- Електронско фактурисање између предузећа (B2B) биће обавезно за све шпанске компаније и самозапослене особе у року од 1 или 2 године од министарске наредбе којом се активира решење за јавно фактурисање.
- Шпанска пореска агенција (AEAT), путем Verifactu-а и репозиторијума јавних фактура, пратиће интегритет података, рокове плаћања и борбу против кашњења у плаћању.
- Компаније морају користити структуриране формате (посебно Facturae), одобрен софтвер и чувати фактуре дигитално најмање 4 године.
- Непоштовање обавезног електронског фактурисања може резултирати високим казнама, али предвиђање промене вам омогућава да повећате ефикасност и смањите административне трошкове.
Обавезно електронско фактурисање ће потпуно променити начин на који предузећа и фриленсери фактуришу у Шпанији. Ако поседујете предузеће, фриленсер сте или радите у административном одељењу, желећете да разумете шта закон захтева, стварне рокове и који алати ће вам бити потребни да бисте избегли кашњење и ризик од казни.
Иако се о овој теми расправља годинама, широко распрострањена имплементација B2B електронског фактурисања је још увек у фази увођења и зависи од кључних регулаторних дешавања: техничких прописа за Закон Crea y Crece и Министарске наредбе која ће регулисати решење за јавно фактурисање. У међувремену, већ постоје активне обавезе (посебно са владом) и прилично добро дефинисан временски оквир који треба пажљиво пратити.
Шта је тачно електронска фактура и шта је чини „обавезном“?
Када говоримо о електронској фактури, не мислимо на једноставан PDF приложен е-пошти, већ на структурирани документ у електронском формату који се издаје, шаље, прима и чува у потпуности дигитално, у складу са веома специфичним техничким и законским захтевима.
Ова врста фактуре се обично генерише у XML форматима (као што су Facturae, UBL или CII) који омогућавају рачуноводственим системима, ERP-овима и платформама за наплату да је аутоматски читају и обрађују, без ручног куцања података или прегледа бројева на папиру.
Важећа е-фактура мора гарантовати аутентичност издаваоца и интегритет садржаја (обично путем електронског потписа или безбедних канала преноса), садржати сва обавезна поља Правилника о наплати (порески идентификациони број, опорезиве основице, стопе и накнаде ПДВ-а, датуме, опис, услове плаћања итд.) и мора се чувати у оригиналном формату током законског периода чувања.
Описујемо га као „обавезно“ када одређено правило захтева да се, у одређеним операцијама (на пример, између компанија и професионалаца у Шпанији или са јавном управом), та фактура увек издаје и прима у електронском формату и у складу са одређеним стандардом.
Правни оквир: Закон Crea y Crece, Закон о борби против превара, Verifactu и улога AEAT-а
Обавеза коришћења електронског фактурисања у Шпанији почива на два главна, комплементарна регулаторна стуба: Закону 18/2022, о оснивању и расту компанија („Закон о стварању и развоју“) и Закону 11/2021, познатом као Закон о борби против превара . Сваки се бави другачијим, али уско повезаним аспектом.
С једне стране, Закон о стварању и развоју има за циљ да промовише предузетништво, смањи бирократске препреке и генерализује електронско фактурисање у B2B пословању како би се побољшала транспарентност и борила против кашњења у плаћању. Члан 12 уводи прогресивну обавезу коришћења електронског фактурисања у трансакцијама између предузећа и професионалаца.
С друге стране, Закон о борби против превара фокусира се на борбу против пореских превара и регулише такозване системе електронског наплаћивања (EBS), захтевајући да софтвер испуњава низ захтева како би се спречила манипулација (брисање фактура, двострука употреба, измена евиденције итд.). У оквиру овог оквира, креиран је систем Verifactu , одговоран за аутоматско слање евиденције о наплати Пореској управи.
Државна агенција за пореску управу (AEAT) играће водећу улогу: мора имати јавно решење за електронско фактурисање које делује као централно складиште и извор информација за контролу кашњења у плаћању, као и механизме за примање извештаја о плаћању, кашњењима или неплаћању од компанија и стручњака.
