Cách sử dụng AI trong Excel và Word: Copilot, ChatGPT và Agent Mode

Informatec Digital » Recursos » Cách sử dụng AI trong Excel và Word: Copilot, ChatGPT và Agent Mode

Trí tuệ nhân tạo đã tạo ra tác động mạnh mẽ đến các công cụ năng suất mà chúng ta sử dụng hàng ngày, và ngày nay, nhờ Copilot và các trợ lý như ChatGPT, bạn có thể làm việc nhanh hơn và mượt mà hơn trong Excel và Word. Bạn không cần phải là chuyên gia: với các lời nhắc bằng ngôn ngữ tự nhiên, bạn có thể tạo ra các phân tích, định dạng, bản nháp và công thức mà trước đây cần thời gian và kiến ​​thức chuyên môn.

Trong những dòng tiếp theo, bạn sẽ thấy cách tận dụng tối đa Copilot trong Excel và Word, những lợi ích mà nó mang lại, nơi tìm thấy nó, cách yêu cầu chính xác những gì bạn cần để nó thực hiện đúng ngay từ lần đầu tiên, và những hạn chế cũng như yêu cầu cần lưu ý (chẳng hạn như số lần sử dụng hoặc gói Copilot Pro). Chúng ta cũng sẽ xem xét "Chế độ Tác nhân", một sự phát triển của các khả năng này để điều phối các tác vụ nhiều bước một cách lặp đi lặp lại.

AI có thể làm gì cho bạn trong Excel?

Copilot trong Excel được thiết kế để giúp các công việc hàng ngày trở nên dễ dàng hơn: nó có thể lấy dữ liệu từ web hoặc từ tổ chức của bạn , giúp bạn làm nổi bật thông tin liên quan, sắp xếp và lọc, xây dựng công thức với giải thích rõ ràng và phát hiện các mẫu và xu hướng chỉ trong vài giây.

Một trong những ưu điểm của nó là khả năng nhập dữ liệu. Nếu tệp của bạn được lưu trữ trên OneDrive hoặc SharePoint, hoặc bạn cần nhập dữ liệu công khai, Copilot có thể chuẩn bị bảng tính của bạn bằng cách kết nối với các nguồn đó và cung cấp cho bạn nội dung dưới dạng phạm vi hoặc bảng sẵn sàng để sử dụng.

Nó cũng hữu ích cho việc định dạng. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu nó chỉ hiển thị các ô chứa số, thiết lập bộ lọc với các giá trị trên một ngưỡng cụ thể hoặc áp dụng tiêu chí sắp xếp tùy chỉnh để làm cho chế độ xem của bạn dễ quản lý hơn.

Trong phần tính toán, Copilot giúp bạn tạo các cột và hàng mới với các phép toán dựa trên dữ liệu hiện có, đồng thời giải thích cách thức hoạt động của từng công thức và cách tự động hóa các tác vụ bằng cách lập trình macro trong Excel , từng bước một, để bạn không chỉ dựa vào thao tác "sao chép và dán".

Cuối cùng, bạn có thể hỏi trực tiếp về dữ liệu của mình. Trong các phản hồi nhanh chóng, nó sẽ cung cấp tóm tắt, biểu đồ, bảng tổng hợp, xu hướng và các giá trị ngoại lệ, giúp bạn xác định thông tin liên quan ngay lập tức và tránh bị lạc trong vô số bảng tính.

Tìm Copilot ở đâu và cách bắt đầu sử dụng Excel

Cách truy cập rất đơn giản: trên tab Trang chủ, bạn sẽ thấy biểu tượng Copilot trên thanh công cụ. Từ đó, bạn có thể mở trải nghiệm hội thoại, sử dụng các ý tưởng gợi ý được cấu hình sẵn hoặc nhập yêu cầu của riêng bạn bằng ngôn từ của chính mình.

Một cách khác để kích hoạt chức năng này là chọn một ô. Khi đó, một biểu tượng liên kết với Copilot sẽ hiện lên, cho phép thực hiện các thao tác theo ngữ cảnh tại điểm cụ thể đó trên bảng tính — lý tưởng cho các thao tác nhanh.

