Come utilizzare l'intelligenza artificiale in Excel e Word: Copilot, ChatGPT e modalità agente

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L'intelligenza artificiale ha avuto un impatto significativo sugli strumenti di produttività che utilizziamo quotidianamente e oggi è possibile lavorare in modo più rapido ed efficiente in Excel e Word grazie a Copilot e ad assistenti come ChatGPT. Non è necessario essere esperti: con i suggerimenti in linguaggio naturale, è possibile creare analisi, formattazioni, bozze e formule che prima richiedevano tempo e competenze specialistiche.

Nelle righe seguenti, vedremo come sfruttare al meglio Copilot in Excel e Word, quali vantaggi offre, dove trovarlo, come richiedergli esattamente ciò di cui hai bisogno per ottenere il risultato corretto fin da subito e quali limitazioni e requisiti tenere a mente (come i crediti di utilizzo o il piano Copilot Pro). Esamineremo anche la "Modalità Agente", un'evoluzione di queste funzionalità per orchestrare attività a più fasi in modo iterativo.

Cosa può fare l'intelligenza artificiale per te in Excel?

Copilot in Excel è progettato per semplificare le attività quotidiane: può importare dati dal web o dalla tua organizzazione , aiutarti a evidenziare le informazioni rilevanti, ordinare e filtrare i dati, creare formule con spiegazioni chiare e individuare modelli e tendenze in pochi secondi.

Uno dei suoi vantaggi è l'importazione dei dati. Se il tuo file è archiviato su OneDrive o SharePoint, oppure se devi importare dati pubblici, Copilot può preparare il tuo foglio di calcolo collegandosi a queste fonti e fornendoti il ​​contenuto in un intervallo o in una tabella, pronto per l'uso.

È utile anche per la formattazione. Ad esempio, è possibile impostarlo per visualizzare solo le celle con numeri, per applicare un filtro ai valori superiori a una determinata soglia o per utilizzare un criterio di ordinamento personalizzato per rendere la visualizzazione più gestibile.

Nella sezione di calcolo, Copilot ti aiuta a creare nuove colonne e righe con operazioni basate su dati esistenti e ti spiega anche come funziona ogni formula e come automatizzare le attività programmando macro in Excel , passo dopo passo, in modo da non doverti limitare al semplice "copia e incolla".

Infine, puoi interrogarlo direttamente sui tuoi dati. In risposte rapide, ti fornirà riepiloghi, grafici, tabelle pivot, tendenze e valori anomali, permettendoti di identificare al volo le informazioni rilevanti ed evitare di perderti in infiniti fogli di calcolo.

Dove trovare Copilot e come iniziare a usare Excel

L'accesso è semplice: nella scheda Home, troverai l'icona di Copilot nella barra multifunzione. Da lì, puoi aprire l'esperienza conversazionale, utilizzare i suggerimenti preconfigurati o digitare la tua richiesta con parole tue.

Un altro modo per attivarlo è selezionare una cella. In questo modo viene visualizzata un'icona lampeggiante associata a Copilot, che consente di eseguire azioni contestuali su quel punto specifico del foglio di calcolo, ideale per operazioni rapide.

Prima di iniziare, è consigliabile organizzare i dati in una tabella o in un intervallo ben strutturato. Questo aiuta Copilot a leggerli correttamente e a suggerire formule o riepiloghi inequivocabili, evitando errori banali causati da celle interpretate in modo errato.

Il flusso di lavoro tipico sarebbe il seguente: apri Copilot, scegli tra creare qualcosa di nuovo, richiedere formule o formattazione, riassumere o chattare direttamente con il tuo interlocutore. Se scegli la chat, puoi porre domande per perfezionare iterativamente il risultato fino a renderlo perfetto.

Genera formule in Excel con ChatGPT o Copilot

Non serve un suggerimento tecnico preciso per ottenere formule utili. Immagina di parlare con una persona e spiega in modo naturale cosa vuoi ottenere e quali dati hai a disposizione, e l'IA ti restituirà la struttura della formula e la logica sottostante.

Se la tua descrizione non è del tutto precisa, puoi iniziare con una richiesta generica come "trova un valore in una colonna" e l'IA risponderà con la struttura e gli argomenti necessari. In questo modo, capirai quale funzione si adatta meglio alle tue esigenze e come regolare ogni parametro in base alla tua situazione specifica.

Quando devi copiare e incollare qualcosa senza modificare nulla, descrivi con precisione la posizione di ciascun dato. Ad esempio: "Ho valori numerici nella colonna C fino alla riga 200 e voglio una formula nella cella E5 che conti quante celle sono uguali a 5". Con queste informazioni, l'IA genererà una formula precisa che si applicherà agli intervalli e alle celle corretti.

Questo approccio funziona altrettanto bene con altre attività comuni: preparare una tabella da filtrare successivamente, convertire i numeri in codici a barre utilizzando una formula specifica o pianificare la rimozione dei duplicati in un set di dati.

