- โปรแกรม Word มีฟังก์ชันกู้คืนอัตโนมัติ (AutoRecover), การสำรองข้อมูลไฟล์ .wbk และประวัติเวอร์ชัน (Version History) เพื่อกู้คืนเอกสารที่ไม่ได้บันทึกหรือถูกเขียนทับ
- บนระบบปฏิบัติการ Windows และ Mac คุณสามารถค้นหาไฟล์ .asd, .wbk และ .tmp ได้ด้วยตนเอง นอกเหนือจากการใช้ถังขยะ OneDrive และ SharePoint
- เครื่องมือการกู้คืนข้อมูลและการสำรองข้อมูลระบบช่วยเพิ่มทางเลือกเมื่อไฟล์ถูกลบหรือเสียหาย
- การตั้งค่า AutoRecover อย่างถูกต้อง การใช้ระบบคลาวด์ และการสำรองข้อมูลภายนอก จะช่วยลดความเสี่ยงในการสูญเสียงานใน Word ได้เกือบเป็นศูนย์
การสูญเสียไฟล์ Word ในขณะที่คุณกำลังจะทำงานเสร็จเป็นเรื่องที่ทำให้คุณรู้สึกหงุดหงิดมาก โชคดีที่มีหลายวิธีใน การกู้คืน เอกสาร Wordที่ไม่ได้บันทึก ถูกลบ หรือแม้แต่เสียหายทั้งด้วยคุณสมบัติในตัวของ Microsoft Office และด้วยเครื่องมือภายนอกและการสำรองข้อมูล
ในคู่มือนี้ คุณจะได้เห็นขั้นตอนต่างๆ อย่างละเอียดเกี่ยวกับตัวเลือกที่เป็นไปได้จริงสำหรับการกู้คืนเอกสาร Word บน Windows และ Macตั้งแต่การกู้คืนอัตโนมัติและประวัติเวอร์ชัน ไปจนถึงการค้นหาไฟล์ชั่วคราวด้วยตนเอง การสำรองข้อมูล .wbk ถังรีไซเคิล การสำรองข้อมูล Windows OneDrive SharePoint และโปรแกรมกู้คืนข้อมูลเฉพาะทาง
สาเหตุทั่วไปที่ทำให้เอกสาร Word สูญหาย
ก่อนที่เราจะเริ่มกัน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าการสูญหายของเอกสาร Word ส่วนใหญ่เกิดจากความผิดพลาดของมนุษย์เช่น การลบไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจ การปิด Word โดยไม่บันทึก การเขียนทับเอกสารผิด หรือการฟอร์แมตโฟลเดอร์หรือไดรฟ์โดยไม่ได้ตั้งใจ
นอกจากนี้ยังมีสาเหตุทางเทคนิคที่ทำให้สถานการณ์ซับซ้อนขึ้น เช่นไฟฟ้าดับ ระบบล่ม ฮาร์ดไดรฟ์เสีย เซกเตอร์เสียหาย มัลแวร์ หรือการปิดเครื่องกะทันหันซึ่งอาจทำให้ไฟล์เสียหายหรือไม่สามารถเข้าถึงได้ แม้ว่าในหลายกรณีก็ยังสามารถกู้คืนได้ก็ตาม
แม้แต่ภัยพิบัติทางกายภาพก็มีส่วนเกี่ยวข้อง เช่นไฟไหม้ น้ำท่วม การกระแทกอย่างแรง หรือการตกหล่นของอุปกรณ์ซึ่งอาจทำให้ฮาร์ดแวร์เสียหายและทำให้การอ่านข้อมูลจากดิสก์ล้มเหลว ซึ่งจะลดโอกาสในการกู้คืนข้อมูลลงอย่างมาก แต่ก็ยังมีวิธีแก้ไขได้หากอาศัยผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูล
ข่าวดีก็คือWord, Windows และบริการคลาวด์ต่าง ๆ มีระบบป้องกันหลายชั้นและการสำรองข้อมูลอัตโนมัติดังนั้นหากคุณดำเนินการอย่างรวดเร็วและทำตามขั้นตอนการตรวจสอบอย่างเป็นระบบ คุณก็มีโอกาสสูงที่จะสามารถรักษาเอกสารของคุณไว้ได้ (อย่างน้อยก็บางส่วน)
ฟังก์ชันในตัวของ Word สำหรับการกู้คืนเอกสาร
