วิธีการลงนามเอกสารแบบดิจิทัลใน Windows: Office, PDF และอื่นๆ

อินฟอร์เมเทค ดิจิตอล » Windows » วิธีการลงนามเอกสารแบบดิจิทัลใน Windows: Office, PDF และอื่นๆ

อินโฟกราฟิก:ตัวอย่างภาพหน้าจอสำหรับการลงนามเอกสารใน Windows

การลงนามเอกสารจาก Windows นั้นไม่ใช่แค่การขีดเขียนลงบนไฟล์ PDF เท่านั้นลายเซ็นดิจิทัลจะยืนยันตัวตนของผู้เขียน รักษาเนื้อหา และสามารถระบุเวลาที่ลงนามได้ ในขณะที่ลายเซ็นที่เขียนด้วยมือหรือรูปภาพของลายเซ็นนั้นเป็นเพียงแค่รูปลักษณ์ภายนอกเท่านั้น ในคู่มือฉบับนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีการลงนามในOffice (Word, Excel และ PowerPoint)วิธีการใช้AutoFirmaสำหรับไฟล์ PDF และตัวเลือกต่างๆ ที่คุณมีใน Microsoft Edge รวมถึงใบรับรอง การตรวจสอบความถูกต้อง และการลบลายเซ็นด้วย

หากคุณทำงานกับเอกสารเป็นประจำทุกวัน คุณคงอยากจะแยกแยะความแตกต่างระหว่างลายเซ็นประเภทต่างๆ และรู้ว่าแต่ละประเภทให้การรับประกันอะไรบ้าง สำหรับลายเซ็นดิจิทัลที่อิงตามใบรับรองผู้รับสามารถตรวจสอบได้ว่าไฟล์ไม่ได้ถูกแก้ไข และผู้ลงนามเป็นบุคคลตามที่กล่าวอ้าง ซึ่งลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือธรรมดานั้นไม่สามารถตรวจสอบได้เช่นนั้น มาเริ่มกันที่ประเด็นสำคัญ แต่ก็ไม่ลืมรายละเอียดใดๆ

บทความที่เกี่ยวข้อง:

แฮชชิ่งคืออะไร คำอธิบายโดยละเอียด การใช้งาน และการทำงานของแฮชชิ่งในระบบรักษาความปลอดภัยดิจิทัล

ลายเซ็นดิจิทัลคืออะไรกันแน่?

ลายเซ็นดิจิทัลเปรียบเสมือนตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้ารหัสไว้ซึ่งใช้กับเนื้อหาดิจิทัล (เอกสารมาโครอีเมล) ตราประทับนี้ยืนยันสองสิ่ง คือ เอกสารนั้นมาจากผู้ลงนาม และไม่ได้ถูกแก้ไขเปลี่ยนแปลงนับตั้งแต่ลงนาม สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าความปลอดภัยไม่ได้มาจากรูปลักษณ์ของลายเซ็น แต่มาจากการเข้ารหัสและการตรวจสอบความถูกต้องของใบรับรอง

ในการลงนามเอกสารแบบดิจิทัล คุณต้องมีใบรับรองดิจิทัล ที่ถูกต้อง ใบรับรองนี้ประกอบด้วยกุญแจสาธารณะของคุณและออกโดยหน่วยงานรับรองที่เชื่อถือได้ (CA)ใบรับรองนี้คล้ายกับบัตรประจำตัวอิเล็กทรอนิกส์และมีวันหมดอายุ (โดยปกติคือรายปี) ดังนั้นคุณจะต้องต่ออายุหรือขอใบรับรองใหม่เมื่อหมดอายุ

ลายเซ็นดิจิทัลให้การรับประกันหลักสี่ประการ ได้แก่ความถูกต้อง (การระบุตัวตนของผู้ลงนาม) ความสมบูรณ์ (เนื้อหาไม่ได้ถูกแก้ไข) การไม่สามารถปฏิเสธได้ (ผู้ลงนามไม่สามารถปฏิเสธได้ว่าตนได้ลงนาม) และภายใต้เงื่อนไขบางประการการรับรองพร้อมการประทับเวลาหากเอกสารนั้นได้รับการประทับเวลาจากเซิร์ฟเวอร์ที่เชื่อถือได้

