Как да подписвате цифрово документи в Windows: Office, PDF и други

Информатек Дигитал » Windows » Как да подписвате цифрово документи в Windows: Office, PDF и други

Инфографика: Примерна екранна снимка за подписване на документи в Windows.

Подписването на документи от Windows е много повече от просто драскане върху PDF файл. Цифровият подпис удостоверява автора, запазва съдържанието и може да осигури времева маркировка; докато ръкописният подпис или изображението на подпис осигуряват само визуален вид. В това практическо ръководство ще видите как да влизате в Office (Word, Excel и PowerPoint) , как да го направите с AutoFirma за PDF файлове и какви опции имате с Microsoft Edge, като същевременно ще разгледате сертификати, валидиране и премахване на подпис.

Ако вече работите с документи ежедневно, ще искате да правите разлика между различните видове подписи и да знаете какви гаранции предлага всеки един от тях. С цифров подпис, базиран на сертификати , получателят може да провери, че файлът не е бил променян и че подписващият е този, за когото се твърди; с обикновен ръкописен подпис това не е така. Нека да се заемем с подробностите, но без да пропускаме нищо.

Свързана статия:

Какво е хеширане? Пълно обяснение, приложения и как работи в дигиталната сигурност.

Какво всъщност е цифров подпис?

Цифровият подпис е като криптиран електронен печат, приложен към цифрово съдържание (документи, макроси , имейли). Този печат потвърждава две неща: че документът произхожда от подписващия и че не е променян от подписването му. Важно е да се разбере, че сигурността не се осигурява от визуалния вид на подписа, а по-скоро от криптографията и валидирането на сертификата.

За да подписвате документи дигитално, ви е необходим валиден цифров сертификат . Този сертификат включва вашия публичен ключ и се издава от доверен сертифициращ орган (CA) . Сертификатът е подобен на електронен документ за самоличност и има срок на валидност (обикновено ежегодно), така че ще трябва да го подновите или да получите нов, когато изтече.

Цифровите подписи предоставят четири основни гаранции: автентичност (идентификация на подписващия), цялост (съдържанието не е било променено), неотрицаемост (подписващият не може да отрече, че е подписал) и, при определени условия, сертифициране с времеви печат, ако документът е с времеви печат от надежден сървър.

За да бъде това доверие ефективно, трябва да бъдат изпълнени няколко условия: подписът трябва да е валиден , сертификатът не може да е с изтекъл срок на валидност, издателят трябва да е надежден и сертификатът трябва да е издаден от акредитиран сертифициращ орган. Без тези изисквания проверката може да се провали или да се покажат предупреждения в програмата за преглед на документи.

Получаване на цифров сертификат в Windows

Ако ще обменяте подписани документи с трети страни, най-добре е да получите сертификата си от признат сертифициращ орган (CA) на трета страна . Много публични институции, компании и акредитирани доставчици издават сертификати, а има и безплатни опции. Този сертификат ще позволи на други да проверят вашия подпис, без да е необходимо да ви използват като ориентир.

Ако трябва да подпишете документи незабавно и не искате да закупите такъв, Windows и Office ви позволяват да създадете свой собствен сертификат за незабавна употреба във вашата среда. Имайте предвид, че този подход е предназначен за тестване или вътрешни сценарии, тъй като проверката от трета страна може да изисква сертификат, издаден от външен доверен орган за универсална валидация.

В Windows можете да преглеждате лични сертификати от системното хранилище за сертификати. Например, в по-стари среди е било обичайно да се осъществява достъп до тях чрез Internet Explorer , като се отиде в Инструменти > Интернет опции > Съдържание > Сертификати > раздел Лични. Въпреки че IE вече не се използва, хранилището за сертификати остава активно и се споделя от Edge и дори Chrome.

Влизане в Microsoft Office: Видими и невидими линии

Office добавя много полезна функция: редът за подпис . Това е маркер, подобен на реда, който бихте видели на отпечатан документ, но с допълнителни функции. Той ви позволява да укажете кой трябва да подпише, какви инструкции да следва и генерира цифров подпис , когато получателят завърши процеса.