สิ่งแรกที่คุณควรลองทำเสมอคือการใช้ฟังก์ชันต่างๆ ที่ Microsoft Word มีให้เพื่อกู้คืนเอกสารที่สูญหายหรือไม่ได้บันทึกไว้เพราะมันรวดเร็ว ง่าย และไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมใดๆ
การกู้คืนอัตโนมัติและการบันทึกอัตโนมัติใน Word
โปรแกรม Word หลายเวอร์ชันได้รวมคุณสมบัติ AutoRecover ไว้แล้ว ซึ่งจะบันทึกสำเนาชั่วคราวของเอกสารที่คุณกำลังทำงานอยู่เป็นระยะ แม้ว่าคุณจะไม่ได้บันทึกด้วยตนเองก็ตาม
โดยปกติแล้วWord จะบันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ 10 นาทีแต่คุณสามารถลดช่วงเวลานั้นเหลือ 5 นาที หรือแม้แต่ 1 นาทีได้ หากคุณทำงานกับเนื้อหาที่สำคัญและไม่ต้องการเสี่ยงใดๆ
หากต้องการตรวจสอบหรือเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านี้ใน Windows เพียงไปที่ไฟล์ > ตัวเลือก > บันทึกและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่อง "บันทึกข้อมูล AutoRecover ทุกๆ X นาที" และ "เก็บเวอร์ชันล่าสุดของ AutoRecover หากฉันปิดโดยไม่บันทึก" แล้ว
บน Mac เส้นทางจะคล้ายกัน: Word > การตั้งค่า > บันทึกซึ่งคุณสามารถเปิดใช้งาน “บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติ” และกำหนดความถี่ในการสร้างการสำรองข้อมูลอัตโนมัติได้
กู้คืนเอกสาร Word ที่ไม่ได้บันทึกจากภายในโปรแกรมได้เลย
หากโปรแกรม Word หรือคอมพิวเตอร์ของคุณเกิดปัญหาและคุณสูญเสียไฟล์ที่ยังไม่ได้บันทึกวิธีที่เร็วที่สุดคือการใช้ตัวเลือก "กู้คืนเอกสารที่ไม่ได้บันทึก"ซึ่งมีอยู่ใน Office เวอร์ชันใหม่ๆ
ใน Windows ให้เปิด Word แล้วไปที่ไฟล์ > ข้อมูล > จัดการเอกสาร > กู้คืนเอกสารที่ไม่ได้บันทึก ; โฟลเดอร์พิเศษจะเปิดขึ้นพร้อมไฟล์ที่มีนามสกุล .asd ซึ่งเป็นสำเนาที่กู้คืนโดยอัตโนมัติ
ไฟล์ที่คุณกำลังมองหา มัก จะ เป็นไฟล์ที่มีวันที่และเวลาล่าสุดเปิดไฟล์นั้น แล้วใช้ "บันทึกเป็น" ในแถบด้านบนเพื่อบันทึกเป็นไฟล์ .docx ในตำแหน่งที่คุณต้องการ
อีกวิธีหนึ่งในการเข้าถึงโฟลเดอร์เดียวกันนี้คือ ไปที่ไฟล์ > เปิดและที่ส่วนท้ายของรายการเอกสารล่าสุด ให้คลิกที่ "กู้คืนเอกสารที่ไม่ได้บันทึก" ซึ่งจะนำคุณไปยังไดเร็กทอรีชั่วคราวเดียวกัน
ประวัติการแก้ไขเวอร์ชันของ Word และการกู้คืนการเปลี่ยนแปลงก่อนหน้า
หากปัญหาไม่ได้อยู่ที่ว่าคุณไม่ได้บันทึกเอกสาร แต่เป็นเพราะคุณเขียนทับหรือแก้ไขไฟล์มากเกินไปและต้องการย้อนกลับไปยังสถานะก่อนหน้าคุณสามารถใช้ประวัติเวอร์ชันได้
เมื่อเปิดเอกสารแล้ว ให้ไปที่ไฟล์ > ข้อมูล > ประวัติเวอร์ชัน (หรือ "ประวัติ" ในบางเวอร์ชัน) เพื่อดูรายการเวอร์ชันก่อนหน้าซึ่ง Word สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำงานกับ OneDrive หรือ SharePoint
คุณสามารถเปิดแต่ละเวอร์ชันในหน้าต่างแยกต่างหาก เปรียบเทียบกับเวอร์ชันปัจจุบันและตัดสินใจว่าจะกู้คืนหรือไม่ หากคุณคลิก "กู้คืน" เวอร์ชันนั้นจะกลายเป็นเวอร์ชันหลัก แต่คุณสามารถย้อนกลับไปยังเวอร์ชันอื่นได้เสมอ
