Obowiązkowe fakturowanie elektroniczne: przepisy, terminy i jak się przygotować

Informatec Digital » Zasoby » Obowiązkowe fakturowanie elektroniczne: przepisy, terminy i jak się przygotować

Obowiązkowe fakturowanie elektroniczne całkowicie zmieni sposób fakturowania firm i freelancerów w Hiszpanii. Jeśli prowadzisz firmę, jesteś freelancerem lub pracujesz w dziale administracyjnym, warto zrozumieć, co wymaga prawo, jakie są rzeczywiste terminy i jakich narzędzi będziesz potrzebować, aby uniknąć opóźnień i narażenia się na kary.

Chociaż temat ten jest dyskutowany od lat, powszechne wdrożenie e-fakturowania B2B wciąż znajduje się w fazie wdrażania i zależy od kluczowych zmian regulacyjnych: przepisów technicznych dotyczących ustawy Crea y Crece oraz rozporządzenia ministerialnego, które będzie regulować rozwiązanie publicznego fakturowania. Tymczasem istnieją już aktywne zobowiązania (zwłaszcza wobec rządu) i dość jasno określony harmonogram, który należy ściśle monitorować.

Czym właściwie jest faktura elektroniczna i co sprawia, że ​​jest „obowiązkowa”?

Kiedy mówimy o fakturze elektronicznej, nie mamy na myśli prostego pliku PDF dołączonego do wiadomości e-mail, lecz ustrukturyzowany dokument w formacie elektronicznym , który jest wystawiany, wysyłany, odbierany i przechowywany w całości cyfrowo, zgodnie z bardzo szczegółowymi wymogami technicznymi i prawnymi.

Tego typu faktury są zazwyczaj generowane w formatach opartych na XML (takich jak Facturae, UBL lub CII), które umożliwiają systemom księgowym, systemom ERP i platformom rozliczeniowym automatyczne odczytywanie i przetwarzanie faktur, bez konieczności ręcznego wpisywania danych lub przeglądania danych na papierze.

Ważna faktura elektroniczna musi gwarantować autentyczność wystawcy i integralność treści (zazwyczaj poprzez podpis elektroniczny lub bezpieczne kanały transmisji), zawierać wszystkie obowiązkowe pola określone w Rozporządzeniu o rozliczeniach (NIP, podstawy opodatkowania, stawki i opłaty VAT, daty, opis, warunki płatności itp.) i być przechowywana w oryginalnym formacie przez okres prawnego przechowywania.

Określamy to jako „obowiązkowe”, gdy konkretny przepis wymaga, aby w przypadku pewnych operacji (na przykład pomiędzy firmami i specjalistami w Hiszpanii lub z administracją publiczną) faktura była zawsze wystawiana i odbierana w formacie elektronicznym i zgodnie z określonym standardem.

Podstawa prawna: ustawa Crea y Crece, ustawa antyfraudowa, Verifactu i rola AEAT

Obowiązek korzystania z fakturowania elektronicznego w Hiszpanii opiera się na dwóch głównych, uzupełniających się filarach regulacyjnych: ustawie 18/2022 o tworzeniu i rozwoju przedsiębiorstw (tzw. ustawa „Tworzenie i rozwój”) oraz ustawie 11/2021, znanej jako ustawa o zwalczaniu oszustw . Każda z nich dotyczy innego, ale ściśle powiązanego aspektu.

Z jednej strony ustawa „Create and Grow” ma na celu promowanie przedsiębiorczości, redukcję barier biurokratycznych i upowszechnienie fakturowania elektronicznego w sektorze B2B , aby zwiększyć przejrzystość i zwalczać opóźnienia w płatnościach. Artykuł 12 wprowadza stopniowy obowiązek stosowania fakturowania elektronicznego w transakcjach między firmami a specjalistami.