เพื่อให้การตรวจสอบความน่าเชื่อถือนี้มีประสิทธิภาพ จะต้องเป็นไปตามเงื่อนไขหลายประการ ได้แก่ ลายเซ็นต้องถูกต้องใบรับรองต้องไม่หมดอายุ ผู้เผยแพร่ต้องน่าเชื่อถือและใบรับรองต้องออกโดยหน่วยงานออกใบรับรองที่ได้รับการรับรอง หากไม่มีข้อกำหนดเหล่านี้ การตรวจสอบอาจล้มเหลวหรือแสดงคำเตือนในโปรแกรมดูเอกสาร

รับใบรับรองดิจิทัลใน Windows

หากคุณจะแลกเปลี่ยนเอกสารที่ลงนามแล้วกับบุคคลที่สาม ควรขอรับใบรับรองจากหน่วยงานออกใบรับรอง (CA ) ที่ได้รับการยอมรับจากบุคคลที่สาม สถาบันของรัฐ บริษัท และผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรองหลายแห่งออกใบรับรอง และยังมีตัวเลือกฟรีอีกด้วย ใบรับรองนี้จะช่วยให้ผู้อื่นตรวจสอบลายเซ็นของคุณได้โดยไม่ต้องอ้างอิงถึงตัวคุณ

หากคุณจำเป็นต้องลงนามในเอกสารทันทีและไม่ต้องการซื้อใบรับรอง Windows และ Office อนุญาตให้คุณสร้างใบรับรองของคุณเองเพื่อใช้งานได้ทันทีในสภาพแวดล้อมของคุณ โปรดจำไว้ว่าวิธีการนี้มีไว้สำหรับการทดสอบหรือสถานการณ์ภายในเท่านั้น เนื่องจากการตรวจสอบโดยบุคคลที่สามอาจต้องการใบรับรองที่ออกโดยหน่วยงานที่เชื่อถือได้ภายนอกเพื่อ การตรวจ สอบ ความถูก ต้องอย่างครอบคลุม

ใน Windows คุณสามารถดูใบรับรองส่วนบุคคลจากที่เก็บใบรับรองของระบบได้ ตัวอย่างเช่น ในสภาพแวดล้อมแบบเก่า การเข้าถึงใบรับรองเหล่านี้มักทำผ่านInternet Explorerโดยไปที่ เครื่องมือ > ตัวเลือกอินเทอร์เน็ต > เนื้อหา > ใบรับรอง > แท็บส่วนบุคคล แม้ว่า IE จะไม่ได้ใช้งานแล้ว แต่ที่เก็บใบรับรองยังคงใช้งานได้และถูกแชร์โดยEdge และแม้แต่ Chrome

การลงชื่อเข้าใช้ Microsoft Office: เส้นที่มองเห็นและมองไม่เห็น

โปรแกรม Office เพิ่มฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากอย่างหนึ่ง นั่นคือช่องสำหรับลงลายเซ็นมันเป็นช่องคล้ายกับช่องที่คุณเห็นในเอกสารที่พิมพ์ออกมา แต่มีฟังก์ชันเพิ่มเติม ช่วยให้คุณระบุได้ว่าใครควรลงนาม ต้องปฏิบัติตามคำแนะนำอะไรบ้าง และสร้างลายเซ็นดิจิทัลเมื่อผู้รับดำเนินการเสร็จสิ้น

เมื่อคุณแทรกช่องสำหรับลงลายเซ็นใน Word หรือ Excel ผู้เขียนสามารถระบุรายละเอียดของผู้ลงนาม (ชื่อ ตำแหน่ง อีเมล) และคำแนะนำ เช่น "โปรดตรวจสอบเนื้อหาก่อนลงนาม" เมื่อไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ถูกส่งไปยังบุคคลที่ถูกต้อง พวกเขาจะเห็นช่องลงลายเซ็นและข้อความแจ้งเตือนขอให้ลงลายเซ็นโดยการบันทึกภาพแสดงตัวตนของพวกเขา (พิมพ์ เขียนด้วยลายมือ หรือรูปภาพ) โปรแกรม Office จะเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลเพื่อยืนยันตัวตนของพวกเขาไปพร้อมกัน

