Ako používať AI v Exceli a Worde: Copilot, ChatGPT a režim agenta

Informatec Digital » Zdroje » Ako používať AI v Exceli a Worde: Copilot, ChatGPT a režim agenta

Umelá inteligencia mala silný vplyv na nástroje produktivity, ktoré používame každý deň, a dnes je možné pracovať v Exceli a Worde rýchlejšie a plynulejšie vďaka Copilotu a asistentom ako ChatGPT. Nemusíte byť expert: pomocou pokynov v prirodzenom jazyku môžete vytvárať analýzy, formáty, koncepty a vzorce, ktoré predtým vyžadovali čas a špecializované znalosti.

V nasledujúcich riadkoch uvidíte, ako čo najlepšie využiť Copilot v Exceli a Worde, aké výhody ponúka, kde ho nájsť, ako ho požiadať o presne to, čo potrebujete , aby to urobil správne hneď na prvýkrát, a aké obmedzenia a požiadavky treba mať na pamäti (napríklad kredity za používanie alebo plán Copilot Pro). Taktiež si pozrieme „Režim agenta“, čo je vývoj týchto funkcií na iteratívne riadenie viackrokových úloh.

Čo pre vás môže urobiť umelá inteligencia v Exceli?

Copilot v Exceli je navrhnutý tak, aby uľahčil každodenné úlohy: dokáže získať údaje z webu alebo vašej organizácie , pomôcť vám zvýrazniť relevantné informácie, zoradiť a filtrovať ich, vytvoriť vzorce s jasnými vysvetleniami a odhaliť vzory a trendy v priebehu niekoľkých sekúnd.

Jednou z jeho výhod je import údajov. Ak je váš súbor uložený na OneDrive alebo SharePointe, alebo ak potrebujete importovať verejné údaje, Copilot dokáže pripraviť vašu tabuľku pripojením k týmto zdrojom a poskytnutím obsahu v rozsahu alebo tabuľke pripravenej na použitie.

Je to tiež užitočné na formátovanie. Môžete ho napríklad požiadať, aby zobrazoval iba bunky s číslami, nastavil filter s hodnotami nad určitou prahovou hodnotou alebo použil vlastné kritérium zoradenia , aby bolo zobrazenie lepšie spravovateľné.

V sekcii výpočtov vám Copilot pomôže vytvoriť nové stĺpce a riadky s operáciami založenými na existujúcich údajoch a tiež krok za krokom vysvetlí, ako jednotlivé vzorce fungujú a ako automatizovať úlohy programovaním makier v Exceli , aby ste sa nemuseli spoliehať len na „kopírovanie a vkladanie“.

Nakoniec sa ho môžete priamo opýtať na vaše údaje. V rýchlych odpovediach poskytne súhrny, grafy, kontingenčné tabuľky, trendy a odchyľujúce sa hodnoty, takže môžete okamžite identifikovať relevantné informácie a nestratiť sa v nekonečných tabuľkách.

Kde nájsť Copilot a ako začať s Excelom

Prístup je jednoduchý: na karte Domov sa na páse s nástrojmi zobrazí ikona Copilot. Odtiaľ môžete otvoriť konverzačné prostredie, použiť predkonfigurované nápady na výzvy alebo napísať vlastnú požiadavku vlastnými slovami.

Ďalším spôsobom, ako ho aktivovať, je výber bunky. Zobrazí sa blikajúca ikona spojená s Copilotom, ktorá umožňuje kontextové akcie v danom bode hárku – ideálne pre rýchle operácie.

Predtým, ako začnete, je najlepšie mať údaje v dobre štruktúrovanej tabuľke alebo rozsahu. To pomôže Copilotu presne ich čítať a navrhovať jednoznačné vzorce alebo súhrny, čím sa vyhneme hlúpym chybám spôsobeným nesprávne interpretovanými bunkami.

Typický pracovný postup by bol: otvoríte Copilot, vyberiete si medzi vytvorením niečoho nového, vyžiadaním si vzorcov alebo formátovania, sumarizáciou alebo priamym chatom s cieľom. Ak si vyberiete chat, môžete následne klásť otázky a iteratívne spresňovať výsledok, až kým nebude dokonalý.

