Cara memulihkan dokumen Word: panduan lengkap dan terkini

Informatec Digital » Sumber » Cara memulihkan dokumen Word: panduan lengkap dan terkini

Kehilangan fail Word ketika anda hampir selesai memprosesnya adalah salah satu perkara yang benar-benar membuatkan anda gementar. Nasib baik, terdapat banyak cara untuk memulihkan dokumen Word yang tidak disimpan, dipadam atau rosak , baik dengan ciri Microsoft Office terbina dalam mahupun dengan alat dan sandaran luaran.

Sepanjang panduan ini, anda akan melihat, langkah demi langkah, semua pilihan sebenar untuk memulihkan dokumen Word pada Windows dan Mac : daripada AutoRecover dan Sejarah Versi hinggalah mencari fail sementara, sandaran .wbk, Tong Kitar Semula, sandaran Windows, OneDrive, SharePoint dan program pemulihan data khusus secara manual.

Sebab-sebab biasa mengapa dokumen Word hilang

Sebelum kita teruskan ke peringkat seterusnya, adalah penting untuk memahami bahawa kebanyakan kehilangan dokumen Word adalah disebabkan oleh kesilapan manusia : memadam fail secara tidak sengaja, menutup Word tanpa menyimpan, menulis ganti dokumen yang salah atau memformat folder atau pemacu secara tidak sengaja.

Terdapat juga punca teknikal yang merumitkan keadaan: gangguan bekalan elektrik, kerosakan sistem, kegagalan cakera keras, sektor yang rosak, perisian hasad atau penutupan secara tiba-tiba yang boleh menyebabkan fail rosak atau tidak boleh diakses, walaupun dalam banyak kes masih boleh dipulihkan.

Malah bencana fizikal turut berperanan: kebakaran, banjir, hentakan kuat atau jatuhnya peralatan boleh merosakkan perkakasan dan menyebabkan kegagalan pembacaan cakera, sesuatu yang sangat mengurangkan peluang kejayaan tetapi masih mempunyai penyelesaian di tangan pakar pemulihan profesional.

Berita baiknya ialah perkhidmatan Word, Windows dan awan menggabungkan beberapa lapisan perlindungan dan sandaran automatik , jadi jika anda bertindak pantas dan mengikuti susunan pemeriksaan yang logik, anda mempunyai peluang yang baik untuk menyimpan (sekurang-kurangnya sebahagian) dokumen anda.

Fungsi terbina dalam Word untuk memulihkan dokumen

Perkara pertama yang harus anda cuba ialah semua yang ditawarkan oleh Microsoft Word sendiri untuk memulihkan dokumen yang hilang atau tidak disimpan , kerana ia pantas, mudah dan tidak memerlukan pemasangan apa-apa.

Pemulihan Automatik dan Simpan Automatik dalam Word

Untuk banyak versi sekarang, Word telah menyertakan ciri AutoRecover, yang secara berkala menyimpan salinan sementara dokumen yang sedang anda kerjakan, walaupun anda tidak menyimpannya secara manual.

Secara lalai, Word biasanya menyimpan maklumat AutoRecover setiap 10 minit , tetapi anda boleh mengurangkan selang masa tersebut kepada 5 minit atau 1 minit jika anda bekerja dengan kandungan kritikal dan tidak mahu mengambil risiko apa-apa.

Untuk menyemak atau menukar tetapan ini dalam Windows, hanya pergi ke Fail > Pilihan > Simpan dan pastikan kotak “Simpan maklumat AutoPulih setiap X minit” dan “Kekalkan versi AutoPulih terkini jika saya tutup tanpa menyimpan” ditanda.

Pada Mac, laluannya adalah serupa: Word > Keutamaan > Simpan , di mana anda boleh mendayakan “Simpan maklumat AutoPulih” dan menentukan kekerapan sandaran automatik itu dibuat.

Pulihkan dokumen Word yang tidak disimpan dari dalam program itu sendiri

Jika Word atau PC anda ranap dan anda kehilangan fail yang tidak sempat anda simpan, cara terpantas adalah dengan menggunakan pilihan "Pulihkan dokumen yang belum disimpan" yang disertakan dalam versi Office moden.