โดยทั่วไปแล้ว เอกสารที่จัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ Microsoft 365 จะเก็บรักษาเวอร์ชันก่อนหน้าได้สูงสุด 25 เวอร์ชันหากคุณใช้บัญชีส่วนบุคคล และสามารถกำหนดค่าจำนวนเวอร์ชันได้หากเป็นบัญชีองค์กรหรือบัญชีเพื่อการศึกษา
รีสตาร์ท Word เพื่อเปิดแผงการกู้คืน
เมื่อโปรแกรม Word ปิดตัวลงอย่างไม่คาดคิด เมื่อคุณเปิดโปรแกรมขึ้นมาใหม่แผงด้านข้าง "การกู้คืนเอกสาร" มักจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ พร้อมกับไฟล์ที่ถูกทำเครื่องหมายว่าหรือ
ในกรณีนั้น เพียงดับเบิ้ลคลิกที่เอกสารแต่ละรายการที่แสดงอยู่เพื่อดูและหากต้องการ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน "บันทึกเป็น" เพื่อบันทึกเป็นไฟล์ .docx ด้วยชื่อที่เข้าใจง่ายได้
ในแพ็กเกจ Microsoft 365 หากมีการกู้คืนไฟล์จำนวนมากWord มักจะเปิดไฟล์ที่กู้คืนล่าสุดโดยตรง และปล่อยให้ไฟล์ที่เหลือสามารถเข้าถึงได้จากแผงนั้นเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบไฟล์ที่บันทึกไว้ได้
ค้นหาไฟล์ชั่วคราวและไฟล์สำรองด้วยตนเอง
หากฟังก์ชันอัตโนมัติของ Word ไม่แสดงสิ่งที่คุณกำลังมองหา ก็ถึงเวลาที่คุณต้องลงมือค้นหาไฟล์ชั่วคราว ไฟล์สำรอง และเอกสารที่ซ่อนอยู่บนระบบ ด้วยตนเองแล้ว
ค้นหาไฟล์ AutoRecovery (.asd)
ไฟล์ Word AutoRecover จะถูกบันทึกด้วยนามสกุล .asd ในโฟลเดอร์ผู้ใช้พิเศษภายใน AppDataซึ่งโดยปกติแล้วจะถูกซ่อนไว้ตามค่าเริ่มต้นใน Windows
เส้นทางที่พบบ่อยที่สุดสำหรับไฟล์เหล่านี้ ได้แก่C:\Users\YourUsername\AppData\Roaming\Microsoft\WordและC:\Users\YourUsername\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFilesโดยแทนที่ “YourUsername” ด้วยชื่อบัญชีของคุณ
หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับเส้นทาง คุณสามารถไปที่ Word แล้วเลือกไฟล์ > ตัวเลือก > บันทึกและดูที่ช่อง "ตำแหน่งไฟล์กู้คืนอัตโนมัติ" ซึ่งจะระบุไดเร็กทอรีที่แน่นอนที่เก็บไฟล์ .asd ไว้
อีกทางเลือกที่ใช้งานได้จริงมากคือ เปิด File Explorer ไปที่ "This PC" แล้วพิมพ์ .asd ในช่องค้นหาเพื่อให้ Windows ค้นหาไฟล์ประเภทนั้นทั้งหมดในไดรฟ์ของคุณ
เมื่อคุณพบไฟล์ .asd ที่ต้องการแล้ว ให้เปิด Word ไปที่ไฟล์ > เปิด > เรียกดูในช่อง "ประเภทไฟล์" ให้เลือก "ไฟล์ทั้งหมด" และเลือกไฟล์ .asd เพื่อให้ Word พยายามเปิดเป็นเอกสารและคุณสามารถบันทึกได้
การสำรองข้อมูล Word (.wbk) โดยอัตโนมัติ
นอกเหนือจากฟังก์ชันกู้คืนอัตโนมัติ (AutoRecover) แล้ว Word ยังสามารถสร้างไฟล์สำรองข้อมูลในรูปแบบ .wbk โดยใช้ชื่อว่า “สำรองข้อมูลของ ” ได้แต่ฟังก์ชันนี้ไม่ได้เปิดใช้งานอยู่เสมอไป
