Guía completa sobre las funciones inteligentes de Gmail y su configuración

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Gmail ha revolucionado la forma en que gestionamos nuestros correos electrónicos, y lo ha hecho incorporando funciones inteligentes que van mucho más allá del simple envío y recepción de mensajes. Estas funcionalidades, integradas en todo el ecosistema de Google Workspace, combinan la inteligencia artificial con la experiencia de usuario para ofrecernos herramientas de organización, respuesta rápida, agendas automáticas y mucho más.

A lo largo de los últimos años, Google ha ido perfeccionando y ampliando estas funciones inteligentes, permitiendo no solo optimizar nuestro tiempo, sino también personalizar la experiencia según nuestras preferencias de privacidad y necesidades laborales o personales. Además, los nuevos cambios regulatorios y las políticas de privacidad en Europa han hecho que el usuario tenga aún más control sobre el uso de sus datos en estos servicios inteligentes.

¿Qué son las funciones inteligentes de Gmail?

Las funciones inteligentes de Gmail son un conjunto de herramientas avanzadas que emplean inteligencia artificial y aprendizaje automático para facilitar la gestión de los emails y mejorar la productividad. Estas funciones están presentes no solo en Gmail, sino que se extienden a otras aplicaciones de Google como Chat y Meet, y también tienen impacto en el funcionamiento de productos como Calendar, Drive, Google Maps, el Asistente de Google y otros servicios del ecosistema.

El objetivo de estas herramientas es hacerte la vida más fácil y darte sugerencias o automatizaciones personalizadas, como la categorización automática de correos, la creación de eventos en el calendario a partir de emails, las respuestas rápidas, recordatorios contextuales, tarjetas de resumen de compras o viajes, y más.

Entre las funciones más destacadas se encuentran:

• Filtrado y categorización automáticos del correo: Gmail organiza automáticamente los emails en pestañas como Principal, Social, Promociones, lo que te permite encontrar lo más importante de un vistazo.
• Redacción inteligente (Smart Compose) y Respuestas inteligentes: Funciones que sugieren frases completas o respuestas basadas en el contenido del mensaje, ahorrando tiempo y esfuerzo.
• Creación de eventos y recordatorios: Cuando recibes correos con información sobre viajes, reservas, facturas o eventos, Gmail puede generar automáticamente entradas en tu calendario o recordatorios en el Asistente de Google.
• Tarjetas de resumen y seguimiento de paquetes: Recibirás tarjetas informativas en tu bandeja de entrada con detalles sobre compras, envíos o vuelos, sin tener que buscar entre los correos.
• Extracción de datos para otros servicios de Google: Gmail puede compartir información relevante de tus correos para mostrar reservas en Maps, entradas en Wallet, itinerarios agrupados en Google Travel, entre otros usos.

¿Cómo funcionan los ajustes de funciones inteligentes?

Google permite que cada usuario gestione de forma independiente la activación o desactivación de las funciones inteligentes tanto en Gmail, Chat y Meet como en otros productos de Workspace. Los ajustes de privacidad y personalización se han refinado especialmente después de la llegada de normativas como la GDPR o la LMD europea.

Cada uno de estos controles afecta de manera diferenciada la experiencia:

• Funciones inteligentes en Gmail, Chat y Meet: Permiten usar datos de estas aplicaciones para personalizar la experiencia en estos mismos servicios.
• Funciones inteligentes en Google Workspace: Usan la actividad y contenido generado en Workspace para personalizar la experiencia en todas las herramientas de Google para empresas y educación (Drive, Calendar, etc.).
• Funciones inteligentes en otros productos de Google: Utilizan datos de Workspace para mejorar otras apps fuera de Workspace, como Maps, Wallet o el Asistente.

Cada ajuste puede activarse o desactivarse por separado. Por ejemplo, puedes tener activadas las funciones inteligentes en Gmail, pero desactivarlas en Google Maps o en otros productos de Google.

Ejemplos concretos de funciones inteligentes en Gmail y el ecosistema Google

Para entender mejor el alcance de estas funciones, aquí tienes algunos usos habituales:

• Creación automática de eventos: Reservas de vuelos o confirmaciones de hotel que llegan a tu correo generan automáticamente un evento en Google Calendar.
• Redacción y respuesta inteligente: A medida que escribes un email, Gmail te sugiere frases completas basadas en tu historial y en el contenido del mensaje recibido, evitando empezar desde cero cada respuesta.
• Agrupación de correos y clasificación por pestañas: Los emails se ordenan automáticamente según su temática o su origen (novedades, promociones, redes sociales…), ayudando a mantener una bandeja de entrada más organizada.
• Recordatorios útiles en el Asistente: Si recibes una factura o billete electrónico, el Asistente puede avisarte antes de su vencimiento.
• Tarjetas de resumen informativas: Gmail muestra tarjetas con información precisa sobre paquetes, viajes o reservas encima de los emails relacionados para que lo más relevante esté visible de inmediato.
• Enlaces con Maps, Travel y Pay: Las reservas de restaurantes o entradas para eventos que recibes en tu email aparecen automáticamente en Google Maps o en tus apps de fidelización y pagos.

