Kako digitalno podpisati dokumente v sistemu Windows: Office, PDF in drugo

Informatec Digital » Windows » Kako digitalno podpisati dokumente v sistemu Windows: Office, PDF in drugo

Infografika: Primer posnetka zaslona za podpisovanje dokumentov v sistemu Windows.

Podpisovanje dokumentov v sistemu Windows je veliko več kot le pisanje po PDF-ju. Digitalni podpis overja avtorja, ohranja vsebino in lahko zagotovi časovni žig, medtem ko ročno napisan podpis ali slika podpisa zagotavlja le vizualni videz. V tem praktičnem vodniku boste videli, kako se podpisati v Officeu (Word, Excel in PowerPoint) , kako to storiti z AutoFirmo za PDF-je in katere možnosti imate v brskalniku Microsoft Edge, hkrati pa boste obravnavali tudi potrdila, preverjanje veljavnosti in odstranjevanje podpisa.

Če že vsakodnevno delate z dokumenti, boste želeli razlikovati med različnimi vrstami podpisov in vedeti, kakšna jamstva ponuja vsaka od njih. Z digitalnim podpisom, ki temelji na potrdilih , lahko prejemnik preveri, da datoteka ni bila spremenjena in da je podpisnik tisti, za katerega se izdaja; s preprostim ročno napisanim podpisom to ne drži. Pojdimo k bistvu, vendar brez da bi kaj izpustili.

Kaj je pravzaprav digitalni podpis?

Digitalni podpis je kot šifriran elektronski pečat, ki se nanese na digitalno vsebino (dokumente, makre , e-pošto). Ta pečat potrjuje dve stvari: da dokument izvira od podpisnika in da od podpisa ni bil spremenjen. Ključnega pomena je razumeti, da varnosti ne zagotavlja vizualni videz podpisa, temveč kriptografija in preverjanje veljavnosti potrdil.

Za digitalno podpisovanje dokumentov potrebujete veljavno digitalno potrdilo . To potrdilo vsebuje vaš javni ključ in ga izda zaupanja vreden overitelj (CA) . Potrdilo je podobno elektronskemu osebnemu dokumentu in ima rok veljavnosti (običajno letno), zato ga boste morali po poteku obnoviti ali pridobiti novega.

Digitalni podpisi zagotavljajo štiri glavna jamstva: avtentičnost (identifikacija podpisnika), integriteto (vsebina ni bila spremenjena), neizpodbitnost (podpisnik ne more zanikati, da je podpisal) in pod določenimi pogoji potrditev s časovnim žigom , če je dokument časovno žigosan z zaupanja vrednega strežnika.

Da bi bilo to zaupanje učinkovito, mora biti izpolnjenih več pogojev: podpis mora biti veljaven , potrdilo ne sme biti poteklo, založnik mora biti zaupanja vreden in potrdilo mora izdati akreditirani overitelj potrdil. Brez teh zahtev preverjanje morda ne bo uspešno ali pa se v pregledovalniku dokumentov prikažejo opozorila.

Pridobite digitalno potrdilo v sistemu Windows

Če boste podpisane dokumente izmenjevali s tretjimi osebami, je najbolje, da potrdilo pridobite od priznanega zunanjega overitelja potrdil (CA ). Potrdila izdajajo številne javne ustanove, podjetja in akreditirani ponudniki, obstajajo pa tudi brezplačne možnosti. To potrdilo bo drugim omogočilo, da preverijo vaš podpis, ne da bi vas morali uporabiti kot referenco.

Če morate dokumente podpisati takoj in ga ne želite kupiti, vam Windows in Office omogočata, da ustvarite lastno potrdilo za takojšnjo uporabo v svojem okolju. Upoštevajte, da je ta pristop namenjen testiranju ali internim scenarijem, saj lahko za preverjanje s strani tretje osebe zahteva potrdilo, ki ga je izdal zunanji zaupanja vreden organ za univerzalno preverjanje.

V sistemu Windows si lahko osebna potrdila ogledate iz sistemske shrambe potrdil. V starejših okoljih je bilo na primer običajno, da ste do njih dostopali prek Internet Explorerja tako, da ste odšli v Orodja > Internetne možnosti > Vsebina > Potrdila > zavihek Osebno. Čeprav se Internet Explorer ne uporablja več, shramba potrdil ostaja aktivna in si jo delita Edge in celo Chrome.

Prijava v Microsoft Office: vidne in nevidne črte

Office doda zelo uporabno funkcijo: vrstico za podpis . To je označevalnik, podoben črti, ki jo vidite na natisnjenem dokumentu, vendar z dodatnimi funkcijami. Omogoča vam, da določite, kdo naj podpiše, katera navodila naj upošteva in ustvari digitalni podpis, ko prejemnik zaključi postopek.