สร้างบรรทัดลายเซ็นใน Word หรือ Excel

ในการแทรกช่องสำหรับลงลายเซ็นในเอกสารหรือสเปรดชีต ให้วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ปรากฏ แล้วไปที่แทรก > ช่องลงลายเซ็นในกลุ่ม ข้อความ ในกล่องการตั้งค่า คุณสามารถกรอกข้อมูลที่จะแสดงอยู่ด้านล่างช่องลงลายเซ็นได้

1. ป้อนไฟล์ ชื่อ ของผู้ลงนามที่แนะนำ
2. เพิ่มถ้ามี ตำแหน่งหรือชื่อตำแหน่ง มืออาชีพ
3. รวมถึง ที่อยู่ไปรษณีย์ ของผู้ลงนาม (ไม่บังคับ)
4. เขียน คำแนะนำ สำหรับผู้ลงนาม (เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาก่อนลงนาม)
5. เปิดใช้งานหากคุณต้องการตัวเลือกเหล่านี้: อนุญาต แสดงความคิดเห็น ของผู้ลงนามและแสดง Fecha ลายเซ็นตามสาย

หากเอกสารต้องการลายเซ็นหลายลาย ให้ทำซ้ำขั้นตอนเพื่อเพิ่มลายเซ็นในจุดที่เหมาะสม วิธีนี้จะช่วยให้แต่ละคนทราบว่าต้องเซ็นชื่อตรงไหน และขั้นตอนการทำงานจะชัดเจนยิ่งขึ้น

ลงนามในบรรทัดลายเซ็น

ผู้รับไฟล์ควรเลื่อนเมาส์ไปที่บรรทัดนั้น คลิกขวา แล้วเลือก " ลงชื่อ " หากเอกสารถูกเปิดในโหมดดูที่ได้รับการป้องกันและเป็นเอกสารที่เชื่อถือได้ พวกเขาสามารถคลิก "แก้ไขต่อไป" เพื่อดำเนินการต่อได้

1. คุณสามารถเขียนชื่อของคุณสำหรับ ลายเซ็นพิมพ์ ถัดจาก X
2. หากคุณมีอุปกรณ์สัมผัสหรือแท็บเล็ต คุณก็ทำได้ วาด ลายเซ็นบนภาพวาด
3. หรือคุณสามารถใช้หนึ่ง ภาพลายเซ็นของคุณ ด้วย “เลือกภาพ” และเลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ
4. เพื่อเสร็จสิ้นให้เลือก สัญญาณสำนักงานจะเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลและแสดงปุ่ม "ลายเซ็น" ที่ด้านล่าง

เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น เอกสารจะระบุว่ามีลายเซ็นดิจิทัลและคุณสามารถดูรายละเอียดจากแผงลายเซ็นเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ผู้ออกใบรับรอง และข้อมูลที่เชื่อถือได้อื่นๆ

ลบลายเซ็นดิจิทัลที่มองเห็นได้

หากคุณทำผิดพลาดหรือต้องการทำซ้ำขั้นตอน คุณสามารถลบลายเซ็นได้โดยคลิกขวาที่บรรทัดลายเซ็นแล้วเลือก "ลบลายเซ็น" ระบบจะขอให้คุณยืนยัน เมื่อยืนยันแล้ว ลายเซ็นจะถูกลบออกและเอกสารจะกลับสู่สถานะที่แก้ไขได้

ลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นใน Word, Excel และ PowerPoint

หากคุณไม่ต้องการให้แสดงช่องลายเซ็นอย่างชัดเจน Office ยังอนุญาตให้คุณลงนามแบบไม่แสดงให้เห็นได้ลายเซ็นจะถูกฝังอยู่ในไฟล์และแสดงโดยปุ่ม "ลายเซ็น" และข้อมูลในมุมมอง ไฟล์ > ข้อมูล

ในการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัล ให้ไปที่ไฟล์ > ข้อมูลเลือกตัวเลือกการป้องกันเอกสาร แล้วคลิก "เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล" โปรแกรม Office จะแสดงการแจ้งเตือนพร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการ จากนั้น ในช่องลงชื่อ ให้ระบุวัตถุประสงค์ของการลงชื่อ และยืนยันด้วย "ลงชื่อ"

เมื่อใส่ลายเซ็นแล้ว ไฟล์จะกลายเป็นโหมดอ่านอย่างเดียวเพื่อป้องกันการแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต หากคุณต้องการแก้ไขอีกครั้ง คุณต้องลบลายเซ็นออกหรือสร้างเอกสารเวอร์ชันใหม่

หากต้องการลบลายเซ็นที่มองไม่เห็น ให้กลับไปที่ไฟล์ > ข้อมูลแล้วเปิดแผงลายเซ็น ถัดจากชื่อผู้ลงนาม ให้คลิกลูกศร เลือก "ลบลายเซ็น" และยืนยันด้วย "ใช่" การทำเช่นนี้จะทำให้ไฟล์กลับสู่สถานะที่แก้ไขได้ ทำให้สามารถลงนามใหม่ได้ในภายหลัง

ลงนามในเอกสาร PDF ด้วย AutoFirm (Windows)

AutoFirma คือเครื่องมือฟรีจากกระทรวงเศรษฐกิจและการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่ออกแบบมาเพื่อใช้ในการลงนามเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ มีความน่าเชื่อถือ เข้ากันได้กับใบรับรองทั่วไป (p12/pfx) และมีความยืดหยุ่นสูงสำหรับการลงนามและลายน้ำที่มองเห็นได้

ดาวน์โหลดและติดตั้ง AutoFirma

ดาวน์โหลดจากเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ Electronic Administration Portal เท่านั้น: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html ที่นั่นคุณจะพบตัวติดตั้งสำหรับWindows (32/64 บิต) , Linux และ macOS เลือกตัวที่ตรงกับระบบของคุณ

บนคอมพิวเตอร์ Windows 10 64 บิต ให้ดาวน์โหลดแพ็คเกจ AutoFirma สำหรับ Windows 64 บิต (ไฟล์ AutoFirma64.zip) แตกไฟล์ จากนั้นเรียกใช้โปรแกรมติดตั้ง (ตัวอย่างเช่น AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe) และทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้างจนเสร็จสิ้น เมื่อเสร็จแล้ว แอปพลิเคชันจะถูกติดตั้งและพร้อมสำหรับการลงนาม

เตรียมใบรับรองดิจิทัลใน Windows

ในการลงนาม คุณจะต้องมีใบรับรองที่ถูกต้อง ซึ่งอาจติดตั้งอยู่ในที่เก็บใบรับรองของ Windows หรืออยู่ในไฟล์ p12/pfxหากคุณมีใบรับรองอยู่ในไฟล์ ให้ติดตั้งโดยการดับเบิ้ลคลิก หรือคลิกขวาแล้วเลือก "ติดตั้ง PFX"

ตัวช่วยสร้างจะขอให้คุณเลือกที่เก็บข้อมูลปลายทาง : ผู้ใช้ปัจจุบัน (สำหรับผู้ใช้ของคุณเท่านั้น) หรือ คอมพิวเตอร์ภายในเครื่อง (สำหรับผู้ใช้ทั้งหมด) ป้อนรหัสผ่านของใบรับรอง เปิดใช้งานการป้องกันคีย์ส่วนตัว และเลือกตัวเลือกที่สามารถส่งออกได้หากคุณต้องการที่จะสามารถดึงข้อมูลออกมาได้ในอนาคต คุณสามารถปล่อยให้ Windows เลือกที่เก็บข้อมูล "ส่วนบุคคล" โดยอัตโนมัติได้

