強制性電子發票：法規、截止日期及準備方法

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西班牙強制推行電子發票制度將徹底改變企業和自由工作者的開立發票方式。如果您擁有企業、是自由工作者或在行政部門工作，您需要了解法律的特定要求、實際截止日期以及所需的工具，以避免逾期並承擔罰款風險。

儘管B2B電子發票這一主題已討論多年，但其廣泛實施仍處於推廣階段，並取決於關鍵的監管進展：包括《Crea y Crece法案》的技術法規以及將規範公共發票解決方案的部長令。同時，目前已存在一些現行義務（尤其是在政府層級），並且制定了較為明確的時間表，這些都應密切關注。

電子發票究竟是什麼？為什麼它是「強制性的」？

當我們談到電子發票時，我們指的不是電子郵件附件中的簡單 PDF 文件，而是完全以數位方式開立、發送、接收和儲存的結構化電子文檔，它符合非常具體的技術和法律要求。

這種類型的發票通常以基於 XML 的格式（例如 Facturae、UBL 或 CII）生成，會計系統、ERP 和計費平台可以自動讀取和處理它，而無需手動輸入資料或在紙上查看數字。

有效的電子發票必須保證開票人的真實性和內容的完整性（通常透過電子簽名或安全傳輸通道），包含計費條例的所有必填欄位（稅務識別號、應稅基數、增值稅稅率和費用、日期、說明、付款條款等），並在法定保管期內保持其原始格式。

當某項具體規定要求在某些交易中（例如，西班牙的公司和專業人士之間，或與公共行政部門之間），發票必須始終以電子格式開具和接收，並符合特定標準時，我們稱之為“強制性”發票。

法律架構：《創造與成長法》、《反詐欺法》、《Verifactu》以及AEAT的作用

在西班牙，使用電子發票的義務是基於兩大互補的監管支柱：一是關於公司設立和發展的第18/2022號法律（「設立和發展」法），二是被稱為反詐欺法的第11/2021號法律。兩者分別針對不同但密切相關的面向。

一方面，《創造與發展法》旨在促進創業，減少官僚障礙，並在企業對企業（B2B）交易中推廣電子發票，以提高透明度並打擊拖欠付款。第12條規定了企業與專業人士之間交易中逐步強制使用電子發票的義務。

另一方面，《反欺詐法》著重打擊稅務欺詐，並對所謂的電子帳單系統（EBS）進行監管，要求軟體滿足一系列要求以防止篡改（例如刪除發票、重複使用、更改記錄等）。在此框架下，Verifactu系統應運而生，負責自動向稅務機關發送帳單記錄。

國家稅務管理機構（AEAT）將發揮主導作用：它必須擁有一個公共電子發票解決方案，作為中央儲存庫和資訊來源，以控制逾期付款，以及接收公司和專業人士提交的付款、延遲或未付款報告的機制。

當B2B發票完全透過私有平台交換時，這些平台必須自動將每張發票的副本傳送到公共系統。西班牙稅務局（AEAT）將從公共系統中提取付款和截止日期統計數據，並將其輸入國家私人逾期付款觀察站，以監控哪些行業更有效地遵守了相關規定。

日曆：企業間何時強制使用電子發票？

最關鍵的問題是，企業和專業人士之間何時才能強制推行電子發票。答案取決於幾個監管里程碑，而且已被推遲，但總體框架很明確：根據發票量分階段實施。

《創造與發展法》於 2022 年 10 月 19 日生效，但暫停了第 12 條（B2B 電子發票），直到其監管發展和規範公共解決方案的技術細節和接受格式的部長令獲得批准。

這項發展計畫正透過一項皇家法令和財政部的一項部長令來實施。皇家法令草案於2023年6月提交公眾評議，部長會議於2026年3月24/25日批准了製定B2B電子發票的文本，目前正在等待正式啟用該系統的法令。

一旦規範 AEAT 公共發票解決方案的部長令發布，公司和自僱人士的最終截止日期將開始生效，具體如下：

• 營業額超過 8.000.000 萬歐元的公司他們將擁有 任期一年 自部長令發布以來，各企業已開始在B2B業務往來中採用電子發票進行收發。根據澳洲稅務局（AEAT）制定的日期方案，這可能要到2027年7月左右。
• 營業額低於 8.000.000 萬歐元的公司和個體經營者他們將擁有 五週年廣場 根據同一命令進行調整，預計最早也要到 2028 年中期才能實施。

