- Perbezaan antara tandatangan digital yang diperakui dan tandatangan tulisan tangan yang boleh dilihat, serta jaminan keaslian dan integritinya.
- Office membenarkan baris tandatangan dan baris halimunan, dengan pengesahan dan kawalan status dokumen.
- AutoFirma menandatangani PDF dengan sijil (p12/pfx), menambah tandatangan dan tanda yang boleh dilihat dan mengesahkan kesahihan.
Infografik: Contoh tangkapan skrin untuk menandatangani dokumen dalam Windows.
Menandatangani dokumen daripada Windows adalah lebih daripada sekadar menconteng pada PDF. Tandatangan digital mengesahkan pengarang, mengekalkan kandungan dan boleh memberikan cap waktu; manakala tandatangan tulisan tangan atau imej tandatangan hanya memberikan penampilan visual. Dalam panduan praktikal ini, anda akan melihat cara mendaftar masuk dalam Office (Word, Excel dan PowerPoint) , cara melakukannya dengan AutoFirma untuk PDF dan pilihan yang anda ada dengan Microsoft Edge, di samping merangkumi sijil, pengesahan dan penyingkiran tandatangan.
Jika anda sudah bekerja dengan dokumen setiap hari, anda perlu membezakan antara jenis tandatangan yang berbeza dan mengetahui jaminan yang ditawarkan oleh setiap satu. Dengan tandatangan digital berdasarkan sijil , penerima boleh mengesahkan bahawa fail tersebut tidak diubah dan penandatangan adalah seperti yang mereka dakwa; dengan tandatangan tulisan tangan yang mudah, ini bukanlah kesnya. Mari kita beralih kepada perkara-perkara kecil, tetapi tanpa meninggalkan apa-apa.
Apakah tandatangan digital sebenarnya?
Tandatangan digital adalah seperti meterai elektronik yang disulitkan yang digunakan pada kandungan digital (dokumen, makro , e-mel). Meterai ini mengesahkan dua perkara: bahawa dokumen itu berasal daripada penandatangan dan ia tidak diubah sejak ia ditandatangani. Adalah penting untuk memahami bahawa keselamatan bukan disediakan oleh penampilan visual tandatangan, tetapi oleh kriptografi dan pengesahan sijil.
Untuk menandatangani dokumen secara digital, anda memerlukan sijil digital yang sah . Sijil ini termasuk kunci awam anda dan dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan (CA) yang dipercayai . Sijil ini serupa dengan ID elektronik dan mempunyai tarikh luput (biasanya setiap tahun), jadi anda perlu memperbaharuinya atau mendapatkan yang baharu apabila ia tamat tempoh.
Tandatangan digital menyediakan empat jaminan utama: keaslian (pengenalpastian penandatangan), integriti (kandungan tidak diubah suai), penolakan (penandatangan tidak boleh menafikan bahawa mereka telah menandatangani) dan, di bawah syarat-syarat tertentu, pensijilan dengan cap waktu jika dokumen tersebut dicap waktu daripada pelayan yang dipercayai.
Agar kepercayaan ini berkuat kuasa, beberapa syarat mesti dipenuhi: tandatangan mesti sah , sijil tidak boleh tamat tempoh, penerbit mesti dipercayai dan sijil mesti dikeluarkan oleh CA yang diiktiraf. Tanpa keperluan ini, pengesahan boleh gagal atau memaparkan amaran dalam pemapar dokumen.
Dapatkan sijil digital dalam Windows
Jika anda ingin bertukar dokumen yang ditandatangani dengan pihak ketiga, adalah lebih baik untuk mendapatkan sijil anda daripada Pihak Berkuasa Sijil (CA) pihak ketiga yang diiktiraf . Banyak institusi awam, syarikat dan penyedia yang diiktiraf mengeluarkan sijil, dan terdapat juga pilihan percuma. Sijil ini akan membolehkan orang lain mengesahkan tandatangan anda tanpa perlu menggunakan anda sebagai rujukan.