Dalam Windows, buka Word dan pergi ke Fail > Maklumat > Urus Dokumen > Pulihkan Dokumen yang Tidak Disimpan ; folder khas akan dibuka dengan fail dengan sambungan .asd, yang merupakan salinan AutoPulihkan.

Fail yang anda cari hampir selalunya merupakan fail yang mempunyai tarikh dan masa terkini ; bukanya dan, di bar atas, gunakan "Simpan Sebagai" untuk menyimpannya sebagai fail .docx di lokasi yang anda inginkan.

Satu lagi cara untuk mengakses folder yang sama ini ialah pergi ke Fail > Buka dan, pada penghujung senarai dokumen terkini, klik pada "Pulihkan dokumen yang belum disimpan", yang akan membawa anda ke direktori sementara yang sama.

Sejarah versi Word dan pemulihan perubahan sebelumnya

Jika masalahnya bukan kerana anda tidak menyimpan dokumen, tetapi anda telah menulis ganti atau mengubah suai fail terlalu banyak dan ingin kembali ke keadaan sebelumnya , anda boleh menggunakan Sejarah Versi.

Dengan dokumen terbuka, pergi ke Fail > Maklumat > Sejarah Versi (atau “Sejarah” dalam sesetengah versi) untuk melihat senarai versi sebelumnya yang dicipta secara automatik oleh Word, terutamanya jika anda menggunakan OneDrive atau SharePoint.

Anda boleh membuka setiap versi dalam tetingkap berasingan, membandingkannya dengan versi semasa dan memutuskan sama ada untuk memulihkannya atau tidak; jika anda mengklik "Pulihkan", versi tersebut akan menjadi versi utama, walaupun anda sentiasa boleh kembali ke versi lain.

Dalam dokumen yang disimpan dalam awan Microsoft 365, sehingga 25 versi sebelumnya biasanya dikekalkan jika anda menggunakan akaun peribadi dan nombor yang boleh dikonfigurasikan jika ia merupakan akaun korporat atau pendidikan.

Mulakan semula Word untuk membuka panel pemulihan

Apabila Word ditutup secara tidak dijangka, apabila anda membukanya semula, panel sisi "Pemulihan Dokumen" biasanya muncul secara automatik dengan fail yang ditanda sebagai atau.

Dalam hal itu, hanya klik dua kali pada setiap dokumen yang disenaraikan untuk melihatnya dan, jika anda mahu, gunakan "Simpan Sebagai" untuk menyimpannya dalam format .docx dengan nama yang boleh dikenali.

Dalam langganan Microsoft 365, jika banyak fail dipulihkan, Word biasanya membuka fail terkini secara langsung dan membiarkan fail lain boleh diakses dari panel tersebut , jadi anda boleh menyemak apa yang telah disimpan.

Cari fail dan sandaran sementara secara manual

Jika fungsi automatik Word tidak menunjukkan apa yang anda cari, sudah tiba masanya untuk anda berusaha dan mengesan fail sementara, sandaran dan dokumen tersembunyi pada sistem secara manual.

Cari fail AutoPemulihan (.asd)

Fail Word AutoRecover disimpan dengan sambungan .asd dalam folder pengguna khas dalam AppData , yang biasanya disembunyikan secara lalai dalam Windows.

Laluan paling biasa untuk fail-fail ini antara lain ialah C:\Users\YourUsername\AppData\Roaming\Microsoft\Word dan C:\Users\YourUsername\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles , menggantikan “YourUsername” dengan nama akaun anda.

Jika anda tidak pasti laluannya, anda boleh pergi ke Word to File > Options > Save dan lihat medan "Lokasi fail AutoRecover", yang menunjukkan direktori tepat tempat fail .asd disimpan.

Satu lagi pilihan yang sangat praktikal ialah membuka File Explorer, pergi ke "This PC" dan taip .asd dalam kotak carian supaya Windows menemui semua fail jenis itu pada pemacu anda.

Sebaik sahaja anda menemui fail .asd yang anda minati, buka Word, pergi ke Fail > Buka > Layari , dalam “Jenis fail” pilih “Semua Fail” dan pilih fail .asd supaya Word cuba membukanya sebagai dokumen dan anda boleh menyimpannya.