Когато вмъквате ред за подпис в Word или Excel, авторът може да посочи данните на предвидения подписващ (име, длъжност, имейл) и инструкции като „прегледайте съдържанието преди подписване“. Когато електронният файл бъде изпратен до правилния човек, той ще види реда и известие, с което се изисква подписът му . Чрез заснемане на видимото му представяне (написано на машина, на ръка или с изображение), Office едновременно добавя цифровия подпис, за да удостовери самоличността му.

Създаване на ред за подпис в Word или Excel

За да вмъкнете ред за подпис в документа или електронната си таблица, поставете курсора там, където искате да се появи, и отидете на Вмъкване > Ред за подпис в групата Текст. В полето за настройки можете да попълните полетата, които ще се показват под реда.

1. Влез в име на предложения подписващ.
2. Добавете, ако е приложимо, позиция или титла специалист.
3. Включва пощенски адрес на подписващия (по избор).
4. пиша инструкции за подписващия (напр. проверка на точността на съдържанието преди подписване).
5. Активирайте, ако искате тези опции: позволете коментари на подписващия и покажете дата подпис по реда.

Ако документът изисква множество подписи, повторете процеса, за да добавите още редове на съответните места. По този начин всеки човек ще знае къде да подпише и работният процес ще бъде ясен.

Подпишете ред за подпис

Получателят на файла трябва да задържи курсора на мишката върху реда, да щракне с десния бутон на мишката и да избере „Подписване “. Ако документът е отворен в защитен изглед и е надежден, той трябва да щракне върху „Редактиране въпреки това“, за да продължи.

1. Можете да напишете името си за напечатан подпис до X.
2. Ако имате сензорно устройство или таблет, можете изготвят подписът върху картината.
3. Или можете да използвате един изображение на вашия подпис с „Избор на изображение“ и изберете файла от вашия компютър.
4. За да завършите, изберете ЗнакOffice ще добави цифровия подпис и ще покаже бутона „Подписи“ в долната част.

След като бъде завършен, документът ще покаже, че включва цифрови подписи и можете да видите подробностите от панела за подписи, за да проверите валидността, издателя на сертификата и друга надеждна информация.

Премахване на видими цифрови подписи

Ако сте допуснали грешка или трябва да повторите процеса, можете да премахнете подпис, като щракнете с десния бутон върху реда за подпис и изберете „Премахване на подпис“. Системата ще поиска потвърждение; след потвърждение подписът ще бъде премахнат и документът ще се върне в състояние, в което може да се редактира.

Невидими цифрови подписи в Word, Excel и PowerPoint

Ако предпочитате да не се показва видимо поле за подпис, Office ви позволява да го направите и невидимо . Подписът е вграден във файла и е обозначен с бутона „Подписи“ и информацията в изгледа „Файл“ > „Информация“.

За да го добавите, отидете на Файл > Информация , изберете опциите за защита на документа и щракнете върху „Добавяне на цифров подпис“. Office ще покаже известие с подробности за процеса; след това в полето Подпис посочете целта на подписа и потвърдете с „Подпис“.

Когато се вмъкне подпис, файлът става само за четене, за да се предотвратят неоторизирани промени. Ако е необходимо да го редактирате отново, трябва да премахнете подписа или да създадете нова версия на документа.

За да премахнете невидим подпис, върнете се във Файл > Информация и отворете панела за подписи. До името на подписващия щракнете върху стрелката, изберете „Премахване на подпис“ и потвърдете с „Да“. Това ще възстанови файла до състоянието му за редактиране, което ще позволи да бъде подписан отново по-късно.

Подписване на PDF документи с AutoFirm (Windows)

AutoFirma е безплатният инструмент от Министерството на икономиката и цифровата трансформация , предназначен за електронно подписване на документи. Той е надежден, съвместим с общи сертификати (p12/pfx) и изключително гъвкав за видими подписи и водни знаци.

