ปัจจุบัน หลายคนคิดว่าการพิมพ์เอกสารหรือการสแกนเอกสารต้องใช้แล็ปท็อป แต่ความจริงแล้วการพึ่งพาพีซีเป็นเรื่องของอดีตไปแล้วเพราะเทคโนโลยีได้พัฒนาไปมากจนเราสามารถจัดการขั้นตอนการทำงานทั้งหมดได้จากฝ่ามือหรืออุปกรณ์ทางกายภาพแบบง่ายๆ
ไม่ว่าคุณจะขี้เกียจรอให้คอมพิวเตอร์บูตเครื่อง หรือไม่มีคอมพิวเตอร์ที่บ้าน ก็มีทางเลือกที่ชาญฉลาดและง่ายดายมากมายที่จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันของคุณได้อย่างเต็มที่ ตั้งแต่การใช้หน่วยเก็บข้อมูลภายนอกไปจนถึงความมหัศจรรย์ของ Wi-Fi Direct เราจะมาอธิบายวิธีการต่างๆ ที่จะช่วยให้คุณลืมเรื่องสายเคเบิลและหน้าจอขนาดใหญ่ไปได้เลย
การพิมพ์โดยใช้สื่อสิ่งพิมพ์ภายนอก
สำหรับผู้ที่ไม่ต้องการตั้งค่าดิจิทัลที่ซับซ้อน เครื่องพิมพ์บางรุ่นมีช่องเสียบเฉพาะที่ทำให้ใช้งานง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นการพิมพ์จากพอร์ต USBช่วยให้คุณเสียบแฟลชไดรฟ์ที่มีไฟล์ในรูปแบบ PDF, JPG หรือ TIFF และพิมพ์ได้โดยตรงจากแผงควบคุมของเครื่องพิมพ์
ในทำนองเดียวกัน เครื่องพิมพ์บางรุ่นรองรับการเสียบการ์ดหน่วยความจำเพียงแค่เสียบการ์ดที่ใช้งานร่วมกันได้ เลือกไฟล์บนหน้าจอเครื่องพิมพ์ และปรับการตั้งค่าการพิมพ์ก่อนกดปุ่มเริ่ม เหมาะสำหรับการพิมพ์ภาพถ่ายโดยไม่ต้องยุ่งยากใดๆ
สมาร์ทโฟนในฐานะศูนย์บัญชาการ
โทรศัพท์มือถือกลายเป็นเครื่องมือหลักในการหลีกเลี่ยงการใช้คอมพิวเตอร์ ในกรณีส่วนใหญ่ หากโทรศัพท์และเครื่องพิมพ์ใช้เครือข่าย Wi-Fi เดียวกันระบบปฏิบัติการจะตรวจจับอุปกรณ์โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ในระบบ Android เพียงแค่เปิดเอกสารและเลือกตัวเลือกการพิมพ์จากเมนูการตั้งค่า
หากคุณไม่มีเราเตอร์ เทคโนโลยี WiFi Direct จะเป็นตัวช่วยที่ดีเยี่ยมเพราะมันสร้างการเชื่อมต่อไร้สายโดยตรงระหว่างโทรศัพท์และเครื่องพิมพ์ของคุณ นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกอื่นๆ เช่น NFC ซึ่งช่วยให้คุณจับคู่ทั้งสองอุปกรณ์ได้ง่ายๆ เพียงแค่นำมาใกล้กัน โดยไม่ต้องเสียเวลาตั้งค่าให้ยุ่งยาก
การแปลงเป็นดิจิทัลและการสแกนโดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์
การสแกนโดยพื้นฐานแล้วคือการถ่ายโอนสิ่งต่างๆ จากโลกทางกายภาพไปสู่โลกดิจิทัล ในอดีตคุณจะส่งเอกสารไปยังโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่ปัจจุบันคุณสามารถสแกนโดยตรงไปยังโทรศัพท์มือถือของคุณได้ โดยใช้แอปพลิเคชันอย่างเป็นทางการของผู้ผลิต (เช่น HP Smart หรือ Brother iPrint&Scan) เอกสารดิจิทัลจะปรากฏบนหน้าจอสมาร์ทโฟนของคุณ เพื่อให้คุณสามารถตัด ครอบหมุน หรือแก้ไขได้
ทางเลือกที่แหวกแนวอย่างหนึ่งคือการใช้กล้องโทรศัพท์มือถือเป็นเครื่องสแกน โทรศัพท์มือถือรุ่นใหม่บางรุ่นสามารถตรวจจับขอบกระดาษและปรับมุมมองโดยอัตโนมัติ ทำให้ได้ไฟล์ PDF ที่คมชัดโดยไม่ต้องวางกระดาษลงบนกระจกของเครื่องพิมพ์ ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการทำสัญญาอย่างรวดเร็ว