Generovanie vzorcov v Exceli pomocou ChatGPT alebo Copilota

Na získanie užitočných vzorcov nepotrebujete presnú technickú výzvu. Stačí si predstaviť, že sa rozprávate s niekým a prirodzene mu vysvetlíte, čo chcete dosiahnuť a aké údaje máte, a umelá inteligencia vám vráti rámec vzorca a základnú logiku.

Ak váš popis nie je úplne správny, môžete začať všeobecnou otázkou, ako napríklad „nájsť hodnotu v stĺpci“, a umelá inteligencia vám odpovie potrebnou štruktúrou a argumentmi. Takto pochopíte, ktorá funkcia najlepšie vyhovuje vašim potrebám a ako upraviť každý parameter tak, aby vyhovoval vašej konkrétnej situácii.

Keď potrebujete niečo skopírovať a vložiť bez toho, aby ste čokoľvek zmenili, presne opíšte umiestnenie každého údaja. Napríklad: „Mám číselné hodnoty v stĺpci C až po riadok 200 a chcem vzorec v bunke E5, ktorý počíta, koľko buniek sa rovná 5.“ S týmito informáciami umelá inteligencia vygeneruje presný vzorec zameraný na správne rozsahy a bunky.

Tento prístup funguje rovnako dobre aj pri iných bežných úlohách: príprava tabuľky, ktorú potom filtrujete, prevod čísel na čiarové kódy pomocou konkrétneho vzorca alebo plánovanie odstránenia duplikátov v súbore údajov.

Praktický tip: Skontrolujte výsledný vzorec alebo ho otestujte s podmnožinou údajov. Modely umelej inteligencie sú výkonné, ale občas môžu navrhnúť niečo, čo sa dokonale nezhoduje s vašou tabuľkou, najmä ak pôvodná štruktúra nie je jasná.

Copilot vo Worde: od návrhu po finálnu verziu

Hneď ako otvoríte nový dokument, Copilot sa zobrazí v hornej časti a je pripravený prijať vaše prvé pokyny. Môžete ho požiadať o koncept s konkrétnym formátom, tónom alebo približnou dĺžkou a o niekoľko sekúnd budete mať počiatočný text na úpravu.

Počas procesu umelá inteligencia dokonca navrhuje rozšírenia výzvy, aby bola požiadavka efektívnejšia. Keď vráti koncept, môžete si ho ponechať, regenerovať alebo odstrániť, a tiež výzvu upraviť na jej spresnenie alebo pripraviť dokument na digitálne podpisovanie bez toho, aby ste museli zakaždým začínať od nuly.

Okrem úvodného textového poľa existujú dva veľmi užitočné spôsoby, ako používať Copilot vo Worde. Po prvé, môžete otvoriť kontextové akcie v ľubovoľnom odseku na rozbalenie, prepísanie, zmenu štýlov, extrahovanie tabuľky alebo zhrnutie myšlienok jediným kliknutím.

Na druhej strane, z pása s nástrojmi môžete otvoriť bočný panel s chatbotom. Tam môžete požiadať o zmeny v dokumente, vygenerovať nový koncept, vytvoriť obrázok na vloženie alebo získať odpovede na svoje otázky počas písania, takže výskum a písanie idú ruka v ruke.

Šablóny, analýzy a praktické príklady v Exceli

Okrem vzorcov dokáže Copilot vytvárať aj užitočné štruktúry. Napríklad, ak ho požiadate o kalendár na konkrétny mesiac s riadkami pre poznámky a dňami v týždni v hornej časti, vráti sa šablóna, ktorú môžete vložiť priamo do hárka.

Stojí za zmienku, že niekedy pokyny týkajúce sa štýlu alebo farieb nemusia zodpovedať presne tomu, čo ste opísali. V takýchto prípadoch vám Copilot môže poskytnúť štruktúru a pokyny na manuálne dokončenie formátu v priebehu niekoľkých sekúnd.

Z analytického hľadiska načítanie súboru údajov (napríklad predaj podľa krajiny) a otázka „ktorá krajina sa najčastejšie objavuje v stĺpci B?“ vráti výsledok a jeho vysvetlenie. Následne navrhne inteligentné doplňujúce otázky , ako napríklad celkový predaj podľa krajiny alebo najpredávanejší produkt v každom regióne.