Изтеглете и инсталирайте AutoFirm

Винаги изтегляйте от официалния уебсайт на портала за електронно администриране: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. Там ще намерите инсталатори за Windows (32/64 бита) , Linux и macOS. Изберете този, който отговаря на вашата система.

На компютър с 64-битова версия на Windows 10 изтеглете пакета AutoFirma за 64-битова версия на Windows (файл AutoFirma64.zip). Разархивирайте файла, стартирайте инсталатора (например AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe) и завършете стъпките на съветника. След като приключите, приложението ще бъде инсталирано и готово за подписване.

Подгответе цифровия сертификат в Windows

За да подпишете, ще ви е необходим валиден сертификат, инсталиран в хранилището за сертификати на Windows или наличен във файл p12/pfx . Ако го имате във файл, инсталирайте го, като щракнете двукратно или щракнете с десния бутон на мишката и изберете „Инсталиране на PFX“.

Съветникът ще ви попита за целевото хранилище : Текущ потребител (само за вашия потребител) или Локален компютър (за всички потребители). Въведете паролата за сертификата, активирайте защитата с личен ключ и изберете опцията за експортиране, ако искате да можете да го извлечете в бъдеще. Можете да позволите на Windows автоматично да избере хранилището „Лично“.

След приемане, сертификатът ще бъде инсталиран и достъпен за Internet Explorer/Edge/Chrome . Ако използвате Firefox, не забравяйте, че той управлява собствено хранилище за сертификати и ще трябва да го импортирате от самия браузър. AutoFirma открива системни сертификати и ви позволява да ги изберете от файл или хранилището за сертификати на Firefox.

Подпишете PDF файл с AutoFirma

Отворете AutoFirma и кликнете върху „ Избор на файлове за подписване “. Изберете PDF файла, който искате да подпишете. Приложението ще разпознае, че е PDF и ще ви предложи две опции за видимата част:

• Видим подпис В PDF файла: добавете поле с изображение (сканиран подпис) и текст.
• Видима марка (воден знак): Вмъкнете изображение на една или повече страници на посочената от вас позиция.

Можете да активирате и двете опции. Когато щракнете върху „Подпис“, изберете страницата и областта, където ще се постави полето за подпис. AutoFirma ви позволява да регулирате координати, ширина и височина и дори да създадете празна страница в края, за да поставите подписа си, ако предпочитате.

Добавете изображение на вашия ръкописен подпис (във формати като JPEG, GIF или PNG ) и текста, който искате да се покаже. Имайте предвид, че това изображение е само за естетически цели; правната валидност се осигурява от цифровия подпис, базиран на вашия сертификат . Прегледайте визуализацията и, ако всичко изглежда правилно, приемете. Можете да запазите тези настройки за по-късна употреба.

Ако включите видима марка, асистентът ще поиска изображението (например лого) и неговото разположение. Това е полезно за подчертаване на авторството или идентифициране на организацията в официални или корпоративни документи.

Сега изберете цифровия сертификат , който ще използвате за подписване. AutoFirma показва системните сертификати, но можете да промените източника (хранилището на Firefox или p12/pfx файл). В зависимост от настройките за сигурност, конфигурирани по време на инсталацията, ще бъдете подканени за потвърждение или парола за сертификата .

Накрая, решете къде да запазите подписания PDF файл и името на файла (AutoFirma обикновено добавя наставката „_signed“). Когато приключите, ще видите известие, че процесът е завършил успешно и можете да отворите документа, за да проверите резултата.

Когато отворите PDF файла с вашия четец (например Adobe Acrobat Reader), трябва да видите съобщение за валидиране, което показва, че файлът е подписан и че подписите са валидни. От панела за подпис можете да видите „Подробности за подписа“ и „Подробности за сертификата“, за да потвърдите издателя, периода на валидност и други свойства.

Влизане с Microsoft Edge и други инструменти

Ако трябва бързо да нарисувате подпис върху PDF файл и не искате да инсталирате нищо, Microsoft Edge включва инструменти за анотации, които могат да ви помогнат. Имайте предвид, че това е визуален подпис, а не криптографски цифров подпис.

