- Copilot pospeši opravila v Excelu in Wordu: uvozite podatke, ustvarite formule, pišite in analizirajte z uporabo naravnega jezika.
- Deluje na spletu in namiznih računalnikih z mesečnimi krediti; Copilot Pro odstrani omejitev 22 € na mesec.
- Agentski način orkestrira kompleksne korake; v Excelu zahteva Excel Labs in je zdaj na voljo na spletu (v angleščini).
Umetna inteligenca je močno vplivala na orodja za produktivnost, ki jih uporabljamo vsak dan, in danes je mogoče v Excelu in Wordu delati hitreje in bolj gladko, zahvaljujoč Copilotu in pomočnikom, kot je ChatGPT. Ni vam treba biti strokovnjak: z navodili v naravnem jeziku lahko ustvarite analize, oblike, osnutke in formule, ki so prej zahtevale čas in specializirano znanje.
V naslednjih vrsticah boste videli, kako kar najbolje izkoristiti Copilot v Excelu in Wordu, katere prednosti ponuja, kje ga najti, kako ga vprašati za točno tisto, kar potrebujete , da bo že prvič pravilno odgovoril, in katere omejitve in zahteve morate upoštevati (kot so dobropisi za uporabo ali paket Copilot Pro). Pregledali bomo tudi »Agent Mode«, razvoj teh zmogljivosti za iterativno orkestriranje večstopenjskih nalog.
Kaj lahko umetna inteligenca naredi za vas v Excelu?
Copilot v Excelu je zasnovan tako, da olajša vsakodnevna opravila: lahko pridobi podatke iz spleta ali vaše organizacije , vam pomaga označiti ustrezne informacije, razvrščati in filtrirati, ustvariti formule z jasnimi razlagami ter v nekaj sekundah razkriti vzorce in trende.
Ena od njegovih prednosti je uvoz podatkov. Če je vaša datoteka shranjena v storitvi OneDrive ali SharePoint ali če morate uvoziti javne podatke, lahko Copilot pripravi vašo preglednico tako, da se poveže s temi viri in vam zagotovi vsebino v obsegu ali tabeli, ki je pripravljena za uporabo.
Uporaben je tudi za oblikovanje. Lahko ga na primer naročite, naj prikaže samo celice s številkami, naj nastavi filter z vrednostmi nad določenim pragom ali naj uporabi merilo razvrščanja po meri , da bo vaš pogled bolj obvladljiv.
V razdelku za izračun vam Copilot pomaga ustvariti nove stolpce in vrstice z operacijami, ki temeljijo na obstoječih podatkih, ter pojasni, kako deluje vsaka formula in kako avtomatizirati opravila s programiranjem makrov v Excelu , korak za korakom, da se ne zanašate le na »kopiranje in lepljenje«.
Končno ga lahko neposredno vprašate o svojih podatkih. V hitrih odgovorih bo zagotovil povzetke, grafikone, vrtilne tabele, trende in odstopanja, tako da lahko sproti prepoznate ustrezne informacije in se izognete izgubi v neskončnih preglednicah.
Kje najti Copilota in kako začeti uporabljati Excel
Dostop je preprost: na zavihku Domov boste na traku videli ikono Copilot. Tam lahko odprete pogovorno izkušnjo, uporabite vnaprej konfigurirane predloge za pozive ali vnesete svojo zahtevo s svojimi besedami.
Drug način za aktivacijo je izbira celice. S tem se prikaže utripajoča ikona, povezana s Copilotom, ki omogoča kontekstualna dejanja na tej določeni točki na listu – idealno za hitre operacije.
Preden začnete, je najbolje, da imate podatke v dobro strukturirani tabeli ali obsegu. To pomaga Copilotu, da jih natančno prebere in predlaga nedvoumne formule ali povzetke, s čimer se izogne neumnim napakam, ki jih povzročijo napačno interpretirane celice.