Sandaran automatik Word (.wbk)

Selain AutoRecover, Word boleh membuat sandaran dalam format .wbk dengan nama "Sandaran" , tetapi ciri ini tidak selalu diaktifkan.

Untuk menjana salinan ini secara automatik, pergi ke Fail > Pilihan > Lanjutan , tatal ke bawah ke bahagian "Simpan" dan tandakan "Sentiasa buat sandaran", yang menjadikan setiap "Simpan Sebagai" mencipta versi sandaran sebelumnya.

Salinan .wbk ini biasanya disimpan dalam folder yang sama dengan dokumen asal, jadi anda akan melihat fail tambahan dengan awalan "Sandaran" yang mewakili versi kedua hingga terakhir yang disimpan , tanpa perubahan terkini.

Untuk memulihkan sandaran, buka Word, pergi ke Fail > Buka > Layari , tukar jenis penapis kepada "Semua Fail" dan buka fail .wbk, yang akan berfungsi seperti dokumen biasa yang boleh anda simpan semula sebagai fail .docx.

Mencari fail sementara (.tmp) dan nama yang luar biasa

Kadangkala dokumen yang hilang berakhir sebagai fail .tmp sementara atau nama pelik dengan aksen dan huruf seperti ~wrdxxxx.tmp , yang tersebar di pelbagai folder sistem.

Untuk mengesannya, buka File Explorer dengan kombinasi Windows + E dan cari .tmp pada pemacu tempat anda biasanya menyimpan dokumen , kemudian tapis mengikut tarikh untuk memfokuskan pada hari anda mengusahakan fail tersebut.

Anda juga boleh mencari secara terus corak Word biasa seperti ~wrd*.tmp, ~wrf*.tmp atau ~wra*.tmp , yang biasanya sepadan dengan fail kerja sementara atau data AutoRecover perantaraan.

Apabila anda menemui calon, buka Word, pergi ke Fail > Buka > Layari dan sekali lagi, tetapkan jenis fail kepada "Semua Fail" untuk cuba membuka fail .tmp tersebut dan lihat sama ada ia mengandungi teks yang boleh dibaca daripada dokumen anda.

Cari fail tersembunyi dalam folder AppData

Memandangkan kebanyakan sandaran automatik ini disimpan dalam folder tersembunyi dalam profil pengguna, mendayakan paparan item tersembunyi dalam Windows adalah kunci untuk dapat menavigasi ke sana.

Dari mana-mana tetingkap Explorer, pergi ke tab "Lihat" dan tandakan kotak "Item tersembunyi" , yang akan mendedahkan folder AppData di dalam C:\Users\YourUsername dan membolehkan anda mengakses Microsoft\Word atau Office\UnsavedFiles.

Jika anda lebih suka tidak menavigasi, anda boleh menyalin laluan terus daripada Word (medan Lokasi Fail AutoRecover) dan tampalkannya ke dalam bar alamat Explorer , yang akan membawa anda terus ke folder yang betul.

Dalam folder itu, luangkan sedikit masa untuk menyusun mengikut tarikh pengubahsuaian dan semak setiap fail .asd, .wbk atau .tmp terkini , bukanya dengan Word untuk menyemak fail yang anda perlukan.

Pulihkan dokumen Word yang dipadam dalam Windows

Apabila masalahnya bukan ranap tetapi anda telah memadam fail Word secara tidak sengaja , sama ada daripada Explorer atau dengan mengosongkan folder yang salah, terdapat beberapa sumber Windows yang boleh anda gunakan.

Periksa Tong Kitar Semula

Langkah pertama, walaupun mungkin kelihatan jelas, adalah membuka Tong Kitar Semula pada desktop dan mencari dokumen mengikut nama, jenis atau tarikh pemadaman , kerana sehingga anda mengosongkannya, fail itu masih ada di sana.

Jika anda tidak ingat nama yang tepat, lihat jenis fail .doc, .docx, .dot, .rtf, dsb. dan gunakan fungsi carian dalaman Tong Sampah untuk menapis mengikut ".docx" atau mengikut kata kunci dalam namanya.

