Cara menggunakan AI dalam Excel dan Word: Copilot, ChatGPT dan Mod Ejen

Informatec Digital » Sumber » Cara menggunakan AI dalam Excel dan Word: Copilot, ChatGPT dan Mod Ejen

Kecerdasan buatan telah memberi impak yang besar terhadap alatan produktiviti yang kita gunakan setiap hari, dan hari ini, anda boleh bekerja dengan lebih pantas dan lancar dalam Excel dan Word hasil daripada Copilot dan pembantu seperti ChatGPT. Anda tidak perlu menjadi pakar: dengan gesaan bahasa semula jadi, anda boleh mencipta analisis, format, draf dan formula yang sebelum ini memerlukan masa dan pengetahuan khusus.

Dalam baris berikut, anda akan melihat cara memanfaatkan sepenuhnya Copilot dalam Excel dan Word, kelebihan yang ditawarkannya, di mana untuk mencarinya, cara memintanya untuk apa yang anda perlukan supaya ia dapat melakukannya dengan betul pada kali pertama, dan batasan serta keperluan yang perlu diingat (seperti kredit penggunaan atau pelan Copilot Pro). Kami juga akan menyemak "Mod Ejen," satu evolusi keupayaan ini untuk mengatur tugas berbilang langkah secara berulang.

Apakah yang boleh AI lakukan untuk anda dalam Excel?

Copilot dalam Excel direka bentuk untuk memudahkan tugasan harian: ia boleh membawa data daripada web atau organisasi anda , membantu anda menyerlahkan maklumat yang berkaitan, menyusun dan menapis, membina formula dengan penjelasan yang jelas dan mendedahkan corak serta trend dalam beberapa saat.

Salah satu kelebihannya ialah import data. Jika fail anda disimpan pada OneDrive atau SharePoint, atau anda perlu mengimport data awam, Copilot boleh menyediakan hamparan anda dengan menyambung ke sumber tersebut dan menyediakan kandungan dalam julat atau jadual yang sedia untuk digunakan.

Ia juga berguna untuk pemformatan. Anda boleh memintanya, sebagai contoh, untuk hanya memaparkan sel dengan nombor, untuk menetapkan penapis dengan nilai melebihi ambang tertentu atau untuk menggunakan kriteria pengisihan tersuai untuk menjadikan paparan anda lebih mudah diurus.

Dalam bahagian pengiraan, Copilot membantu anda mencipta lajur dan baris baharu dengan operasi berdasarkan data sedia ada dan turut menerangkan cara setiap formula berfungsi dan cara mengautomasikan tugasan dengan memprogram makro dalam Excel , langkah demi langkah, supaya anda tidak hanya bergantung pada "salin dan tampal".

Akhir sekali, anda boleh bertanya secara langsung tentang data anda. Dalam respons pantas, ia akan memberikan ringkasan, carta, jadual pangsi, trend dan outlier, supaya anda boleh mengenal pasti maklumat yang berkaitan dengan pantas dan mengelakkan daripada tersesat dalam hamparan yang tidak berkesudahan.

Di mana untuk mencari Copilot dan cara untuk bermula dalam Excel

Akses adalah mudah: pada tab Laman Utama, anda akan melihat ikon Copilot dalam reben. Dari sana, anda boleh membuka pengalaman perbualan, menggunakan idea gesaan yang telah dikonfigurasikan terlebih dahulu atau menaip permintaan anda sendiri dengan kata-kata anda sendiri.

Satu lagi cara untuk mengaktifkannya adalah dengan memilih sel. Melakukannya memaparkan ikon berkelip yang dikaitkan dengan Copilot, mendayakan tindakan kontekstual pada titik tertentu dalam helaian— sesuai untuk operasi pantas.

Sebelum anda bermula, adalah lebih baik untuk menyediakan data anda dalam jadual atau julat yang berstruktur dengan baik. Ini membantu Copilot membacanya dengan tepat dan mencadangkan formula atau ringkasan yang jelas, sekali gus mengelakkan kesilapan bodoh yang disebabkan oleh sel yang disalahtafsirkan.

Aliran kerja yang biasa ialah: anda membuka Copilot, memilih antara mencipta sesuatu yang baharu, meminta formula atau memformat, meringkaskan atau bersembang terus dengan sasaran anda. Jika anda memilih sembang, anda boleh menindaklanjuti dengan soalan untuk memperhalusi hasilnya secara berulang sehingga ia sempurna.