Privacidad: ¿Qué datos utiliza Gmail y cómo puedes gestionarlos?

Una de las preocupaciones recurrentes en torno a estas funciones inteligentes es la privacidad. Todas estas funcionalidades requieren acceder a cierta información contenida en tus correos y actividades dentro de Workspace, pero Google ha implementado controles muy específicos para que el usuario tenga el mando en todo momento.

Por defecto, estas funciones están desactivadas si resides en países como el Espacio Económico Europeo, Suiza, Reino Unido o Japón debido a normativas más estrictas. Si quieres activarlas, tendrás que dar tu consentimiento explícitamente, aceptando que Gmail, Chat y Meet usen tu contenido para personalizar tu experiencia.

Cuando están activadas, la información se utiliza tanto para ofrecerte las funciones inteligentes como para mejorar su funcionamiento, siempre dentro de los límites de privacidad establecidos. Sin embargo, puedes revocar el permiso en cualquier momento desde los ajustes de Gmail.

¿Qué base legal utiliza Google para tratar tus datos?

Google se basa en el consentimiento del usuario y en intereses legítimos para tratar la información de las aplicaciones de Workspace. Cuando activas las funciones inteligentes, consientes que Google utilice tu contenido y actividad para:

• Personalizar tu experiencia en Gmail, Chat y Meet con recomendaciones, respuestas y automatizaciones.
• Mejorar Google Workspace a través de sugerencias y búsquedas personalizadas.
• Optimizar otros productos de Google como Maps, Wallet o el Asistente con información relevante extraída de tus correos.

También pueden procesar datos de manera agregada para desarrollar nuevas funciones o mejorar las existentes, siempre asegurando la protección de tus datos y priorizando la privacidad.

Duración y control sobre el uso de tus datos

El contenido y la actividad en Workspace se utilizan mientras mantengas activadas las funciones inteligentes. Si decides desactivar algún ajuste, tus datos dejarán de usarse para personalizar esas funcionalidades tanto en el presente como en el futuro.

Cualquier conocimiento extraído previamente a partir de esos datos podría permanecer, pero no se seguirá procesando nueva información mientras el ajuste siga desactivado. Tienes total libertad para cambiar estos permisos desde la configuración de Google Workspace y Gmail.

Cómo activar o desactivar las funciones inteligentes en Gmail

Google ha facilitado enormemente el control sobre estas funciones. Puedes decidir desde la configuración de tu cuenta si quieres que estén activas o no, tanto a nivel personal como empresarial, si eres superadministrador de una organización.

Las opciones básicas son:

• No establecer un valor predeterminado, permitiendo que cada usuario elija sus propios ajustes.
• Definir un valor por defecto para todos los usuarios, activando las funciones inteligentes automáticamente (pero dejando la opción de desactivarlas más adelante).

Los cambios suelen tardar unas 24 horas en aplicarse a todas las cuentas afectadas.

Para realizar estos cambios, basta con ir a los ‘Ajustes’ de Gmail, buscar el apartado «Funciones inteligentes y personalización» y seleccionar la opción deseada. Si ya has elegido una opción pero quieres cambiarla, puedes hacerlo en cualquier momento desde este mismo lugar.

Próximos cambios y novedades en el control de funciones inteligentes

Google ha anunciado actualizaciones en la gestión de funciones inteligentes para Gmail y Google Workspace, especialmente pensadas para ofrecer controles aún más detallados y una experiencia más segura respecto a la privacidad del usuario. A partir del primer trimestre de 2025, se implementará una nueva página de configuración que permitirá controlar, de manera más específica, el uso de los datos de Gmail, Chat y Meet para proporcionar funciones inteligentes tanto dentro de Workspace como en otras aplicaciones de Google. Estos cambios no afectan a las prácticas actuales de manejo de datos, pero sí aportan:

• Controles de datos mejorados: Ahora podrás decidir de forma más granular dónde y cómo se usan tus datos.
• Recorridos adicionales para el usuario: Se podrá controlar si el contenido y la actividad de Workspace alimentan futuras funciones inteligentes, incluyendo herramientas como Gemini para Workspace.

Si no estableces la nueva configuración por defecto como administrador, los usuarios recibirán un aviso en Gmail para volver a dar su consentimiento a estos ajustes avanzados. Si te arrepientes de la elección, podrás modificarla fácilmente desde los ajustes de Gmail, Drive, Chat y Meet. Para entender mejor cómo gestionar estos datos, puedes consultar también cómo usar Google Takeout.

En caso de dudas adicionales, Google recomienda consultar el centro de ayuda o contactar con soporte para recibir información personalizada.

La integración de funciones inteligentes en Gmail y Google Workspace ofrece una experiencia personalizada, automatizada y mucho más productiva, pero también pone en tus manos el control sobre la privacidad y el manejo de tus datos. Con las opciones de configuración actuales y los cambios próximos, ahora más que nunca puedes decidir cómo quieres que se utilice tu información y qué nivel de personalización y automatización necesitas en tu día a día. Estas herramientas no solo mejoran la gestión del correo y de la agenda, sino que permiten optimizar todos los servicios relacionados del ecosistema Google a tu gusto.