Apabila anda menemuinya, klik kanan pada fail tersebut, pilih "Pulihkan" untuk mengembalikannya ke lokasi asalnya secara automatik , dan kemudian bukanya dengan Word untuk memastikan ia utuh.

Jika Tong Kitar Semula telah dikosongkan atau fail telah dipadamkan dengan Shift + Delete (pemadaman kekal tanpa melalui Tong Kitar Semula) , anda perlu menggunakan alat tambahan atau sandaran sebelumnya.

Pulihkan dokumen dengan alat pemulihan fail Windows

Dalam Windows 10 dan 11 terdapat utiliti rasmi percuma yang dipanggil Pemulihan Fail Windows , yang tersedia di Gedung Microsoft, yang membolehkan anda cuba memulihkan fail yang dipadamkan secara kekal daripada cakera.

Program ini berfungsi dari baris arahan dan, walaupun ia bukan yang paling mesra pengguna, ia dapat membantu menyelamatkan versi lama dokumen Word yang belum ditimpa oleh data lain pada cakera.

Prinsipnya sentiasa sama: lebih cepat anda melakukan pemulihan selepas memadam fail, lebih besar peluang anda untuk berjaya , kerana pemadaman hanya menandakan ruang sebagai kosong tetapi data kekal di sana sehingga data lain ditulis di atasnya.

Menggunakan alat pihak ketiga untuk fail yang dipadam

Jika anda lebih suka sesuatu yang lebih visual, terdapat program seperti Recuva, Ontrack EasyRecovery atau suite seperti Acronis dengan modul pemulihan yang mengimbas cakera, pemacu USB, kad SD atau telefon bimbit untuk fail yang dipadam.

Operasi asasnya adalah serupa: anda memilih jenis media storan, memulakan imbasan mendalam dan menyemak senarai fail yang boleh dipulihkan yang diserlahkan dalam warna hijau atau dengan tahap kebarangkalian kejayaan yang berbeza.

Dalam kes Ontrack EasyRecovery, sebagai contoh, anda hanya perlu menyambungkan peranti, pilih pemacu, lancarkan imbasan dan kemudian pilih dokumen Word yang ingin anda pulihkan untuk menyimpannya kemudian di lokasi yang selamat selain daripada yang asal.

Dengan penyelesaian sandaran komprehensif seperti Acronis, logiknya sedikit berubah kerana ia lebih kepada memulihkan fail daripada sandaran sebelumnya daripada "membangkitkan semula" mineral daripada cakera yang rosak dengan pantas.

Pulihkan dokumen Word yang rosak atau rosak

Satu lagi situasi yang agak biasa berlaku ialah dokumen itu wujud, tetapi Word tidak dapat membukanya kerana ia rosak atau memaparkan simbol pelik dan bukannya teks , biasanya disebabkan oleh ralat storan atau muat turun yang tidak lengkap.

Pemulihan automatik apabila Word mengesan kandungan yang tidak boleh dibaca

Apabila anda cuba membuka fail yang rosak, Word biasanya memaparkan amaran yang menunjukkan terdapat masalah dengan kandungan dan bertanya sama ada anda ingin cuba memulihkan dokumen tersebut.

Jika anda klik OK, Word akan menjalankan proses dalaman untuk cuba membina semula kandungan fail yang boleh dibaca ; dalam kes terbaik, ia mengekalkan teks dan sebahagian pemformatan, tetapi dalam kes lain ia hanya mengekstrak serpihan atau tiada apa-apa yang berguna.

Kadar kejayaan sangat bergantung pada kerosakan fail tersebut, dan dokumen .docx (yang merupakan fail termampat jenis zip) biasanya rosak dan tidak boleh dibaiki lagi apabila bahagian penting pakej hilang atau rosak.

Buka dan baiki daripada kotak dialog yang terbuka

Selain pemberitahuan automatik, anda boleh memaksa pembaikan manual: dalam Word, pergi ke Fail > Buka, cari fail yang rosak dan kembangkan anak panah butang "Buka" untuk menunjukkan lebih banyak pilihan.