หลังจากยอมรับแล้ว ใบรับรองจะถูกติดตั้งและพร้อมใช้งานสำหรับInternet Explorer/Edge/Chromeหากคุณใช้ Firefox โปรดจำไว้ว่า Firefox จัดการที่เก็บใบรับรองของตนเอง และคุณจะต้องนำเข้าจากเบราว์เซอร์เอง AutoFirma ตรวจจับใบรับรองของระบบและยังอนุญาตให้คุณเลือกจากไฟล์หรือ ที่เก็บใบรับรอง ของ Firefoxได้ อีกด้วย

ลงนาม PDF กับ AutoFirma

เปิดโปรแกรม AutoFirma แล้วคลิก " เลือกไฟล์ที่จะลงนาม " เลือกไฟล์ PDF ที่คุณต้องการลงนาม โปรแกรมจะตรวจจับว่าเป็นไฟล์ PDF และเสนอตัวเลือกสองแบบสำหรับส่วนที่มองเห็นได้:

• ลายเซ็นที่มองเห็นได้ ใน PDF: เพิ่มกล่องที่มีรูปภาพ (ลายเซ็นของคุณที่สแกน) และข้อความ
• แบรนด์ที่มองเห็นได้ (ลายน้ำ): แทรกภาพลงในหนึ่งหน้าหรือมากกว่าในตำแหน่งที่คุณระบุ

คุณสามารถเปิดใช้งานทั้งสองตัวเลือกได้ เมื่อคุณคลิก "ลงชื่อ" ให้เลือกหน้าและพื้นที่ที่จะวางกล่องลงชื่อ AutoFirma อนุญาตให้คุณปรับพิกัด ความกว้าง และความสูงและยังสามารถสร้างหน้าว่างในตอนท้ายเพื่อวางลายเซ็นของคุณได้หากต้องการ

เพิ่มรูปภาพลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณ (ในรูปแบบเช่นJPEG, GIF หรือ PNG ) และข้อความที่คุณต้องการแสดง โปรดทราบว่ารูปภาพนี้ใช้เพื่อความสวยงามเท่านั้น ความถูกต้องทางกฎหมายนั้นมาจากลายเซ็นดิจิทัลที่อิงตามใบรับรองของคุณตรวจสอบตัวอย่าง และหากทุกอย่างถูกต้องแล้ว ให้ยอมรับ คุณสามารถบันทึกการตั้งค่าเหล่านี้เพื่อใช้ในภายหลังได้

หากคุณใส่ตราสินค้าที่มองเห็นได้ ผู้ช่วยจะขอภาพ (เช่น โลโก้) และตำแหน่งที่จะแสดงภาพนั้น ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการเน้นย้ำความเป็นเจ้าของผลงานหรือระบุองค์กรในเอกสารราชการหรือเอกสารของบริษัท

ต่อไปให้เลือกใบรับรองดิจิทัลที่คุณจะใช้ในการลงนาม AutoFirma จะแสดงใบรับรองของระบบ แต่คุณสามารถเปลี่ยนแหล่งที่มาได้ (ร้านค้า Firefox หรือไฟล์ p12/pfx) ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าความปลอดภัยที่กำหนดค่าไว้ระหว่างการติดตั้ง คุณจะได้รับแจ้งให้ยืนยันหรือป้อนรหัสผ่านของใบรับรอง

สุดท้ายนี้ ให้ตัดสินใจว่าจะบันทึกไฟล์ PDF ที่ลงนามแล้วไว้ที่ใด และตั้งชื่อไฟล์ว่าอย่างไร (โดยปกติ AutoFirma จะเพิ่มคำต่อท้าย "_signed") เมื่อเสร็จสิ้น คุณจะเห็นการแจ้งเตือนว่ากระบวนการเสร็จสมบูรณ์แล้ว และคุณสามารถเปิดเอกสารเพื่อตรวจสอบผลลัพธ์ ได้

เมื่อคุณเปิดไฟล์ PDF ด้วยโปรแกรมอ่านไฟล์ของคุณ (เช่น Adobe Acrobat Reader) คุณจะเห็นข้อความยืนยันว่าไฟล์นั้นได้รับการลงนามแล้วและลายเซ็นนั้นถูกต้อง คุณสามารถดู "รายละเอียดลายเซ็น" และ "รายละเอียดใบรับรอง" จากแผงลายเซ็นเพื่อยืนยันผู้ออกใบรับรอง ระยะเวลาที่ใบรับรองมีผล และคุณสมบัติอื่นๆ ได้