Z drugiej strony, ustawa o zwalczaniu oszustw podatkowych koncentruje się na zwalczaniu oszustw podatkowych i reguluje tzw. Elektroniczne Systemy Rozliczeń (EBS), wymagając od oprogramowania spełnienia szeregu wymogów zapobiegających manipulacjom (usuwanie faktur, podwójne wykorzystywanie, modyfikacja danych itp.). W tym celu stworzono system Verifactu , odpowiedzialny za automatyczne przesyłanie danych rozliczeniowych do urzędu skarbowego.

Wiodącą rolę będzie odgrywać Państwowa Agencja Administracji Podatkowej (AEAT), która musi dysponować publicznym rozwiązaniem do elektronicznego fakturowania , pełniącym funkcję centralnego repozytorium i źródła informacji w celu kontrolowania opóźnień w płatnościach, a także mechanizmami przyjmowania raportów o płatnościach, opóźnieniach lub braku płatności od firm i specjalistów.

Gdy faktury B2B są wymieniane wyłącznie za pośrednictwem platform prywatnych, platformy te muszą automatycznie przesyłać kopię każdej faktury do systemu publicznego . Stamtąd Hiszpańska Agencja Podatkowa (AEAT) będzie pobierać statystyki dotyczące płatności i terminów, które będą przekazywane do Państwowego Obserwatorium ds. Opóźnień w Płatnościach Prywatnych, aby monitorować, które sektory przestrzegają przepisów w większym lub mniejszym stopniu.

Kalendarz: Kiedy elektroniczne fakturowanie między firmami stanie się obowiązkowe?

Pytanie warte milion dolarów brzmi, kiedy elektroniczne fakturowanie między firmami a specjalistami stanie się obowiązkowe. Odpowiedź zależy od kilku regulacyjnych kamieni milowych i została opóźniona, ale ogólna struktura jest jasna: stopniowe wdrażanie w zależności od wolumenu faktur.

Ustawa o tworzeniu i rozwoju weszła w życie 19 października 2022 r., ale zawiesiła artykuł 12 (elektroniczne fakturowanie B2B) do czasu opracowania przepisów wykonawczych i zatwierdzenia rozporządzenia ministerialnego regulującego szczegóły techniczne rozwiązania publicznego i akceptowanych formatów.

Rozwój ten jest wdrażany na mocy dekretu królewskiego i rozporządzenia ministerialnego Ministerstwa Finansów . Projekt dekretu królewskiego został przedłożony do konsultacji publicznych w czerwcu 2023 r., a Rada Ministrów zatwierdziła tekst projektu, który rozwija elektroniczną fakturę B2B, 24/25 marca 2026 r., w oczekiwaniu na rozporządzenie, które uruchomi system.

Po opublikowaniu rozporządzenia ministerialnego regulującego rozwiązanie publicznego fakturowania AEAT zaczną obowiązywać ostateczne terminy dla przedsiębiorstw i osób samozatrudnionych, które przedstawiają się następująco:

• Firmy o obrotach przekraczających 8 000 000 euroBędą mieć okres 1 roku od czasu opublikowania rozporządzenia ministerialnego w sprawie dostosowania i rozpoczęcia wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych w relacjach B2B. W scenariuszach dat obsługiwanych przez AEAT, mogłoby to nastąpić około lipca 2027 r.
• Przedsiębiorstwa i osoby prowadzące działalność na własny rachunek o obrotach poniżej 8 000 000 euroBędą mieć plac 2 lat z tego samego Rozporządzenia o dostosowaniu, co przewidywalnie wskazywać będzie na połowę 2028 r.

Od tego momentu w transakcjach B2B na terenie Hiszpanii obowiązywać będzie zasada elektronicznego fakturowania i cyfrowego przechowywania danych przez co najmniej 4 lata , z możliwością dostępu do nich w dowolnym momencie na potrzeby kontroli i inspekcji podatkowych.

Warto zauważyć, że rok 2026 zapowiada się jako rok przełomowy : chociaż pełne zobowiązania B2B nie wejdą w życie, dopóki terminy nie zaczną biec, firmy, które wyprzedzą sytuację, będą miały większą swobodę w testowaniu systemów, budowaniu zespołów i udoskonalaniu procesów, nie czując się poganiane.