หากต้องการให้สร้างสำเนาเหล่านี้โดยอัตโนมัติ ให้ไปที่ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูงเลื่อนลงไปที่ส่วน "บันทึก" และเลือก "สร้างสำเนาสำรองเสมอ" ซึ่งจะทำให้ทุกครั้งที่ "บันทึกเป็น" สร้างสำเนาสำรองเวอร์ชันก่อนหน้าขึ้นมา
ไฟล์สำเนา .wbk เหล่านี้มักจะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์เดียวกับเอกสารต้นฉบับ ดังนั้นคุณจะเห็นไฟล์เพิ่มเติมที่มีคำนำหน้าว่า "Backup of" ซึ่งแสดงถึงเวอร์ชันที่บันทึกไว้ก่อนหน้าเวอร์ชันล่าสุดโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงล่าสุด
ในการกู้คืนข้อมูลสำรอง ให้เปิด Word ไปที่ไฟล์ > เปิด > เรียกดูเปลี่ยนประเภทตัวกรองเป็น "ไฟล์ทั้งหมด" แล้วเปิดไฟล์ .wbk ซึ่งจะทำงานเหมือนเอกสารปกติที่คุณสามารถบันทึกอีกครั้งเป็นไฟล์ .docx ได้
การค้นหาไฟล์ชั่วคราว (.tmp) และชื่อไฟล์ที่ไม่ปกติ
บางครั้งเอกสารที่สูญหายอาจกลายเป็นไฟล์ชั่วคราว (.tmp) หรือไฟล์ที่มีชื่อแปลกๆ เช่น ~wrdxxxx.tmpกระจัดกระจายอยู่ในโฟลเดอร์ต่างๆ ของระบบ
หากต้องการค้นหาไฟล์เหล่านั้น ให้เปิด File Explorer โดยกดปุ่ม Windows + E แล้วมองหาไฟล์ที่มีนามสกุล .tmp ในไดรฟ์ที่คุณมักบันทึกเอกสารจากนั้นกรองตามวันที่เพื่อค้นหาเฉพาะวันที่คุณทำงานกับไฟล์นั้น
นอกจากนี้ คุณยังสามารถค้นหารูปแบบไฟล์ Word ทั่วไปได้โดยตรง เช่น~wrd*.tmp, ~wrf*.tmp หรือ ~wra*.tmpซึ่งโดยปกติแล้วจะตรงกับไฟล์ทำงานชั่วคราวหรือข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติระหว่างดำเนินการ
เมื่อคุณพบไฟล์ที่เหมาะสมแล้ว ให้เปิด Word ไปที่ไฟล์ > เปิด > เรียกดูและตั้งค่าประเภทไฟล์เป็น "ไฟล์ทั้งหมด" อีกครั้ง เพื่อลองเปิดไฟล์ .tmp นั้นและดูว่ามีข้อความที่อ่านได้จากเอกสารของคุณหรือไม่
ค้นหาไฟล์ที่ซ่อนอยู่ในโฟลเดอร์ AppData
เนื่องจากไฟล์สำรองข้อมูลอัตโนมัติส่วนใหญ่จะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ภายในโปรไฟล์ผู้ใช้ การเปิดใช้งานการแสดงรายการที่ซ่อนอยู่ใน Windows จึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้สามารถค้นหาไฟล์เหล่านั้นได้
จากหน้าต่าง Explorer ใดก็ได้ ไปที่แท็บ “มุมมอง” แล้วเลือกช่อง “รายการที่ซ่อนอยู่”ซึ่งจะแสดงโฟลเดอร์ AppData ภายใน C:\Users\YourUsername และอนุญาตให้คุณเข้าถึง Microsoft\Word หรือ Office\UnsavedFiles ได้
หากคุณไม่ต้องการไปยังโฟลเดอร์ที่ต้องการ คุณสามารถคัดลอกเส้นทางจาก Word (ในช่อง "กู้คืนตำแหน่งไฟล์อัตโนมัติ") แล้ววางลงในแถบที่อยู่ของ Explorerซึ่งจะนำคุณไปยังโฟลเดอร์ที่ถูกต้องโดยตรง
ภายในโฟลเดอร์นั้น ให้ใช้เวลาสักครู่ในการจัดเรียงตามวันที่แก้ไข และตรวจสอบไฟล์ .asd, .wbk หรือ .tmp ล่าสุดแต่ละไฟล์โดยเปิดด้วยโปรแกรม Word เพื่อตรวจสอบว่าคุณต้องการไฟล์ใด
