วิธีใช้ AI ใน Excel และ Word: Copilot, ChatGPT และโหมดตัวแทน

อินฟอร์เมเทค ดิจิตอล » Recursos » วิธีใช้ AI ใน Excel และ Word: Copilot, ChatGPT และโหมดตัวแทน

ปัญญาประดิษฐ์ส่งผลกระทบอย่างมากต่อเครื่องมือเพิ่มผลผลิตที่เราใช้ทุกวัน และในปัจจุบันก็เป็นไปได้ ทำงานได้เร็วขึ้นและมีแรงเสียดทานน้อยลง ใน Excel และ Word ด้วย Copilot และผู้ช่วยอย่าง ChatGPT คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญ: ด้วยคำแนะนำภาษาธรรมชาติ คุณสามารถสร้างการวิเคราะห์ รูปแบบ ร่าง และสูตรต่างๆ ที่ก่อนหน้านี้ต้องใช้เวลาและความรู้เฉพาะทาง

ในบรรทัดต่อไปนี้ คุณจะเห็นวิธีใช้ประโยชน์จาก Copilot ใน Excel และ Word ข้อดีที่ Copilot นำเสนอ และจะหาได้จากที่ใด วิธีการขอสิ่งที่คุณต้องการจริงๆ เราจะครอบคลุมวิธีการทำให้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก รวมถึงข้อจำกัดและข้อกำหนดที่ต้องพิจารณา (เช่น เครดิตการใช้งาน หรือแผน Copilot Pro) นอกจากนี้ เราจะทบทวน "โหมดตัวแทน" ซึ่งเป็นวิวัฒนาการของความสามารถเหล่านี้สำหรับการจัดการงานหลายขั้นตอนแบบวนซ้ำ

AI สามารถทำอะไรให้คุณได้บ้างใน Excel?

Copilot ใน Excel ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้การทำงานทั่วไปง่ายขึ้น: สามารถทำได้ นำข้อมูลจากเว็บไซต์หรือองค์กรของคุณช่วยให้คุณเน้นข้อมูลที่เกี่ยวข้อง จัดเรียงและกรอง สร้างสูตรพร้อมคำอธิบายที่ชัดเจน และเปิดเผยรูปแบบและแนวโน้มในไม่กี่วินาที

ข้อดีอย่างหนึ่งคือการนำเข้าข้อมูล หากไฟล์ของคุณอยู่ใน OneDrive หรือ SharePoint หรือคุณต้องการนำเข้าข้อมูลสาธารณะ Copilot สามารถทำได้ เตรียมแผ่นงานของคุณโดยเชื่อมโยงแหล่งข้อมูลเหล่านั้น และปล่อยให้คุณมีเนื้อหาในช่วงหรือตารางที่พร้อมใช้งาน

มันยังมีประโยชน์สำหรับการจัดรูปแบบอีกด้วย คุณสามารถขอให้มันแสดงเฉพาะเซลล์ที่มีตัวเลข ตั้งตัวกรองสำหรับค่าที่สูงกว่าเกณฑ์ที่กำหนด หรือ ใช้เกณฑ์การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง เพื่อทำให้การมองเห็นของคุณจัดการได้ง่ายขึ้น

ในส่วนการคำนวณ Copilot จะช่วยคุณสร้างคอลัมน์และแถวใหม่ด้วยการดำเนินการตามข้อมูลที่มีอยู่ และยัง อธิบายวิธีการทำงานของสูตรแต่ละสูตร และวิธีการทำงานอัตโนมัติด้วย การเขียนโปรแกรมแมโครใน Excelทีละขั้นตอน เพื่อให้คุณไม่ต้องพึ่งแค่การ "คัดลอกและวาง" เท่านั้น

สุดท้ายนี้ คุณสามารถสอบถามเกี่ยวกับข้อมูลของคุณได้โดยตรง คำตอบที่รวดเร็วจะให้ข้อมูลสรุป แผนภูมิ ตารางสรุปแนวโน้ม หรือค่าผิดปกติ เพื่อช่วยคุณ... ระบุข้อมูลเที่ยวบินที่เกี่ยวข้อง และอย่าหลงไปกับหน้ากระดาษยาวเป็นกิโลเมตร