Relacje z Verifactu i programami rozliczeniowymi

Elektroniczne fakturowanie B2B i Verifactu to dwa różne elementy układanki, choć ściśle ze sobą powiązane. Podczas gdy pierwszy koncentruje się na formacie i kanale wymiany faktur , Verifactu zajmuje się automatycznym przesyłaniem danych o fakturach do Hiszpańskiej Agencji Podatkowej (AEAT) oraz integralnością tych danych.

Od czasu wdrożenia Verifactu (lipiec 2025 r.) programy do fakturowania, które chcą być aktualne, muszą oferować szereg funkcjonalności: generować kompletny i niezmienny zapis dla każdej faktury, opcjonalnie lub automatycznie przesyłać go do AEAT oraz pozostawiać jednoznaczny dowód, że nie doszło do manipulacji.

Planowany harmonogram w tym obszarze, po rocznym moratorium ogłoszonym pod koniec 2025 r., przedstawia się mniej więcej następująco: firmy (osoby prawne) muszą korzystać z oprogramowania zgodnego z Verifactu od 1 stycznia 2027 r. , natomiast osoby prowadzące działalność gospodarczą i pozostali podatnicy będą mieli ten obowiązek do 1 lipca 2027 r.

Na chwilę obecną, z wyjątkiem tych, do których już jesteśmy zobowiązani innymi sposobami (na przykład wystawianie faktur Administracji), nie jest obowiązkowe przesyłanie wszystkich faktur do AEAT za pośrednictwem Verifactu, ale obowiązkowe będzie korzystanie z zatwierdzonych lub dostosowanych programów , które spełniają wymagania techniczne Ustawy o zwalczaniu oszustw.

W praktyce oznacza to, że musisz przeanalizować swoje obecne oprogramowanie do fakturowania i ocenić, czy warto dokonać aktualizacji do Verifactu i elektronicznego fakturowania B2B, czy konieczna jest integracja określonego interfejsu API, czy też lepiej jest przejść na rozwiązanie ERP lub chmurowe, które jest już przygotowane na oba te aspekty.

Wymagania obowiązkowe i zwolnienia: kto musi wystawiać faktury elektroniczne

Ostatecznym celem jest objęcie obowiązkiem praktycznie wszystkich transakcji B2B na terytorium Hiszpanii , jednak przepisy przewidują niuanse w zależności od rodzaju transakcji, wielkości działalności i zasięgu terytorialnego.

Po pierwsze, istnieje grupa podatników, którzy mają taki obowiązek od lat: wszystkie firmy i osoby prowadzące działalność na własny rachunek, które wystawiają faktury administracjom publicznym, muszą wystawiać faktury elektroniczne od stycznia 2015 r., zgodnie z ustawą 25/2013 i ustawą o zamówieniach sektora publicznego.

Ponadto podmioty działające w charakterze wykonawców i podwykonawców Administracji w ramach kontraktów przekraczających określone kwoty muszą również korzystać z fakturowania elektronicznego w swoich wzajemnych kontaktach, gdy płatności są dokonywane w ramach tych kontraktów publicznych.

Ustawa Crea y Crece rozszerza e-fakturowanie na wszystkie transakcje między firmami (B2B). Przewiduje się, że po upływie jednego lub dwóch lat od wydania rozporządzenia ministerialnego wszystkie prywatne hiszpańskie firmy będą zobowiązane do korzystania z fakturowania elektronicznego, jeśli odbiorcą jest firma lub przedsiębiorca z siedzibą w Hiszpanii.