Ko v Word ali Excel vstavite vrstico za podpis, lahko avtor določi podatke o predvidenem podpisniku (ime, naziv, e-poštni naslov) in navodila, kot je »pred podpisom preglejte vsebino«. Ko je elektronska datoteka poslana pravilni osebi, bo ta videla vrstico in obvestilo, ki zahteva podpis . Z zajemanjem njihove vidne predstavitve (natipkane, ročno napisane ali slikovne) Office hkrati doda digitalni podpis za preverjanje pristnosti njihove identitete.

Ustvarjanje vrstice za podpis v Wordu ali Excelu

Če želite v dokument ali preglednico vstaviti vrstico za podpis, postavite kazalec tja, kjer ga želite prikazati, in v skupini Besedilo izberite Vstavi > Vrstica za podpis . V polju z nastavitvami lahko izpolnite polja, ki bodo prikazana pod vrstico.

1. Vnesite Ime predlaganega podpisnika.
2. Dodajte, če je primerno, položaj ali naziv profesionalno.
3. Vključuje poštni naslov podpisnika (neobvezno).
4. Napišite navodila za podpisnika (npr. preverjanje točnosti vsebine pred podpisom).
5. Aktivirajte, če želite te možnosti: dovoli komentarji podpisnika in pokažite datum podpis vzdolž črte.

Če dokument zahteva več podpisov, ponovite postopek, da dodate več vrstic na ustreznih mestih. Na ta način bo vsaka oseba vedela, kje podpisati, in potek dela bo jasen.

Podpišite vrstico za podpis

Prejemnik datoteke naj se z miško pomakne nad črto, klikne z desno tipko miške in izbere možnost Podpiši . Če je bil dokument odprt v zaščitenem pogledu in je zaupanja vreden, naj za nadaljevanje klikne »Vseeno uredi«.

1. Svoje ime lahko napišete za natipkan podpis poleg X.
2. Če imate napravo na dotik ali tablični računalnik, lahko risati podpis na sliki.
3. Ali pa lahko uporabite enega slika vašega podpisa z »Izberi sliko« in izberite datoteko iz računalnika.
4. Za dokončanje izberite Prijavite seOffice bo dodal digitalni podpis in na dnu prikazal gumb »Podpisi«.

Ko je dokument dokončan, bo nakazalo, da vsebuje digitalne podpise , podrobnosti pa si lahko ogledate v podoknu za podpis, da preverite veljavnost, izdajatelja potrdila in druge zaupanja vredne podatke.

Odstranite vidne digitalne podpise

Če ste naredili napako ali morate postopek ponoviti, lahko podpis odstranite tako, da z desno miškino tipko kliknete vrstico za podpis in izberete »Odstrani podpis«. Sistem bo zahteval potrditev; po potrditvi bo podpis odstranjen in dokument se bo vrnil v stanje, v katerem ga je mogoče urejati.

Nevidni digitalni podpisi v Wordu, Excelu in PowerPointu

Če ne želite prikazati vidnega polja za podpis, vam Office omogoča tudi nevidno podpisovanje . Podpis je vdelan v datoteko in je označen z gumbom »Podpisi« in informacijami v pogledu Datoteka > Informacije.

Če ga želite dodati, pojdite v Datoteka > Informacije , izberite možnosti zaščite dokumenta in kliknite »Dodaj digitalni podpis«. Office bo prikazal obvestilo s podrobnostmi o postopku; nato v polje Podpiši navedite namen podpisa in potrdite s klikom na »Podpiši«.

Ko je vstavljen podpis, datoteka postane samo za branje, da se preprečijo nepooblaščene spremembe. Če jo morate ponovno urediti, morate odstraniti podpis ali ustvariti novo različico dokumenta.

Če želite odstraniti nevidni podpis, se vrnite v Datoteka > Informacije in odprite ploščo za podpis. Zraven imena podpisnika kliknite puščico, izberite »Odstrani podpis« in potrdite z »Da«. S tem boste datoteko obnovili v stanje, v katerem jo je mogoče urejati, kar bo omogočilo poznejši ponovni podpis.

Podpisovanje dokumentov PDF z AutoFirm (Windows)

AutoFirma je brezplačno orodje Ministrstva za gospodarske zadeve in digitalno transformacijo, zasnovano za elektronsko podpisovanje dokumentov. Je zanesljivo, združljivo s standardnimi potrdili (p12/pfx) in zelo prilagodljivo za vidne podpise in vodne žige.