Hasilkan formula dalam Excel dengan ChatGPT atau Copilot

Anda tidak memerlukan gesaan teknikal yang tepat untuk mendapatkan formula yang berguna. Bayangkan sahaja anda sedang bercakap dengan seseorang dan secara semula jadinya menerangkan apa yang anda ingin capai dan data yang anda ada, dan AI akan mengembalikan rangka kerja formula dan logik yang mendasarinya.

Jika penerangan anda tidak begitu tepat, anda boleh mulakan dengan bertanya sesuatu yang umum seperti "cari nilai dalam lajur," dan AI akan bertindak balas dengan struktur dan argumen yang diperlukan. Dengan cara ini, anda akan memahami fungsi yang paling sesuai dengan keperluan anda dan cara melaraskan setiap parameter agar sesuai dengan situasi khusus anda.

Apabila anda memerlukan sesuatu untuk disalin dan ditampal tanpa mengubah apa-apa, huraikan lokasi setiap data dengan tepat. Contohnya: “Saya mempunyai nilai berangka dalam lajur C sehingga baris 200, dan saya mahukan formula dalam sel E5 yang mengira bilangan sel yang bersamaan dengan 5.” Dengan maklumat itu, AI akan menjana formula tepat yang menyasarkan julat dan sel yang betul.

Pendekatan ini berfungsi dengan baik dengan tugas biasa yang lain: menyediakan jadual yang kemudiannya akan anda tapis, menukar nombor kepada kod bar dengan formula tertentu atau merancang penyingkiran pendua dalam set data.

Petua praktikal: Semak formula yang terhasil atau ujinya dengan subset data. Model AI memang hebat, tetapi kadangkala ia boleh mencadangkan sesuatu yang tidak sepadan dengan hamparan anda, terutamanya jika struktur asalnya tidak jelas.

Copilot dalam Word: dari draf hingga versi akhir

Sebaik sahaja anda membuka dokumen baharu, Copilot akan muncul di bahagian atas, bersedia untuk menerima arahan pertama anda. Anda boleh meminta draf dengan format, nada atau anggaran panjang tertentu, dan dalam beberapa saat anda akan mempunyai teks awal untuk diedit.

Semasa proses tersebut, AI juga mencadangkan sambungan pada gesaan untuk menjadikan permintaan lebih berkesan. Apabila ia mengembalikan draf, anda boleh menyimpan, menjana semula atau memadamnya, dan juga mengedit gesaan untuk memperhalusinya , atau menyediakan dokumen untuk tandatangan digital tanpa bermula dari awal setiap kali.

Selain kotak teks awal, terdapat dua cara yang sangat berguna untuk menggunakan Copilot dalam Word. Pertama, anda boleh membuka tindakan kontekstual pada mana-mana perenggan untuk mengembangkan, menulis semula, menukar gaya, mengekstrak jadual atau meringkaskan idea dengan satu klik.

Sebaliknya, daripada reben anda boleh membuka bar sisi dengan chatbot. Di sana anda boleh meminta perubahan pada dokumen, menjana draf baharu, mencipta imej untuk disisipkan atau mendapatkan jawapan kepada soalan anda semasa anda menulis, jadi penyelidikan dan penulisan saling berkaitan.

Templat, analisis dan contoh praktikal dalam Excel

Selain formula, Copilot boleh mencipta struktur yang berguna. Contohnya, meminta kalendar untuk bulan tertentu dengan baris untuk nota dan hari dalam seminggu di bahagian atas akan mengembalikan templat yang boleh anda tampal terus pada helaian anda.

Perlu diingatkan bahawa kadangkala arahan gaya atau warna mungkin tidak terpakai seperti yang anda terangkan. Dalam kes tersebut, Copilot boleh memberikan anda struktur dan arahan untuk melengkapkan format secara manual dalam beberapa saat.

Dari segi analitik, memuatkan set data (contohnya, jualan mengikut negara) dan bertanya "negara manakah yang paling kerap muncul dalam lajur B?" akan mengembalikan hasil dan penjelasannya. Ia kemudian mencadangkan soalan susulan yang bijak , seperti jumlah jualan mengikut negara atau produk terlaris di setiap rantau.