Tipičen potek dela bi bil naslednji: odprete Copilot, izberete med ustvarjanjem nečesa novega, zahtevanjem formul ali oblikovanja, povzemanjem ali neposrednim klepetom s ciljno skupino. Če izberete klepet, lahko z vprašanji iterativno izboljšate rezultat, dokler ni popoln.
Ustvarjanje formul v Excelu s ChatGPT ali Copilotom
Za pridobitev uporabnih formul ne potrebujete natančnega tehničnega navodila. Samo predstavljajte si, da se pogovarjate z nekom in mu naravno razložite, kaj želite doseči in katere podatke imate, umetna inteligenca pa bo vrnila ogrodje formule in osnovno logiko.
Če vaš opis ni povsem pravilen, lahko začnete z nečim splošnim, kot je »poišči vrednost v stolpcu«, umetna inteligenca pa se bo odzvala s potrebno strukturo in argumenti. Na ta način boste razumeli, katera funkcija najbolje ustreza vašim potrebam in kako prilagoditi vsak parameter svoji specifični situaciji.
Ko morate nekaj kopirati in prilepiti, ne da bi karkoli spremenili, natančno opišite lokacijo vsakega podatka. Na primer: »V stolpcu C imam številske vrednosti do vrstice 200 in želim formulo v celici E5, ki prešteje, koliko celic je enakih 5.« S temi informacijami bo umetna inteligenca ustvarila natančno formulo, ki cilja na pravilne obsege in celice.
Ta pristop deluje enako dobro tudi pri drugih pogostih nalogah: pripravi tabele, ki jo boste nato filtrirali, pretvorbi številk v črtne kode z določeno formulo ali načrtovanju odstranitve podvojenih podatkov v naboru podatkov.
Praktični nasvet: Preglejte nastalo formulo ali jo preizkusite s podmnožico podatkov. Modeli umetne inteligence so zmogljivi, vendar lahko občasno predlagajo nekaj, kar se ne ujema popolnoma z vašo preglednico, še posebej, če prvotna struktura ni jasna.
Kopilot v Wordu: od osnutka do končne različice
Takoj ko odprete nov dokument, se Copilot prikaže na vrhu, pripravljen za sprejem prvih navodil. Lahko ga zaprosite za osnutek z določeno obliko, tonom ali približno dolžino in v nekaj sekundah boste imeli začetno besedilo za urejanje.
Med postopkom umetna inteligenca celo predlaga razširitve poziva, da bi bila zahteva učinkovitejša. Ko vrne osnutek, ga lahko obdržite, ponovno ustvarite ali izbrišete, poziv pa lahko tudi uredite, da ga izboljšate , ali pa dokument pripravite za digitalno podpisovanje , ne da bi vsakič začeli od začetka.
Poleg začetnega besedilnega polja obstajata dva zelo uporabna načina uporabe programa Copilot v Wordu. Prvič, v katerem koli odstavku lahko odprete kontekstualna dejanja za razširitev, prepisovanje, spreminjanje slogov, izvlečenje tabele ali povzemanje idej z enim samim klikom.
Po drugi strani pa lahko s traku odprete stransko vrstico s klepetalnim robotom. Tam lahko zahtevate spremembe dokumenta, ustvarite nov osnutek, ustvarite sliko za vstavljanje ali dobite odgovore na svoja vprašanja med pisanjem, tako da gresta raziskovanje in pisanje z roko v roki.
Predloge, analiza in praktični primeri v Excelu
Poleg formul lahko Copilot ustvari tudi uporabne strukture. Če ga na primer vprašate po koledarju za določen mesec z vrsticami za zapiske in dnevi v tednu na vrhu, boste dobili predlogo, ki jo lahko prilepite neposredno na svoj pregledni list.
Treba je omeniti, da včasih navodila za slog ali barvo morda ne ustrezajo natančno tako, kot ste jih opisali. V takih primerih vam lahko Copilot zagotovi strukturo in navodila za ročno dokončanje formata v nekaj sekundah.
Na analitičnem področju nalaganje nabora podatkov (na primer prodaja po državah) in vprašanje »katera država se najpogosteje pojavlja v stolpcu B?« vrne rezultat in njegovo razlago. Nato predlaga inteligentna nadaljnja vprašanja , kot sta skupna prodaja po državah ali najbolje prodajan izdelek v posamezni regiji.