Prenesite in namestite AutoFirmo

Vedno prenesite z uradnega spletnega mesta elektronskega upravnega portala: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. Tam boste našli namestitvene programe za Windows (32/64 bit) , Linux in macOS. Izberite tistega, ki ustreza vašemu sistemu.

V računalniku s 64-bitnim sistemom Windows 10 prenesite paket AutoFirma za 64-bitni sistem Windows (datoteka AutoFirma64.zip). Razpakirajte datoteko, zaženite namestitveni program (na primer AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe) in dokončajte čarovnika. Ko bo končano, bo aplikacija nameščena in pripravljena za podpisovanje.

Priprava digitalnega potrdila v sistemu Windows

Za podpis potrebujete veljavno potrdilo, ki je nameščeno v shrambi potrdil sistema Windows ali pa je na voljo v datoteki p12/pfx . Če ga imate v datoteki, ga namestite tako, da dvokliknete ali kliknete z desno tipko miške in izberete »Namesti PFX«.

Čarovnik vas bo vprašal za ciljno shrambo : Trenutni uporabnik (samo za vašega uporabnika) ali Lokalni računalnik (za vse uporabnike). Vnesite geslo za potrdilo, omogočite zaščito zasebnega ključa in izberite možnost izvoza, če želite, da ga boste lahko v prihodnje izvlekli. Sistemu Windows lahko dovolite, da samodejno izbere shrambo »Osebno«.

Po potrditvi bo potrdilo nameščeno in na voljo za Internet Explorer/Edge/Chrome . Če uporabljate Firefox, ne pozabite, da ta upravlja svojo lastno shrambo potrdil in ga boste morali uvoziti iz samega brskalnika. AutoFirma zazna sistemska potrdila in vam omogoča tudi, da jih izberete iz datoteke ali shrambe potrdil Firefox.

Podpišite PDF z AutoFirmo

Odprite AutoFirmo in kliknite » Izberi datoteke za podpis «. Izberite PDF, ki ga želite podpisati. Aplikacija bo zaznala, da gre za PDF, in vam ponudila dve možnosti za vidni del:

• Vidni podpis V PDF-ju: dodajte polje s sliko (vaš skenirani podpis) in besedilom.
• Vidna blagovna znamka (vodni žig): Vstavite sliko na eno ali več strani na določeno mesto.

Aktivirate lahko obe možnosti. Ko kliknete »Podpiši«, izberite stran in območje, kamor bo polje za podpis. AutoFirma vam omogoča, da prilagodite koordinate, širino in višino ter po želji celo ustvarite prazno stran na koncu, kamor lahko postavite svoj podpis.

Dodajte sliko svojega ročno napisanega podpisa (v oblikah, kot so JPEG, GIF ali PNG ) in besedilo, ki ga želite prikazati. Upoštevajte, da je ta slika zgolj estetske narave; pravno veljavnost zagotavlja digitalni podpis, ki temelji na vašem potrdilu . Preglejte predogled in če je vse videti pravilno, sprejmite. Te nastavitve lahko shranite za poznejšo uporabo.

Če vključite vidno blagovno znamko, bo asistent vprašal za sliko (na primer logotip) in njeno umestitev. To je uporabno za poudarjanje avtorstva ali identifikacijo organizacije v uradnih ali poslovnih dokumentih.

Sedaj izberite digitalno potrdilo, ki ga boste uporabili za podpis. AutoFirma prikaže sistemska potrdila, vendar lahko spremenite vir (trgovina Firefox ali datoteka p12/pfx). Glede na varnostne nastavitve, konfigurirane med namestitvijo, boste pozvani k potrditvi ali geslu za potrdilo .

Na koncu se odločite, kam želite shraniti podpisan PDF in ime datoteke (AutoFirma običajno doda pripono »_podpisano«). Ko končate, boste videli obvestilo, da je bil postopek uspešno zaključen, in dokument lahko odprete, da preverite rezultat.

Ko odprete PDF z bralnikom (na primer Adobe Acrobat Reader), se prikaže potrditveno sporočilo, ki označuje, da je datoteka podpisana in da so podpisi veljavni. V podoknu za podpis si lahko ogledate »Podrobnosti podpisa« in »Podrobnosti potrdila«, da potrdite izdajatelja, obdobje veljavnosti in druge lastnosti.

Prijava z Microsoft Edge in drugimi orodji

Če morate hitro narisati podpis v PDF-ju in ne želite ničesar namestiti, vam lahko Microsoft Edge vključuje orodja za komentiranje, ki vam lahko pomagajo. Upoštevajte, da gre za vizualni podpis in ne za kriptografski digitalni podpis.

• Odprite PDF v Edgeu.
• Uporabite zgornjo orodno vrstico za urejanje/ogled.
• Izberite Draw in prilagodi barvo in debelino poteze.
• Z miško, prstom ali pisalom narišite svoj podpis na zaslonu na dotik.