Dinamik ini menjadikan analisis penerokaan tangkas: anda mengemukakan soalan, mengesahkan data dan terus menyelidiki soalan baharu dengan lebih mendalam, tanpa perlu menyediakan struktur jadual pangsi yang berat atau formula kompleks terlebih dahulu.

Pembentangan PowerPoint secara on-the-fly

Copilot boleh menjana pembentangan dari awal dengan gesaan mudah. ​​Jika anda menentukan objektif (contohnya, pelancaran produk) dan menyediakan senarai spesifikasi atau perkara utama, ia akan mengembalikan satu set slaid dengan tajuk, idea dan visual yang sedia untuk disemak.

Ia juga boleh mencipta imej, menyerlahkan data penting dan, dalam senario tertentu, menggunakan dokumen Word atau Excel sebagai asas untuk pembentangan. Walaupun sebahagian daripada ciri ini mungkin masih berkembang, proses penciptaan slaid awal sudah menjimatkan sejumlah besar masa.

Keperluan, kredit penggunaan dan Copilot Pro

Jika anda sudah membayar untuk Microsoft 365 Personal atau Family, anda boleh mengakses Copilot dalam Word, Excel dan PowerPoint tanpa sebarang kos tambahan, tetapi ia menggunakan sistem kredit. Setiap permintaan AI menggunakan satu kredit dan anda mempunyai 60 kredit sebulan , yang akan diperbaharui pada awal bulan berikutnya.

Anda boleh menyemak baki anda di account.microsoft.com, di bahagian langganan anda. Ideanya adalah untuk anda mencubanya dan membiasakan diri dengan AI. Jika anda mendapati ia tidak mencukupi, terdapat Copilot Pro dengan harga €22 sebulan , yang akan menghapuskan had dan membolehkan anda menggunakan AI tanpa sekatan.

Satu butiran penting tentang pelan keluarga: hanya pemilik langganan utama sahaja yang mempunyai akses kepada Copilot dalam aplikasi. Pengguna kongsi lain tidak mempunyai ciri-ciri ini dalam Word atau Excel, yang merupakan sesuatu yang perlu diingat jika anda mengurus langganan di rumah.

Bagi pengalamannya, anda tidak memerlukan Windows, PC Copilot+ atau NPU: pemprosesannya berada di awan, jadi tingkah laku Copilot hampir sama di web dan desktop.

Mod Ejen dan Ejen Pejabat: apakah itu dan cara menggunakannya

Apa yang dipanggil "Mod Ejen" membawa kerjasama dengan AI selangkah lebih maju. Matlamatnya adalah untuk mendemokrasikan fungsi lanjutan supaya, dengan gesaan bahasa semula jadi, AI boleh mengatur tugasan berbilang langkah untuk menyampaikan dokumen, hamparan dan pembentangan berkualiti tinggi.

Dalam Excel, sebagai contoh, anda boleh meminta bajet isi rumah dengan kategori (sewa, makanan, bekalan, bahan api, masa lapang) dan peraturan yang memberi amaran kepada anda apabila anda melebihi had; dalam PKS, anda boleh menyediakan analisis kewangan asas yang menjimatkan banyak kerja manual.

Dalam Word, ejen membantu dengan resume, surat, laporan atau ringkasan eksekutif, mencadangkan penambahbaikan dan menanyakan soalan untuk menjelaskan niat anda. Ideanya adalah untuk bekerja secara berulang: anda bermula dengan gesaan dan membimbing AI untuk memperhalusi hasilnya sehingga ia sesuai.

Berdasarkan ketersediaan semasa, Mod Ejen aktif dalam program Frontier untuk pemegang lesen Microsoft 365 Copilot dan pelanggan Microsoft 365 Personal atau Family. Pada masa ini, ia ditawarkan di web dan dalam bahasa Inggeris, dengan rancangan untuk dikembangkan ke desktop. Untuk menggunakannya dalam Excel, anda perlu memasang alat tambah Excel Labs dan mendayakan pilihan yang sepadan.

Di samping itu, Office Egent dalam sembang Copilot boleh mencipta pembentangan PowerPoint dan dokumen Word daripada arahan, dengan penyepaduan yang dijangka akan berkembang, supaya terdapat kurang pergeseran antara idea dan hasil akhir.