Zaradi te dinamike je raziskovalna analiza agilna: postavite vprašanje, preverite podatke in se še naprej poglabljate z novimi vprašanji, ne da bi morali najprej vzpostaviti težko strukturo vrtilnih tabel ali zapletenih formul.
PowerPointove predstavitve na poti
Copilot lahko s preprostim pozivom ustvari predstavitev iz nič. Če definirate cilj (na primer predstavitev izdelka) in navedete seznam specifikacij ali ključnih točk, bo vrnil niz diapozitivov z naslovi, idejami in vizualnimi elementi, pripravljenimi za pregled.
Prav tako lahko ustvarja slike, označuje ključne podatke in v nekaterih primerih uporablja dokumente Word ali Excel kot osnovo za predstavitev. Čeprav se nekatere od teh funkcij morda še razvijajo, že sam postopek ustvarjanja diapozitivov prihrani veliko časa.
Zahteve, krediti za uporabo in Copilot Pro
Če že plačujete za Microsoft 365 Personal ali Family, lahko do programa Copilot dostopate v programih Word, Excel in PowerPoint brez dodatnih stroškov, vendar uporablja sistem kreditnih točk. Vsaka zahteva umetne inteligence porabi eno kreditno točko, vi pa imate na voljo 60 kreditnih točk na mesec , ki se obnovijo na začetku naslednjega meseca.
Stanje lahko preverite na spletni strani account.microsoft.com, v razdelku za naročnino. Namen je, da preizkusite in se navadite na umetno inteligenco. Če se vam zdi nezadostna, je na voljo Copilot Pro za 22 € na mesec , ki odpravi omejitev in vam omogoča uporabo umetne inteligence brez omejitev.
Pomembna podrobnost o družinskem paketu: samo glavni lastnik naročnine ima dostop do programa Copilot znotraj aplikacij. Drugi uporabniki, ki imajo dostop do programa v skupni rabi, teh funkcij v Wordu ali Excelu nimajo, kar je treba upoštevati, če naročnino upravljate od doma.
Kar zadeva izkušnjo, ne potrebujete sistema Windows, računalnika Copilot+ ali nevronske procesorske enote: obdelava poteka v oblaku, zato je delovanje Copilota v spletu in na namizju praktično enako .
Način agenta in Office Agent: kaj sta in kako ju uporabljati
Tako imenovani »Agentski način« sodelovanje z umetno inteligenco popelje še korak dlje. Njegov cilj je demokratizirati napredne funkcije, tako da lahko umetna inteligenca z navodili v naravnem jeziku orkestrira večstopenjske naloge za zagotavljanje visokokakovostnih dokumentov, preglednic in predstavitev.
V Excelu lahko na primer zahtevate gospodinjski proračun s kategorijami (najemnina, hrana, zaloge, gorivo, prosti čas) in pravili, ki vas opozorijo, ko presežete omejitev; v malih in srednje velikih podjetjih pa lahko nastavite osnovne finančne analize, ki prihranijo veliko ročnega dela.
V Wordu agent pomaga pri življenjepisih, pismih, poročilih ali povzetkih za vodstvo, predlaga izboljšave in postavlja vprašanja za pojasnitev vaše namere. Ideja je, da delujete iterativno: začnete s pozivom in vodite umetno inteligenco, da izpopolni rezultat , dokler ne ustreza.
Glede na trenutno razpoložljivost je način agenta aktiven v programu Frontier za imetnike licenc Microsoft 365 Copilot in naročnike na Microsoft 365 Personal ali Family. Trenutno je na voljo v spletu in v angleščini, načrtujejo pa tudi razširitev na namizne računalnike. Če ga želite uporabljati v Excelu, morate namestiti dodatek Excel Labs in omogočiti ustrezno možnost.
Poleg tega lahko Office Agent v klepetu Copilot ustvarja predstavitve PowerPoint in dokumente Word iz navodil, pri čemer naj bi se integracija še razširila, tako da bo trenja med idejami in končnimi rezultati vedno manj .
