- Copilot consente di analizzare, riassumere e confrontare fino a cinque documenti OneDrive contemporaneamente, senza doverli aprire.
- Questa funzionalità richiede un abbonamento attivo a Microsoft 365 (Personale o Famiglia) e una licenza Copilot Pro o Enterprise.
- È compatibile con la maggior parte dei formati di testo comuni, come file Word, PDF, PowerPoint e fogli di calcolo.
Sono sicuro che vi sarà capitato migliaia di volte: il vostro spazio di archiviazione cloud è pieno di documenti, contratti o report e, quando avete bisogno di un'informazione specifica, dovete aprire un file per uno, come se steste cercando un ago in un pagliaio. È una seccatura e una totale perdita di tempo. Per risolvere questo problema, Microsoft è intervenuta integrando Copilot in OneDrive , uno strumento basato sull'intelligenza artificiale che, in pratica, legge i vostri file e vi fornisce la risposta tramite una semplice chat.
La cosa più interessante di questo sistema è che non solo funziona sul web, ma si integra anche direttamente con Esplora file di Windows 11. Niente più navigazione tra infinite cartelle: ora puoi chiedere all'intelligenza artificiale informazioni sul contenuto dei tuoi documenti PDF o Word direttamente dal tuo computer. Tuttavia, affinché tutto ciò funzioni, è necessario che l' ecosistema di Microsoft 365 sia configurato correttamente e che si disponga della licenza appropriata, poiché questa funzionalità non è abilitata di default per tutti.
Come avviare Copilot da Esplora risorse di Windows 11
Se desideri sfruttare l'intelligenza artificiale senza uscire dalle tue cartelle locali, il procedimento è piuttosto intuitivo. Innanzitutto, individua il file o il gruppo di documenti su cui vuoi lavorare. Se si tratta di un singolo file, fai clic con il pulsante destro del mouse su di esso. Se invece desideri analizzarne diversi, puoi selezionarne fino a cinque contemporaneamente e quindi fare clic con il pulsante destro del mouse su uno qualsiasi di quelli selezionati.
Nel menu contestuale che appare, individua l'opzione OneDrive e seleziona "Fai una domanda ". Se è la prima volta che lo utilizzi, il sistema probabilmente ti chiederà di accedere al tuo account Microsoft. Una volta effettuato l'accesso, apparirà un pannello di chat laterale in cui Copilot ti suggerirà alcuni spunti per iniziare, ma puoi anche digitare le tue domande in basso e fare clic su Invia.
Utilizzo di Copilot tramite la versione web di OneDrive
A volte è più comodo gestire tutto dal browser. Per farlo, accedi a onedrive.com con il tuo account e naviga fino alla cartella in cui sono archiviati i tuoi documenti. Proprio come sul computer, puoi selezionare da uno a cinque file e cliccare sul pulsante Copilot che appare nell'angolo in basso a destra dello schermo.
Se siete interessati solo a un documento, esiste un metodo più rapido: posizionate il cursore sul file, fate clic sul pulsante Copilot e selezionate "Fai una domanda ". La chat si aprirà immediatamente e potrete porre la vostra domanda. Questo metodo è ideale per chi preferisce l' interfaccia completa del browser e desidera un controllo visivo più completo sui propri file nel cloud.
Cosa si può fare concretamente con questa IA? Esempi pratici
Copilot non serve solo per porre semplici domande; è un potente strumento di produttività. Uno dei suoi utilizzi più efficaci è la sintesi di documenti lunghi . Se hai un PDF di 80 pagine e non hai tempo di leggerlo prima di una riunione, puoi chiedere all'intelligenza artificiale di estrarre i punti chiave in pochi secondi.
Un'altra funzione molto utile è il confronto tra file . Immaginate di avere tre versioni di un contratto e di voler sapere quali clausole sono cambiate. Invece di leggerle tutte e tre e sottolineare le differenze, potete chiedere a Copilot di creare una tabella comparativa o un riepilogo delle principali modifiche. È utile anche per estrarre dati specifici, ad esempio per chiedere "Qual è il budget di marketing stanziato per questo mese?" basandosi su diversi fogli di calcolo selezionati.
Requisiti importanti, licenze e limitazioni
Non tutti possono utilizzare queste funzionalità al momento. Per attivare Copilot in OneDrive, è necessario un abbonamento a Microsoft 365 Personal o Family . Tuttavia, c'è un'avvertenza importante: con il piano Family, solo l'abbonato principale ha accesso alle funzionalità di Copilot; gli altri membri della famiglia sono esclusi.
In ambito professionale, è necessario disporre di un account aziendale o scolastico a cui sia assegnata una licenza di Copilot per Microsoft 365. Se l'opzione non è presente, è probabile che l'amministratore dell'organizzazione l'abbia disabilitata dal Centro di amministrazione di Microsoft 365.
Formati supportati e limitazioni
- Documenti d'ufficio: Supporta i formati DOC, DOCX, PPT, PPTX e XLSX.
- Formati universali: Funziona con file PDF, TXT, RTF e file web come HTML o ASPX.
- Nuovi formati: Ora è compatibile con i file Loop e Fluid.
Nonostante la sua potenza, Copilot presenta dei limiti. Attualmente non è in grado di elaborare immagini , video o blocchi appunti di OneNote, sebbene Microsoft stia lavorando per aggiungere presto questa funzionalità. Inoltre, esiste un limite di dimensione: i file devono essere inferiori a 150 MB affinché l'IA possa leggerli. Un altro dettaglio da notare è che il limite per l'analisi congiunta è di un massimo di cinque file per query.
Privacy, sicurezza e crediti relativi all'IA
Molte persone si preoccupano di cosa succede ai loro dati. Copilot rispetta rigorosamente le autorizzazioni di accesso : può leggere solo i file che selezioni o quelli che ti sono stati esplicitamente condivisi. Se utilizzi Microsoft Purview per crittografare i dati con etichette di riservatezza, l'IA rispetterà tali diritti di utilizzo e non accederà alle informazioni riservate.
D'altro canto, è importante menzionare i crediti AI . Ogni volta che richiedi un riepilogo o confronti documenti, viene utilizzato un credito dal tuo abbonamento. Questi vengono detratti automaticamente, quindi è consigliabile utilizzare le richieste in modo efficiente per evitare di esaurire i crediti prematuramente.
L'utilizzo di questa tecnologia trasforma la gestione dei documenti, passando da un modello di ricerca manuale a uno di interrogazione diretta. Integrando la possibilità di riepilogare e confrontare più file dall'ambiente Windows 11 e dal web, si ottimizzano i tempi di analisi dei dati, a condizione che sia presente la licenza Microsoft 365 appropriata e che vengano rispettati i limiti di formato e dimensione stabiliti dalla piattaforma.