Jika anda perlu menandatangani dokumen dengan segera dan tidak mahu membelinya, Windows dan Office membenarkan anda membuat sijil anda sendiri untuk kegunaan segera dalam persekitaran anda. Perlu diingat bahawa pendekatan ini bertujuan untuk ujian atau senario dalaman, kerana pengesahan pihak ketiga mungkin memerlukan sijil yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa luaran yang dipercayai untuk pengesahan sejagat.
Dalam Windows, anda boleh melihat sijil peribadi daripada stor sijil sistem. Contohnya, dalam persekitaran legasi, adalah perkara biasa untuk mengaksesnya melalui Internet Explorer dengan pergi ke Tools > Internet Options > Content > Certificates > Personal tab. Walaupun IE tidak lagi digunakan, stor sijil kekal aktif dan dikongsi oleh Edge dan juga Chrome.
Log masuk ke Microsoft Office: Garis Kelihatan dan Tidak Kelihatan
Office menambah ciri yang sangat berguna: garisan tandatangan . Ia merupakan penanda yang serupa dengan garisan yang anda lihat pada dokumen bercetak, tetapi dengan fungsi tambahan. Ia membolehkan anda menentukan siapa yang harus menandatangani, arahan yang perlu diikuti dan menjana tandatangan digital apabila penerima menyelesaikan proses tersebut.
Apabila anda memasukkan baris tandatangan dalam Word atau Excel, pengarang boleh menentukan butiran penandatangan yang dimaksudkan (nama, jawatan, e-mel) dan arahan seperti "semak kandungan sebelum menandatangani." Apabila fail elektronik dihantar kepada orang yang betul, mereka akan melihat baris tersebut dan pemberitahuan yang meminta tandatangan mereka . Dengan merakam perwakilan mereka yang boleh dilihat (ditaip, ditulis tangan atau diimejkan), Office secara serentak menambah tandatangan digital untuk mengesahkan identiti mereka.
Buat baris tandatangan dalam Word atau Excel
Untuk memasukkan baris tandatangan dalam dokumen atau hamparan anda, letakkan kursor anda di tempat yang anda mahu ia dipaparkan dan pergi ke Sisip > Baris Tandatangan dalam kumpulan Teks. Dalam kotak tetapan, anda boleh mengisi medan yang akan dipaparkan di bawah baris.
- Masuk ke nama daripada penandatangan yang dicadangkan.
- Tambah, jika berkenaan, jawatan atau gelaran profesional
- Termasuk alamat e-mail daripada penandatangan (pilihan).
- Tulis arahan untuk penandatangan (cth. menyemak ketepatan kandungan sebelum menandatangani).
- Aktifkan jika anda mahukan pilihan ini: benarkan comments penandatangan dan tunjukkan tarikh tandatangan sepanjang baris.
Jika dokumen memerlukan berbilang tandatangan, ulangi proses tersebut untuk menambah lebih banyak baris pada titik yang sesuai. Dengan cara ini, setiap orang akan tahu di mana hendak menandatangani, dan aliran kerja akan menjadi jelas.
Tandatangan baris tandatangan
Penerima fail hendaklah mengarahkan kursor ke atas baris tersebut, klik kanan dan pilih Tandatangan . Jika dokumen dibuka dalam Paparan Terlindung dan dipercayai, mereka harus mengklik "Edit juga" untuk meneruskan.
- Anda boleh menulis nama anda untuk a tandatangan ditaip sebelah X.
- Jika anda mempunyai peranti sentuh atau tablet, anda boleh lukis tandatangan pada lukisan itu.
- Atau anda boleh menggunakan satu imej tandatangan anda dengan “Pilih Imej” dan pilih fail daripada komputer anda.
- Untuk menyelesaikan, pilih Tanda. Office akan menambah tandatangan digital dan memaparkan butang "Tandatangan" di bahagian bawah.
Setelah selesai, dokumen tersebut akan menunjukkan bahawa ia merangkumi tandatangan digital dan anda boleh melihat butiran daripada panel tandatangan untuk mengesahkan kesahihan, penerbit sijil dan maklumat lain yang dipercayai.