Amalan terbaik untuk meminta AI untuk sesuatu

• Konteks yang jelasTerangkan data yang anda ada (lajur, baris, nama jadual) dan output yang anda harapkan.
• Ketepatan lokasiJika anda mahu formula untuk tampal, nyatakan destinasi dan sumber lajur dan sel.
• Lelaran pantas: minta draf atau struktur pertama dan kemudian minta perubahan tertentu.
• Pengesahan: semak formula dan keputusan dengan sampel kecil sebelum menggunakannya pada keseluruhannya.

Gunakan kes yang berfungsi dengan baik

Dalam Excel, tugasan seperti penstrukturan (templat kalendar, belanjawan, senarai berformat), analisis penerokaan dengan soalan berturut-turut dan mencipta/menerangkan formula untuk pengiraan biasa berfungsi dengan hebat .

Dalam Word, memulakan teks dari awal dengan nada dan format tertentu, menulis semula perenggan, mengembangkan idea dan menjana jadual atau imej bersepadu membolehkan anda mempercepatkan laluan ke dokumen akhir.

Apabila anda memerlukan pembentangan, Copilot mencipta dek slaid dengan tajuk, poin penting dan alat bantu visual berdasarkan gesaan dan bahan rujukan yang ditulis dengan baik. Dari situ, proses berulang untuk memperhalusi kandungan dan reka bentuk inilah yang membawa anda kepada hasil yang profesional.

Cara menulis gesaan yang lebih baik

Fikirkan tentang objektif dan kekangan. "Saya mahukan laporan pendek (300-400 patah perkataan), nada formal, dengan tiga bahagian dan jadual akhir dengan metrik utama," adalah lebih baik daripada "berikan saya laporan." Dalam Excel, "dalam sel E5 saya mahukan formula yang mengira nilai bersamaan dengan 5 dalam C2:C200" adalah lebih jelas daripada permintaan pengiraan yang samar-samar.

Tambahkan data rujukan bila-bila masa yang mungkin: nama jadual, pengepala lajur, julat atau contoh yang dijangkakan. Jika percubaan pertama tidak sempurna, minta perubahan tambahan ("gunakan pemisah ribuan," "isih dari terbesar ke terkecil," "gunakan nada yang lebih peribadi") untuk secara beransur-ansur mendekati hasil yang diingini.

Akhir sekali, ia menggabungkan gesaan struktur dan gaya. Pertama, ia meminta struktur (indeks, bahagian, blok data), kemudian ia memperhalusi nada dan ia diakhiri dengan tugasan tertentu (menambah baris ringkasan, memasukkan imej, menjana jadual pangsi dengan penapis).

Had dan jangkaan yang realistik

Walaupun AI boleh mengendalikan banyak kerja, kadangkala ia tidak menggunakan format tertentu seperti yang diminta atau menyimpang daripada permintaan asal . Tidak mengapa: berkeras dengan arahan yang lebih konkrit atau minta arahan langkah demi langkah jika anda lebih suka menyelesaikannya secara manual.

Ingat sistem kredit dalam Microsoft 365 Personal atau Family: setiap permintaan dalam Word, Excel atau PowerPoint menggunakan satu kredit dan anda mempunyai had bulanan sebanyak 60. Jika anda memerlukan penggunaan intensif tanpa had, terdapat pilihan Copilot Pro dengan harga €22 sebulan.

Akhir sekali, Mod Ejen pada masa ini hanya tersedia di web dan dalam bahasa Inggeris, dan untuk Excel, ia memerlukan Excel Labs; integrasi akan berkembang dari semasa ke semasa, jadi sentiasa mengikuti kemas kini terkini adalah kunci untuk memanfaatkannya sepenuhnya.

Dengan semua julat ini, penggunaan AI dalam Excel dan Word bermaksud beralih daripada tugasan mekanikal kepada pendekatan berpandukan matlamat: anda mengimport atau menerangkan data anda, meminta analisis atau draf dengan kata-kata anda sendiri, mengesahkan dan menyesuaikan dalam lelaran pendek, dan mengekalkan bahagian strategik dan kreatif, manakala AI mempercepatkan pengulangan dan memberi anda konteks untuk membuat keputusan yang lebih baik.