จะหา Copilot ได้ที่ไหนและจะเริ่มต้นใช้งาน Excel ได้อย่างไร

เข้าถึงได้โดยตรง: บนแท็บหน้าแรก คุณจะเห็นไอคอน Copilot ใน Ribbon จากนั้นคุณสามารถเปิดประสบการณ์การสนทนาได้ ใช้แนวคิดแจ้งเตือนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือเขียนคำขอของคุณด้วยคำพูดของคุณเอง

อีกวิธีหนึ่งในการเรียกใช้งานคือการเลือกเซลล์ เมื่อเลือกแล้ว ไอคอนกะพริบที่เชื่อมโยงกับ Copilot จะปรากฏขึ้น เพื่อให้สามารถดำเนินการตามบริบท ณ จุดนั้นในชีตได้ เหมาะสำหรับการดำเนินการอย่างรวดเร็ว.

ก่อนเริ่มต้น ควรจัดข้อมูลของคุณให้อยู่ในตารางหรือช่วงที่มีโครงสร้างที่ดี เพื่อช่วยให้ Copilot อ่านข้อมูลได้อย่างถูกต้องและแนะนำสูตรหรือบทสรุปที่ชัดเจน หลีกเลี่ยงความผิดพลาดโง่ๆ เนื่องจากเซลล์ถูกตีความผิด

ขั้นตอนการทำงานทั่วไปจะเป็นดังนี้: คุณเปิด Copilot เลือกระหว่างการสร้างสิ่งใหม่ การขอสูตรหรือการจัดรูปแบบ การสรุป หรือการสนทนาโดยตรงกับกลุ่มเป้าหมาย หากคุณเลือกการสนทนา คุณสามารถติดตามผลด้วยคำถามเพิ่มเติมได้ ปรับปรุงผลลัพธ์ซ้ำ ๆ กัน จนกว่าจะสมบูรณ์แบบ

สร้างสูตรใน Excel ด้วย ChatGPT หรือ Copilot

คุณไม่จำเป็นต้องมีคำแนะนำทางเทคนิคที่ชัดเจนเพื่อให้ได้สูตรที่มีประโยชน์ ลองคิดดูว่าการพูดคุยกับคนๆ หนึ่ง แล้วอธิบายสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ รวมถึงข้อมูลที่คุณมีอยู่อย่างเป็นธรรมชาติ แล้ว AI จะให้คำตอบแก่คุณ โครงร่างของสูตรและตรรกะเบื้องหลัง.

หากคำอธิบายของคุณไม่ครอบคลุมพอ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการถามคำถามทั่วไป เช่น "หาค่าในคอลัมน์" แล้ว AI จะตอบกลับพร้อมโครงสร้างและอาร์กิวเมนต์ที่จำเป็น วิธีนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าฟังก์ชันใดเหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด วิธีการปรับพารามิเตอร์แต่ละตัว กับกรณีของคุณ

เมื่อคุณต้องการคัดลอกและวางข้อมูลโดยไม่เปลี่ยนแปลงอะไร ให้อธิบายตำแหน่งของข้อมูลแต่ละส่วนอย่างแม่นยำ ตัวอย่างเช่น "ฉันมีค่าตัวเลขในคอลัมน์ C จนถึงแถวที่ 200 และต้องการสูตรในเซลล์ E5 ที่นับจำนวนเซลล์ที่เท่ากับ 5" ด้วยข้อมูลดังกล่าว AI มันจะสร้างสูตรที่แน่นอนสำหรับคุณ การกำหนดเป้าหมายช่วงและเซลล์ที่ถูกต้อง

แนวทางนี้ใช้ได้ดีกับงานทั่วไปอื่นๆ เช่น การเตรียมตารางที่คุณจะกรอง การแปลงตัวเลขเป็นบาร์โค้ดด้วยสูตรเฉพาะ หรือ เสนอให้กำจัดรายการที่ซ้ำกัน ในชุดข้อมูล

