Microsoft Copilot: hur man använder det och allt man kan göra med det

Informatec Digital » Resurser » Microsoft Copilot: hur man använder det och allt man kan göra med det

Om du undrar vad Microsoft Copilot är och hur du använder det dagligen har du kommit till rätt ställe. Den här guiden samlar och organiserar all viktig information utspridd över olika officiella sidor och specialiserade artiklar för att ge dig en tydlig och praktisk översikt utan onödig teknisk jargong.

I den här artikeln får du se hur Copilot fungerar i Windows, på webben och i Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams…), vad du kan göra med det på en personlig och professionell nivå, vilka dess begränsningar är, hur mycket företagsversionen kostar och vilka praktiska knep som är värda att känna till för att få ut det mesta av det.

Vad är Microsoft Copilot och vad används det till?

Microsoft Copilot är en AI-assistent integrerad i Microsofts ekosystem som använder avancerade språkmodeller (som GPT-4) för att hjälpa dig skriva, sammanfatta, analysera data, skapa presentationer, organisera möten eller till och med bättre förstå din dators konfiguration. Snarare än att vara en fristående app är den utformad som en copilot som följer med dig i nästan allt du gör med din dator.

I produktivitetsversionerna ( Microsoft 365 Copilot ) förlitar den sig på Microsoft Graph och din organisations data (e-postmeddelanden, dokument, kalendrar, chattar etc.), så att den kan hitta information, korsreferera den och presentera den på ett användbart sätt utan att du behöver öppna filer en efter en eller jaga dina kollegor via e-post eller chatt.

I sin mest generella form (copilot.com, mobilapp och Copilot på Windows) fungerar den som en konversationschatt ansluten till internet : den svarar på allmänna kunskapsfrågor, genererar kreativa texter, översätter, skapar bilder med DALL·E 3, analyserar webbplatser, hjälper dig att lära dig nya färdigheter eller förbereda e-postmeddelanden och videomanus.

Microsofts idé är att Copilot blir din digitala högra hand : du ger den instruktioner på naturligt språk och den tar hand om det repetitiva eller tunga arbetet, oavsett om det handlar om att skriva ett dokument, förbereda en tabell i Excel, organisera ett möte i Teams eller sammanfatta en oändlig e-posttråd i Outlook.

Var du kan använda Microsoft Copilot

Copilot finns tillgängligt på flera ställen, men för praktisk användning hittar du det främst i Microsoft 365-applikationer och Windows 11. Gränssnittet är liknande överallt: en chattpanel eller sidofält där du skriver det du behöver.

I produktivitetsmiljön är Microsoft 365 Copilot integrerat i dessa viktiga appar :

• ordutarbeta, skriva om och sammanfatta kompletta dokument, föreslå stilförbättringar och korrigera fel.
• excelanalysera data, upptäcka trender, föreslå formler och generera tabeller och grafer som förklaras steg för steg.
• PowerPointskapa presentationer från en text eller ett dokument, sammanfatta långa presentationer och justera designen med naturligt språk.
• utsikternasammanfatta e-postkonversationer, föreslå svar och skriv om meddelanden med den ton du väljer.
• lagsammanfatta möten, lyfta fram beslut och uppgifter, organisera ämnen och hjälpa till med planering.

Dessutom finns assistenten tillgänglig som Copilot Business Chat , en affärsbot som kan konsultera dokument, e-postmeddelanden, möten och interna chattar för att ge ett enhetligt svar. Du kan använda den från Microsoft365.com, Bing och Microsoft Teams , vilket är mycket användbart för arbetsrelaterade frågor som "förbered en sammanfattning av den senaste marknadsplanen baserat på dokumenten som delades förra veckan".

För allmän användning finns Copilot även tillgängligt på copilot.com, i webbläsare och som mobilappar , där det fungerar som en chattapplikation av ChatGPT-typ med extra funktioner som bildskapande och webbåtkomst. I Windows 11 har du även Copilot-applikationen integrerad i systemet, med exklusiva funktioner anpassade till din dator.

