- Copilot 可以加快 Excel 和 Word 中的任务速度：导入数据、生成公式、使用自然语言进行编写和分析。
- 它可在网页和桌面端使用，每月需支付一定额度；Copilot Pro 每月收费 22 欧元，即可取消额度限制。
- 代理模式可协调复杂的步骤；在 Excel 中，它需要 Excel Labs，目前已在网络上提供（英文版）。
人工智能对我们日常使用的效率工具产生了深远的影响。如今，借助 Copilot 和 ChatGPT 等助手，我们可以在 Excel 和 Word 中更高效、更流畅地工作。您无需成为专家：借助自然语言提示，您可以创建以前需要耗费大量时间和专业知识才能完成的分析、格式设置、草稿和公式。
接下来，您将了解如何在 Excel 和 Word 中充分利用 Copilot，它有哪些优势，在哪里可以找到它，如何准确地提出您的需求以确保它一次就能正确执行，以及需要注意的限制和要求（例如使用额度或 Copilot Pro 计划）。我们还将介绍“代理模式”，这是这些功能的升级版，可用于迭代地协调多步骤任务。
AI 能在 Excel 中为你做什么？
Excel 中的 Copilot 旨在让日常任务更轻松：它可以从网络或您的组织获取数据，帮助您突出显示相关信息、排序和筛选、构建带有清晰解释的公式，并在几秒钟内揭示模式和趋势。
Copilot 的优势之一在于数据导入功能。如果您的文件存储在 OneDrive 或 SharePoint 上，或者您需要导入公共数据，Copilot 可以通过连接到这些数据源来准备您的电子表格，并以表格或区域的形式提供可直接使用的内容。
它在格式化方面也很有用。例如，您可以让它只显示包含数字的单元格，设置筛选条件只显示高于特定阈值的值，或者应用自定义排序条件，使您的视图更易于管理。
在计算部分，Copilot 可以帮助您根据现有数据创建新的列和行，并逐步解释每个公式的工作原理以及如何通过在 Excel 中编写宏来自动执行任务，这样您就不必仅仅依赖“复制和粘贴”。
最后，您可以直接向它询问有关您数据的问题。它会快速提供摘要、图表、数据透视表、趋势和异常值，以便您能够立即找到相关信息，避免迷失在无尽的电子表格中。
在哪里可以找到 Copilot 以及如何在 Excel 中开始使用
访问方式非常简单：在“主页”选项卡上，您会在功能区看到“Copilot”图标。点击该图标，即可打开对话功能，使用预设的提示语，或用您自己的语言输入请求。
另一种激活方法是选择一个单元格。这样做会显示一个与 Copilot 关联的闪烁图标，从而可以对工作表中的特定位置执行上下文操作——非常适合快速操作。
开始之前，最好将数据整理成结构良好的表格或单元格区域。这有助于 Copilot 准确读取数据，并提供清晰明确的公式或汇总建议，避免因单元格解读错误而导致的低级错误。
典型的工作流程是：打开 Copilot，选择创建新内容、请求公式或格式、生成摘要，或者直接与目标对象聊天。如果选择聊天，您可以跟进提问，反复改进结果，直到达到完美。
使用 ChatGPT 或 Copilot 在 Excel 中生成公式
你不需要精确的技术提示就能获得有用的公式。只需想象你在和一个人交谈，自然地解释你想实现的目标和你拥有的数据，人工智能就会返回公式的框架和底层逻辑。
如果你的描述不够准确，可以先问一些更通用的问题，比如“在某一列中查找某个值”，AI 会给出必要的结构和参数。这样，你就能了解哪个函数最符合你的需求，以及如何调整每个参数来适应你的具体情况。
当您需要复制粘贴数据而不做任何更改时，请精确描述每条数据的位置。例如：“C 列到第 200 行是数值，我想要在 E5 单元格中添加一个公式，统计有多少个单元格的值等于 5。”有了这些信息，AI将生成一个精确的公式，指向正确的范围和单元格。