Alih keluar tandatangan digital yang boleh dilihat
Jika anda telah melakukan kesilapan atau perlu mengulangi proses tersebut, anda boleh mengalih keluar tandatangan dengan mengklik kanan pada baris tandatangan dan memilih "Alih Keluar tandatangan." Sistem akan meminta pengesahan; setelah pengesahan, tandatangan akan dialih keluar dan dokumen akan kembali kepada keadaan boleh editnya.
Tandatangan digital tidak kelihatan dalam Word, Excel dan PowerPoint
Jika anda lebih suka tidak memaparkan kotak tandatangan yang boleh dilihat, Office juga membenarkan anda menandatangani secara tidak kelihatan . Tandatangan dibenamkan dalam fail dan ditunjukkan oleh butang "Tandatangan" dan maklumat dalam paparan Fail > Maklumat.
Untuk menambahkannya, pergi ke Fail > Maklumat , pilih pilihan perlindungan dokumen dan klik "Tambah tandatangan digital." Office akan memaparkan pemberitahuan dengan butiran tentang proses tersebut; kemudian, dalam kotak Tandatangan, nyatakan tujuan tandatangan dan sahkan dengan "Tandatangan".
Apabila tandatangan dimasukkan, fail tersebut menjadi baca sahaja untuk mengelakkan pengubahsuaian yang tidak dibenarkan. Jika anda perlu mengeditnya semula, anda mesti mengalih keluar tandatangan atau mencipta versi baharu dokumen.
Untuk mengalih keluar tandatangan yang tidak kelihatan, kembali ke Fail > Maklumat dan buka panel tandatangan. Di sebelah nama penandatangan, klik anak panah, pilih "Alih keluar tandatangan" dan sahkan dengan "Ya". Ini akan memulihkan fail kepada keadaan boleh editnya, membolehkannya ditandatangani semula kemudian.
Tandatangani dokumen PDF dengan AutoFirm (Windows)
AutoFirma ialah alat percuma daripada Kementerian Hal Ehwal Ekonomi dan Transformasi Digital yang direka untuk menandatangani dokumen secara elektronik. Ia boleh dipercayai, serasi dengan sijil biasa (p12/pfx) dan sangat fleksibel untuk tandatangan dan tera air yang boleh dilihat.
Muat turun dan pasang AutoFirma
Sentiasa muat turun dari laman web rasmi Portal Pentadbiran Elektronik: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. Di sana anda akan menemui pemasang untuk Windows (32/64 bit) , Linux dan macOS. Pilih yang sesuai dengan sistem anda.
Pada komputer Windows 10 64-bit, muat turun pakej AutoFirma untuk Windows 64-bit (fail AutoFirma64.zip). Nyahzip fail tersebut, jalankan pemasang (contohnya, AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe), dan lengkapkan wizard. Setelah selesai, aplikasi akan dipasang dan sedia untuk ditandatangani.
Sediakan sijil digital dalam Windows
Untuk menandatangani, anda memerlukan sijil yang sah, sama ada dipasang di gedung sijil Windows atau tersedia dalam fail p12/pfx . Jika anda memilikinya dalam fail, pasangkannya dengan mengklik dua kali atau mengklik kanan dan memilih "Pasang PFX".
Wizard akan meminta anda untuk menyimpan destinasi : Pengguna Semasa (untuk pengguna anda sahaja) atau Komputer Tempatan (untuk semua pengguna). Masukkan kata laluan sijil, dayakan perlindungan kunci persendirian dan pilih pilihan boleh eksport jika anda mahu dapat mengekstraknya pada masa hadapan. Anda boleh membiarkan Windows memilih kedai "Peribadi" secara automatik.
Selepas menerima, sijil akan dipasang dan tersedia untuk Internet Explorer/Edge/Chrome . Jika anda menggunakan Firefox, ingat bahawa ia mengurus stor sijilnya sendiri dan anda perlu mengimportnya daripada pelayar itu sendiri. AutoFirma mengesan sijil sistem dan juga membolehkan anda memilihnya daripada fail atau stor sijil Firefox.
Tandatangani PDF dengan AutoFirma
Buka AutoFirma dan klik " Pilih fail untuk ditandatangani ." Pilih PDF yang anda ingin tandatangani. Aplikasi ini akan mengesan bahawa ia adalah PDF dan menawarkan dua pilihan untuk bahagian yang boleh dilihat:
- Tandatangan yang boleh dilihat Dalam PDF: tambahkan kotak dengan imej (tandatangan imbasan anda) dan teks.