กู้คืนเอกสาร Word ที่ถูกลบใน Windows
หากปัญหาไม่ได้เกิดจากการที่โปรแกรมหยุดทำงาน แต่คุณเผลอลบไฟล์ Word ไปโดยไม่ตั้งใจไม่ว่าจะจาก Explorer หรือจากการล้างโฟลเดอร์ผิด คุณสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ ของ Windows ได้หลายอย่าง
ตรวจสอบถังรีไซเคิล
ขั้นตอนแรก แม้จะดูเป็นเรื่องพื้นฐาน แต่ก็คือการเปิดถังรีไซเคิลบนเดสก์ท็อป แล้วค้นหาเอกสารโดยใช้ชื่อ ประเภท หรือวันที่ลบเพราะจนกว่าคุณจะล้างถังรีไซเคิล ไฟล์นั้นก็ยังคงอยู่
หากคุณจำชื่อไฟล์ที่แน่นอนไม่ได้ ให้ดูที่ประเภทไฟล์ เช่น .doc, .docx, .dot, .rtf เป็นต้นแล้วใช้ฟังก์ชันค้นหาภายในของถังขยะเพื่อกรองโดยใช้ ".docx" หรือคำหลักในชื่อไฟล์
เมื่อคุณพบไฟล์แล้ว ให้คลิกขวาที่ไฟล์ เลือก"กู้คืน" เพื่อคืนค่าไฟล์ไปยังตำแหน่งเดิมโดยอัตโนมัติจากนั้นเปิดไฟล์ด้วย Word เพื่อตรวจสอบว่าไฟล์ยังคงสภาพสมบูรณ์
หากถังรีไซเคิลถูกล้างไปแล้ว หรือไฟล์ถูกลบโดยการกดShift + Delete (การลบถาวรโดยไม่ผ่านถังรีไซเคิล)คุณจะต้องใช้เครื่องมือเพิ่มเติมหรือไฟล์สำรองก่อนหน้านี้
กู้คืนเอกสารด้วยเครื่องมือการกู้คืนไฟล์ของ Windows
ใน Windows 10 และ 11 มีโปรแกรมยูทิลิตี้อย่างเป็นทางการที่ใช้งานได้ฟรีชื่อWindows File Recoveryซึ่งสามารถดาวน์โหลดได้จาก Microsoft Store โปรแกรมนี้ช่วยให้คุณสามารถลองกู้คืนไฟล์ที่ถูกลบออกจากดิสก์อย่างถาวรได้
โปรแกรมนี้ทำงานผ่านทางบรรทัดคำสั่ง และถึงแม้ว่าจะไม่ใช่โปรแกรมที่ใช้งานง่ายที่สุด แต่ก็สามารถช่วยกู้คืนเอกสาร Word เวอร์ชันเก่าที่ยังไม่ถูกเขียนทับด้วยข้อมูลอื่นในดิสก์ได้
หลักการนั้นเหมือนเดิมเสมอ: ยิ่งคุณกู้คืนไฟล์เร็วเท่าไหร่หลังจากลบไฟล์ โอกาสสำเร็จก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้นเพราะการลบเป็นเพียงการทำเครื่องหมายว่าพื้นที่นั้นว่าง แต่ข้อมูลยังคงอยู่จนกว่าจะมีข้อมูลอื่นเขียนทับลงไป
การใช้เครื่องมือของบุคคลที่สามสำหรับไฟล์ที่ถูกลบ
หากคุณชอบอะไรที่เห็นภาพมากกว่า ก็มีโปรแกรมอย่างRecuva, Ontrack EasyRecovery หรือชุดโปรแกรมอย่าง Acronis ที่มีโมดูลกู้คืนข้อมูลซึ่งสามารถสแกนดิสก์ ไดรฟ์ USB การ์ด SD หรือโทรศัพท์มือถือเพื่อค้นหาไฟล์ที่ถูกลบได้
ขั้นตอนการทำงานพื้นฐานนั้นคล้ายกัน คือคุณเลือกประเภทของสื่อจัดเก็บข้อมูล เริ่มการสแกนแบบละเอียด และตรวจสอบรายการไฟล์ที่กู้คืนได้ซึ่งจะถูกไฮไลต์ด้วยสีเขียวหรือมีระดับความน่าจะเป็นในการกู้คืนที่แตกต่างกัน
ตัวอย่างเช่น ในกรณีของ Ontrack EasyRecovery คุณเพียงแค่เชื่อมต่ออุปกรณ์ เลือกไดรฟ์ เริ่มการสแกน จากนั้นเลือกเอกสาร Word ที่คุณต้องการกู้คืนเพื่อบันทึกไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัยอื่นที่ไม่ใช่ตำแหน่งเดิมในภายหลัง