Када се B2B фактуре размењују у потпуности преко приватних платформи, те платформе морају аутоматски послати копију сваке фактуре јавном систему . Одатле ће Шпанска пореска агенција (AEAT) издвојити статистику плаћања и рокова, која ће бити унета у Државну опсерваторију за кашњења у приватним плаћањима како би се пратило који сектори се мање или више ефикасно придржавају правила.
Календар: Када ће електронско фактурисање између компанија постати обавезно?
Питање од милион долара је када ће електронско фактурисање између предузећа и професионалаца постати обавезно. Одговор зависи од неколико регулаторних прекретница и одложен је, али је општа структура јасна: фазна имплементација заснована на обиму фактура.
Закон „Створи и развијеј“ ступио је на снагу 19. октобра 2022. године, али је суспендовао Члан 12 (електронско фактурисање B2B) док се не развије његова регулаторна регулатива и не одобре министарска наредба којом се регулишу технички детаљи јавног решења и прихваћени формати.
Овај развој се спроводи кроз Краљевски декрет и Министарску наредбу Министарства финансија . Нацрт Краљевског декрета је поднет на јавну расправу у јуну 2023. године, а Министарски савет је одобрио текст којим се развија електронска фактура B2B 24/25. марта 2026. године, у очекивању наредбе којом ће се систем активирати.
Након објављивања министарске наредбе којом се регулише решење AEAT-а за јавно фактурисање, почеће да теку коначни рокови за компаније и самозапослене, а то су:
- Компаније са прометом већим од 8.000.000 евраОни ће имати рок од 1 године од објављивања министарске наредбе да се прилагоде и почну са издавањем и примањем електронских фактура у својим B2B односима. У датумским сценаријима које обрађује AEAT, то би нас могло сместити око јула 2027. године.
- Компаније и самозапослена лица са прометом мањим од 8.000.000 евраОни ће имати трг од 2 година из исте Наредбе о прилагођавању, што би предвидљиво указивало на средину 2028. године.
Од тог тренутка, у B2B пословању у Шпанији опште правило биће електронско фактурисање и дигитално складиштење најмање 4 године , доступно за пореске инспекције и провере у било ком тренутку.
Вреди напоменути да се 2026. година обликује као критична прелазна година : иако пуна обавеза B2B неће ступити на снагу док не почну да истичу рокови, компаније које напредују имаће више простора за тестирање система, изградњу тимова и усавршавање процеса без осећаја журбе.
Однос са Verifactu-ом и програмима за наплату
B2B електронско фактурисање и Verifactu су различити делови слагалице, иако уско повезани. Док се први фокусира на формат и канал размене фактура , Verifactu се бави аутоматским слањем евиденције о фактурисању Шпанској пореској управи (AEAT) и интегритетом тих података.
Од имплементације Verifactu-а (јул 2025), програми за фактурисање који желе да буду ажурни морају да обезбеде низ функционалности: генеришу комплетан и непроменљив запис за сваку фактуру, шаљу је AEAT-у опционо или аутоматски и остављају недвосмислен доказ да нема манипулације.
Планирани временски оквир у овој области, након једногодишњег мораторијума објављеног крајем 2025. године, је приближно следећи: компаније (правна лица) морају да користе софтвер компатибилан са Verifactu од 1. јануара 2027. године , док ће самозапослени и остали порески обвезници имати рок до 1. јула 2027. године.
За сада, осим за оне који су већ обавезни на друге начине (на пример, фактурисањем Управе), није обавезно слати све фактуре АЕАТ-у путем Верифактуа, али ће бити обавезно користити одобрене или прилагођене програме који испуњавају техничке захтеве Закона о борби против превара.
У пракси, то значи да ћете морати да прегледате свој тренутни софтвер за фактурисање и процените да ли да надоградите на Verifactu и B2B е-фактурисање, да ли треба да интегришете одређени API или је боље да пређете на ERP или cloud решење које је већ спремно за оба.
Обавезни захтеви и изузеци: ко мора да издаје електронске фактуре
Крајњи циљ је да обавеза обухвати практично све B2B трансакције на шпанској територији , али прописи предвиђају нијансе у зависности од врсте трансакције, обима пословања и територијалног обима.
Прво, постоји група пореских обвезника који су годинама били обавезни да то раде: све компаније и самостални предузетници који фактуришу јавне управе морају да издају електронске фактуре од јануара 2015. године, у складу са Законом 25/2013 и Законом о уговорима у јавном сектору.