- Jenama yang boleh dilihat (tera air): Sisipkan imej pada satu atau lebih halaman pada kedudukan yang anda tentukan.
Anda boleh mengaktifkan kedua-dua pilihan. Apabila anda mengklik "Tandatangan", pilih halaman dan kawasan di mana kotak tandatangan akan diletakkan. AutoFirma membolehkan anda melaraskan koordinat, lebar dan tinggi , malah mencipta halaman kosong di hujungnya untuk meletakkan tandatangan anda jika anda mahu.
Tambahkan imej tandatangan tulisan tangan anda (dalam format seperti JPEG, GIF atau PNG ) dan teks yang anda ingin paparkan. Perlu diingat bahawa imej ini adalah untuk tujuan estetik sahaja; kesahan undang-undang disediakan oleh tandatangan digital berdasarkan sijil anda . Semak pratonton dan, jika semuanya kelihatan betul, terima. Anda boleh menyimpan tetapan ini untuk kegunaan kemudian.
Jika anda memasukkan jenama yang boleh dilihat, pembantu akan meminta imej (contohnya, logo) dan penempatannya. Ini berguna untuk menonjolkan pengarang atau mengenal pasti organisasi dalam dokumen rasmi atau korporat.
Sekarang pilih sijil digital yang akan anda gunakan untuk menandatangani. AutoFirma memaparkan sijil sistem, tetapi anda boleh menukar sumbernya (stor Firefox atau fail p12/pfx). Bergantung pada tetapan keselamatan yang dikonfigurasikan semasa pemasangan, anda akan diminta untuk pengesahan atau kata laluan sijil .
Akhir sekali, tentukan tempat untuk menyimpan PDF yang telah ditandatangani dan nama fail (AutoFirma biasanya menambah akhiran "_signed"). Setelah selesai, anda akan melihat pemberitahuan bahawa proses tersebut telah berjaya diselesaikan dan anda boleh membuka dokumen tersebut untuk mengesahkan hasilnya.
Apabila anda membuka PDF dengan pembaca anda (contohnya, Adobe Acrobat Reader), anda akan melihat mesej pengesahan yang menunjukkan bahawa fail tersebut telah ditandatangani dan tandatangannya sah. Daripada panel tandatangan, anda boleh melihat "Butiran Tandatangan" dan "Butiran Sijil" untuk mengesahkan penerbit, tempoh sah laku dan ciri-ciri lain.
Log masuk dengan Microsoft Edge dan alatan lain
Jika anda perlu melukis tandatangan pada PDF dengan cepat dan tidak mahu memasang apa-apa, Microsoft Edge menyertakan alat anotasi yang boleh membantu. Perlu diingat bahawa ini adalah tandatangan visual, bukan tandatangan digital kriptografi.
- Buka PDF dalam Edge.
- Gunakan bar alat pengeditan/lihat teratas.
- Pilih Lukis dan melaraskan warna dan ketebalan strok.
- Jejak tandatangan anda dengan tetikus, jari atau stilus anda pada skrin sentuh.
Adobe Acrobat Reader juga membolehkan anda menambah tandatangan tulisan tangan dengan mengimport imej atau melukisnya. Perkhidmatan dalam talian seperti SmallPDF menyokong pilihan ini dan juga membolehkan anda merakam tandatangan tulisan tangan dengan kamera anda . Ingat: tandatangan ini mudah dan pantas, tetapi ia tidak menggantikan tandatangan digital dengan sijil apabila anda memerlukan kesahihan undang-undang.
Apl Tandatangan: Mana Satu untuk Dipilih dan Apakah Had yang Ada?
Terdapat program harian (Word, Adobe Acrobat) yang boleh menandatangani dokumen yang dijana, tetapi ia mempunyai dua kelemahan biasa : tidak semua pencipta dokumen juga menandatanganinya, dan penerima biasanya memerlukan aplikasi yang sama untuk mengesahkan tandatangan dengan betul.