Istnieją jednak pewne możliwe wyjątki lub wyłączenia, które są obecnie przedmiotem debaty i które określą rzeczywisty zakres tego obowiązku. Spośród nich, pojawiających się w projektach i komunikatach wstępnych, wyróżniają się następujące:

• Operacje B2CObowiązek ten nie obejmuje obecnie transakcji z konsumentami końcowymi. Innymi słowy, sprzedaż klientom indywidualnym nadal może być dokumentowana za pomocą faktur papierowych lub w formatach niestrukturyzowanych, chyba że wymagają tego inne przepisy.
• Transakcje z klientami zagranicznymiWykluczone są sytuacje, w których jedna ze stron nie posiada w Hiszpanii siedziby działalności gospodarczej, stałego zakładu ani miejsca zamieszkania lub zwyczajowego pobytu do celów fakturowania.
• Niektóre osoby prowadzące działalność na własny rachunek i MŚP o bardzo małej skali działalnościRozważane są scenariusze zwolnień dla podatników wystawiających faktury na kwotę niższą niż 85 000 euro rocznie, dla osób płacących podatki w ramach uproszczonego systemu podatkowego, dla niektórych sektorów rolnictwa lub niektórych rodzajów handlu hurtowego, chociaż szczegóły te będą musiały zostać potwierdzone w ostatecznych przepisach.
• Transakcje o niskiej wartościWiele transakcji poniżej 400 euro lub takich, w przypadku których stosowane są już faktury uproszczone, mogłoby zostać wyłączonych spod ścisłego obowiązku ustrukturyzowanego fakturowania elektronicznego, podobnie jak kwoty poniżej 3.000 euro w takich sektorach jak hotelarstwo, transport pasażerski czy fryzjerstwo i inne.

W każdym razie, nawet jeśli w danej sytuacji wystawianie faktur elektronicznych nie jest obowiązkowe, nic nie stoi na przeszkodzie, aby podatnik dobrowolnie zdecydował się na stałe korzystanie z e-faktur, co pozwoli na standaryzację jego procesów , a w perspektywie średnioterminowej może znacznie uprościć zarządzanie wewnętrzne.

Wymagania techniczne, formaty i papier faktur

Aby zachować zgodność z przepisami, nie wystarczy po prostu „zdigitalizować” fakturę; musi to nastąpić w formacie spełniającym wymogi strukturalne i interoperacyjności określone w przepisach. W Hiszpanii standardem odniesienia jest format Facturae , oficjalny format promowany przez Ministerstwo Gospodarki.

Facturae opiera się na pliku XML o bardzo ścisłej strukturze (obecnie najczęściej używaną wersją jest 3.2.2), w którym każdy element danych umieszczany jest w odpowiednim tagu: informacje o wystawcy i odbiorcy, wiersze szczegółów, podatki, sumy, metody płatności itd. Nawet niewielki błąd strukturalny może spowodować automatyczne odrzucenie faktury przez platformy weryfikujące.

Przepisy przewidują akceptację, oprócz formatu Facturae, również innych standardowych, ustrukturyzowanych formatów powszechnie stosowanych na świecie, takich jak UBL (Universal Business Language) lub CII, a nawet formatu PDF z podpisem elektronicznym w niektórych kontekstach, pod warunkiem zagwarantowania jego automatycznego odczytu i interoperacyjności z innymi systemami.

W sektorach takich jak transport i logistyka wdrażanie faktur i formatów strukturalnych jest szczególnie zaawansowane, ponieważ umożliwiają one integrację e-faktur z systemami TMS, ERP, eCMR i dowodami dostawy , zmniejszając rozbieżności kwot i automatyzując uzgadnianie.

Bez względu na format, oprogramowanie, którego używasz do fakturowania, musi umożliwiać wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w tych standardach , a także zmianę obowiązkowych statusów (wysłane, zaakceptowane, odrzucone, zapłacone itd.), co jest kluczowe dla kontrolowania terminów płatności i zapobiegania opóźnieniom w płatnościach.