这种方法同样适用于其他常见任务：准备一个表格，然后进行筛选；使用特定公式将数字转换为条形码；或者计划删除数据集中的重复项。
实用技巧：检查生成的公式或使用部分数据进行测试。人工智能模型功能强大，但有时可能会给出与电子表格不完全匹配的结果，尤其是在原始结构不清晰的情况下。
Word 中的 Copilot：从草稿到最终版本
打开新文档后，Copilot 会立即出现在顶部，准备接收您的第一条指令。您可以要求它生成具有特定格式、语气或大致长度的草稿，几秒钟内即可获得可供编辑的初始文本。
在此过程中，人工智能甚至会建议对提示进行扩展，以使请求更加有效。当它返回草稿时，您可以保留、重新生成或删除它，还可以编辑提示以进行完善，或者准备用于数字签名的文档，而无需每次都从头开始。
除了初始文本框之外，在 Word 中使用 Copilot 还有两种非常实用的方法。首先，您可以对任何段落执行上下文操作，只需单击一下即可展开、重写、更改样式、提取表格或总结要点。
另一方面，您可以通过功能区打开包含聊天机器人的侧边栏。在那里，您可以请求修改文档、生成新草稿、创建要插入的图片，或者在写作过程中获得问题的答案，因此研究和写作可以齐头并进。
Excel模板、分析和实用示例
除了公式之外，Copilot 还可以创建实用的结构。例如，您可以让它生成一个特定月份的日历，并在顶部添加备注行和星期几，它会返回一个模板，您可以直接将其粘贴到工作表中。
值得注意的是，有时样式或颜色说明可能无法完全按照您的描述执行。在这种情况下，Copilot 可以提供结构和说明，让您在几秒钟内手动完成格式设置。
在分析方面，加载数据集（例如，按国家/地区划分的销售额）并询问“B 列中哪个国家/地区出现频率最高？”即可返回结果及其解释。然后，它会智能地建议后续问题，例如按国家/地区划分的总销售额或每个地区最畅销的产品。
这种动态使得探索性分析变得灵活：你可以提出一个问题，验证数据，然后继续深入挖掘新的问题，而无需事先建立庞大的数据透视表结构或复杂的公式。
即兴 PowerPoint 演示文稿
Copilot 只需一个简单的提示即可从零开始生成演示文稿。如果您定义目标（例如，产品发布）并提供规格或要点列表，它将返回一组包含标题、想法和视觉元素的幻灯片，供您审阅。
它还可以创建图像、突出显示关键数据，并且在某些情况下，可以使用 Word 或 Excel 文档作为演示文稿的基础。虽然其中一些功能可能仍在不断完善，但初始幻灯片创建过程已经节省了大量时间。
要求、使用积分和 Copilot Pro
如果您已付费使用 Microsoft 365 个人版或家庭版，即可在 Word、Excel 和 PowerPoint 中免费使用 Copilot，但 Copilot 采用积分制。每次 AI 请求消耗一个积分，您每月有 60 个积分，积分会在下个月初续期。
您可以在 account.microsoft.com 的订阅部分查看余额。我们建议您试用并熟悉人工智能。如果您觉得不够用，可以选择每月 22 欧元的Copilot Pro，它取消了限制，让您可以无限制地使用人工智能。
关于家庭套餐，有一点需要注意：只有主订阅用户才能在应用内使用 Copilot 功能。其他共享用户在 Word 或 Excel 中无法使用这些功能，如果您在家管理订阅，这一点尤其需要注意。
至于体验方面，您不需要 Windows、Copilot+ PC 或 NPU：处理是在云端进行的，因此 Copilot在网页和桌面上的行为几乎完全相同。
代理模式和办公室代理：它们是什么以及如何使用它们
所谓的“代理模式”将与人工智能的协作推向了新的高度。它的目标是普及高级功能，使人工智能能够通过自然语言提示来协调多步骤任务，从而生成高质量的文档、电子表格和演示文稿。