Trước khi bắt đầu, tốt nhất là bạn nên sắp xếp dữ liệu của mình trong một bảng hoặc phạm vi dữ liệu có cấu trúc tốt. Điều này giúp Copilot đọc dữ liệu chính xác và đề xuất các công thức hoặc tóm tắt rõ ràng, tránh những lỗi ngớ ngẩn do hiểu sai dữ liệu trong các ô.

Quy trình làm việc điển hình sẽ là: bạn mở Copilot, chọn giữa việc tạo nội dung mới, yêu cầu công thức hoặc định dạng, tóm tắt hoặc trò chuyện trực tiếp với người cần hỗ trợ. Nếu bạn chọn trò chuyện, bạn có thể đặt câu hỏi để liên tục tinh chỉnh kết quả cho đến khi hoàn hảo.

Tạo công thức trong Excel bằng ChatGPT hoặc Copilot

Bạn không cần một lời nhắc kỹ thuật chính xác để có được các công thức hữu ích. Chỉ cần tưởng tượng bạn đang nói chuyện với một người và giải thích một cách tự nhiên những gì bạn muốn đạt được và dữ liệu bạn có, và AI sẽ trả về khung công thức và logic cơ bản của nó.

Nếu mô tả của bạn chưa hoàn toàn chính xác, bạn có thể bắt đầu bằng cách hỏi một câu hỏi tổng quát như "tìm một giá trị trong một cột", và AI sẽ trả lời với cấu trúc và các tham số cần thiết. Bằng cách này, bạn sẽ hiểu chức năng nào phù hợp nhất với nhu cầu của mình và cách điều chỉnh từng tham số cho phù hợp với tình huống cụ thể của bạn.

Khi bạn cần sao chép và dán dữ liệu mà không thay đổi bất cứ điều gì, hãy mô tả chính xác vị trí của từng phần dữ liệu. Ví dụ: “Tôi có các giá trị số trong cột C đến hàng 200, và tôi muốn một công thức trong ô E5 đếm xem có bao nhiêu ô bằng 5.” Với thông tin đó, AI sẽ tạo ra một công thức chính xác nhắm mục tiêu vào các phạm vi và ô chính xác.

Cách tiếp cận này cũng hiệu quả tương tự với các tác vụ thông thường khác: chuẩn bị một bảng mà bạn sẽ lọc sau đó, chuyển đổi số thành mã vạch bằng một công thức cụ thể hoặc lập kế hoạch loại bỏ các bản sao trong một tập dữ liệu.

Mẹo thực tế: Hãy xem lại công thức thu được hoặc kiểm tra nó với một tập dữ liệu con. Các mô hình AI rất mạnh mẽ, nhưng đôi khi chúng có thể đề xuất những công thức không hoàn toàn khớp với bảng tính của bạn, đặc biệt nếu cấu trúc ban đầu không rõ ràng.

Copilot trong Word: từ bản nháp đến phiên bản cuối cùng

Ngay khi bạn mở một tài liệu mới, Copilot sẽ hiện lên ở đầu trang, sẵn sàng nhận chỉ dẫn đầu tiên của bạn. Bạn có thể yêu cầu nó tạo bản nháp với định dạng, giọng văn hoặc độ dài ước chừng cụ thể, và chỉ trong vài giây, bạn sẽ có một văn bản ban đầu để chỉnh sửa.

Trong quá trình này, AI thậm chí còn đề xuất các phần mở rộng cho yêu cầu để làm cho yêu cầu hiệu quả hơn. Khi trả về bản nháp, bạn có thể giữ lại, tạo lại hoặc xóa nó, cũng như chỉnh sửa yêu cầu để hoàn thiện hoặc chuẩn bị tài liệu để ký điện tử mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần.