Adobe Acrobat Reader vam omogoča tudi dodajanje ročno napisanega podpisa z uvozom slike ali risanjem. Spletne storitve, kot je SmallPDF, podpirajo te možnosti in vam celo omogočajo, da ročno napisan podpis zajamete s fotoaparatom . Ne pozabite: ti podpisi so priročni in hitri, vendar ne nadomestijo digitalnega podpisa s potrdilom, ko potrebujete pravno veljavnost.

Aplikacije za podpis: Katero izbrati in kakšne so omejitve?

Obstajajo običajni programi (Word, Adobe Acrobat), ki lahko podpišejo dokumente, ki jih ustvarijo, vendar imajo dve tipični pomanjkljivosti : vsi ustvarjalci dokumentov jih tudi ne podpišejo, prejemnik pa običajno potrebuje isto aplikacijo za pravilno preverjanje podpisa.

Namenska orodja za elektronski podpis (kot je AutoFirma ) premagajo te ovire: lahko podpišejo skoraj vsako vrsto datoteke in jih je mogoče brezplačno prenesti. Za upravne postopke ali bolj formalne poteke dela z dokumenti je AutoFirma običajno najprimernejša možnost.

Preverite, prekličite in razumejte veljavnost

Po podpisu je dobro preveriti veljavnost podpisa . Pregledovalniki bodo prikazali, ali je potrdilo veljavno, ali je veriga zaupanja pravilna in ali vsebina ni bila spremenjena od podpisa. Če je kaj narobe, se bodo prikazala opozorila o potečenem potrdilu ali neznanem izdajatelju.

Izdajatelji potrdil lahko potrdila prekličejo (na primer, če je ključ ogrožen). Sistemi za preverjanje preverijo sezname preklicanih potrdil ali spletne storitve, da potrdijo, da je potrdilo še vedno zaupanja vredno . Zato je pomembno uporabljati potrdila akreditiranih certifikacijskih organov.

Ko datoteka sistema Office prejme časovni žig iz varnega strežnika , ta podpis v določenih okoliščinah pridobi atribute potrdila, kar pomaga okrepiti verigo zaupanja in nedvoumno določiti čas podpisa.

Praktični nasveti in pogoste napake

Pred podpisom preverite, ali je vaše potrdilo veljavno in shranjeno na pravilni lokaciji (Osebno, Uporabniško ali Računalniško). Če uporabljate AutoFirmo, preverite, ali se potrdilo prikaže v njegovem izbirniku, ali pa imejte pripravljeno datoteko p12/pfx in njeno geslo.

V Officeu se odločite, ali potrebujete vidno črto za vodenje podpisnika ali pa želite neviden podpis , da ne bi vplivali na oblikovanje. Ne pozabite, da bo dokument po podpisu morda postal samo za branje, zato pred podpisom opravite vse spremembe .

Če prejemnik ne more preveriti podpisa, potrdilo morda ne prihaja od zaupanja vrednega overitelja potrdil za njegov sistem. V bolj zaprtih okoljih je ena od rešitev distribucija korenskega/vmesnega potrdila organizacije za vzpostavitev zaupanja . V odprtih okoljih vedno uporabite priznanega javnega overitelja potrdil.

Ko v PDF vdelate sliko svojega podpisa, ne pozabite, da je to zgolj kozmetična sprememba . Podpis v resnici potrdi digitalni podpis, ki temelji na vašem potrdilu; to bo prejemnik videl v podoknu za podpis, ko bo pregledal podrobnosti.

Koristni viri in reference

Za več podrobnosti o digitalnih podpisih v sistemu Office si lahko ogledate uradno dokumentacijo in javne vire. Na primer praktične vodnike o podpisovanju dokumentov PDF s priljubljenimi bralniki in gradiva vladnih agencij, ki pojasnjujejo preverjanje potrdil.

• Vodnik FNMT o podpisih PDF: Prenesite PDF (preverjanje in skupina podpisnikov)
• Vodnik po upravljanju Aragona: Prenesite PDF (možnosti Elektronski podpis (v PDF-ju)

Obvladovanje teh orodij vam bo omogočilo, da se odzovete na skoraj vsako potrebo: od prošnje za podpis dokumenta Word s podpisno vrstico do sklenitve pogodbe PDF z AutoFirmo ali dodajanja ročno napisanega podpisa v Edgeu, ko potrebujete le vizualni pečat . Z veljavnim potrdilom, jasnimi navodili in končnim preverjanjem postane digitalno podpisovanje v sistemu Windows preprost in zanesljiv postopek.