Suggerimento pratico: rivedi la formula risultante o testala con un sottoinsieme di dati. I modelli di intelligenza artificiale sono potenti, ma a volte possono suggerire qualcosa che non corrisponde perfettamente al tuo foglio di calcolo, soprattutto se la struttura originale non è chiara.

Copilot in Word: dalla bozza alla versione finale

Non appena apri un nuovo documento, Copilot appare in alto, pronto a ricevere le tue prime istruzioni. Puoi richiedergli una bozza con un formato, un tono o una lunghezza approssimativa specifici e in pochi secondi avrai un testo iniziale da modificare.

Durante il processo, l'IA suggerisce persino delle estensioni al prompt per rendere la richiesta più efficace. Una volta restituita la bozza, è possibile conservarla, rigenerarla o eliminarla, nonché modificarla per perfezionarla o preparare il documento per la firma digitale senza dover ricominciare da capo ogni volta.

Oltre alla casella di testo iniziale, ci sono due modi molto utili per usare Copilot all'interno di Word. Innanzitutto, è possibile aprire azioni contestuali su qualsiasi paragrafo per espanderlo, riscriverlo, modificarne lo stile, estrarre una tabella o riassumere le idee con un solo clic.

D'altra parte, dalla barra multifunzione è possibile aprire una barra laterale con il chatbot. Lì è possibile richiedere modifiche al documento, generare una nuova bozza, creare un'immagine da inserire o ottenere risposte alle proprie domande mentre si scrive, in modo che ricerca e scrittura procedano di pari passo.

Modelli, analisi ed esempi pratici in Excel

Oltre alle formule, Copilot può creare strutture utili. Ad esempio, chiedendogli di creare un calendario per un mese specifico con righe per le note e i giorni della settimana in alto, otterrà un modello che potrai incollare direttamente sul tuo foglio di calcolo.

È importante notare che a volte le istruzioni relative allo stile o al colore potrebbero non essere applicate esattamente come le hai descritte. In questi casi, Copilot può fornirti la struttura e le istruzioni per completare manualmente il formato in pochi secondi.

Sul fronte dell'analisi dati, caricando un set di dati (ad esempio, le vendite per paese) e chiedendo "quale paese compare più spesso nella colonna B?", si ottiene il risultato e la relativa spiegazione. Il sistema suggerisce quindi domande di approfondimento intelligenti , come le vendite totali per paese o il prodotto più venduto in ciascuna regione.

Questa dinamica rende agile l'analisi esplorativa: si pone una domanda, si verificano i dati e si continua ad approfondire con nuove domande, senza dover prima impostare una struttura complessa di tabelle pivot o formule articolate.

Presentazioni PowerPoint al volo

Copilot è in grado di generare una presentazione da zero con una semplice istruzione. Se si definisce l'obiettivo (ad esempio, il lancio di un prodotto) e si fornisce un elenco di specifiche o punti chiave, il programma restituirà una serie di diapositive con titoli, idee ed elementi visivi pronti per la revisione.

Può anche creare immagini, evidenziare dati chiave e, in alcuni casi, utilizzare documenti Word o Excel come base per una presentazione. Sebbene alcune di queste funzionalità siano ancora in fase di sviluppo, il processo iniziale di creazione delle diapositive consente già un notevole risparmio di tempo.

Requisiti, crediti d'uso e Copilot Pro

Se disponi già di un abbonamento a Microsoft 365 Personal o Family, puoi accedere a Copilot all'interno di Word, Excel e PowerPoint senza costi aggiuntivi, ma tramite un sistema a crediti. Ogni richiesta di intelligenza artificiale consuma un credito e hai a disposizione 60 crediti al mese , che si rinnovano all'inizio del mese successivo.

Puoi controllare il tuo saldo su account.microsoft.com, nella sezione relativa al tuo abbonamento. L'idea è che tu lo provi e ti familiarizzi con l'IA. Se lo ritieni insufficiente, c'è Copilot Pro a 22 € al mese , che rimuove il limite e ti permette di utilizzare l'IA senza restrizioni.

Un dettaglio importante riguardo al piano famiglia: solo il titolare principale dell'abbonamento ha accesso a Copilot all'interno delle app. Gli altri utenti con abbonamento condiviso non dispongono di queste funzionalità in Word o Excel, un aspetto da tenere presente se gestite l'abbonamento da casa.

Per quanto riguarda l'esperienza utente, non è necessario Windows, un PC con Copilot+ o una NPU: l'elaborazione avviene nel cloud, quindi il comportamento di Copilot è praticamente identico sul web e sul desktop.

Agent Mode e Office Agent: cosa sono e come utilizzarli

La cosiddetta "Modalità Agente" porta la collaborazione con l'IA a un livello superiore. Il suo obiettivo è democratizzare le funzioni avanzate in modo che, tramite comandi in linguaggio naturale, l'IA possa orchestrare attività complesse per produrre documenti, fogli di calcolo e presentazioni di alta qualità.