Ngoài hộp văn bản ban đầu, có hai cách rất hữu ích để sử dụng Copilot trong Word. Thứ nhất, bạn có thể mở các thao tác theo ngữ cảnh trên bất kỳ đoạn văn nào để mở rộng, viết lại, thay đổi kiểu, trích xuất bảng hoặc tóm tắt ý tưởng chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Mặt khác, từ thanh ribbon, bạn có thể mở thanh bên với chatbot. Tại đó, bạn có thể yêu cầu chỉnh sửa tài liệu, tạo bản nháp mới, tạo hình ảnh để chèn hoặc nhận câu trả lời cho các câu hỏi của mình trong khi viết, vì vậy nghiên cứu và viết có thể song hành cùng nhau.

Mẫu, phân tích và ví dụ thực tế trong Excel

Ngoài các công thức, Copilot còn có thể tạo ra các cấu trúc hữu ích. Ví dụ, khi yêu cầu nó tạo lịch cho một tháng cụ thể với các hàng ghi chú và các ngày trong tuần ở phía trên, nó sẽ trả về một mẫu mà bạn có thể dán trực tiếp vào bảng tính của mình.

Cần lưu ý rằng đôi khi các hướng dẫn về kiểu dáng hoặc màu sắc có thể không hoàn toàn chính xác như bạn đã mô tả. Trong những trường hợp đó, Copilot có thể cung cấp cho bạn cấu trúc và hướng dẫn để hoàn thiện định dạng thủ công chỉ trong vài giây.

Về mặt phân tích, khi tải một tập dữ liệu (ví dụ: doanh số bán hàng theo quốc gia) và đặt câu hỏi "quốc gia nào xuất hiện nhiều nhất trong cột B?", hệ thống sẽ trả về kết quả và lời giải thích. Sau đó, nó sẽ đề xuất các câu hỏi tiếp theo thông minh , chẳng hạn như tổng doanh số bán hàng theo quốc gia hoặc sản phẩm bán chạy nhất ở mỗi khu vực.

Tính năng này giúp cho phân tích thăm dò trở nên linh hoạt: bạn đặt câu hỏi, xác minh dữ liệu và tiếp tục đào sâu hơn với những câu hỏi mới, mà không cần phải thiết lập trước một cấu trúc phức tạp gồm các bảng tổng hợp hoặc công thức phức tạp.

Bài thuyết trình PowerPoint tức thời

Copilot có thể tạo bài thuyết trình từ đầu chỉ với một yêu cầu đơn giản. Nếu bạn xác định mục tiêu (ví dụ: ra mắt sản phẩm) và cung cấp danh sách các thông số kỹ thuật hoặc điểm chính, nó sẽ trả về một bộ slide với tiêu đề, ý tưởng và hình ảnh sẵn sàng để xem xét.

Nó cũng có thể tạo hình ảnh, làm nổi bật dữ liệu quan trọng và, trong một số trường hợp, sử dụng tài liệu Word hoặc Excel làm cơ sở cho bài thuyết trình. Mặc dù một số tính năng này có thể vẫn đang được phát triển, nhưng quy trình tạo slide ban đầu đã tiết kiệm được một lượng thời gian đáng kể.

Yêu cầu, tín dụng sử dụng và Copilot Pro

Nếu bạn đã trả phí cho Microsoft 365 Cá nhân hoặc Gia đình, bạn có thể truy cập Copilot trong Word, Excel và PowerPoint mà không phải trả thêm phí, nhưng tính năng này sử dụng hệ thống tín dụng. Mỗi yêu cầu AI tiêu tốn một tín dụng, và bạn có 60 tín dụng mỗi tháng , được gia hạn vào đầu tháng tiếp theo.

Bạn có thể kiểm tra số dư của mình tại account.microsoft.com, trong phần dành cho gói đăng ký của bạn. Ý tưởng là để bạn dùng thử và làm quen với AI. Nếu bạn thấy nó chưa đủ, có gói Copilot Pro với giá €22 mỗi tháng , gói này sẽ loại bỏ giới hạn và cho phép bạn sử dụng AI mà không bị hạn chế.