เคล็ดลับปฏิบัติ: ตรวจสอบสูตรผลลัพธ์อีกครั้ง หรือทดสอบด้วยข้อมูลย่อย โมเดล AI มีประสิทธิภาพ แต่อาจมีข้อบกพร่องบ้าง เสนอสิ่งที่ไม่เหมาะสม 100% กับแผ่นงานของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากโครงสร้างเดิมไม่ชัดเจน

Copilot ใน Word: จากฉบับร่างสู่เวอร์ชันสุดท้าย

ทันทีที่คุณเปิดเอกสารใหม่ Copilot จะปรากฏขึ้นที่ด้านบน พร้อมรับคำสั่งแรกของคุณ คุณสามารถขอให้ร่างเอกสารพร้อมรูปแบบ โทนเสียง หรือความยาวโดยประมาณที่ต้องการได้ และในไม่กี่วินาทีคุณก็พร้อมแล้ว ข้อความเริ่มต้นสำหรับการแก้ไข.

ในระหว่างกระบวนการ AI จะแนะนำส่วนขยายของพรอมต์เพื่อให้คำขอมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อส่งแบบร่างกลับมา คุณสามารถเก็บ สร้างใหม่ หรือลบแบบร่างได้ และ แก้ไขคำเตือนเพื่อปรับแต่งหรือจัดเตรียมเอกสารสำหรับ เซ็นชื่อแบบดิจิทัล โดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง

นอกจากกล่องข้อความเริ่มต้นแล้ว ยังมีสองวิธีที่มีประโยชน์มากในการใช้ Copilot ใน Word ประการแรก คุณสามารถเปิดการดำเนินการตามบริบทในย่อหน้าใดก็ได้เพื่อขยาย เขียนใหม่ เปลี่ยนรูปแบบ สกัดตารางหรือสังเคราะห์ความคิด ได้ด้วยคลิกเดียว

ในทางกลับกัน คุณสามารถเปิดแถบด้านข้างด้วยแชทบอทได้จาก Ribbon ซึ่งคุณสามารถขอแก้ไขเอกสาร สร้างฉบับร่างใหม่ สร้างรูปภาพเพื่อแทรก หรือรับคำตอบสำหรับคำถามของคุณขณะที่เขียนได้ การวิจัยและการเขียน พวกเขาจับมือกัน

เทมเพลต การวิเคราะห์ และตัวอย่างเชิงปฏิบัติใน Excel

นอกเหนือจากสูตรแล้ว Copilot ยังสามารถสร้างโครงสร้างที่มีประโยชน์ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น การขอให้ Copilot แสดงปฏิทินสำหรับเดือนที่ระบุ พร้อมแถวสำหรับบันทึกย่อและวันในสัปดาห์ที่ด้านบน จะแสดงผลลัพธ์ เทมเพลตที่คุณสามารถวางได้ ตรงตามที่อยู่ในแผ่นงานของคุณ

ควรสังเกตว่าบางครั้งคำแนะนำเกี่ยวกับสไตล์หรือสีอาจไม่ตรงกับที่คุณอธิบายไว้ ในกรณีเช่นนี้ Copilot สามารถคืนโครงสร้างและ คำแนะนำในการกรอกแบบฟอร์ม ทำด้วยมือภายในไม่กี่วินาที

ในด้านการวิเคราะห์ การโหลดชุดข้อมูล (เช่น ยอดขายแยกตามประเทศ) และถามว่า "ประเทศใดปรากฏในคอลัมน์ B บ่อยที่สุด" จะแสดงผลลัพธ์พร้อมคำอธิบายประกอบ จากนั้นระบบจะแนะนำ คำถามติดตามที่ชาญฉลาดเช่น ยอดขายรวมต่อประเทศ หรือ สินค้าขายดีที่สุดในแต่ละภูมิภาค