Copilot i Windows: hur man använder det och viktiga funktioner

På många Windows 11-datorer är Copilot-appen förinstallerad och fäst i aktivitetsfältet eller Start-menyn . Om du inte ser den kan du följa den officiella guiden "Så här installerar du Copilot i Windows" och, när den är installerad, öppna den och logga in med ditt personliga Microsoft-konto.

När du loggar in får du tillgång till chatthistorik, röstsamtal, bildskapande och längre sessioner, precis som på copilot.com, men med den extra fördelen att Windows-appen innehåller specifika funktioner utformade för skrivbordet och datorfiler.

Generellt sett stöder Copilot-appen för Windows nästan alla funktioner som finns tillgängliga på copilot.com , med några få mindre skillnader (till exempel kanske vissa funktioner som Copilot Podcasts eller Copilot Shopping inte är tillgängliga). I gengäld lägger den till ett antal mycket intressanta extrafunktioner.

Bland dessa ytterligare funktioner finns Windows-genvägstangenten, Push to Speak, väckningsordet ("Hello Copilot"), Copilot Vision, filsökning, integrerad skärmdump och direkt stöd för Windows-inställningar. Om du vill ha fler systemtips finns det några användbara Windows-knep .

Tangentbords- och röstgenvägar: Öppna och prata med Copilot

En av de stora fördelarna med Copilot i Windows är att du kan anropa den när som helst med en kortkommando , utan att behöva söka efter den via menyer. Beroende på din dator har du antingen en dedikerad Copilot-tangent eller den klassiska Windows + C -genvägen för att öppna gränssnittet.

Den här genvägen kan konfigureras för att öppna hela appen eller en mindre snabbvy , perfekt om du bara behöver göra en snabb fråga utan att den tar upp för mycket skärmutrymme. För att anpassa hur den beter sig, gå till Inställningar > Konto > Copilot-kortkommandon , där du kan justera kortkommandona och deras beteende.

Med Push-to-Talk- funktionen kan du aktivera Copilots röst genom att trycka och hålla ner Copilot-tangenten eller Windows + C i 1–2 sekunder. Det här alternativet är inaktiverat som standard, men du kan aktivera det från Inställningar > Konto > Copilot-kortkommandon > Tryck och håll ner och välj "Starta en röstkonversation".

När Copilot Voice-gränssnittet är aktiverat visas. Du hör en ljudhälsning och kan tala med Copilot naturligt , stänga av ljudet eller avsluta samtalet direkt från skärmen. Det är särskilt praktiskt när du gör andra saker och inte vill skriva.

Du kan också använda aktiveringsordet ”Hello Copilot” för att ringa den utan att röra vid knappsatsen, vilket är bra om du arbetar med händerna fulla eller vill ha en helt handsfree-upplevelse när du kontrollerar snabba frågor eller bekräftar steg.

Copilot Vision, filsökning och skärmdumpar

Copilot Vision är en av de kraftfullaste funktionerna i Windows: den låter AI se de fönster och program du har öppna på skärmen och därifrån vägleda dig steg för steg eller svara på frågor relaterade till vad du ser.

Du kan till exempel be den förklara ett fel som visas i ett fönster , vägleda dig genom att konfigurera ett alternativ i en specifik app eller sammanfatta en webbsida eller ett dokument som du har öppet, utan att behöva kopiera och klistra in innehållet.

Filsökning är en annan mycket användbar funktion. Copilot i Windows kan hitta, öppna och svara på frågor om filer som lagras på din enhet , inklusive de som är synkroniserade med OneDrive. Den kan läsa format som .docx, .xlsx, .pptx, .txt, .pdf och .json, bland andra.

Du kan göra förfrågningar som "Hitta min måltidsförberedelsefil" (och den kommer att söka efter något i stil med mealprep.docx eller mealprep_plan.xlsx), "Hitta mina filer från förra veckan" eller "PDF-filer på min enhet". Från själva svaret kan du öppna filen eller fortsätta fråga om dess innehåll. Om du föredrar att inte ge så mycket systemåtkomst kan du lära dig hur du inaktiverar AI i Windows 11.