Một chi tiết quan trọng về gói gia đình: chỉ chủ sở hữu đăng ký chính mới có quyền truy cập vào Copilot trong các ứng dụng. Những người dùng được chia sẻ khác không có các tính năng này trong Word hoặc Excel, đây là điều cần lưu ý nếu bạn quản lý đăng ký tại nhà.

Về trải nghiệm sử dụng, bạn không cần Windows, PC Copilot+ hay NPU: quá trình xử lý diễn ra trên đám mây, vì vậy hoạt động của Copilot hầu như giống hệt nhau trên web và máy tính để bàn.

Chế độ Agent và Office Agent: chúng là gì và cách sử dụng chúng

Chế độ "Agent Mode" đưa sự hợp tác với AI lên một tầm cao mới. Mục tiêu của nó là dân chủ hóa các chức năng nâng cao để, với các lời nhắc bằng ngôn ngữ tự nhiên, AI có thể điều phối các tác vụ nhiều bước nhằm tạo ra các tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình chất lượng cao.

Ví dụ, trong Excel, bạn có thể yêu cầu lập ngân sách gia đình với các danh mục (tiền thuê nhà, thực phẩm, nhu yếu phẩm, nhiên liệu, giải trí) và các quy tắc cảnh báo khi bạn vượt quá giới hạn; trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn có thể thiết lập các phân tích tài chính cơ bản giúp tiết kiệm rất nhiều công sức thủ công.

Trong Word, trợ lý ảo hỗ trợ bạn soạn thảo sơ yếu lý lịch, thư từ, báo cáo hoặc tóm tắt điều hành, đề xuất các cải tiến và đặt câu hỏi để làm rõ ý định của bạn. Ý tưởng là làm việc theo phương pháp lặp đi lặp lại: bạn bắt đầu với một gợi ý và hướng dẫn AI tinh chỉnh kết quả cho đến khi đạt yêu cầu.

Dựa trên tình trạng hiện tại, Chế độ Agent đang được kích hoạt trong chương trình Frontier dành cho người dùng có giấy phép Microsoft 365 Copilot và người đăng ký Microsoft 365 Cá nhân hoặc Gia đình. Hiện tại, chế độ này được cung cấp trên web và bằng tiếng Anh, với kế hoạch mở rộng sang phiên bản máy tính để bàn. Để sử dụng chế độ này trong Excel, bạn cần cài đặt tiện ích bổ sung Excel Labs và bật tùy chọn tương ứng.

Ngoài ra, Office Agent trong ứng dụng trò chuyện Copilot có thể tạo bản trình bày PowerPoint và tài liệu Word từ các hướng dẫn, với sự tích hợp dự kiến ​​sẽ được mở rộng, giúp giảm thiểu tối đa sự cản trở giữa ý tưởng và kết quả cuối cùng.

Thực hành tốt nhất để yêu cầu AI làm điều gì đó

• Bối cảnh rõ ràngMô tả dữ liệu bạn có (cột, hàng, tên bảng) và kết quả đầu ra bạn mong đợi.
• Độ chính xác của vị tríNếu bạn muốn dán công thức, hãy chỉ định cột và ô đích và nguồn.
• Lặp lại nhanh chóng: yêu cầu bản thảo hoặc cấu trúc đầu tiên và sau đó yêu cầu những thay đổi cụ thể.
• Xác nhận: kiểm tra công thức và kết quả với các mẫu nhỏ trước khi áp dụng cho toàn bộ.

Các trường hợp sử dụng đặc biệt hiệu quả

Trong Excel, các tác vụ như cấu trúc dữ liệu (mẫu lịch, ngân sách, danh sách định dạng), phân tích khám phá với các câu hỏi liên tiếp và tạo/giải thích công thức cho các phép tính thông thường đều hoạt động rất hiệu quả .

Trong Word, việc bắt đầu viết một văn bản từ đầu với giọng văn và định dạng cụ thể, viết lại đoạn văn, mở rộng ý tưởng và tạo bảng hoặc hình ảnh tích hợp cho phép bạn tăng tốc quá trình hoàn thiện tài liệu.