Dalam menu itu, pilih "Buka dan Baiki" supaya Word boleh cuba membetulkan struktur dalaman dokumen dan mengekstrak sebanyak mungkin ke dalam fail boleh edit baharu.

Jika masalahnya tidak terlalu serius, pilihan ini boleh memulihkan dokumen yang sebelum ini memberikan ralat langsung semasa dibuka , walaupun adalah perkara biasa untuk kehilangan pemformatan, imej atau beberapa elemen yang lebih kompleks.

Pulihkan teks daripada mana-mana fail

Apabila fail tersebut sangat teruk sehingga Word tidak dapat mentafsirkannya sebagai dokumen biasa, anda masih mempunyai satu peluang terakhir: gunakan penapis "Pulihkan teks daripada sebarang fail" dalam kotak dialog Buka.

Dalam dialog pembukaan, di sebelah "Jenis fail", pilih pilihan "Pulihkan teks daripada sebarang fail (*.*)" dan cuba buka .docx yang bermasalah dengan penapis khas itu.

Hasilnya akan menjadi fail teks biasa, penuh dengan simbol dan sampah yang dicampur dengan cebisan teks asal anda , tetapi dalam banyak kes anda berjaya memulihkan kandungan yang sebaliknya akan hilang sepenuhnya.

Perkhidmatan dan utiliti khusus untuk dokumen Word yang rosak

Untuk kes yang sangat rumit, terdapat program dan perkhidmatan dalam talian yang khusus dalam membaiki dokumen Word yang rosak , yang menggunakan algoritma khusus untuk memulihkan teks, jadual, pemformatan dan reka bentuk.

Sebahagian daripada perkhidmatan ini, seperti Recovery Toolbox, menjalankan ujian berkala dengan beribu-ribu fail sebenar yang dihantar oleh pengguna dalam pelbagai format (.docx, .doc, .rtf, .dotx, .dot) dengan kerosakan yang sangat pelbagai untuk menambah baik enjin pemulihan mereka.

Ujian ini menilai sama ada dokumen yang dipulihkan boleh dibuka, sama ada ia mengekalkan struktur dan formatnya, sama ada teks dan grafik lengkap, dan sama ada terdapat sebarang bahagian yang rosak atau herotan yang ketara dalam hasil akhir.

Keberkesanan tidak pernah 100%, tetapi ia boleh membuat perbezaan dalam dokumen kritikal yang Word tidak dapat pulih sendiri , terutamanya apabila terdapat jadual kompleks, imej terbenam atau pemformatan lanjutan.

Pulihkan dokumen yang disimpan dalam OneDrive dan SharePoint

Apabila anda bekerja dengan Word yang disambungkan ke awan, versi dokumen disimpan secara automatik ke OneDrive atau SharePoint , dan anda mempunyai fungsi pemulihan khusus yang sangat berguna.

Untuk fail yang disimpan dalam OneDrive peribadi anda, anda boleh membuka dokumen daripada Word, pergi ke Fail > Maklumat > Sejarah Versi dan buka mana-mana versi sebelumnya yang disimpan.

Jika masalahnya ialah anda telah memadam keseluruhan fail, pergi ke OneDrive anda dalam pelayar anda dan semak Tong Kitar Semula , tempat anda boleh memulihkan dokumen yang baru dipadam ke folder asalnya.

Dalam persekitaran korporat dengan SharePoint atau Teams, pustaka dokumen juga mempunyai Tong Kitar Semula dan Sejarah Versi mereka sendiri , yang membolehkan anda kembali ke dokumen kongsi dan memulihkan keadaan sebelumnya.

Dalam banyak kes, pilihan awan ini menyelamatkan hari apabila cakera setempat gagal, PC diformat atau serangan malware berlaku yang menyulitkan fail setempat tetapi tidak menjejaskan salinan jauh.

Pulihkan dokumen Word pada Mac

Jika anda menggunakan Mac, kemungkinannya sangat serupa, walaupun laluan fail AutoRecover berubah dan peranan AutoSave berkait rapat dengan OneDrive dan SharePoint.