ลงชื่อเข้าใช้ด้วย Microsoft Edge และเครื่องมืออื่น ๆ

หากคุณต้องการวาดลายเซ็นลงบนไฟล์ PDF อย่างรวดเร็วและไม่ต้องการติดตั้งโปรแกรมใดๆ Microsoft Edge มีเครื่องมือสำหรับวาดลายเซ็นที่จะช่วยคุณได้ โปรดจำไว้ว่านี่คือลายเซ็นแบบภาพ ไม่ใช่ลายเซ็นดิจิทัลแบบเข้ารหัส

• เปิดตัว PDF ใน Edge.
• ใช้แถบเครื่องมือแก้ไข/ดูด้านบน
• เลือก วาด และปรับสีและความหนาของเส้น
• วาดลายเซ็นของคุณด้วยเมาส์ นิ้ว หรือปากกาบนหน้าจอสัมผัส

โปรแกรม Adobe Acrobat Reader ยังอนุญาตให้คุณเพิ่มลายเซ็นด้วยลายมือได้โดยการนำเข้าภาพหรือวาดลายเซ็นลงไป บริการออนไลน์อย่าง SmallPDF ก็รองรับตัวเลือกเหล่านี้ และยังอนุญาตให้คุณถ่ายภาพลายเซ็นด้วยกล้อง ของคุณได้อีกด้วย โปรดจำไว้ว่า ลายเซ็นเหล่านี้สะดวกและรวดเร็ว แต่ไม่สามารถใช้แทนลายเซ็นดิจิทัลที่มีใบรับรองเมื่อคุณต้องการความถูกต้องทางกฎหมายได้

แอปลายเซ็น: ควรเลือกอันไหนและมีข้อจำกัดอะไรบ้าง?

มีโปรแกรมที่ใช้กันทั่วไป (เช่น Word, Adobe Acrobat) ที่สามารถลงนามในเอกสารที่สร้างขึ้นได้ แต่มีข้อเสีย สองประการ คือ ไม่ใช่ผู้สร้างเอกสารทุกคนจะลงนามในเอกสารด้วย และโดยทั่วไปแล้วผู้รับเอกสารจำเป็นต้องใช้โปรแกรมเดียวกันเพื่อตรวจสอบลายเซ็นให้ถูกต้อง

โปรแกรมลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะ (เช่นAutoFirma ) สามารถเอาชนะข้อจำกัดเหล่านี้ได้: สามารถลงลายเซ็นไฟล์ได้เกือบทุกประเภทและดาวน์โหลดได้ฟรี สำหรับขั้นตอนการบริหารหรือกระบวนการทำงานเอกสารที่เป็นทางการมากขึ้น AutoFirma มักเป็น ตัวเลือก ที่เหมาะสมที่สุด

ตรวจสอบ เพิกถอน และทำความเข้าใจความถูกต้อง

หลังจากลงนามแล้ว ควรตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็น โปรแกรมตรวจสอบจะแสดงว่าใบรับรองถูกต้องหรือไม่ ห่วงโซ่ความเชื่อถือถูกต้องหรือไม่ และเนื้อหาไม่ได้ถูกแก้ไขหลังจากลงนามหรือไม่ หากมีสิ่งผิดปกติ คุณจะเห็นคำเตือนเกี่ยวกับใบรับรองหมดอายุหรือ ผู้ออกใบรับรองที่ ไม่รู้จัก

หน่วยงานที่ออกใบรับรองสามารถเพิกถอนใบรับรองได้ (เช่น หากรหัสลับถูกบุกรุก) ระบบตรวจสอบจะตรวจสอบรายชื่อการเพิกถอนหรือบริการออนไลน์เพื่อยืนยันว่าใบรับรองยังคงน่าเชื่อถือดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องใช้ใบรับรองจากหน่วยงานออกใบรับรองที่ได้รับการรับรอง