พลวัตนี้ทำให้การวิเคราะห์เชิงสำรวจมีความคล่องตัว: คุณสามารถตั้งคำถาม ตรวจสอบข้อมูล และเจาะลึกต่อไปด้วยคำถามใหม่ๆ โดยไม่ต้อง ประกอบโครงสร้างหนักๆ ไว้ก่อน ของตารางสรุปข้อมูลหรือสูตรที่ซับซ้อน

การนำเสนอ PowerPoint แบบทันที

Copilot สามารถสร้างงานนำเสนอตั้งแต่ต้นด้วยคำสั่งง่ายๆ หากคุณกำหนดวัตถุประสงค์ (เช่น การเปิดตัวผลิตภัณฑ์) และส่งรายการข้อมูลจำเพาะหรือประเด็นสำคัญ ระบบจะส่งชุดสไลด์พร้อม ชื่อเรื่อง แนวคิด และ การสนับสนุนภาพ พร้อมทำการตรวจสอบแล้ว

นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรูปภาพ เน้นข้อมูลสำคัญ และในบางสถานการณ์ สามารถใช้เอกสาร Word หรือ Excel เป็นพื้นฐานในการสร้างงานนำเสนอได้ แม้ว่าฟีเจอร์บางอย่างอาจอยู่ระหว่างการพัฒนา การสร้างสไลด์เบื้องต้น มันประหยัดเวลาไปได้มากแล้ว

ข้อกำหนด เครดิตการใช้งาน และ Copilot Pro

หากคุณชำระค่าบริการ Microsoft 365 Personal หรือ Family อยู่แล้ว คุณสามารถเข้าถึง Copilot ใน Word, Excel และ PowerPoint ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แต่มีระบบเครดิต คำขอแต่ละครั้งที่ส่งไปยัง AI จะใช้หนึ่งเครดิต คุณจะได้รับ 60 ต่อเดือนซึ่งจะถูกต่ออายุในตอนต้นของตอนต่อไป

คุณสามารถดูยอดคงเหลือนี้ได้ที่ account.microsoft.com ในส่วนการสมัครสมาชิก แนวคิดนี้เพื่อให้คุณลองทำความคุ้นเคยกับ AI หากคุณพบว่าไม่เพียงพอ ก็มี โคไพลอต โปร โดย 22 ยูโรต่อเดือนซึ่งจะลบข้อจำกัดออกไปและให้คุณใช้งาน AI ได้อย่างไม่มีข้อจำกัด

รายละเอียดสำคัญเกี่ยวกับแพ็กเกจสำหรับครอบครัว: เฉพาะสมาชิกหลักเท่านั้นที่สามารถเข้าถึง Copilot ภายในแอปได้ ผู้ใช้ที่แชร์รายอื่นจะไม่มีฟีเจอร์เหล่านี้ใน Word หรือ Excel ซึ่ง ก็ควรนำมาพิจารณา หากคุณจัดการการสมัครสมาชิกที่บ้าน

สำหรับประสบการณ์นั้นคุณไม่จำเป็นต้องมี Windows, Copilot+ PC หรือ NPU การประมวลผลอยู่ในคลาวด์ ดังนั้นพฤติกรรมของ Copilot จึงเป็น เหมือนกันจริง บนเว็บและเดสก์ท็อป

โหมดตัวแทนและตัวแทนสำนักงาน: คืออะไรและจะใช้ได้อย่างไร

โหมดที่เรียกว่า “Agent Mode” ยกระดับการทำงานร่วมกันกับ AI ไปอีกขั้น เป้าหมายคือการทำให้ฟังก์ชันขั้นสูงเป็นประชาธิปไตย เพื่อให้ AI สามารถ... ด้วยคำสั่งภาษาธรรมชาติ จัดการงานหลายขั้นตอน รวมถึงการส่งมอบเอกสาร แผ่นงาน และงานนำเสนอที่มีคุณภาพ

ตัวอย่างเช่น ใน Excel คุณสามารถของบประมาณครัวเรือนพร้อมหมวดหมู่ (ค่าเช่า อาหาร สิ่งของอุปโภคบริโภค เชื้อเพลิง กิจกรรมยามว่าง) และกฎเกณฑ์ที่เตือนคุณเมื่อคุณเกินขีดจำกัด ใน SMEs คุณสามารถตั้งค่าการวิเคราะห์ทางการเงินพื้นฐานได้ พวกเขาประหยัดแรงงานมือได้มาก.