Dalam Word untuk Mac, AutoRecover juga aktif secara lalai dan mencipta salinan dokumen setiap 10 minit , yang boleh anda buka jika aplikasi atau sistem ditutup secara tidak dijangka.

Untuk melaraskan selang masa, pergi ke Word > Keutamaan > Simpan dan tentukan kekerapan anda mahu salinan dijana, idealnya 5 minit untuk meminimumkan kehilangan kemajuan.

Jika anda perlu mencari fail AutoRecover secara manual, dalam Finder anda boleh menggunakan Pergi > Pergi ke Folder (Shift + Command + G) dan masukkan laluan seperti /Users/YourUsername/Library/Containers/com.Microsoft/Data/Library/Preferences/AutoRecovery untuk Word.

Perlu diingat bahawa jika anda menutup dokumen pada Mac dengan mengklik "Jangan Simpan" secara eksplisit, Word akan memadamkan salinan AutoPulih kerana ia mentafsirkan bahawa anda tidak memerlukannya , jadi peluang pemulihan dikurangkan kepada sifar dalam kes khusus itu.

Sandaran Windows: satu lagi jaringan keselamatan

Selain fungsi Word, Windows 10 dan 11 menyertakan beberapa sistem sandaran dan pemulihan yang boleh memulihkan dokumen Word yang dipadam atau ditulis ganti.

"Sandaran dan Pulihkan (Windows 7)" klasik membolehkan anda memulihkan fail daripada sandaran yang dibuat pada cakera luaran, walaupun anda mesti telah mengkonfigurasi sandaran pada komputer anda sebelum ini.

Terdapat juga "Sejarah Fail" , yang menyimpan versi folder peribadi anda yang terdahulu; jika anda mengaktifkannya, anda boleh memulihkan dokumen terus daripada sejarah ini, memilih tarikh fail yang betul masih wujud.

Untuk perubahan yang lebih drastik, Windows menawarkan Pemulihan Sistem dan Pemulihan Imej Sistem , yang mengembalikan komputer anda ke titik sebelumnya atau memulihkan imej lengkap, tetapi akan menjejaskan program dan fail lain, bukan sahaja dokumen yang hilang.

Pilihan ini lebih agresif, jadi sebaiknya gunakannya hanya apabila dokumen itu sangat penting dan tiada cara lain yang kurang mengganggu untuk memulihkannya , sentiasa semak aplikasi dan perubahan mana yang akan terjejas sebelum melakukan pemulihan.

Amalan terbaik untuk mengelakkan kehilangan dokumen Word lagi

Semua perkara di atas bagus untuk memadamkan kebakaran, tetapi idealnya anda harus meminimumkan kemungkinan kehilangan dokumen pada masa hadapan dengan beberapa tabiat dan tetapan mudah.

Pertama, pastikan AutoRecover dihidupkan dan ditetapkan pada selang masa yang rendah (5 minit atau kurang) , dan Word sentiasa mencipta sandaran .wbk apabila anda menggunakan "Simpan Sebagai".

Selain itu, biasakan menyimpan secara manual setiap kali anda menghabiskan perenggan atau blok kerja yang penting ; ia sukar pada mulanya, tetapi selepas beberapa hari ia menjadi hampir automatik dan ketenangan fikiran anda akan berterima kasih kepada anda.

Bila-bila masa yang boleh, gunakan OneDrive atau SharePoint dengan mendayakan AutoSimpan , supaya semua perubahan dimuat naik ke awan dan anda mempunyai versi lama yang boleh diakses dari mana-mana peranti.

Akhir sekali, jangan lupa untuk menyimpan sandaran luaran (cakera keras, NAS atau awan khusus) bagi dokumen penting anda, semak dari semasa ke semasa bahawa sandaran dibuat dengan betul dan anda boleh memulihkan fail tanpa masalah.

Dengan menggabungkan lapisan perlindungan Word, alat Windows, sandaran awan dan beberapa tabiat mudah, kemungkinan kehilangan dokumen Word secara kekal dapat dikurangkan dengan ketara, dan dalam kebanyakan situasi, anda boleh memulihkan kerja anda tanpa perlu bermula dari awal.