เมื่อไฟล์ Office ได้รับการประทับเวลาจากเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยลายเซ็นนั้นจะได้รับคุณลักษณะการรับรองในบางสถานการณ์ ซึ่งช่วยเสริมสร้างความน่าเชื่อถือและระบุ เวลา ที่ลงนามได้ อย่างชัดเจน

เคล็ดลับเชิงปฏิบัติและข้อผิดพลาดทั่วไป

ก่อนลงนาม โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบรับรองของคุณถูกต้องและจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่ถูกต้อง (ส่วนบุคคล ผู้ใช้ หรือคอมพิวเตอร์) หากคุณใช้ AutoFirma โปรดตรวจสอบว่าใบรับรองปรากฏในตัวเลือกของ AutoFirma หรือเตรียม ไฟล์ p12/pfxและรหัสผ่านให้พร้อม

ในโปรแกรม Office ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการเส้นที่มองเห็นได้เพื่อเป็นแนวทางให้ผู้ลงนาม หรือคุณต้องการ ลายเซ็น ที่มองไม่เห็นเพื่อไม่ให้กระทบกับการออกแบบ โปรดจำไว้ว่าเมื่อคุณลงนามแล้ว เอกสารอาจกลายเป็นแบบอ่านอย่างเดียว ดังนั้นโปรดทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดก่อนลงนาม

หากผู้รับไม่สามารถตรวจสอบลายเซ็นได้ ใบรับรองนั้นอาจไม่ได้มาจากCA ที่น่าเชื่อถือสำหรับระบบของพวกเขา ในสภาพแวดล้อมแบบปิด วิธีแก้ปัญหาอย่างหนึ่งคือการแจกจ่ายใบรับรองราก/ใบรับรองระดับกลางขององค์กรเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือในสภาพแวดล้อมแบบเปิด ควรใช้ CA สาธารณะที่เป็นที่ยอมรับเสมอ

เมื่อคุณฝังภาพลายเซ็นของคุณลงในไฟล์ PDF โปรดจำไว้ว่ามันเป็นเพียงแค่การตกแต่ง เท่านั้น สิ่งที่ยืนยันความถูกต้องของลายเซ็นอย่างแท้จริงคือลายเซ็นดิจิทัลที่อยู่บนใบรับรองของคุณ ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้รับจะเห็นในแผงลายเซ็นเมื่อตรวจสอบรายละเอียด

แหล่งข้อมูลและเอกสารอ้างอิงที่มีประโยชน์

สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลงลายมือชื่อดิจิทัลใน Office คุณสามารถศึกษาจากเอกสารทางการและแหล่งข้อมูลสาธารณะได้ ตัวอย่างเช่น คู่มือการใช้งานจริงเกี่ยวกับการลงลายมือชื่อในเอกสาร PDF ด้วยโปรแกรมอ่านยอดนิยม และเอกสารจากหน่วยงานราชการที่อธิบายเกี่ยวกับ การตรวจ สอบ ความถูกต้อง ของใบรับรอง

• คู่มือ FNMT เกี่ยวกับลายเซ็น PDF: ดาวน์โหลด PDF (การตรวจสอบ และคณะผู้ลงนาม)
• คำแนะนำในการบริหารอารากอน: ดาวน์โหลด PDF (ตัวเลือกของ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ในรูปแบบ PDF)

การเรียนรู้เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้คุณตอบสนองความต้องการได้เกือบทุกอย่าง ตั้งแต่การขอให้ใครสักคนเซ็นเอกสาร Word ที่มีช่องสำหรับลายเซ็นไปจนถึงการปิดสัญญา PDF ด้วย AutoFirma หรือการเพิ่มลายเซ็นด้วยลายมือใน Edge เมื่อคุณต้องการเพียงแค่ลายเซ็นแบบมองเห็นได้ด้วยใบรับรองที่ถูกต้อง คำแนะนำที่ชัดเจน และการตรวจสอบขั้นสุดท้าย การลงนามดิจิทัลใน Windows จึงกลายเป็นกระบวนการที่ง่ายและเชื่อถือได้