- Existujú špecializované nástroje a natívne metódy operačného systému na správu prípon viacerých súborov.
- Hromadná konverzia dokumentov do PDF alebo zmeny verzií v databázach si vyžaduje špecifický softvér, aby sa zabránilo strate údajov.
- Je dôležité rozlišovať medzi premenovaním prípony súboru a vykonaním skutočnej konverzie interného formátu dokumentu.
Určite sa vám to už stalo: máte priečinok plný súborov a zistíte, že sú v nekompatibilnom formáte , alebo ich jednoducho potrebujete všetky previesť do PDF, aby ste ich mohli poslať e-mailom. Robiť to jeden po druhom je otrava a úplná strata času, takže nájdenie spôsobu, ako tento proces automatizovať, je najrozumnejšie, čo môžete urobiť, aby ste sa vyhli blázneniu s myšou.
V závislosti od toho, čo hľadáte, možno budete musieť vykonať skutočnú konverziu obsahu alebo jednoducho upraviť príponu súboru , aby váš počítač rozpoznal, ktorý program má použiť na ich otvorenie. V tomto ohľade existuje všetko od jednoduchých trikov pre Windows až po profesionálne konverzné programy , ktoré za vás urobia ťažkú prácu v priebehu niekoľkých sekúnd.
Správa rozšírení v systéme Windows 10
Predtým, ako sa pokúsite čokoľvek zmeniť, najprv sa uistite, že vidíte, aké súbory skutočne máte. Systém Windows štandardne skrýva prípony súborov, takže musíte v Prieskumníkovi súborov prejsť na kartu „Zobraziť“ a začiarknuť políčko „Prípony názvov súborov “. Keď to urobíte, uvidíte, že každý súbor končí bodkou, za ktorou nasledujú nejaké písmená (napríklad .jpg alebo .docx), ktoré systém používa na priradenie správnej aplikácie.
Ak potrebujete zmeniť iba niekoľko vecí, môžete kliknúť pravým tlačidlom myši a súbor premenovať manuálne. Ak sa však pokúsite vybrať viacero súborov a zmeniť ich všetky naraz z ponuky premenovania, budete sklamaní. Systém Windows neumožňuje hromadné zmeny prípon súborov týmto jednoduchým spôsobom a bude vyžadovať potvrdenie pre každý súbor po svojom, čo je napríklad nepríjemné, ak máte stovky obrázkov.
Konverzia databázy vo FileMaker Pro
Keď hovoríme o technickejšom softvéri, ako je FileMaker Pro 15, veci sa menia. Nestačí len zmeniť názov; ide o migráciu formátu databázy . Ak máte štruktúru zloženú z niekoľkých súvisiacich súborov, najlepším prístupom je použiť funkciu hromadnej konverzie, aby ste nemuseli premenovať každý súbor jednotlivo a riskovať prerušenie prepojení medzi nimi.
Pre dokončenie tohto procesu bez chýb sa odporúča postupovať podľa týchto podrobných krokov:
- Zatvorte všetky súbory, ktoré sú otvorené v starej verzii.
- Vytvorte si ho nový a prázdny priečinok kde budú uložené konvertované súbory (toto je nevyhnutné, aby sa predišlo miešaniu originálov s kópiami).
- Súbory alebo celý priečinok presuňte priamo na ikonu aplikácie alebo použite ponuku Súbor > Otvoriť výberom dokumentov pomocou klávesu Ctrl alebo Command.
- V dialógovom okne vyberte „Otvoriť všetky súbory a skonvertovať ich“ a určuje cieľovú trasu.
Jeden dôležitý detail: ak má pôvodný názov súboru okrem prípony aj ďalšiu bodku, FileMaker môže mať problém s pridaním prípony .fmp12 , preto je dobré ju vopred odstrániť. Ak je proces veľmi dlhý, môžete preskočiť vytváranie indexu, aby ste ho urýchlili, a urobiť to neskôr.
Hromadná konverzia Wordu do PDF
Konverzia textových dokumentov do univerzálneho formátu, ako je PDF, je jednou z najbežnejších úloh. Ak máte viacero súborov programu Word, najefektívnejšou možnosťou je použitie nástrojov ako PDFelement, pretože vám umožňujú konvertovať dávky dokumentov do samostatných súborov PDF alebo, ak chcete, zlúčiť niekoľko dokumentov programu Word do jedného PDF.
Pre tých, ktorí hľadajú alternatívy, existujú možnosti ako Wondershare PDF Converter Pro, ktorý ponúka intuitívne rozhranie na rýchlu konverziu súborov balíka Office do formátu PDF. Ak si neželáte nič inštalovať, existujú online služby ako Online2PDF , hoci je dôležité si byť vedomý rizík spojených s používaním bezplatných online prevodníkov súborov , pretože pri používaní bezplatných webových stránok by ste mali vždy dbať na ochranu osobných údajov.
Triky vizualizácie a organizácie slov
Niekedy problém nie je vo formátovaní, ale v spôsobe, akým spravujeme viacero otvorených dokumentov. V moderných verziách programu Microsoft Word môžete použiť funkciu „Zobraziť vedľa seba“ na karte Zobraziť na porovnanie dvoch textov súčasne. Ak chcete, aby sa oba posúvali súčasne, zapnite možnosť „Synchronizované posúvanie “.
Pre tých, ktorí spravujú viac ako dva dokumenty, je nástroj „Usporiadať všetko“ záchranou, pretože rozmiestni všetky otvorené okná proporcionálne po obrazovke. Toto nemení formát súboru, ale optimalizuje efektivitu pracovného postupu, keď potrebujete súčasne získavať informácie z viacerých zdrojov.
Údržba súborového systému
Pri práci s mnohými príponami súborov alebo hromadnom presúvaní súborov sa môžu vyskytnúť chyby pri čítaní. Nástroje ako EaseUS Partition Master sú užitočné na kontrolu integrity súborového systému a opravu chýb pevného disku. Toto je obzvlášť užitočné, ak si všimnete, že niektoré súbory sa po konverzii neotvárajú správne, alebo ak potrebujete opraviť poškodený externý pevný disk, aby ste lepšie usporiadali svoje pracovné priečinky.
Zvládnutie týchto nástrojov nám umožňuje prejsť od zdĺhavého manuálneho spravovania k úplnej kontrole našich dokumentov . Či už ide o použitie špecializovaného softvéru na prácu s PDF, migráciu technickej databázy alebo jednoduchú úpravu nastavení zobrazenia v operačnom systéme, kľúčom je vybrať si metódu, ktorá zaručuje integritu údajov a šetrí nám čas na dennej báze.