從此以後，在西班牙境內的 B2B 業務中，一般規則是電子發票和數位儲存至少 4 年，以便稅務部門隨時進行檢查和核查。

值得注意的是，2026 年將是一個關鍵的過渡年：雖然完整的 B2B 義務要到最後期限開始才會生效，但提前做好準備的公司將有更大的餘地來測試系統、組建團隊和改進流程，而不會感到倉促。

與 Verifactu 的關係及計費程序

B2B電子發票和Verifactu是兩個不同的組成部分，但又緊密相關。前者著重於發票的格式和交換管道，而Verifactu則負責將發票記錄自動提交給西班牙稅務局（AEAT）並確保資料的完整性。

自 Verifactu 實施以來（2025 年 7 月），想要保持最新狀態的發票程序必須提供一系列功能：為每張發票產生完整且不可更改的記錄，可選擇或自動將其發送給 AEAT，並留下明確的證據表明沒有篡改。

在 2025 年底宣布的一年暫停期結束後，該領域的計畫時間表大致如下：公司（法人實體）必須從 2027 年 1 月 1 日起使用與 Verifactu 相容的軟體，而自僱人士和其他納稅人則有時間到 2027 年 7 月 1 日。

目前，除已透過其他方式承擔義務（例如，向行政部門開立發票）的人員外，並非必須透過 Verifactu 向 AEAT 發送所有發票，但必須使用符合反詐欺法技術要求的已批准或已調整的程序。

實際上，這意味著您需要審查您當前的開票軟體，並評估是否升級到 Verifactu 和 B2B 電子發票，是否需要整合特定的 API，或者遷移到已經為這兩者做好準備的 ERP 或雲端解決方案是否更好。

強制性要求和豁免：誰必須開立電子發票

最終目標是使該義務涵蓋西班牙境內幾乎所有 B2B 交易，但相關法規根據交易類型、業務量和地理範圍規定了一些細微差別。

首先，有一部分納稅人多年來一直被要求這樣做：根據 2013 年第 25 號法律和公共部門合約法，所有向公共行政部門開立發票的公司和個體經營者自 2015 年 1 月起都必須開立電子發票。

此外，在金額超過一定金額的合約中擔任行政部門承包商和分包商的各方，在從這些公共合約中獲得付款時，也必須在彼此交易中使用電子發票。

根據《Crea y Crece 法案》，電子發票的適用範圍擴大到所有企業對企業 (B2B) 交易。預計在部長令頒布後的一到兩年內，所有西班牙私營企業在向西班牙境內設立的企業或專業人士收款時，都將被要求使用電子發票。

然而，目前存在一些可能的豁免或排除條款，這些條款正在討論中，它們將限定義務的實際範圍。在草案和初步溝通文件中出現的豁免或排除條款中，以下幾點尤為突出：

• B2C營運目前，該義務不適用於與最終消費者的交易。換言之，除非另有規定，向私人客戶進行的銷售仍可使用紙本發票或非正式格式進行記錄。
• 與外國客戶的交易如果一方當事人的經濟活動總部、常設機構或用於開票目的的住所或慣常居住地不在西班牙，則這些情況將被排除在外。
• 某些個體經營者和銷售量極低的中小企業對於年發票金額低於 85.000 歐元的納稅人、根據簡化稅制繳納稅款的納稅人、某些農業部門或某些批發貿易，政府正在考慮給予免稅待遇，但這些細節需要在最終法規中予以確認。
• 低價值交易許多低於 400 歐元的交易，或已經使用簡化發票的交易，可以免於嚴格執行結構化電子發票的義務；此外，在酒店、客運或美髮等行業，金額低於 3.000 歐元的交易也可以免於執行結構化電子發票的義務。

無論如何，即使在特定情況下開立電子發票並非強制性的，也沒有任何規定阻止納稅人自願選擇始終使用電子發票來規範其流程，這在中期可以大大簡化內部管理。

Facturae的技術要求、格式和紙張

為了符合相關法規，僅將發票「數位化」是不夠的；發票必須採用符合法律規定的結構和互通性要求的格式。在西班牙，參考標準是Facturae，這是由經濟事務部推廣的官方格式。

