazioni dell'app e Google Play.
Su iPhone e iPad, la situazione è più complessa: se hai acquistato il piano tramite il sito web, non potrai modificarlo dall'app . In tal caso, dovrai annullare il piano attuale dal sito web di Google One e, se desideri gestirlo interamente da iOS, sottoscrivere un nuovo piano tramite l'App Store.
Al contrario, se il tuo account è per lavoro o studio, non puoi acquistare spazio di archiviazione aggiuntivo autonomamente. Dovrai chiedere al tuo amministratore di Google Workspace di aumentare il limite o modificare la licenza , poiché questi account sono gestiti centralmente.
In definitiva, liberare spazio in Gmail e nel tuo account Google implica la combinazione di diverse strategie: utilizzare lo strumento ufficiale Google One, eliminare le email vecchie e di grandi dimensioni (svuotando sempre la cartella spam e il cestino), controllare Drive, Foto e i backup, come quello di WhatsApp, e gestire meglio le newsletter e i contenuti che ricevi quotidianamente. Se 15 GB non sono ancora sufficienti, l'aggiornamento a Google One potrebbe essere la soluzione più comoda per smettere di ricevere continuamente l'avviso "spazio di archiviazione quasi esaurito".