- Med Copilot kan du analysera, sammanfatta och jämföra upp till fem OneDrive-dokument samtidigt utan att behöva öppna dem.
- Funktionen kräver en aktiv Microsoft 365-prenumeration (personlig eller familj) tillsammans med en Copilot Pro- eller Enterprise-licens.
- Den är kompatibel med de flesta vanliga textformat, som Word, PDF, PowerPoint-filer och kalkylblad.
Jag är säker på att det har hänt dig tusen gånger: ditt molnlagringsutrymme är fullt av dokument, kontrakt eller rapporter, och när du behöver en specifik information måste du öppna fil för fil som om du letar efter en nål i en höstack. Det är ett krångel och ett totalt slöseri med tid. För att lösa detta har Microsoft gått in och integrerat Copilot i OneDrive , ett verktyg för artificiell intelligens som i princip läser dina filer åt dig och ger dig svaret i en enkel chatt.
Det coolaste med det här systemet är att det inte bara fungerar på webben, utan även integreras direkt i Windows 11 File Explorer . Nu slipper du navigera genom oändliga mappar; nu kan du fråga AI om innehållet i dina PDF- eller Word-dokument medan du fortfarande sitter vid skrivbordet. Men för att allt detta ska fungera måste du ha Microsoft 365-ekosystemet korrekt konfigurerat och ha rätt licens, eftersom den här funktionen inte är aktiverad som standard för alla.
Hur man kör Copilot från Utforskaren 11 i Windows
Om du vill dra nytta av AI utan att lämna dina lokala mappar är processen ganska intuitiv. Först letar du upp den fil eller grupp av dokument du vill arbeta med. Om det bara är en, högerklicka på den. Om du vill analysera flera kan du välja upp till fem filer samtidigt och sedan högerklicka på någon av de markerade.
I snabbmenyn som visas letar du upp alternativet OneDrive och väljer "Ställ en fråga ". Om det här är första gången du använder det kommer systemet troligtvis att be dig att logga in på ditt Microsoft-konto. När du har gjort det visas en chattpanel på sidan där Copilot kommer att föreslå några idéer för att komma igång, men du kan också skriva eventuella frågor längst ner och klicka på skicka.
Använda Copilot via webbversionen av OneDrive
Ibland är det bekvämare att hantera allt från din webbläsare. För att göra detta, gå till onedrive.com med ditt konto och navigera till mappen där dina dokument är lagrade. Precis som på din dator kan du välja mellan en och fem filer och klicka på Copilot-knappen som visas längst ner till höger på skärmen.
Om du bara är intresserad av ett dokument finns det ett snabbare sätt: håll markören över filen, klicka på Copilot-knappen och välj "Ställ en fråga ". Chatten öppnas direkt och du kan ställa din fråga. Den här metoden är idealisk för dem som föredrar det fullständiga webbläsargränssnittet och vill ha mer omfattande visuell kontroll över sina molnfiler.
Vad kan man egentligen göra med den här AI:n? Praktiska exempel
Copilot är inte bara till för att ställa enkla frågor; det är ett kraftfullt produktivitetsverktyg. En av dess mest effektiva användningsområden är att sammanfatta långa dokument . Om du har en 80-sidig PDF och inte har tid att läsa den före ett möte kan du be AI:n att extrahera de viktigaste punkterna på några sekunder.
En annan mycket användbar funktion är filjämförelse . Tänk dig att du har tre versioner av ett kontrakt och vill veta vilka klausuler som har ändrats. Istället för att läsa alla tre och stryka under skillnaderna ber du Copilot att skapa en jämförelsetabell eller sammanfattning av de viktigaste ändringarna. Det är också användbart för att extrahera specifik data, till exempel frågan "Vad är marknadsföringsbudgeten som tilldelats denna månad?" baserat på flera utvalda kalkylblad.
Viktiga krav, licenser och begränsningar
Inte alla kan använda dessa funktioner just nu. För att aktivera Copilot i OneDrive krävs en Microsoft 365 Personal- eller Family-prenumeration . Det finns dock en viktig varning: med Family-planen har endast den primära prenumeranten tillgång till Copilots funktioner; andra familjemedlemmar är undantagna.
I en professionell miljö behöver du ett utbildnings- eller företagskonto som har en Copilot för Microsoft 365-licens tilldelad. Om du inte ser alternativet är det troligt att din organisations administratör har inaktiverat det från Microsoft 365 administrationscenter.
Format och begränsningar som stöds
- Kontorsdokument: Stöder DOC, DOCX, PPT, PPTX och XLSX.
- Universella format: Den fungerar med PDF, TXT, RTF och webbfiler som HTML eller ASPX.
- Nya format: Den är nu kompatibel med Loop- och Fluid-filer.
Trots sin kraft har Copilot sina begränsningar. För närvarande kan den inte bearbeta bilder , videor eller OneNote-anteckningsböcker, även om Microsoft arbetar med att lägga till den här funktionen snart. Dessutom finns det en storleksgräns: filer måste vara mindre än 150 MB för att AI:n ska kunna läsa dem. En annan detalj att notera är att gränsen för gemensam analys är maximalt fem filer per fråga.
Integritet, säkerhet och AI-krediter
Många människor är oroliga för vad som händer med deras data. Copilot respekterar strikt åtkomstbehörigheter ; den kan bara läsa de filer du väljer eller de som uttryckligen har delats med dig. Om du använder Microsoft Purview för att kryptera data med känslighetsetiketter kommer AI:n att respektera dessa användarrättigheter och kommer inte att få åtkomst till begränsad information.
Å andra sidan är det viktigt att nämna AI-krediter . Varje gång du begär en sammanfattning eller jämför dokument används en kredit från din prenumeration. Dessa dras automatiskt av, så det är lämpligt att använda uppmaningar effektivt för att undvika att krediterna tar slut i förtid.
Användningen av denna teknik omvandlar dokumenthanteringen genom att gå från en manuell sökmodell till en med direkta frågor. Genom att integrera möjligheten att sammanfatta och jämföra flera filer från Windows 11-miljön och webben optimeras dataanalystiden, förutsatt att lämplig Microsoft 365-licens finns på plats och att de format- och storleksgränser som fastställts av plattformen respekteras.