Штавише, они који делују као извођачи и подизвођачи за Управу у уговорима изнад одређених износа такође морају да користе електронско фактурисање у међусобним односима када се плаћања изводе из тих јавних уговора.
Законом Crea y Crece, електронско фактурисање се проширује на све трансакције између предузећа (B2B). Очекује се да ће, након једне или две године од министарске наредбе, сва приватна шпанска предузећа бити обавезна да користе електронско фактурисање када је прималац предузеће или професионалац са седиштем у Шпанији.
Међутим, постоје нека могућа изузећа или искључења која се расправљају , а која ће квалификовати стварни обим обавезе. Међу онима који се појављују у нацртима и прелиминарним комуникацијама, истичу се следећи:
- B2C operacijeОва обавеза се тренутно не односи на трансакције са крајњим потрошачима. Другим речима, продаја приватним купцима се и даље може документовати папирним фактурама или неструктурираним форматима, осим ако то не захтева други пропис.
- Трансакције са страним клијентимаБиле би искључене оне у којима једна од страна нема седиште економске активности, сталну пословну јединицу или пребивалиште или уобичајено боравиште за потребе фактурисања у Шпанији.
- Одређене самозапослене особе и мала и средња предузећа са веома малим обимом пословањаРазматрају се сценарији изузећа за пореске обвезнике који годишње фактуришу мање од 85.000 евра, оне који плаћају порезе по поједностављеном пореском режиму, неке пољопривредне секторе или одређену велетрговину, иако ће ови детаљи морати бити потврђени у коначним прописима.
- Трансакције мале вредностиМноге трансакције испод 400 евра или оне где се већ користе поједностављене фактуре могле би бити изузете од строге обавезе структурираног е-фактурисања, као и износи испод 3.000 евра у секторима као што су угоститељство, превоз путника или фризерски салони, између осталог.
У сваком случају, чак и када издавање електронских фактура није обавезно у датој ситуацији, ништа не спречава пореског обвезника да добровољно изабере да увек користи е-фактуре како би стандардизовао своје процесе , нешто што на средњи рок може значајно поједноставити интерно управљање.
Технички захтеви, формати и папир фактуре
Да би се поштовали прописи, није довољно само „дигитализовати“ фактуру; то мора бити урађено у формату који испуњава законске захтеве за структурирање и интероперабилност. У Шпанији, референтни стандард је Facturae , званични формат који промовише Министарство економских послова.
Фактуре се заснивају на XML датотеци са веома строгом структуром (тренутно је најшире коришћена верзија 3.2.2), где сваки податак иде у одговарајућу ознаку: информације о издаваоцу и примаоцу, детаљи, порези, укупни износи, начини плаћања итд. Чак и мања структурна грешка може проузроковати аутоматско одбијање од стране платформи које валидирају фактуру.
Уз Facturae, прописи предвиђају прихватање и других стандардних структурираних формата који се широко користе на међународном нивоу, као што су UBL (Universal Business Language) или CII, па чак и PDF са електронским потписом у одређеним контекстима, под условом да је загарантовано његово аутоматско читање и интероперабилност са другим системима.
У секторима као што су транспорт и логистика, усвајање фактура и структурираних формата је посебно напредно, јер омогућавају интеграцију е-фактура са TMS, ERP, eCMR системима и отпремницама , смањујући разлике у износима и аутоматизујући усклађивања.
Без обзира на формат, софтвер који користите за фактурисање мора бити у стању да издаје, прима и чува фактуре у тим стандардима , као и да размењује обавезне статусе (послато, прихваћено, одбијено, плаћено итд.), што је кључно за контролу рокова плаћања и борбу против кашњења у плаћању.
Предности за компаније и самозапослене поред поштовања закона
Обавезна употреба може звучати као наметање, али истина је да добро имплементиран систем електронског фактурисања нуди веома јасне предности у свакодневном животу , посебно за оне који обрађују значајну количину докумената.
У економском смислу, прелазак са папирног на електронски формат драстично смањује трошкове штампања, испоруке, физичког архивирања и уништавања докумената . Штавише, смањује људске грешке елиминисањем потребе за преписивањем података, што резултира мањим бројем повраћаја и мање времена утрошеног на исправке.
