Ngày nay, nhiều người nghĩ rằng việc in tài liệu hoặc quét bản in cần đến máy tính xách tay. Tuy nhiên, thực tế là việc phụ thuộc vào máy tính cá nhân đã là chuyện của quá khứ , vì công nghệ đã phát triển đến mức chúng ta có thể quản lý toàn bộ quy trình làm việc chỉ bằng lòng bàn tay hoặc các thiết bị vật lý đơn giản.
Dù bạn quá lười chờ máy tính khởi động hay đơn giản là không có máy tính ở nhà, vẫn có một số giải pháp thông minh và đơn giản để tận dụng tối đa thiết bị đa chức năng của bạn. Từ việc sử dụng ổ cứng ngoài đến sự kỳ diệu của Wi-Fi Direct, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu tất cả các cách để quên đi dây cáp và màn hình lớn.
In ấn bằng phương tiện vật lý bên ngoài
Đối với những người không muốn thao tác với các cài đặt kỹ thuật số phức tạp, một số máy in có các khe cắm chuyên dụng giúp mọi việc dễ dàng hơn. Ví dụ, in từ cổng USB cho phép bạn cắm ổ flash chứa các tệp ở định dạng PDF, JPG hoặc TIFF và in trực tiếp từ bảng điều khiển của máy in.
Tương tự, một số mẫu máy hỗ trợ lắp thẻ nhớ . Chỉ cần lắp thẻ tương thích, duyệt các tệp trên màn hình máy in và điều chỉnh cài đặt in trước khi nhấn nút bắt đầu — lý tưởng để in ảnh mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.
Điện thoại thông minh như một trung tâm điều khiển
Điện thoại di động đã trở thành công cụ được ưa chuộng để tránh sử dụng máy tính. Trong hầu hết các trường hợp, nếu điện thoại và máy in cùng sử dụng một mạng Wi-Fi , hệ điều hành sẽ tự động phát hiện thiết bị. Ví dụ, trên Android, chỉ cần mở tài liệu và chọn tùy chọn in từ menu cài đặt.
Nếu bạn không có bộ định tuyến, công nghệ WiFi Direct sẽ là cứu cánh , vì nó tạo ra kết nối không dây trực tiếp giữa điện thoại và máy in của bạn. Ngoài ra còn có các tùy chọn khác như NFC , cho phép bạn ghép nối cả hai thiết bị chỉ bằng cách đưa chúng lại gần nhau, loại bỏ mọi quy trình thiết lập rườm rà.
Số hóa và quét mà không cần sử dụng máy tính.
Về cơ bản, quét tài liệu là quá trình chuyển đổi từ thế giới vật lý sang thế giới kỹ thuật số. Trong khi trước đây bạn thường gửi tài liệu đã quét vào một thư mục trên máy tính, thì giờ đây bạn có thể quét trực tiếp vào điện thoại di động của mình . Sử dụng ứng dụng chính thức của nhà sản xuất (như HP Smart hoặc Brother iPrint&Scan), tài liệu đã được số hóa sẽ hiển thị trên màn hình điện thoại thông minh của bạn để bạn có thể cắt, xoay hoặc chỉnh sửa.
Một lựa chọn đột phá là sử dụng camera của điện thoại di động như một máy quét . Một số điện thoại hiện đại tự động phát hiện các cạnh của giấy và điều chỉnh phối cảnh, tạo ra tệp PDF rõ nét mà không cần đặt giấy lên mặt kính máy in, điều này cực kỳ hữu ích cho việc soạn thảo hợp đồng nhanh chóng.
Công cụ dành riêng cho thương hiệu
Mỗi nhà sản xuất đều có "công thức" riêng để làm cho việc này dễ dàng hơn. Trong trường hợp của Brother , họ cung cấp các ứng dụng như Mobile Connect, thậm chí cho phép bạn theo dõi mức mực từ xa. Mặt khác, HP thường yêu cầu tài khoản để mở khóa tất cả các tính năng của ứng dụng, mặc dù có các tùy chọn phần mềm thay thế nếu bạn không muốn đăng ký.
Nếu bạn sử dụng thiết bị Epson hoặc Canon , chúng có các tiện ích riêng (như Epson Scan hoặc IJ Scan Utility), mặc dù thường được cài đặt trên máy tính, cho phép bạn cấu hình thiết bị để nút "Quét" vật lý trên máy in hoạt động tự động hơn nếu nó đã được liên kết trước đó.
Đám mây: cây cầu vô hình
In ấn đám mây có lẽ là lựa chọn hiện đại nhất. Nó cho phép máy in kết nối với các dịch vụ như Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive . Bằng cách này, bạn có thể tải tệp lên đám mây từ bất cứ đâu và, khi về nhà, máy in có thể tải xuống và in mà không cần sự can thiệp của máy tính.
Điều tương tự cũng áp dụng cho việc quét: bạn có thể cấu hình máy in đa chức năng của mình để gửi tài liệu đã quét trực tiếp đến một thư mục trên đám mây . Điều này rất hữu ích cho những người làm việc từ xa và cần sắp xếp giấy tờ mà không cần phải thực hiện bước chuyển file rườm rà qua dây cáp.
Mẹo quét nâng cao
Nếu bạn cần số hóa tài liệu hai mặt và máy quét của bạn không có chức năng quét hai mặt tự động, đừng bỏ cuộc. Bạn có thể thực hiện thủ công bằng cách quét từng mặt riêng biệt rồi kết hợp các hình ảnh thành một tệp PDF duy nhất bằng ứng dụng chỉnh sửa trên điện thoại di động.
Để có chất lượng tốt nhất, hãy nhớ rằng bạn có thể điều chỉnh độ phân giải (DPI) từ ứng dụng trên điện thoại. Độ phân giải cao hơn sẽ cho kết quả sắc nét hơn, mặc dù quá trình sẽ chậm hơn một chút và kích thước tệp cuối cùng sẽ lớn hơn, vì vậy tốt nhất là nên chọn tùy thuộc vào việc đó là ảnh nghệ thuật hay chỉ là văn bản đơn giản.
Tính linh hoạt của các thiết bị hiện nay cho phép bất kỳ ai, bất kể trình độ kỹ thuật, đều có thể quản lý tài liệu của mình. Cho dù thông qua ứng dụng di động, ổ USB hay điện toán đám mây , máy tính không còn là nút thắt cổ chai trong việc in ấn hoặc quét tài liệu, giúp đơn giản hóa các công việc hàng ngày của chúng ta với các giải pháp không dây và trực tiếp.