Najboljše prakse za prošnjo umetne inteligence za stvari
- Jasno ozadjeOpišite, katere podatke imate (stolpce, vrstice, imena tabel) in kakšen rezultat pričakujete.
- Natančnost lokacijeČe želite prilepiti formulo, določite ciljne in izvorne stolpce ter celice.
- Hitra iteracija: zahtevajte prvi osnutek ali strukturo in nato zahtevajte konkretne spremembe.
- ValidacijaPreden formule in rezultate uporabimo za celoto, jih preverimo na majhnih vzorcih.
Primeri uporabe, ki delujejo še posebej dobro
V Excelu odlično delujejo naloge, kot so strukturiranje (predloge koledarja, proračuni, oblikovani seznami), raziskovalna analiza z zaporednimi vprašanji in ustvarjanje/razlaga formul za pogoste izračune .
V Wordu vam začetek besedila iz nič z določenim tonom in obliko, prepisovanje odstavkov, razširjanje idej in ustvarjanje integriranih tabel ali slik omogoča, da pospešite pot do končnega dokumenta.
Ko potrebujete predstavitve, Copilot ustvari diapozitive z naslovi, alinejami in vizualnimi pripomočki na podlagi dobro napisanega poziva in referenčnega gradiva. Od tam naprej sledi iterativni proces izpopolnjevanja vsebine in oblikovanja , ki vas pripelje do profesionalnega rezultata.
Kako napisati boljše pozive
Razmislite o ciljih in omejitvah. »Želim kratko poročilo (300–400 besed), formalnega tona, s tremi razdelki in končno tabelo s ključnimi metrikami« je boljše kot »dajte mi poročilo«. V Excelu je »v celici E5 želim formulo, ki prešteje vrednosti, enake 5, v celici C2:C200« bolj jasno kot nejasna zahteva za štetje.
Kadar koli je mogoče, dodajte referenčne podatke: ime tabele, glave stolpcev, obsege ali pričakovane primere. Če prvi poskus ni popoln, prosite za postopne spremembe ("uporabite ločila tisočic", "razvrsti od največjega do najmanjšega", "uporabite bolj oseben ton"), da se postopoma približate želenemu rezultatu.
Končno združuje pozive za strukturo in slog. Najprej vpraša po strukturi (kazalo, razdelki, podatkovni bloki), nato izpopolni ton in zaključi s specifičnimi nalogami (dodajanje vrstice s povzetkom, vstavljanje slike, ustvarjanje vrtilne tabele s filtri).
Omejitve in realna pričakovanja
Čeprav lahko umetna inteligenca opravi veliko dela, včasih ne uporabi določene oblike, kot je bilo zahtevano, ali pa odstopa od prvotne zahteve . To je v redu: vztrajajte pri bolj konkretnih navodilih ali prosite za navodila po korakih, če raje dokončate ročno.
Ne pozabite na kreditni sistem v storitvi Microsoft 365 Personal ali Family: vsaka zahteva v programu Word, Excel ali PowerPoint porabi en kredit, mesečna omejitev pa je 60. Če potrebujete neomejeno intenzivno uporabo, je na voljo možnost Copilot Pro za 22 € na mesec.
Končno je način agenta trenutno na voljo samo v spletu in v angleščini, za Excel pa zahteva Excel Labs; integracija se bo sčasoma razširila, zato je za kar najboljši izkoristek ključnega pomena, da ostanete na tekočem s posodobitvami .
Z vsem tem razponom uporaba umetne inteligence v Excelu in Wordu pomeni prehod od mehanskih nalog k ciljno usmerjenemu pristopu: uvozite ali opišete svoje podatke, zahtevate analizo ali osnutke s svojimi besedami, potrdite in prilagodite v kratkih iteracijah ter ohranite strateški in ustvarjalni del, medtem ko umetna inteligenca pospeši ponavljajoče se naloge in vam da kontekst za sprejemanje boljših odločitev.