Om du vill justera filåtkomstbehörigheter går du till Inställningar > Konto > Filsökning och filläsning , där du kan bestämma vilket omfång Copilot ska ha när den utforskar dina lokala dokument.

Den inbyggda skärmdumpsfunktionen låter dig utan problem fråga Copilot om något du ser på skärmen. I Copilot-skrivaren trycker du på + -ikonen och väljer "Ta en skärmdump", markerar det område du vill skicka och skriver sedan din fråga. Perfekt för att be den sammanfatta en tabell, översätta ett avsnitt eller förklara ett diagram.

Copilot- och Windows-inställningar

Ett annat område där Copilot glänser är grundläggande teknisk support i Windows-inställningar . Du kan ställa frågor som "Gör min skärm lättare att läsa" eller "Hjälp mig att fokusera genom att minska distraktioner", så guidar den dig direkt till relevanta avsnitt.

Istället för att navigera meny för meny kan Copilot omdirigera dig till de tillgänglighets-, aviserings-, fokus- eller visningsinställningar som matchar din begäran, vilket sparar tid och hindrar dig från att gå vilse bland alternativen. Det är som att ha någon som känner till varenda vrå i Windows och guidar dig genom det; den kan till och med komplettera den hjälpen med fokusvägledning.

Copilot i Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook och Teams

När vi pratar om Microsoft 365 Copilot syftar vi främst på dess djupa integration med de Office-program som de flesta av oss använder dagligen. Det är här det verkligen kan förändra ditt arbetssätt om du integrerar det i din rutin.

I Word hjälper Copilot dig att utarbeta dokument från grunden, skriva om text, sammanfatta långa dokument och förbättra din skrivstil. Du kan ange tonen (mer formell, mer informell, teknisk osv.), be den att stärka argument eller korrigera grammatiska fel. Den kan också anpassa ett befintligt dokument till ett annat format, till exempel konvertera en rapport till en sammanfattning.

I Excel går dess tillvägagångssätt utöver den typiska formeln: Copilot kan analysera datamängder, leta efter mönster och trender, generera nya ark med tabeller och diagram och till och med förklara hur den kom fram till dessa slutsatser. Istället för att komma ihåg komplexa funktioner kan du fråga den något i stil med: "Visa mig det maximala värdet i detta intervall och jämför det med genomsnittet för de senaste tre månaderna." Om du vill lära dig mer om hur du använder AI specifikt i dessa appar kan du se hur du använder AI i Excel och Word.

I PowerPoint kan Copilot skapa hela presentationer från en Word-fil, en referenstext eller en enkel prompt . Den kan också sammanfatta mycket långa presentationer, ändra layouten med hjälp av naturligt språk ("göra den här bilden mer visuell" eller "använd en mer diskret stil"), justera textformatering och generera talaranteckningar.

I Outlook är Copilot särskilt användbart för långa e-posttrådar: den sammanfattar långa trådar, markerar viktiga punkter och föreslår snabba svar som du kan acceptera eller redigera. Den kan också skriva om e-postmeddelanden med din valda ton ("gör det vänligare", "gör det mer direkt", "ändra det till en mer professionell ton"), vilket sparar mycket tid i både intern och extern kommunikation.

I Teams hjälper AI till med samarbete och mötesorganisation : den sammanfattar vad som diskuterats, markerar överenskommelser och uppgifter, organiserar ämnen och kan föreslå nästa steg. Den kan också hjälpa till med att planera framtida möten och skapa sammanfattningar från flera relaterade sessioner.

Pris för Microsoft 365 Copilot och varför det inte är gratis

Företagsversionen av Microsoft 365 Copilot är inte gratis. Microsoft har satt ett pris på 30 dollar per användare och månad för vissa prenumerationer: Microsoft 365 E3, E5, Business Standard och Business Premium. Det betyder att det läggs till som ett extra tillval utöver licenser som många företag redan har.