Khi bạn cần thuyết trình, Copilot sẽ tạo bộ slide với tiêu đề, gạch đầu dòng và hình ảnh minh họa dựa trên bản tóm tắt và tài liệu tham khảo được viết tốt. Từ đó, quy trình lặp đi lặp lại để tinh chỉnh nội dung và thiết kế sẽ dẫn bạn đến kết quả chuyên nghiệp.

Làm thế nào để viết lời nhắc tốt hơn

Hãy suy nghĩ về mục tiêu và những hạn chế. Câu "Tôi muốn một báo cáo ngắn (300-400 từ), giọng văn trang trọng, gồm ba phần và một bảng cuối cùng với các số liệu chính" sẽ tốt hơn là "hãy cho tôi một báo cáo". Trong Excel, câu "Tôi muốn một công thức đếm các giá trị bằng 5 trong ô C2:C200 ở ô E5" sẽ rõ ràng hơn là một yêu cầu đếm chung chung.

Hãy thêm dữ liệu tham chiếu bất cứ khi nào có thể: tên bảng, tiêu đề cột, phạm vi hoặc ví dụ dự kiến. Nếu lần thử đầu tiên không hoàn hảo, hãy yêu cầu thay đổi từng bước ("sử dụng dấu phân cách hàng nghìn," "sắp xếp từ lớn đến nhỏ," "sử dụng giọng văn cá nhân hơn") để dần dần tiến gần hơn đến kết quả mong muốn.

Cuối cùng, nó kết hợp các gợi ý về cấu trúc và phong cách. Đầu tiên, nó yêu cầu cấu trúc (mục lục, các phần, khối dữ liệu), sau đó tinh chỉnh giọng văn, và kết thúc bằng các tác vụ cụ thể (thêm hàng tóm tắt, chèn hình ảnh, tạo bảng tổng hợp với bộ lọc).

Những hạn chế và kỳ vọng thực tế

Mặc dù trí tuệ nhân tạo (AI) có thể xử lý nhiều công việc, nhưng đôi khi nó không áp dụng định dạng cụ thể như yêu cầu hoặc đi chệch khỏi yêu cầu ban đầu . Điều đó không sao cả: hãy kiên quyết yêu cầu hướng dẫn cụ thể hơn hoặc yêu cầu hướng dẫn từng bước nếu bạn muốn hoàn thành thủ công.

Hãy nhớ hệ thống tín dụng trong Microsoft 365 Cá nhân hoặc Gia đình: mỗi yêu cầu trong Word, Excel hoặc PowerPoint sẽ tiêu tốn một tín dụng, và bạn có giới hạn 60 tín dụng mỗi tháng. Nếu bạn cần sử dụng không giới hạn với cường độ cao, có tùy chọn Copilot Pro với giá €22 mỗi tháng.

Cuối cùng, Chế độ Agent hiện chỉ khả dụng trên web và bằng tiếng Anh, còn đối với Excel, nó yêu cầu Excel Labs; khả năng tích hợp sẽ được mở rộng theo thời gian, vì vậy việc cập nhật thường xuyên là chìa khóa để tận dụng tối đa các tính năng của nó.

Với phạm vi ứng dụng rộng lớn này, việc sử dụng AI trong Excel và Word đồng nghĩa với việc chuyển từ các tác vụ máy móc sang phương pháp tiếp cận hướng đến mục tiêu: bạn nhập hoặc mô tả dữ liệu, yêu cầu phân tích hoặc bản nháp bằng ngôn từ của riêng mình, xác thực và điều chỉnh trong các chu kỳ ngắn, đồng thời giữ lại phần chiến lược và sáng tạo, trong khi AI tăng tốc các tác vụ lặp đi lặp lại và cung cấp ngữ cảnh để bạn đưa ra quyết định tốt hơn.

Bài viết liên quan:

Microsoft thử nghiệm phiên bản Office miễn phí với quảng cáo và tính năng hạn chế