ใน Word ตัวแทนจะช่วยเหลือเกี่ยวกับเรซูเม่ จดหมาย รายงาน หรือบทสรุปผู้บริหาร โดยแนะนำการปรับปรุงและถามคำถามเพื่อชี้แจงเจตนาของคุณ แนวคิดคือการทำงานแบบวนซ้ำ: คุณเริ่มต้นด้วยคำแนะนำและนำทาง AI ไปที่... ปรับปรุงผลลัพธ์ จนกว่าจะพอดี

ตามความพร้อมใช้งานในปัจจุบัน โหมดตัวแทนจะเปิดใช้งานในโปรแกรม Frontier สำหรับผู้ที่มีสิทธิ์ใช้งาน Microsoft 365 Copilot และสมาชิก Microsoft 365 Personal หรือ Family ปัจจุบันมีให้บริการบนเว็บและเป็นภาษาอังกฤษ และมีแผนที่จะขยายไปยังเดสก์ท็อป หากต้องการใช้งานใน Excel คุณต้องมี ติดตั้ง Add-in ของ Excel Labs และเปิดใช้งานตัวเลือกที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ Office Agent ในแชท Copilot ยังสามารถสร้างการนำเสนอ PowerPoint และเอกสาร Word จากคำแนะนำได้ โดยมีการรวมข้อมูลที่คาดว่าจะขยายตัวออกไป แรงเสียดทานก็ลดน้อยลง ระหว่างความคิดและผลลัพธ์ขั้นสุดท้าย

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการขอสิ่งต่างๆ จาก AI

• บริบทที่ชัดเจนอธิบายว่าคุณมีข้อมูลอะไรบ้าง (คอลัมน์ แถว ชื่อตาราง) และคุณคาดหวังเอาต์พุตอะไร
• ความแม่นยำของตำแหน่งหากต้องการวางสูตร ให้ระบุคอลัมน์และเซลล์ปลายทางและแหล่งที่มา
• การวนซ้ำอย่างรวดเร็ว: ขอแบบร่างหรือโครงสร้างแรกแล้วจึงขอการเปลี่ยนแปลงที่เจาะจง
• การตรวจสอบ:ตรวจสอบสูตรและผลลัพธ์ด้วยตัวอย่างขนาดเล็กก่อนที่จะนำไปใช้กับส่วนรวม

กรณีการใช้งานที่ทำงานได้ดีเป็นพิเศษ

ใน Excel การจัดโครงสร้างงาน (เทมเพลตปฏิทิน งบประมาณ รายการที่จัดรูปแบบ) การวิเคราะห์เชิงสำรวจด้วยคำถามต่อเนื่อง และการทำงานอื่นๆ ต่อไปนี้ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยม การสร้าง/อธิบายสูตร สำหรับการคำนวณตามปกติ

ใน Word การเริ่มข้อความตั้งแต่ต้นโดยใช้โทนและรูปแบบเฉพาะ การเขียนย่อหน้าใหม่ การขยายความคิด และ การสร้างตารางหรือรูปภาพ คุณสมบัติที่ผสานรวมช่วยให้คุณเร่งความเร็วในการส่งเอกสารขั้นสุดท้ายได้

เมื่อคุณต้องการงานนำเสนอ Copilot จะสร้างสไลด์พร้อมชื่อเรื่อง จุดหัวข้อย่อย และภาพประกอบจากคำแนะนำและเอกสารอ้างอิงที่เขียนไว้อย่างดี จากนั้น กระบวนการวนซ้ำสำหรับ ขัดเกลาเนื้อหาและการออกแบบ นั่นคือสิ่งที่นำคุณไปสู่ผลลัพธ์ที่เป็นมืออาชีพ