Vďaka tejto dynamike je prieskumná analýza agilná: položíte otázku, overíte údaje a pokračujete v hlbšom skúmaní s novými otázkami bez toho, aby ste museli najprv nastaviť rozsiahlu štruktúru kontingenčných tabuliek alebo zložitých vzorcov.

Prezentácie v PowerPointe za pochodu

Copilot dokáže vygenerovať prezentáciu od začiatku pomocou jednoduchého pokynu. Ak definujete cieľ (napríklad uvedenie produktu na trh) a poskytnete zoznam špecifikácií alebo kľúčových bodov, vráti sadu slajdov s názvami, nápadmi a vizuálnymi prvkami pripravenými na kontrolu.

Dokáže tiež vytvárať obrázky, zvýrazňovať kľúčové údaje a v určitých scenároch používať dokumenty programu Word alebo Excel ako základ pre prezentáciu. Hoci niektoré z týchto funkcií sa môžu stále vyvíjať, už samotný proces vytvárania počiatočných snímok šetrí značné množstvo času.

Požiadavky, kredity za používanie a Copilot Pro

Ak už platíte za Microsoft 365 Personal alebo Family, môžete k aplikácii Copilot pristupovať v rámci programov Word, Excel a PowerPoint bez dodatočných poplatkov, ale používa systém kreditov. Každá požiadavka umelej inteligencie spotrebuje jeden kredit a mesačne máte k dispozícii 60 kreditov , ktoré sa obnovujú na začiatku nasledujúceho mesiaca.

Svoj zostatok si môžete skontrolovať na stránke account.microsoft.com v sekcii predplatného. Cieľom je vyskúšať si to a zvyknúť si na umelú inteligenciu. Ak vám to nebude stačiť, je k dispozícii Copilot Pro za 22 € mesačne , ktorý odstráni limit a umožní vám používať umelú inteligenciu bez obmedzení.

Dôležitý detail o rodinnom pláne: prístup k Copilotu v rámci aplikácií má iba hlavný vlastník predplatného. Ostatní zdieľaní používatelia tieto funkcie vo Worde alebo Exceli nemajú, čo je potrebné mať na pamäti, ak predplatné spravujete z domu.

Čo sa týka používateľského zážitku, nepotrebujete Windows, počítač Copilot+ ani NPU: spracovanie prebieha v cloude, takže správanie Copilota je prakticky identické na webe aj na počítači.

Režim agenta a kancelársky agent: čo sú a ako ich používať

Takzvaný „režim agenta“ posúva spoluprácu s umelou inteligenciou o krok ďalej. Jeho cieľom je demokratizovať pokročilé funkcie tak, aby umelá inteligencia pomocou pokynov v prirodzenom jazyku mohla riadiť viacstupňové úlohy a poskytovať tak vysokokvalitné dokumenty, tabuľky a prezentácie.

Napríklad v Exceli si môžete vyžiadať rozpočet domácnosti s kategóriami (nájomné, jedlo, zásoby, palivo, voľný čas) a pravidlami, ktoré vás upozornia na prekročenie limitu; v malých a stredných podnikoch si môžete nastaviť základné finančné analýzy, ktoré ušetria veľa manuálnej práce.

Vo Worde vám agent pomáha so životopismi, listami, správami alebo súhrnami pre manažérov, navrhuje vylepšenia a kladie otázky na objasnenie vášho zámeru. Cieľom je pracovať iteratívne: začnete s výzvou a vediete umelú inteligenciu k vylepšeniu výsledku , kým nebude vyhovovať.

Na základe aktuálnej dostupnosti je režim agenta aktívny v programe Frontier pre držiteľov licencie Microsoft 365 Copilot a predplatiteľov Microsoft 365 Personal alebo Family. Momentálne je ponúkaný na webe a v angličtine s plánovaným rozšírením na počítače. Ak ho chcete používať v Exceli, musíte si nainštalovať doplnok Excel Labs a povoliť príslušnú možnosť.

Okrem toho dokáže Office Agent v chate Copilot vytvárať prezentácie v PowerPointe a dokumenty Wordu z pokynov s integráciou, ktorá sa má rozšíriť, aby sa minimalizovali rozpory medzi nápadmi a konečnými výsledkami.