สำหรับโซลูชันการสำรองข้อมูลที่ครอบคลุมอย่าง Acronis หลักการทำงานจะเปลี่ยนไปเล็กน้อย เพราะมันเน้นการกู้คืนไฟล์จากข้อมูลสำรองก่อนหน้ามากกว่าการ "ฟื้นคืนชีพ" ข้อมูลจากดิสก์ที่เสียหายแบบทันทีทันใด
กู้คืนเอกสาร Word ที่เสียหายหรือชำรุด
อีกสถานการณ์หนึ่งที่ค่อนข้างพบบ่อยคือ เอกสารมีอยู่จริง แต่Word เปิดไม่ได้เพราะไฟล์เสียหาย หรือแสดงสัญลักษณ์แปลกๆ แทนข้อความซึ่งมักเกิดจากข้อผิดพลาดในการจัดเก็บหรือการดาวน์โหลดไม่สมบูรณ์
การกู้คืนอัตโนมัติเมื่อ Word ตรวจพบเนื้อหาที่อ่านไม่ได้
เมื่อคุณพยายามเปิดไฟล์ที่เสียหาย โปรแกรม Word มักจะแสดงคำเตือนที่ระบุว่ามีปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหา และถามว่าคุณต้องการลองกู้คืนเอกสารหรือไม่
หากคุณคลิกตกลง Word จะเริ่มกระบวนการภายในเพื่อพยายามสร้างเนื้อหาที่อ่านได้ของไฟล์ขึ้นมาใหม่ในกรณีที่ดีที่สุด มันจะรักษาข้อความและรูปแบบบางส่วนไว้ได้ แต่ในบางกรณี มันจะดึงออกมาได้เพียงบางส่วนหรือไม่ได้อะไรที่เป็นประโยชน์เลย
อัตราความสำเร็จขึ้นอยู่กับว่าไฟล์เสียหายมากน้อยแค่ไหน และเอกสาร .docx (ซึ่งเป็นไฟล์บีบอัดแบบ zip) มักจะเสียหายจนซ่อมแซมไม่ได้หากส่วนสำคัญของแพ็กเกจหายไปหรือเสียหาย
เปิดและซ่อมแซมจากกล่องโต้ตอบที่เปิดอยู่
นอกเหนือจากการแจ้งเตือนอัตโนมัติแล้ว คุณยังสามารถบังคับซ่อมแซมด้วยตนเองได้ โดยใน Word ให้ไปที่ไฟล์ > เปิด ค้นหาไฟล์ที่เสียหาย และขยายลูกศรของปุ่ม "เปิด"เพื่อแสดงตัวเลือกเพิ่มเติม
ในเมนูนั้น ให้เลือก"เปิดและซ่อมแซม" เพื่อให้ Word พยายามแก้ไขโครงสร้างภายในของเอกสารและดึงข้อมูลให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ลงในไฟล์ใหม่ที่สามารถแก้ไขได้
หากปัญหาไม่ร้ายแรงมากนักตัวเลือกนี้สามารถกู้คืนเอกสารที่ก่อนหน้านี้แสดงข้อผิดพลาดโดยตรงเมื่อเปิดได้แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วอาจสูญเสียการจัดรูปแบบ รูปภาพ หรือองค์ประกอบที่ซับซ้อนอื่นๆ ไปบ้างก็ตาม
กู้คืนข้อความจากไฟล์ใด ๆ
หากไฟล์นั้นเสียหายมากจน Word ไม่สามารถตีความว่าเป็นเอกสารปกติได้ คุณยังมีโอกาสสุดท้ายอีกครั้ง: ใช้ตัวกรอง "กู้คืนข้อความจากไฟล์ใดก็ได้"ในกล่องโต้ตอบเปิดไฟล์
ในหน้าต่างเปิดโปรแกรม ถัดจาก “ประเภทไฟล์” ให้เลือกตัวเลือก“กู้คืนข้อความจากไฟล์ใดๆ (*.*)”แล้วลองเปิดไฟล์ .docx ที่มีปัญหาโดยใช้ตัวกรองพิเศษนั้น
ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นไฟล์ข้อความธรรมดาที่เต็มไปด้วยสัญลักษณ์และข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องปะปนกับส่วนต่างๆ ของข้อความต้นฉบับของคุณแต่ในหลายกรณี คุณสามารถกู้คืนเนื้อหาที่อาจสูญหายไปโดยสิ้นเชิงได้
บริการและเครื่องมือพิเศษสำหรับเอกสาร Word ที่เสียหาย