Facturae 基於結構非常嚴格的 XML 檔案（目前最廣泛使用的版本是 3.2.2），其中每個資料都放在其對應的標籤中：開票人和收款人資訊、明細行、稅金、總計、付款方式等。即使是微小的結構錯誤也可能導致驗證發票的平台自動拒絕該發票。

除了 Facturae 格式外，該法規還規定接受其他在國際上廣泛使用的標準結構化格式，例如 UBL（通用商業語言）或 CII，甚至在某些情況下接受帶有電子簽名的 PDF 格式，前提是能夠保證其自動讀取和與其他系統的互通性。

在運輸和物流等行業，Facturae 和結構化格式的採用尤其先進，因為它們允許將電子發票與 TMS、ERP、eCMR 系統和送貨單集成，從而減少金額差異並實現對帳自動化。

無論採用何種格式，您用於開立發票的軟體都必須能夠按照這些標準開立、接收和儲存發票，以及交換必要的狀態（已發送、已接受、已拒絕、已付款等），這對於控制付款期限和防止逾期付款至關重要。

除了遵守法律之外，公司和自僱人士還能獲得哪些好處？

強制使用聽起來像是一種強加，但事實是，一個實施良好的電子發票系統在日常生活中提供了非常明顯的優勢，特別是對於那些處理大量文件的人來說。

從經濟角度來看，從紙本文件過渡到電子格式可以大幅降低列印、運輸、實體存檔和文件銷毀的成本。此外，由於無需手動轉錄數據，也減少了人為錯誤，從而減少了退貨和更正所浪費的時間。

此外，將所有發票集中儲存在易於存取的數位儲存庫中，大大簡化了查找資訊、回應請求以及準備會計結算或稅務申報表的流程。與會計系統或稅務表格的連結也變得更加便捷。

從財務角度來看，電子發票與狀態報告以及Verifactu等系統的結合，使得掩蓋付款延遲變得更加困難。這應該有助於形成更合理的付款條件文化，並減少商業拖欠，而這正是《Crea y Crece法案》的明確目標。

最後，對永續性和安全性的影響也不容忽視：減少紙張的使用和文件的實體運輸可以減少對環境的影響，而雲端儲存和備份可以最大限度地降低因硬體故障或管理良好的安全事件而導致的資料遺失風險。

選擇軟體和規劃數位轉型的標準

實現上述所有目標的關鍵在於發票軟體。選擇合適的軟體——或徹底評估您目前使用的軟體——對於順利過渡至關重要。這不僅關乎遵守法律，更關乎提升您的日常工作效率。

一般來說，選擇與 Facturae 相容、支援 Verifactu 且盡可能實現流程自動化的會計或發票解決方案是明智之舉。理想情況下，該系統應整合發票、會計、收款、付款、庫存管理，如果可能，還應整合薪資管理，以避免資訊孤島。

在評估工具時，需要考慮許多因素，例如介面易用性（是否直觀易懂，無需專業知識即可開立發票）、團隊學習的便利性以及適應曲線。功能強大但難以使用的程式往往最終會被閒置。

此外，軟體的可擴展性以及與您已使用或可能需要的其他解決方案（例如 CRM、POS、電子商務平台、銀行系統等）的整合也至關重要，最好是透過 API 或標準連接器實現。隨著業務的成長，這一點將發揮關鍵作用。

在基礎設施方面，許多企業選擇雲端應用程序，這樣可以隨時隨地存取、遠端辦公，並且無需維護自己的伺服器、執行手動版本更新或處理本地備份。

內部訓練和適應性的實際步驟

軟體再好，如果日常使用者無法熟練，變更也可能帶來挫折感。因此，為開立、接收或審核發票的員工製定基礎且重點突出的培訓計劃至關重要。

一個好的策略通常結合了簡短的軟體基礎使用訓練課程、快速參考資料（內部指南、短影片、常見問題解答）以及在變更實施期間的密集支援。使用者越容易提出問題並獲得解答，過渡過程就會越順利。

一次性將所有內容數位化也是不可取的。最明智的做法是製定一個循序漸進的計劃，例如，先從一小群容易合作的客戶或供應商開始，或者從特定類型的文件開始，然後隨著系統的穩定逐步擴大範圍。