Det finns flera anledningar till varför Microsoft har valt denna betalningsmodell. För det första har företaget alltid tagit betalt för sina produktivitetsverktyg (Office, Microsoft 365, etc.), så det ligger i linje med deras historiska strategi. För det andra är Copilot ett avancerat verktyg som kan ge en tydlig konkurrensfördel till de företag som använder det. Om du vill se i detalj vad varje alternativ inkluderar, kolla in planskillnaderna.

Om det erbjöds helt gratis och utan begränsningar skulle en del av den konkurrensfördelen gå förlorad , och det skulle bli svårare för Microsoft att klara de enorma infrastruktur- och utvecklingskostnaderna. Det är viktigt att komma ihåg att företaget har investerat kraftigt i forskning och integrerat dessa AI-modeller i hela sitt ekosystem i åratal.

För närvarande har Microsoft testat med ett begränsat antal kunder och gradvis utökat åtkomsten. Företaget har meddelat att de kommer att fortsätta lägga till nya funktioner i Copilot, så erbjudandet förväntas utvecklas och expandera över tid.

Konversationslägen och användning på webben och mobilen

När du använder Copilot i webbläsaren (webbversion av Bing/Copilot-typ) kan du välja mellan olika konversationsstilar , som var och en är optimerad för en annan typ av svar och stöds av olika GPT-modeller.

Kreativt läge använder GPT-4 och fokuserar på att generera mer fantasifull och originell text , perfekt för dikter, sånger, galna idéer eller mer utsmyckad text, även om den ibland kan vara något mindre precis. Perfekt när du letar efter inspiration snarare än absolut noggrannhet.

Balanserat läge använder en version som liknar GPT-3.5 och ger rimliga, konsekventa svar med en bra balans mellan kreativitet och noggrannhet . Det är det rekommenderade läget för de flesta allmänna kunskapsfrågor eller vardagliga uppgifter.

Det precisa läget (ibland vilseledande översatt som "värdefullt") bygger på en mer konservativ version av modellen. Här prioriteras noggrannhet och relevans framför kreativitet, vilket resulterar i kortare, mer koncisa svar, användbara när du behöver specifika data.

I Copilots fristående mobilapp (tillgänglig på iOS och Android ) är tillvägagångssättet enklare: det finns en knapp för att aktivera GPT-4 . Om du aktiverar den får du mer kreativa och kraftfulla svar (liknande Kreativt läge), medan om du inaktiverar den får du GPT-3.5, som beter sig på liknande sätt som webbläsarens Balanserade läge.

Copilot och språk: tala och översätta

Copilot känner automatiskt av språket på din enhet eller webbläsare , men du kan få den att prata på praktiskt taget vilket språk som helst genom att helt enkelt ändra hur du skriver. Om du börjar prata med den på tyska, franska eller japanska, till exempel, kommer den att svara på samma språk.

Den kan fungera som översättare för ord, fraser och långa texter . Till exempel "Översätt ordet 'telefon' till engelska" eller "Översätt följande mening till franska: Du ringde mig i telefon". Du kan också be den att översätta hela stycken eller dokument, och alltid ange målspråket.

Dessutom kan Copilot översätta hela artiklar från webbplatser . Med kommandon som "Översätt den här artikeln till engelska:" kommer den att försöka läsa sidans innehåll och returnera en version anpassad till ditt angivna språk. Resultatet kan variera beroende på webbplatsens struktur.

Allmänna kunskapsfrågor och personliga förklaringar

Utöver sina arbetsapplikationer fungerar Copilot som ett verktyg för att besvara allmänna kunskapsfrågor . Från "Vem var den första européen som nådde Amerika?" till vetenskapliga kuriositeter, historia, kultur eller teknologi, fungerar den som en sökmotor för samtal med fördelen att syntetisera information.

Om förklaringen de ger dig verkar komplicerad kan du be dem att omformulera den . Fraser som "Förklara det för mig som om jag vore fem år gammal" får dem att skriva om svaret enklare, men du kan också be dem att skräddarsy det för en expertpublik, göra det till en konversationsförklaring eller anpassa det till ett specifikt sammanhang.