วิธีการเขียนคำกระตุ้นที่ดีขึ้น

ลองพิจารณาวัตถุประสงค์และข้อจำกัด “ฉันต้องการรายงานสั้น ๆ (300-400 คำ) น้ำเสียงที่เป็นทางการ มีสามส่วน และตารางสรุปพร้อมตัวชี้วัดสำคัญ” จะดีกว่า “ส่งรายงานมาให้ฉัน” ใน Excel คำว่า “ในเซลล์ E5 ฉันต้องการสูตรที่นับค่าเท่ากับ 5 ใน C2:C200” จะชัดเจนกว่า คำขอที่คลุมเครือ การนับ

เพิ่มข้อมูลอ้างอิงหากทำได้ เช่น ชื่อตาราง ส่วนหัวคอลัมน์ ช่วง หรือตัวอย่างที่คาดหวัง หากความพยายามครั้งแรกไม่สมบูรณ์แบบ ให้ขอการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม ("ใช้ตัวคั่นหลักพัน", "เรียงลำดับจากใหญ่ไปเล็ก", "ใช้โทนเสียงที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น") แนวทางทีละขั้นตอน เพื่อผลลัพธ์ที่คุณกำลังมองหา

สุดท้ายนี้ ได้มีการรวมโครงสร้างและสไตล์เข้าด้วยกัน ขั้นแรกจะถามถึงโครงสร้าง (ดัชนี ส่วน บล็อกข้อมูล) จากนั้นจึงปรับแต่งโทนเสียง และปิดท้ายด้วยงานเฉพาะ (เพิ่มแถวสรุป แทรกรูปภาพ สร้างตารางสรุปข้อมูล พร้อมฟิลเตอร์)

ข้อจำกัดและความคาดหวังที่สมจริง

แม้ว่า AI จะสามารถจัดการงานได้มากมาย แต่บางครั้งก็ไม่ได้ใช้รูปแบบเฉพาะตามที่คุณร้องขอหรือ เบี่ยงเบนไปจากการร้องขอไม่เป็นไร: ยืนกรานให้มีคำแนะนำที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นหรือถามว่าต้องทำอย่างไรทีละขั้นตอนหากคุณต้องการทำด้วยตนเอง

โปรดจำระบบเครดิตใน Microsoft 365 Personal หรือ Family: คำขอแต่ละรายการใน Word, Excel หรือ PowerPoint จะใช้เครดิตหนึ่งหน่วย และคุณมีขีดจำกัดรายเดือนที่ 60 หน่วย หากคุณต้องการใช้งานแบบเข้มข้นไม่จำกัด มีตัวเลือกดังนี้ Copilot Pro ราคา 22 ยูโรต่อเดือน.

ในที่สุด โหมดตัวแทนในปัจจุบันมีให้ใช้งานบนเว็บและในภาษาอังกฤษเท่านั้น และสำหรับ Excel จำเป็นต้องใช้ Excel Labs การรวมจะขยายตัวมากขึ้นในอนาคต ดังนั้น ติดตามข้อมูลอัปเดตล่าสุด มันคือกุญแจสำคัญในการได้รับประโยชน์สูงสุดจากมัน

ด้วยตัวเลือกทั้งหมดนี้ การใช้ AI ใน Excel และ Word หมายถึงการเปลี่ยนจากงานเชิงกลไกไปสู่แนวทางที่มุ่งเป้าหมาย: คุณนำเข้าหรืออธิบายข้อมูลของคุณ ร้องขอการวิเคราะห์หรือร่างด้วยคำพูดของคุณเอง ตรวจสอบและปรับเปลี่ยนในรอบระยะเวลาสั้นๆ และคุณมุ่งเน้นไปที่ด้านกลยุทธ์และความคิดสร้างสรรค์ ในขณะที่ AI เข้ามาดำเนินการแทน มันช่วยเร่งความเร็วในการทำซ้ำและให้บริบทแก่คุณ เพื่อให้ตัดสินใจได้ดีขึ้น