Korzyści dla firm i osób samozatrudnionych wykraczające poza przestrzeganie prawa

Obowiązkowe korzystanie z niego może wydawać się narzucane, ale prawda jest taka, że ​​dobrze wdrożony system e-fakturowania oferuje bardzo wyraźne korzyści w codziennym życiu , zwłaszcza dla tych, którzy obsługują znaczną liczbę dokumentów.

Z ekonomicznego punktu widzenia, przejście z formatu papierowego na elektroniczny drastycznie obniża koszty drukowania, wysyłki, fizycznej archiwizacji i niszczenia dokumentów . Co więcej, zmniejsza ryzyko błędów ludzkich poprzez eliminację konieczności przepisywania danych, co przekłada się na mniejszą liczbę zwrotów i mniej czasu traconego na korekty.

Co więcej, scentralizowanie wszystkich faktur w łatwo dostępnym repozytorium cyfrowym znacznie usprawnia proces wyszukiwania informacji, odpowiadania na zapytania oraz przygotowywania zamknięć księgowych lub zeznań podatkowych. Połączenie z systemami księgowymi lub formularzami podatkowymi jest znacznie uproszczone.

Z punktu widzenia skarbu państwa, połączenie e-fakturowania z raportami o statusie i systemami takimi jak Verifactu znacznie utrudnia ukrywanie opóźnień w płatnościach . Powinno to sprzyjać kulturze bardziej rozsądnych terminów płatności i zmniejszyć liczbę zaległości handlowych, co jest wyraźnym celem ustawy Crea y Crece.

Wreszcie, wpływ na zrównoważony rozwój i bezpieczeństwo nie jest bez znaczenia: ograniczenie użycia papieru i fizycznego transportu dokumentów zmniejsza wpływ na środowisko, a przechowywanie danych w chmurze i tworzenie kopii zapasowych minimalizują ryzyko utraty danych z powodu awarii sprzętu lub dobrze zarządzanych incydentów bezpieczeństwa.

Kryteria wyboru oprogramowania i planowania transformacji cyfrowej

Kluczem do osiągnięcia wszystkich powyższych celów jest oprogramowanie do fakturowania. Wybór odpowiedniego oprogramowania – lub dogłębna analiza tego, z którego już korzystasz – jest kluczowa dla płynnego przejścia. Chodzi nie tylko o przestrzeganie prawa, ale także o zwiększenie efektywności w codziennej pracy.

Zasadniczo, warto wybrać rozwiązanie księgowe lub fakturowe kompatybilne z Facturae, gotowe do wdrożenia Verifactu i umożliwiające automatyzację jak największej liczby procesów . Idealnie, system powinien integrować fakturowanie, księgowość, windykację, płatności, inwentaryzację i, w miarę możliwości, płace, aby uniknąć silosów informacyjnych.

Oceniając narzędzia, ważne jest uwzględnienie takich aspektów, jak użyteczność interfejsu (czy jest intuicyjny i czy nie wymaga tytułu magistra do wystawienia faktury), łatwość nauki przez zespół oraz krzywa adaptacji. Bardzo wydajny, ale bezużyteczny program często kończy się niewykorzystaniem wszystkich jego funkcji.

Ważne jest również, aby oprogramowanie było skalowalne i integrowało się z innymi rozwiązaniami, z których już korzystasz lub których możesz potrzebować (CRM, POS, platformy e-commerce, bankowość itp.), najlepiej za pośrednictwem interfejsów API lub standardowych łączników. To będzie miało ogromne znaczenie w miarę rozwoju Twojej firmy.

Jeśli chodzi o infrastrukturę, wiele firm decyduje się na aplikacje w chmurze, które umożliwiają dostęp z dowolnego miejsca, pracę zdalną i eliminują potrzebę utrzymywania własnych serwerów , wykonywania ręcznych aktualizacji wersji lub obsługi lokalnych kopii zapasowych.

Szkolenia wewnętrzne i praktyczne kroki adaptacyjne

Niezależnie od tego, jak dobre jest oprogramowanie, jeśli osoby korzystające z niego na co dzień nie opanują jego obsługi, zmiana może stać się źródłem frustracji. Dlatego tak ważne jest zaplanowanie podstawowych, dobrze ukierunkowanych szkoleń dla pracowników wystawiających, odbierających i weryfikujących faktury.