目標是在現有流程的基礎上按時完成各項強制性任務，無需臨時抱佛腳。這需要審查內部工作流程（例如發票審批流程、審核人員、付款對帳等），並使其適應新的數位化環境，而不是簡單地複製紙本流程。

最後，必須將此變更告知客戶和供應商，解釋他們希望如何接收或發送發票，並就格式和管道達成一致，以避免誤解（例如，是否使用私人平台、認證電子郵件、客戶入口網站等）。

運輸和物流方面的具體義務

運輸和物流行業是受此次改革影響最大的行業之一，這不僅是因為其交易量龐大，也是因為需要同步會計和物流數據。在此行業，強制性電子發票不僅是稅務問題，也是營運問題。

運輸公司必須徹底放棄以 PDF 或紙本格式發送發票，轉而採用可互通的結構化格式（Facturae、UBL 或 CII），以便與 TMS、ERP和大型國際托運人或客戶的平台整合。

發票資料必須與相關的物流單據（運輸單、電子貨運單、送貨單）一致。任何重量、包裝或日期方面的差異都可能導致發票被拒絕、付款延遲，甚至在追溯系統中被檢測到時還會受到處罰。

此外，狀態邏輯（發票已發送、已接受、已拒絕、已付款）對於避免訴訟和付款延遲，以及遵守法律為防止逾期付款而規定的最長付款期限，都具有特別重要的意義。

儘管運輸方面的一些具體技術義務仍取決於最終的監管發展，但很明顯，該行業中那些預見到這些變化並調整其運輸管理系統 (TMS)、企業資源計劃 (ERP) 和文檔交換平台的公司，將在電子發票完全不可避免時獲得顯著優勢。

不遵守強制性電子發票規定的處罰和風險

忽視這些變化是不可行的。相關法規規定，對於那些負有開立、管理或妥善儲存電子發票義務，或使用雙重用途或不合規軟體的人，將處以一系列罰款和經濟處罰。

在法規草案和行政部門的實踐中，考慮的製裁措施包括對與計費系統相關的違規行為處以最高 10.000 歐元的罰款，如果屢犯或被證實有明顯的欺詐意圖，罰款金額可能會增加。

也會考慮罰款，罰款以未正確開票交易額的百分比計算，例如，未正確記錄的總金額的 1%，每季的最低和最高罰款額可能從 300 歐元到 6.000 歐元不等。

如果侵權行為影響發票的儲存或保存（例如，發票未按規定保存 4 年，或無法以原始格式檢索），則罰款可按每筆受影響交易 300 歐元或所涉發票金額的2%計算，以較高者為準。

除了直接的經濟影響外，使用不合規的軟體或發票缺乏可追溯性還會導致失去數位工具包等援助，損害與客戶和供應商的聲譽，甚至在非常嚴重的稅務詐欺案件中，還會導致暫時中止經營活動或取消納稅人註冊。

自由工作者、中小企業和大型公司該如何準備？

如果將電子發票視為一項精心規劃的數位化項目，而不是臨時抱佛腳的形式主義，那麼適應電子發票就不必是一件痛苦的事情。雖然最終的技術細節仍取決於即將出台的法規，但您現在可以採取一些措施。

對於自僱者來說，第一步通常是選擇一個簡單但相容電子發票的計費程序，配置數位證書，熟悉新的發票格式，並確保所有文件都以安全有序的方式儲存。

對於中小企業和規模較大的公司而言，可能需要一個更廣泛的項目，包括對當前系統進行審計、與會計、銀行和庫存系統整合、定義新的發票審批工作流程以及對各個團隊（行政、財務、銷售等）進行培訓。

在任何情況下，都強烈建議您隨時了解監管動態（透過諮詢官方管道或依靠專業顧問），並且不要猶豫尋求專業協助，尤其是在您處理大量發票或在多個具有不同法規的國家/地區開展業務時。

目標是，當這項要求完全落實後，電子發票的開立、接收和存檔將成為企業日常營運的自然組成部分，不會對業務活動造成任何中斷或乾擾。

強制推行電子發票看似是一項複雜的挑戰，但如果管理得當，它將成為流程現代化、降低成本、掌控財務以及改善與政府機構和商業夥伴關係的真正契機。儘早做好準備是將這項法律義務轉化為明顯競爭優勢的最佳途徑。