สำหรับกรณีที่ซับซ้อนมาก มีโปรแกรมและบริการออนไลน์ที่เชี่ยวชาญในการซ่อมแซมเอกสาร Word ที่เสียหายซึ่งใช้อัลกอริธึมเฉพาะในการกู้คืนข้อความ ตาราง การจัดรูปแบบ และการออกแบบ
บริการบางอย่าง เช่น Recovery Toolbox จะทำการทดสอบเป็นประจำด้วยไฟล์จริงหลายพันไฟล์ที่ผู้ใช้ส่งเข้ามาในรูปแบบต่างๆ (.docx, .doc, .rtf, .dotx, .dot) ซึ่งมีความเสียหายแตกต่างกันอย่างมาก เพื่อปรับปรุงกลไกการกู้คืนข้อมูลของตน
การทดสอบเหล่านี้จะประเมินว่าเอกสารที่กู้คืนมานั้นสามารถเปิดได้หรือไม่ โครงสร้างและรูปแบบยังคงเดิมหรือไม่ ข้อความและภาพกราฟิกครบถ้วนหรือไม่ และมีส่วนใดเสียหายหรือมีการบิดเบือนที่เห็นได้ชัดในผลลัพธ์สุดท้ายหรือไม่
ประสิทธิภาพอาจไม่ถึง 100% แต่ก็สามารถสร้างความแตกต่างในเอกสารสำคัญที่ Word ไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยตัวเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีตารางที่ซับซ้อน รูปภาพที่ฝังอยู่ หรือการจัดรูปแบบขั้นสูง
เมื่อคุณใช้งาน Word ที่เชื่อมต่อกับระบบคลาวด์เวอร์ชันของเอกสารจะถูกบันทึกไปยัง OneDrive หรือ SharePoint โดยอัตโนมัติและคุณยังมีฟังก์ชันการกู้คืนเฉพาะที่ใช้งานได้สะดวกมากอีกด้วย
สำหรับไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน OneDrive ส่วนตัวของคุณ คุณสามารถเปิดเอกสารจาก Word ไปที่ ไฟล์ > ข้อมูล > ประวัติเวอร์ชันแล้วเปิดเวอร์ชันก่อนหน้าใดก็ได้ที่บันทึกไว้
หากปัญหาคือคุณลบไฟล์ทั้งหมดไปแล้ว ให้ไปที่OneDrive ของคุณในเบราว์เซอร์และตรวจสอบถังรีไซเคิลซึ่งคุณสามารถกู้คืนเอกสารที่เพิ่งลบไปกลับไปยังโฟลเดอร์เดิมได้
ในสภาพแวดล้อมองค์กรที่ใช้ SharePoint หรือ Teams ไลบรารีเอกสารจะมีถังรีไซเคิลและประวัติเวอร์ชันเป็นของตัวเองซึ่งช่วยให้คุณสามารถย้อนกลับไปยังเอกสารที่แชร์และกู้คืนสถานะก่อนหน้าได้
ในหลายกรณี ตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เหล่านี้ช่วยแก้ปัญหาได้เมื่อฮาร์ดดิสก์ในเครื่องเสียหาย พีซีถูกฟอร์แมต หรือเกิดการโจมตีจากมัลแวร์ที่เข้ารหัสไฟล์ในเครื่องแต่ไม่ส่งผลกระทบต่อไฟล์ที่จัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกล
กู้คืนเอกสาร Word บน Mac
หากคุณใช้ Mac ความเป็นไปได้จะคล้ายคลึงกันมาก แม้ว่าเส้นทางไฟล์ AutoRecover จะเปลี่ยนแปลงไป และบทบาทของ AutoSave จะเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับ OneDrive และ SharePointก็ตาม
ใน Word สำหรับ Mac ฟังก์ชัน AutoRecover จะเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น และจะสร้างสำเนาของเอกสารทุกๆ 10 นาทีซึ่งคุณสามารถเปิดได้หากแอปพลิเคชันหรือระบบปิดตัวลงอย่างไม่คาดคิด
หากต้องการปรับช่วงเวลา ให้ไปที่Word > การตั้งค่า > บันทึกแล้วกำหนดความถี่ที่ต้องการให้สร้างสำเนา โดยควรตั้งไว้ที่ 5 นาที เพื่อลดการสูญหายของงานให้น้อยที่สุด