เครื่องมือเฉพาะแบรนด์
ผู้ผลิตแต่ละรายมี "สูตร" เฉพาะของตนเองในการทำให้เรื่องนี้ง่ายขึ้น ใน กรณีของ Brotherพวกเขาเสนอแอปอย่าง Mobile Connect ที่ช่วยให้คุณตรวจสอบระดับหมึกจากระยะไกลได้ ในทางกลับกันHP โดยทั่วไปแล้วจะต้องมีบัญชีผู้ใช้เพื่อปลดล็อกคุณสมบัติทั้งหมดของแอป แต่ก็มีซอฟต์แวร์ทางเลือกอื่นหากคุณไม่ต้องการลงทะเบียน
หากคุณใช้ เครื่องพิมพ์Epson หรือ Canonพวกเขามีโปรแกรมยูทิลิตี้เฉพาะของตนเอง (เช่น Epson Scan หรือ IJ Scan Utility) ซึ่งโดยปกติแล้วจะติดตั้งบนพีซี แต่โปรแกรมเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่าอุปกรณ์เพื่อให้ปุ่ม "สแกน" บนเครื่องพิมพ์ทำงานได้อย่างอิสระมากขึ้น หากได้เชื่อมโยงปุ่มนั้นไว้ก่อนหน้านี้แล้ว
เมฆ: สะพานที่มองไม่เห็น
การพิมพ์ผ่านระบบคลาวด์น่าจะเป็นตัวเลือกที่ทันสมัยที่สุด ช่วยให้เครื่องพิมพ์เชื่อมต่อกับบริการต่างๆ เช่นGoogle Drive, Dropbox หรือ OneDriveด้วยวิธีนี้ คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ไปยังระบบคลาวด์จากที่ใดก็ได้ และเมื่อกลับถึงบ้าน เครื่องพิมพ์จะดาวน์โหลดและพิมพ์ไฟล์นั้นโดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์เลย
หลักการเดียวกันนี้ใช้ได้กับการสแกนเช่นกัน คุณสามารถตั้งค่าเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันของคุณให้ส่งเอกสารที่สแกนแล้วไปยังโฟลเดอร์ในระบบคลาวด์ได้โดยตรงนี่เป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้ที่ทำงานจากระยะไกลและต้องการจัดระเบียบเอกสารโดยไม่ต้องเสียเวลาในการถ่ายโอนไฟล์ผ่านสายเคเบิล
เคล็ดลับสำหรับการสแกนขั้นสูง
หากคุณต้องการแปลงเอกสารสองด้านให้เป็นดิจิทัล และเครื่องสแกนของคุณไม่มีฟังก์ชันสแกนสองด้านอัตโนมัติ อย่าเพิ่งหมดหวัง คุณสามารถทำได้ด้วยตนเองโดยการสแกนแต่ละด้านแยกกัน แล้วรวมภาพทั้งสองเข้าด้วยกันเป็นไฟล์ PDF เดียวโดยใช้แอปแก้ไขบนมือถือ
เพื่อให้ได้คุณภาพที่ดีที่สุด โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถปรับความละเอียด (DPI) ได้จากแอปพลิเคชันบนมือถือ ความละเอียดที่สูงขึ้นจะให้ผลลัพธ์ที่คมชัดกว่า แม้ว่ากระบวนการจะช้าลงเล็กน้อยและขนาดไฟล์สุดท้ายจะใหญ่ขึ้น ดังนั้นจึงควรเลือกความละเอียดตามความเหมาะสมว่าเป็นภาพถ่ายเชิงศิลปะหรือข้อความธรรมดา
ความอเนกประสงค์ของอุปกรณ์ในปัจจุบันทำให้ทุกคน ไม่ว่าจะมีทักษะทางเทคนิคมากน้อยแค่ไหน ก็สามารถจัดการเอกสารได้ ไม่ว่าจะเป็นผ่านแอปพลิเคชันบนมือถือ ไดรฟ์ USB หรือระบบคลาวด์คอมพิวเตอร์จึงไม่ใช่ข้อจำกัดในการพิมพ์หรือสแกนอีกต่อไป ทำให้งานประจำวันของเราง่ายขึ้นด้วยโซลูชันแบบไร้สายและเชื่อมต่อโดยตรง