In Excel, ad esempio, è possibile richiedere un budget familiare con categorie (affitto, cibo, forniture, carburante, tempo libero) e regole che avvisano quando si supera il limite; nelle PMI, è possibile impostare analisi finanziarie di base che consentono di risparmiare molto lavoro manuale.

In Word, l'agente aiuta con curriculum, lettere, relazioni o riepiloghi esecutivi, suggerendo miglioramenti e ponendo domande per chiarire le tue intenzioni. L'idea è di lavorare in modo iterativo: si parte da un suggerimento e si guida l'IA a perfezionare il risultato fino a renderlo appropriato.

In base alla disponibilità attuale, la Modalità Agente è attiva nel programma Frontier per i titolari di licenza Microsoft 365 Copilot e per gli abbonati a Microsoft 365 Personal o Family. Al momento è offerta sul web e in inglese, con l'intenzione di estenderla anche alla versione desktop. Per utilizzarla in Excel, è necessario installare il componente aggiuntivo Excel Labs e abilitare l'opzione corrispondente.

Inoltre, Office Agent nella chat di Copilot può creare presentazioni PowerPoint e documenti Word a partire da istruzioni, con un'integrazione che si prevede si amplierà ulteriormente, in modo da ridurre al minimo gli attriti tra le idee e i risultati finali.

Le migliori pratiche per chiedere cose all'IA

• Contesto chiaroDescrivi quali dati hai (colonne, righe, nomi di tabelle) e quale output ti aspetti.
• Precisione della posizioneSe si desidera incollare una formula, specificare le colonne e le celle di destinazione e di origine.
• Iterazione rapida: richiedere la prima bozza o struttura e poi chiedere modifiche specifiche.
• Validazione: controllare le formule e i risultati con piccoli campioni prima di applicarli al tutto.

Casi d'uso che funzionano particolarmente bene

In Excel, attività come la strutturazione (modelli di calendario, budget, elenchi formattati), l'analisi esplorativa con domande successive e la creazione/spiegazione di formule per calcoli comuni funzionano in modo eccellente .

In Word, iniziare un testo da zero con un tono e un formato specifici, riscrivere i paragrafi, ampliare le idee e generare tabelle o immagini integrate consente di velocizzare il processo di creazione del documento finale.

Quando hai bisogno di presentazioni, Copilot crea le slide con titoli, elenchi puntati e supporti visivi, basandosi su una traccia ben scritta e su materiale di riferimento. Da lì, il processo iterativo di perfezionamento del contenuto e del design ti conduce a un risultato professionale.

Come scrivere prompt migliori

Pensate agli obiettivi e ai vincoli. "Voglio un report breve (300-400 parole), dal tono formale, con tre sezioni e una tabella finale con i dati chiave" è meglio di "datemi un report". In Excel, "nella cella E5 voglio una formula che conti i valori uguali a 5 nell'intervallo C2:C200" è più chiaro di una vaga richiesta di conteggio.

Aggiungi dati di riferimento ogni volta che è possibile: nome della tabella, intestazioni di colonna, intervalli o esempi attesi. Se il primo tentativo non è perfetto, chiedi modifiche graduali ("usa il separatore delle migliaia", "ordina dal più grande al più piccolo", "usa un tono più personale") per avvicinarti progressivamente al risultato desiderato.

Infine, combina indicazioni di struttura e stile. Innanzitutto, richiede la struttura (indice, sezioni, blocchi di dati), poi affina il tono e conclude con attività specifiche (aggiunta di una riga di riepilogo, inserimento di un'immagine, generazione di una tabella pivot con filtri).

Limitazioni e aspettative realistiche

Sebbene l'IA sia in grado di gestire una grande quantità di lavoro, a volte non applica il formato specifico richiesto o si discosta dalla richiesta originale . Nessun problema: insisti con istruzioni più precise o chiedi istruzioni dettagliate passo passo se preferisci completare il lavoro manualmente.

Ricorda il sistema di crediti di Microsoft 365 Personal o Family: ogni richiesta all'interno di Word, Excel o PowerPoint consuma un credito e hai un limite mensile di 60. Se hai bisogno di un utilizzo intensivo illimitato, è disponibile l' opzione Copilot Pro a 22 € al mese.

Infine, la Modalità Agente è attualmente disponibile solo sul web e in inglese, e per Excel richiede Excel Labs; l'integrazione si amplierà nel tempo, quindi rimanere aggiornati è fondamentale per sfruttarla al meglio.

Grazie a questa ampia gamma di funzionalità, utilizzare l'IA in Excel e Word significa passare da compiti meccanici a un approccio orientato agli obiettivi: si importano o si descrivono i dati, si richiedono analisi o bozze con parole proprie, si convalidano e si modificano in brevi iterazioni, mantenendo la parte strategica e creativa, mentre l'IA velocizza le operazioni ripetitive e fornisce il contesto necessario per prendere decisioni migliori.

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