Dobra strategia zazwyczaj łączy krótkie sesje szkoleniowe z zakresu podstawowej obsługi oprogramowania z materiałami pomocniczymi (wewnętrznymi przewodnikami, krótkimi filmami, odpowiedziami na często zadawane pytania) oraz okres bardziej intensywnego wsparcia podczas wdrażania zmiany. Im łatwiej będzie pracownikom zadawać pytania i rozwiewać wątpliwości, tym płynniejsze będzie przejście.

Nie zaleca się również digitalizacji wszystkiego naraz. Najbardziej rozsądnym podejściem jest opracowanie harmonogramu stopniowych kroków , zaczynając na przykład od niewielkiej grupy klientów lub dostawców, z którymi łatwo się współpracuje, lub od określonych typów dokumentów, a następnie rozszerzając zakres w miarę stabilizacji systemu.

Celem jest dotrzymanie obowiązkowych terminów z wykorzystaniem już wdrożonych procesów, bez konieczności improwizacji w ostatniej chwili. Wymaga to przeglądu wewnętrznych przepływów pracy (sposób zatwierdzania faktur, osoby je weryfikujące, sposób uzgadniania płatności) i dostosowania ich do nowego środowiska cyfrowego, zamiast po prostu powielać proces papierowy.

Na koniec należy koniecznie poinformować klientów i dostawców o zmianie , wyjaśnić im, w jaki sposób chcą otrzymywać i wysyłać faktury, a także uzgodnić formaty i kanały, aby uniknąć nieporozumień (na przykład czy będą wykorzystywane prywatne platformy, certyfikowana poczta e-mail, portale klienckie itp.).

Szczególne obowiązki w transporcie i logistyce

Sektor transportu i logistyki jest jednym z sektorów najbardziej dotkniętych reformą, zarówno ze względu na wolumen transakcji, jak i konieczność synchronizacji danych księgowych i logistycznych . Obowiązek elektronicznego fakturowania jest w tym przypadku nie tylko kwestią podatkową, ale także operacyjną.

Firmy transportowe muszą definitywnie zrezygnować z wysyłania faktur w formacie PDF lub papierowym i przejść na interoperacyjne, ustrukturyzowane formaty (Facturae, UBL lub CII), które integrują się z systemami TMS, ERP i platformami dużych międzynarodowych spedytorów lub klientów.

Dane na fakturze muszą być zgodne z powiązanymi dokumentami logistycznymi (zleceniami transportowymi, eCMR, listami przewozowymi). Wszelkie rozbieżności w wadze, opakowaniach lub datach mogą skutkować odrzuceniem faktury, opóźnieniami w płatnościach, a nawet karami w przypadku wykrycia wzorców identyfikowalności.

Co więcej, logika stanów (faktura wysłana, zaakceptowana, odrzucona, zapłacona) staje się szczególnie istotna w celu uniknięcia sporów sądowych i opóźnień w płatnościach , a także w celu dotrzymania maksymalnych terminów płatności ustanowionych w prawie jako środek zapobiegający opóźnieniom w płatnościach.

Mimo że niektóre konkretne wymogi techniczne dotyczące transportu wciąż zależą od ostatecznych zmian regulacyjnych, jest oczywiste, że firmy z sektora, które przewidują zmiany — dostosowując swoje systemy TMS, ERP i platformy wymiany dokumentów — zyskają znaczącą przewagę, gdy fakturowanie elektroniczne stanie się całkowicie nieuniknione.

Kary i zagrożenia wynikające z niedopełnienia obowiązku fakturowania elektronicznego

Ignorowanie tych zmian nie wchodzi w grę. Przepisy przewidują szereg grzywien i kar finansowych dla tych, którzy, będąc do tego zobowiązani, nie wystawiają, nie zarządzają lub nie przechowują prawidłowo swoich faktur elektronicznych lub korzystają z oprogramowania o podwójnym przeznaczeniu lub niezgodnego z przepisami.