Det möjliggör också kreativa förklaringar eller sådana med en touch av humor . Du kan be dem förklara ett koncept med en viss accent, imitera stilen hos en känd personlighet (alltid som ett stilistiskt grepp), eller att förvandla förklaringen till en dikt, en rap eller en novell.

Skapa bilder med DALL·E 3

En av Copilots styrkor jämfört med andra assistenter är dess integration av DALL·E 3 för att generera bilder från text, utan extra kostnad i standardwebbversionen. Detta låter dig skapa illustrationer, scener, specifika konstnärliga stilar eller till och med logotypidéer.

För generiska teckningar, börja helt enkelt uppmaningen med ordet "Rita" och beskriv i detalj vad du vill ha: stil (realistisk, serietidning, akvarell...), element som ska visas, färger, atmosfär, etc. Ju mer specifik du är, desto bättre blir resultatet.

Du kan också be dem att skapa logotyper, ikoner, klistermärken eller andra grafiska resurser , till exempel "Rita en minimalistisk logotyp för en anteckningsapp, i svartvitt, med bokstaven N." Det är viktigt att ange vilken text du vill ska visas i bilden, annars kan modellen komma på något annat.

Generera texter: e-postmeddelanden, manus, texter och mallar

Inom skrivande utmärker sig Copilot för sin förmåga att generera olika typer av texter på begäran . Du kan be den skriva ett e-postmeddelande, ett manus för sociala medier, en lätt akademisk text, ett formellt brev eller praktiskt taget vilket skriftligt format som helst.

Du kan till exempel använda ett kommando som ”Skriv ett e-postmeddelande för att informera en kund om att deras beställning har mottagits och kommer att skickas inom de närmaste dagarna”, så genererar Copilot ett komplett e-postmeddelande som du sedan kan anpassa. Detsamma gäller interna e-postmeddelanden eller mer informell kommunikation.

Om du skapar innehåll för sociala medier kan du be dem skriva manus för TikTok-, Reels- eller YouTube-videor , med specificering av ämne, ungefärlig längd och ton. Något i stil med "Skriv ett manus till en TikTok-video som förklarar hur en router fungerar på tre minuter" ger dem tillräckligt med vägledning för att anpassa längd och stil.

Du kan också skriva essäer, korta essäer eller längre förklarande texter . Ange helt enkelt ämnet, önskad längd (i ord eller tecken) och komplexitetsgrad. Till exempel: ”Skriv en text på 2000 tecken som förklarar hur gravitationen fungerar, på ett enkelt och konversationsliknande sätt.”

Om du inte är nöjd med resultatet kan du be dem ändra tonen eller förbättra stilen . Fraser som "Gör den här texten tydligare och mer direkt" eller "Skriv om den i en mer teknisk stil" kommer att få dem att producera en ny version, vanligtvis åtföljd av förklaringar av vad som har ändrats så att du kan lära dig av processen.

En annan mycket användbar funktion är möjligheten att skapa mallar och strukturer för professionella texter . Du kan fråga "Berätta en struktur för en text om iPhone 15 Pro", så returnerar Copilot ett index med förslag på avsnitt (introduktion, viktiga funktioner, fördelar, jämförelser etc.), som du sedan fyller i med ditt eget innehåll.

Kreativitet: dikter, sånger och ackord

Om du vill ha lite kul kan Copilot också skriva dikter, sångtexter eller kreativa texter om ämnen du föreslår. Du kan ange rimschema, stil (romantisk, humoristisk, episk, etc.) eller till och med antalet strofer.

Till exempel, "Skriv en dikt om kärlek och artificiell intelligens med konsonantrim" genererar en dikt enligt dessa instruktioner. Om du inte gillar resultatet kan du skapa en annan version eller förfina uppgiften.

Du kan också gå ett steg längre och föreslå låtar med ackord för gitarr eller andra instrument. Förfrågningar som "Skriv ackorden till en långsam, vacker sång för spansk gitarr" kommer att returnera en ackordföljd och text, användbar som en kreativ utgångspunkt.