Штавише, централизација свих фактура у приступачном дигиталном спремишту значајно поједностављује процес проналажења информација, одговарања на захтеве и припреме рачуноводствених закључака или пореских пријава. Повезивање са рачуноводственим системима или пореским обрасцима је значајно поједностављено.
Из перспективе трезора, комбинација електронског фактурисања са извештајима о статусу и системима попут Verifactu-а знатно отежава прикривање кашњења у плаћању . Ово би требало да подстакне културу разумнијих услова плаћања и смањи комерцијалну делинквенцију, што је експлицитни циљ Закона Crea y Crece.
Коначно, утицај на одрживост и безбедност није занемарљив: смањење употребе папира и физичког транспорта докумената смањује еколошки отисак, док складиштење у облаку и резервне копије минимизирају ризик од губитка података због кварова хардвера или добро управљаних безбедносних инцидената.
Критеријуми за избор софтвера и планирање дигиталне транзиције
Кључ за постизање свега наведеног је софтвер за фактурисање. Избор правог софтвера – или темељан преглед оног који већ користите – је кључан за глатку транзицију. Не ради се само о поштовању закона, већ о постизању ефикасности у вашем свакодневном раду.
Генерално, има смисла одабрати рачуноводствено или фактурисано решење које је компатибилно са Facturae, спремно за Verifactu и које омогућава аутоматизацију што већег броја процеса . Идеално би било да систем интегрише фактурисање, рачуноводство, наплату, плаћања, залихе и, ако је могуће, обрачун зарада, како би се избегли информациони силоси.
Приликом процене алата, важно је узети у обзир аспекте као што су употребљивост интерфејса (да је интуитиван и да не захтева мастер диплому за издавање фактуре), лакоћа учења за тим и крива адаптације. Веома моћан, али неупотребљив програм често се на крају покаже недовољно искоришћеним.
Такође је важно да је софтвер скалабилан и да се интегрише са другим решењима која већ користите или која су вам можда потребна (CRM, POS, платформе за електронску трговину, банкарство итд.), пожељно путем API-ја или стандардних конектора. Ово ће направити велику разлику како ваше пословање буде расло.
Што се тиче инфраструктуре, многа предузећа се одлучују за клауд апликације, које омогућавају приступ са било ког места, рад на даљину и елиминишу потребу за одржавањем сопствених сервера , ручним ажурирањем верзија или руковањем локалним резервним копијама.
Интерна обука и практични кораци за прилагођавање
Колико год софтвер био добар, ако га људи који га свакодневно користе не савладају, промена може постати извор фрустрације. Зато је неопходно планирати основну, добро усмерену обуку за запослене који издају, примају или прегледају фактуре.
Добра стратегија обично комбинује кратке обуке о основном коришћењу софтвера са брзим референтним материјалима (интерни водичи, кратки видео снимци, често постављана питања) и период интензивније подршке док се промена имплементира. Што је људима лакше да постављају питања и да добију одговоре на своје недоумице, то ће транзиција бити глађа.
Такође није препоручљиво покушавати дигитализовати све одједном. Најразумнији приступ је осмислити распоред постепених корака , почевши, на пример, са малом групом клијената или добављача са којима је лако радити, или са одређеним врстама докумената, и проширујући обим како се систем стабилизује.
Циљ је да се обавезни рокови постигну са већ успостављеним процесима, без потребе за импровизацијом у последњем тренутку. То подразумева преглед интерних токова рада (како се фактуре одобравају, ко их потврђује, како се плаћања усклађују) и њихово прилагођавање новом дигиталном окружењу уместо једноставног реплицирања процеса заснованог на папиру.
Коначно, биће неопходно саопштити промену купцима и добављачима , објаснити им како желе да примају или шаљу фактуре и договорити се о форматима и каналима како би се избегли неспоразуми (на пример, да ли ће се користити приватне платформе, сертификована е-пошта, кориснички портали итд.).
Посебне обавезе у транспорту и логистици
Сектор транспорта и логистике је један од сектора на које је реформа највише утицала, како због обима трансакција, тако и због потребе за синхронизацијом рачуноводствених и логистичких података . Овде обавезно електронско фактурисање није само пореско питање, већ и оперативно.