例如，在 Excel 中，您可以设置家庭预算，并按类别（房租、食品、用品、燃料、休闲）和规则进行划分，以便在超出限额时收到警告；在中小企业中，您可以设置基本的财务分析，从而节省大量人工工作。
在 Word 中，该智能助手可以帮助您撰写简历、信函、报告或执行摘要，它会提出改进建议并询问问题以明确您的意图。其理念是迭代式工作：您从提示开始，引导 AI 不断完善结果，直至达到您的预期。
根据目前的可用性，代理模式已在面向 Microsoft 365 Copilot 授权用户和 Microsoft 365 个人版或家庭版订阅用户的 Frontier 计划中启用。目前，该功能仅提供网页版和英文版本，并计划扩展到桌面版。要在 Excel 中使用该功能，您需要安装 Excel Labs 加载项并启用相应的选项。
此外，Copilot 聊天中的 Office Agent 可以根据指令创建 PowerPoint 演示文稿和 Word 文档，并且预计集成功能将不断扩展，从而减少想法和最终结果之间的摩擦。
如何向人工智能提出请求的最佳实践
- 清晰的上下文描述您拥有的数据（列、行、表名）以及您期望的输出结果。
- 定位精度如果要粘贴公式，请指定目标列和源列及单元格。
- 快速迭代：先索取初稿或框架，然后提出具体修改意见。
- 验证：在将公式和结果应用于整体之前，先用小样本进行检验。
效果特别好的用例
在 Excel 中，诸如结构化（日历模板、预算、格式化列表）、通过连续提问进行探索性分析以及创建/解释常用计算公式等任务都运行得非常出色。
在 Word 中，从头开始创建具有特定语气和格式的文本，重写段落，扩展想法，以及生成集成表格或图像，可以加快最终文档的生成速度。
当您需要制作演示文稿时，Copilot 会根据精心撰写的提示和参考资料，自动生成包含标题、要点和视觉辅助材料的幻灯片。之后，通过反复迭代优化内容和设计，最终呈现出专业水准的演示文稿。
如何写出更好的提示语
考虑目标和限制条件。“我需要一份简短的报告（300-400字），正式语气，包含三个部分和一个包含关键指标的最终表格”，比“给我一份报告”要好得多。在Excel中，“我希望在单元格E5中添加一个公式，统计C2:C200区域中值为5的单元格数量”，比模糊地要求计数要清晰得多。
尽可能添加参考数据：表名、列标题、范围或预期示例。如果第一次尝试不够完美，请提出逐步修改意见（例如“使用千位分隔符”、“从大到小排序”、“使用更人性化的语气”），以逐步接近理想结果。
最后，它结合了结构和样式提示。首先，它会要求确定结构（索引、章节、数据块），然后完善语气，最后给出具体任务（添加汇总行、插入图像、生成带筛选器的数据透视表）。
局限性和现实期望
虽然人工智能可以处理很多工作，但有时它可能无法按照要求应用特定格式，或者偏离最初的要求。这没关系：您可以坚持要求更具体的指示，或者如果您更喜欢手动完成，可以要求提供分步说明。
请记住 Microsoft 365 个人版或家庭版中的积分系统：在 Word、Excel 或 PowerPoint 中，每次请求都会消耗一个积分，每月限额为 60 个积分。如果您需要无限量的高强度使用，可以选择每月 22 欧元的 Copilot Pro 选项。
最后，代理模式目前仅在网页上提供，并且仅支持英文；对于 Excel，它需要 Excel Labs；集成功能将随着时间的推移而扩展，因此及时了解更新是充分利用该功能的关键。
凭借如此广泛的功能，在 Excel 和 Word 中使用 AI 意味着从机械性任务转向目标驱动的方法：您可以导入或描述数据，用自己的语言请求分析或草稿，在短时间内进行验证和调整，并保留战略性和创造性的部分，而 AI 可以加快重复性工作的速度，并为您提供背景信息以做出更好的决策。