Copilot som studie- och inlärningsassistent

Copilot kan vara ett utmärkt verktyg för att lära sig nya ämnen eller färdigheter . Du kan be om steg-för-steg-förklaringar ("Hur man byter RAM-minne i en dator") och det kommer att generera en slags handledning med steg, varningar och grundläggande rekommendationer.

Det kan också hjälpa dig att förbereda dig för prov eller övning . Till exempel "Generera ett gymnasieprov i matematik med 10 frågor" resulterar vanligtvis i ett prov med flera frågor. Det är inte alltid 100 % korrekt eller på alla nivåer, men det är ett användbart verktyg för repetering.

Om du vill lära dig något mer praktiskt kan du också be om studierutiner eller inlärningsplaner , till exempel "Hur man spelar gitarr som Ritchie Blackmore" eller "Vad ska jag lära mig för att komma igång med webbprogrammering", så får du en lista med steg, resurser och färdigheter att arbeta med.

Copilot för Excel och arbete med data

På en mer teknisk nivå kan Copilot vara till stor hjälp när man skapar och förstår Excel-formler . Du kan till exempel fråga den "Jag vill att en Excel-formel ska få det högsta värdet från ett dataintervall", och den kommer att returnera formeln och förklara vad varje del gör.

Den kan också visa dig olika sätt att lösa samma problem i Excel (med hjälp av olika funktioner eller kombinationer därav) och förklara när det är bäst att använda var och en. Detta sparar tid när du söker i forum och dokumentation, och gör det mer lättillgängligt för icke-experter att arbeta med kalkylblad.

Vardagsliv: recept, sport, fritid och resor

Utöver jobbet kan Copilot ge dig en riktig boost i ditt dagliga liv. Du kan be den att utforma menyer eller recept baserat på dina kostrestriktioner eller de ingredienser du har till hands. Till exempel: ”Jag behöver ordna en middag för två personer som inte äter nötter eller skaldjur. Föreslå en trerättersmeny.”

Den kan också fungera som en grundläggande "personlig tränare " som rekommenderar övningar för ett specifikt mål eller en specifik kroppsdel ​​("Berätta övningar för att stärka mina ben"). Den ersätter inte en professionell tränare, men den kan inspirera till rutiner och rörelser för att komma igång.

För underhållning kan du be den om rekommendationer på TV-serier, filmer eller videospel baserat på dina befintliga intressen. Till exempel: ”Berätta vilken TV-serie du gillar bäst om du gillade Severance.” Den visar en lista med beskrivningar så att du kan välja.

För att hjälpa dig planera resor kan Copilot föreslå rutter, listor över sevärdheter och grundläggande tips. Om du till exempel frågar "Jag planerar en resa till Lissabon, berätta för mig vilka platser jag måste se" kommer den att rekommendera stadsdelar, utsiktsplatser, monument och nöjesområden, och kan till och med ge dig råd om den bästa tiden på året att besöka.

Du kan också använda den för att organisera en hemlig tomte . Om du anger deltagarlistan och begränsningar (vem som inte kan ge en present till vem), kommer Copilot att generera en dragning som respekterar dessa villkor, vilket sparar dig från att behöva göra distributionen manuellt.

Begränsningar, hälsa och sunt förnuft

Även om Copilot är mycket mångsidig är det viktigt att komma ihåg att den inte ersätter yrkesverksamma inom kritiska områden . Inom hälsofrågor bör den till exempel endast användas för att få allmän information, aldrig för personliga diagnoser eller behandlingar.

Du kan fråga den ”Vilka är symtomen på H1N1-influensan?” och den kommer att ge dig en allmän beskrivning, men för alla verkliga problem är det alltid klokt att rådfråga en läkare eller specialist . Detsamma gäller juridiska, ekonomiska eller säkerhetsmässiga frågor: AI fungerar som en utgångspunkt, inte det sista ordet.

Sammanfattningsvis är Copilot ett extremt omfattande verktyg för att arbeta bättre med Microsoft 365, få ut det mesta av Windows och lösa vardagliga uppgifter , förutsatt att du använder det klokt, granskar dess svar och kombinerar dess hjälp med ditt eget omdöme och, vid behov, med åsikter från mänskliga experter.