Транспортне компаније морају дефинитивно напустити слање фактура у PDF или папирном формату и прећи на интероперабилне структуриране формате (Facturae, UBL или CII) који се интегришу са TMS-ом, ERP-овима и платформама великих међународних пошиљалаца или клијената.
Подаци на фактури морају бити у складу са припадајућим логистичким документима (налози за превоз, еЦМР, отпремнице). Било каква неслагања у тежинама, пакетима или датумима могу довести до одбијања фактура, кашњења у плаћању или чак казни ако се открију обрасци праћења.
Штавише, логика стања (фактура послата, прихваћена, одбијена, плаћена) постаје посебно релевантна како би се избегли судски спорови и кашњења у плаћању , као и како би се поштовали максимални рокови плаћања које закон појачава као меру против кашњења у плаћању.
Иако неке специфичне техничке обавезе за транспорт и даље зависе од коначних регулаторних дешавања, јасно је да ће компаније у сектору које очекују промене — прилагођавањем својих TMS, ERP и платформи за размену докумената — имати значајну предност када електронско фактурисање постане потпуно неизбежно.
Казне и ризици непоштовања обавезног електронског фактурисања
Игнорисање ових промена није опција. Прописи предвиђају низ новчаних казни и финансијских санкција за оне који, иако су обавезни да то чине, не издају, не управљају или не чувају правилно своје електронске фактуре, или који користе софтвер двоструке намене или софтвер који није у складу са прописима.
Међу санкцијама које се разматрају у нацртима прописа и у пракси Управе су новчане казне до 10.000 евра за прекршаје везане за системе наплате, које се могу повећати у случајевима рецидива или када се докаже јасна намера преваре.
Такође се разматрају казне, израчунате као проценат обима трансакција које нису правилно фактурисане , на пример, 1% од укупног износа који није правилно евидентиран, са минимумима и максимумима по кварталу који могу да се крећу од 300 до 6.000 евра.
Ако прекршај утиче на складиштење или очување фактура (на пример, оне се не чувају прописане 4 године или их није могуће преузети у оригиналном формату), казне могу бити одређене на 300 евра по погођеној трансакцији или 2% од износа предметних фактура, шта год је веће.
Поред директног економског утицаја, коришћење неусаглашеног софтвера или недостатак праћења у фактурама може довести до губитка помоћи као што је дигитални комплет , проблема са репутацијом клијената и добављача, па чак и, у веома озбиљним случајевима пореске преваре, привремене обуставе активности или поништења регистрације пореског обвезника.
Како се фриленсери, мала и средња предузећа и велике компаније могу припремити?
Прилагођавање електронском фактурисању не мора бити трауматично ако се приступи као добро испланиран пројекат дигитализације , а не само као формалност у последњем тренутку. Иако коначни технички детаљи и даље зависе од предстојећих прописа, постоје кораци које можете предузети већ сада.
За самозапослене, први корак је обично избор једноставног, али компатибилног са електронским фактурисањем програма за обрачун , конфигурисање дигиталног сертификата , упознавање са новим форматом фактуре и осигуравање да је сва документација безбедно и организовано складиштена.
У случају малих и средњих предузећа и већих компанија, може бити потребан нешто шири пројекат, који укључује ревизију тренутног система, интеграцију са рачуноводством, банкама и залихама , дефинисање нових токова рада за одобравање фактура и обуку различитих тимова (администрација, финансије, продаја итд.).
У свим случајевима, топло се препоручује да будете у току са регулаторним дешавањима (консултовањем званичних извора или ослањањем на специјализоване саветнике) и да не оклевате да затражите стручну помоћ, посебно ако обрађујете велике количине фактура или послујете у неколико земаља са различитим прописима.
Циљ је да када се захтев у потпуности примени, издавање, пријем и архивирање електронских фактура буде природан део свакодневног пословања предузећа, без прекида или поремећаја у активностима.
Широко распрострањено усвајање обавезног електронског фактурисања може изгледати као сложен изазов, али ако се ефикасно управља, постаје права прилика за модернизацију процеса, смањење трошкова, стицање контроле над финансијама и побољшање односа са владиним агенцијама и пословним партнерима . Рани почетак припрема је најбољи начин да се ова законска обавеза претвори у јасну конкурентску предност.