Alat tandatangan elektronik khusus (seperti AutoFirma ) mengatasi halangan ini: ia boleh menandatangani hampir semua jenis fail dan boleh dimuat turun secara percuma. Untuk prosedur pentadbiran atau aliran kerja dokumen yang lebih formal, AutoFirma biasanya merupakan pilihan yang paling sesuai.
Sahkan, batal dan fahami kesahihannya
Selepas menandatangani, adalah idea yang baik untuk menyemak kesahihan tandatangan tersebut. Penonton akan menunjukkan sama ada sijil itu sah, sama ada rantaian kepercayaan itu betul, dan sama ada kandungannya tidak diubah suai sejak ditandatangani. Jika ada sesuatu yang salah, anda akan melihat amaran tentang sijil yang telah tamat tempoh atau penerbit yang tidak diketahui.
Pihak berkuasa yang mengeluarkan sijil boleh membatalkan sijil (contohnya, jika kunci telah dicerobohi). Sistem pengesahan merujuk senarai pembatalan atau perkhidmatan dalam talian untuk mengesahkan bahawa sijil tersebut kekal boleh dipercayai . Oleh itu, pentingnya menggunakan sijil daripada CA yang diiktiraf.
Apabila fail Office menerima cap waktu daripada pelayan yang selamat , tandatangan tersebut memperoleh atribut pensijilan dalam keadaan tertentu, membantu mengukuhkan rantaian kepercayaan dan menetapkan tarikh masa tandatangan dengan jelas.
Petua praktikal dan kesilapan biasa
Sebelum menandatangani, sahkan bahawa sijil anda sah dan disimpan di lokasi yang betul (Peribadi, Pengguna atau Komputer). Jika anda menggunakan AutoFirma, pastikan sijil tersebut muncul dalam pemilihnya atau sediakan fail p12/pfx dan kata laluannya.
Di Office, tentukan sama ada anda memerlukan garisan yang boleh dilihat untuk membimbing penandatangan atau jika anda lebih suka tandatangan yang tidak kelihatan untuk mengelakkan daripada menjejaskan reka bentuk. Ingat bahawa sebaik sahaja anda menandatangani, dokumen itu mungkin menjadi bacaan sahaja, jadi buat semua perubahan sebelum menandatangani.
Jika penerima tidak dapat mengesahkan tandatangan, sijil tersebut mungkin bukan daripada CA yang dipercayai untuk sistem mereka. Dalam persekitaran yang lebih tertutup, satu penyelesaiannya adalah dengan mengedarkan sijil akar/perantaraan organisasi untuk mewujudkan kepercayaan . Dalam persekitaran terbuka, sentiasa gunakan CA awam yang diiktiraf.
Apabila anda membenamkan imej tandatangan anda dalam PDF, ingat bahawa ia hanyalah kosmetik semata-mata . Apa yang benar-benar mengesahkan tandatangan ialah tandatangan digital berdasarkan sijil anda; itulah yang akan dilihat oleh penerima dalam panel tandatangan semasa memeriksa butirannya.
Sumber dan rujukan yang berguna
Untuk butiran lanjut tentang tandatangan digital dalam Office, anda boleh merujuk dokumentasi rasmi dan sumber awam. Contohnya, panduan praktikal tentang cara menandatangani dokumen PDF dengan pembaca popular dan bahan daripada agensi kerajaan yang menerangkan pengesahan sijil.
- Panduan FNMT tentang Tandatangan PDF: Muat turun PDF (pengesahan dan panel penandatangan)
- Panduan untuk Pentadbiran Aragon: Muat turun PDF (pilihan daripada Tandatangan elektronik (dalam PDF)
Menguasai alatan ini akan membolehkan anda memenuhi hampir semua keperluan: daripada meminta seseorang menandatangani dokumen Word dengan baris tandatangan hinggalah menutup kontrak PDF dengan AutoFirma atau menambah tandatangan tulisan tangan dalam Edge apabila anda hanya memerlukan tanda visual . Dengan sijil yang sah, arahan yang jelas dan pengesahan akhir, tandatangan digital dalam Windows menjadi proses yang mudah dan boleh dipercayai.