Najlepšie postupy pre žiadanie od umelej inteligencie o veci

• Jasný kontextPopíšte, aké údaje máte (stĺpce, riadky, názvy tabuliek) a aký výstup očakávate.
• Presnosť polohyAk chcete vložiť vzorec, zadajte cieľové a zdrojové stĺpce a bunky.
• Rýchla iteráciaVyžiadajte si prvý návrh alebo štruktúru a potom požiadajte o konkrétne zmeny.
• validáciaPred aplikovaním na celok overte vzorce a výsledky na malých vzorkách.

Prípady použitia, ktoré fungujú obzvlášť dobre

V Exceli fungujú úlohy ako štruktúrovanie (šablóny kalendárov, rozpočty, formátované zoznamy), prieskumná analýza s postupnými otázkami a vytváranie/vysvetľovanie vzorcov pre bežné výpočty skvele .

Vo Worde vám začatie textu od nuly so špecifickým tónom a formátom, prepísanie odsekov, rozšírenie myšlienok a generovanie integrovaných tabuliek alebo obrázkov umožňuje zrýchliť cestu k finálnemu dokumentu.

Keď potrebujete prezentácie, Copilot vytvorí sadu snímok s názvami, odrážkami a vizuálnymi pomôckami na základe dobre napísaného výzvy a referenčného materiálu. Odtiaľ nasleduje iteračný proces zdokonaľovania obsahu a dizajnu , ktorý vás dovedie k profesionálnemu výsledku.

Ako písať lepšie výzvy

Premýšľajte o cieľoch a obmedzeniach. „Chcem krátku správu (300 – 400 slov), formálny tón, s tromi sekciami a záverečnou tabuľkou s kľúčovými metrikami“ je lepšie ako „dajte mi správu“. V Exceli je „v bunke E5 chcem vzorec, ktorý spočíta hodnoty rovné 5 v bunke C2:C200“ jasnejšie ako vágna požiadavka na počítanie.

Vždy, keď je to možné, pridajte referenčné údaje: názov tabuľky, hlavičky stĺpcov, rozsahy alebo očakávané príklady. Ak prvý pokus nie je dokonalý, požiadajte o postupné zmeny („použite oddeľovače tisícok“, „zoradenie od najväčšieho po najmenší“, „použite osobnejší tón“), aby ste sa postupne priblížili k požadovanému výsledku.

Nakoniec kombinuje zadanie štruktúry a štýlu. Najprv sa spýta na štruktúru (index, sekcie, dátové bloky), potom spresní tón a dokončí špecifické úlohy (pridanie súhrnného riadku, vloženie obrázka, generovanie kontingenčnej tabuľky s filtrami).

Obmedzenia a realistické očakávania

Hoci umelá inteligencia zvládne veľa práce, niekedy nepoužije požadovaný konkrétny formát alebo sa odchýli od pôvodnej požiadavky . To je v poriadku: trvajte na konkrétnejších pokynoch alebo si vyžiadajte podrobné pokyny, ak radšej dokončíte prácu manuálne.

Pamätajte na kreditný systém v Microsoft 365 Personal alebo Family: každá požiadavka v rámci Wordu, Excelu alebo PowerPointu spotrebuje jeden kredit a mesačný limit je 60. Ak potrebujete neobmedzené intenzívne používanie, k dispozícii je možnosť Copilot Pro za 22 € mesačne.

Režim agenta je momentálne dostupný iba na webe a v angličtine a pre Excel vyžaduje Excel Labs; integrácia sa bude časom rozširovať, takže pre dosiahnutie čo najlepších výsledkov je kľúčové udržiavať si aktuálne informácie o aktualizáciách .

Pri tomto rozsahu znamená používanie umelej inteligencie v Exceli a Worde prechod od mechanických úloh k prístupu zameranému na cieľ: importujete alebo popisujete svoje dáta, vyžiadate si analýzu alebo návrhy vlastnými slovami, overujete a upravujete v krátkych iteráciách a ponechávate si strategickú a kreatívnu časť, zatiaľ čo umelá inteligencia zrýchľuje opakujúce sa úlohy a poskytuje vám kontext na prijímanie lepších rozhodnutí.

Súvisiaci článok:

Microsoft testuje bezplatnú verziu balíka Office s reklamami a obmedzenými funkciami