Wśród sankcji przewidzianych w projektach przepisów oraz w praktyce administracji znajdują się grzywny do 10 000 euro za naruszenia związane z systemami rozliczeniowymi, które mogą zostać zwiększone w przypadku recydywy lub udowodnienia wyraźnego zamiaru popełnienia oszustwa.

Pod uwagę brane są również kary, obliczane jako procent od wartości transakcji nieprawidłowo zafakturowanych , na przykład 1% całkowitej kwoty nieprawidłowo zaksięgowanej, przy czym minimalne i maksymalne kwoty za kwartał mogą wynosić od 300 do 6.000 euro.

Jeżeli naruszenie dotyczy przechowywania lub archiwizacji faktur (na przykład nie są one przechowywane przez wymagane 4 lata lub nie jest możliwe ich odzyskanie w oryginalnym formacie), grzywna może zostać ustalona w wysokości 300 euro za każdą naruszoną transakcję lub 2% kwoty faktur, w zależności od tego, która kwota jest wyższa.

Oprócz bezpośrednich skutków ekonomicznych, korzystanie z niezgodnego oprogramowania lub brak możliwości śledzenia faktur może prowadzić do utraty pomocy, takiej jak Zestaw Cyfrowy , problemów z reputacją u klientów i dostawców, a nawet, w bardzo poważnych przypadkach oszustw podatkowych, tymczasowego zawieszenia działalności lub anulowania rejestracji podatnika.

Jak freelancerzy, małe i średnie przedsiębiorstwa oraz duże firmy mogą się przygotować?

Dostosowanie się do fakturowania elektronicznego nie musi być traumatyczne, jeśli podejdzie się do niego jak do dobrze zaplanowanego projektu digitalizacji , a nie tylko formalności na ostatnią chwilę. Chociaż ostateczne szczegóły techniczne wciąż zależą od przyszłych regulacji, są kroki, które można podjąć już teraz.

W przypadku osób prowadzących działalność na własny rachunek pierwszym krokiem jest zazwyczaj wybór prostego, ale kompatybilnego z e-fakturowaniem programu do wystawiania faktur , skonfigurowanie certyfikatu cyfrowego , zapoznanie się z nowym formatem faktury i upewnienie się, że cała dokumentacja jest przechowywana bezpiecznie i w sposób uporządkowany.

W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw oraz większych firm konieczny może okazać się nieco szerszy projekt, obejmujący audyt obecnego systemu, integrację z księgowością, bankami i magazynem , zdefiniowanie nowych procesów zatwierdzania faktur oraz szkolenie różnych zespołów (administracji, finansów, sprzedaży itp.).

We wszystkich przypadkach zdecydowanie zaleca się, aby być na bieżąco ze zmianami przepisów (konsultując się z oficjalnymi źródłami lub korzystając z pomocy wyspecjalizowanych doradców) i nie wahać się zwrócić o pomoc do profesjonalistów, zwłaszcza jeśli obsługujesz dużą liczbę faktur lub działasz w kilku krajach z różnymi przepisami.

Celem jest to, aby po pełnym wdrożeniu tego wymogu wystawianie, otrzymywanie i archiwizowanie faktur elektronicznych stało się naturalną częścią codziennych operacji przedsiębiorstwa, bez zakłóceń ani przerw w działalności.

Powszechne wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego może wydawać się złożonym wyzwaniem, ale jeśli zostanie skutecznie zarządzane, stanie się realną szansą na modernizację procesów, obniżenie kosztów, uzyskanie kontroli nad finansami i poprawę relacji z agencjami rządowymi i partnerami biznesowymi . Wczesne rozpoczęcie przygotowań to najlepszy sposób, aby przekształcić ten prawny obowiązek w wyraźną przewagę konkurencyjną.