• Отворете PDF в Edge.
• Използвайте горната лента с инструменти за редактиране/преглед.
• Изберете изготвят и регулира цвета и дебелината на щриха.
• Проследете подписа си с мишка, пръст или стилус върху сензорен екран.

Adobe Acrobat Reader ви позволява също да добавите ръкописен подпис, като импортирате изображение или го нарисувате. Онлайн услуги като SmallPDF поддържат тези опции и дори ви позволяват да заснемете ръкописния подпис с камерата си . Запомнете: тези подписи са удобни и бързи, но не заместват цифровия подпис със сертификат, когато се нуждаете от правна валидност.

Приложения за подпис: Кое да изберете и какви ограничения има?

Има ежедневни програми (Word, Adobe Acrobat), които могат да подписват генерираните от тях документи, но те имат два типични недостатъка : не всички създатели на документи също ги подписват и получателят обикновено се нуждае от същото приложение, за да провери правилно подписа.

Специализираните инструменти за електронен подпис (като AutoFirma ) преодоляват тези бариери: те могат да подписват почти всеки тип файл и са безплатни за изтегляне. За административни процедури или по-формални работни потоци с документи, AutoFirma обикновено е най- подходящият вариант.

Проверете, отменете и разберете валидността

След подписване е добре да проверите валидността на подписа. Програмите за преглед ще покажат дали сертификатът е валиден, дали веригата на доверие е правилна и дали съдържанието не е било променяно след подписването. Ако нещо не е наред, ще видите предупреждения за изтекъл сертификат или неизвестен издател.

Органите, издаващи сертификати, могат да отменят сертификати (например, ако ключът е компрометиран). Системите за проверка се обръщат към списъци с отменени сертификати или онлайн услуги, за да потвърдят, че сертификатът остава надежден . Оттук е важно да се използват сертификати от акредитирани CA.

Когато файл на Office получи времеви печат от защитен сървър , този подпис придобива атрибути за сертифициране при определени обстоятелства, което помага за укрепване на веригата на доверие и недвусмислено датира времето на подписване.

Практически съвети и често срещани грешки

Преди да подпишете, проверете дали сертификатът ви е валиден и се съхранява на правилното място (Личен, Потребителски или Компютърен). Ако използвате AutoFirma, проверете дали сертификатът се показва в неговия селектор или подгответе файла p12/pfx и паролата му.

В Office решете дали ви е необходима видима линия, която да насочва подписващия, или предпочитате невидим подпис , за да избегнете повлияване на дизайна. Не забравяйте, че след като подпишете, документът може да стане само за четене, така че направете всички промени, преди да го подпишете.

Ако получателят не може да провери подписа, сертификатът може да не е от надежден CA за неговата система. В по-затворени среди едно от решенията е да се разпространи коренният/междинен сертификат на организацията, за да се установи доверие . В отворени среди винаги използвайте признат публичен CA.

Когато вграждате изображение на подписа си в PDF файл, имайте предвид, че това е чисто козметична процедура . Това, което наистина валидира подписа, е цифровият подпис, базиран на вашия сертификат; това е, което получателят ще види в панела за подпис, когато проверява данните.

Полезни ресурси и справки

За повече подробности относно цифровите подписи в Office можете да се консултирате с официална документация и публични ресурси. Например, практически ръководства за подписване на PDF документи с популярни четци и материали от държавни агенции, които обясняват проверката на сертификати.

• Ръководство на FNMT за PDF подписи: Изтеглете PDF (проверка и група от подписали)
• Ръководство за управление на Арагон: Изтеглете PDF (опции на електронен подпис (в PDF формат)

Овладяването на тези инструменти ще ви позволи да отговорите на почти всяка нужда: от това да помолите някого да подпише Word документ с ред за подпис до сключване на PDF договор с AutoFirma или добавяне на ръкописен подпис в Edge, когато ви е необходим само визуален знак . С валиден сертификат, ясни инструкции и окончателна проверка, цифровото подписване в Windows се превръща в прост и надежден процес.