หากคุณต้องการค้นหาไฟล์ AutoRecover ด้วยตนเอง ใน Finder คุณสามารถใช้Go > Go to Folder (Shift + Command + G)แล้วป้อนพาธ เช่น /Users/YourUsername/Library/Containers/com.Microsoft/Data/Library/Preferences/AutoRecovery for Word
โปรดทราบว่า หากคุณปิดเอกสารบน Mac โดยการคลิก "อย่าบันทึก" อย่างชัดเจนWord จะลบสำเนาการกู้คืนอัตโนมัติออก เนื่องจากโปรแกรมตีความว่าคุณไม่ต้องการใช้งานแล้วดังนั้นโอกาสในการกู้คืนจึงลดลงเหลือศูนย์ในกรณีนั้น
การสำรองข้อมูล Windows: อีกหนึ่งมาตรการความปลอดภัย
นอกเหนือจากฟังก์ชันของ Word แล้วWindows 10 และ 11 ยังมีระบบสำรองและกู้คืนข้อมูลหลายระบบที่สามารถกู้คืนเอกสาร Word ที่ถูกลบหรือเขียนทับได้
ฟังก์ชัน "สำรองข้อมูลและกู้คืน (Windows 7)"แบบดั้งเดิมช่วยให้คุณสามารถกู้คืนไฟล์จากข้อมูลสำรองที่สร้างไว้ในดิสก์ภายนอกได้ แต่คุณต้องตั้งค่าการสำรองข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ของคุณไว้ก่อนแล้ว
นอกจากนี้ยังมี"ประวัติไฟล์"ซึ่งจะบันทึกเวอร์ชันก่อนหน้าของโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณ หากคุณเปิดใช้งานไว้ คุณสามารถกู้คืนเอกสารได้โดยตรงจากประวัตินี้ โดยเลือกวันที่ที่ไฟล์ที่ถูกต้องยังคงมีอยู่
สำหรับการเปลี่ยนแปลงที่รุนแรงกว่านั้น Windows มีฟังก์ชันSystem Restoreและ System Image Recoveryซึ่งจะช่วยให้คอมพิวเตอร์ของคุณกลับไปยังจุดก่อนหน้าหรือกู้คืนภาพระบบทั้งหมดได้ แต่จะส่งผลกระทบต่อโปรแกรมและไฟล์อื่นๆ ไม่ใช่แค่เอกสารที่หายไปเท่านั้น
ตัวเลือกเหล่านี้มีความรุนแรงกว่า ดังนั้นจึงควรใช้เฉพาะเมื่อเอกสารมีความสำคัญมากและไม่มีวิธีอื่นที่รบกวนน้อยกว่าในการกู้คืน โดยควรตรวจสอบเสมอว่าแอปพลิเคชันและการเปลี่ยนแปลงใดจะได้รับผลกระทบก่อนทำการกู้คืน
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียเอกสาร Word อีกครั้ง
วิธีการทั้งหมดข้างต้นนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการดับไฟ แต่ในอุดมคติแล้ว คุณควรลดโอกาสที่จะสูญเสียเอกสารในอนาคตด้วยนิสัยและการตั้งค่าที่เรียบง่ายบางอย่าง
ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานฟังก์ชันกู้คืนอัตโนมัติ (AutoRecover) และตั้งค่าช่วงเวลาให้สั้น (5 นาทีหรือน้อยกว่า)และ Word สร้างไฟล์สำรองข้อมูล .wbk ทุกครั้งเมื่อใช้ฟังก์ชัน "บันทึกเป็น" (Save As)
นอกจากนี้ ควรฝึกบันทึกงานด้วยตนเองทุกครั้งที่เขียนจบย่อหน้าหรือส่วนสำคัญๆ ของงานตอนแรกอาจจะยากหน่อย แต่หลังจากผ่านไปสองสามวันก็จะกลายเป็นเรื่องอัตโนมัติ และคุณจะรู้สึกสบายใจขึ้นมาก
เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้ทำงานร่วมกับ OneDrive หรือ SharePoint โดยเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดถูกอัปโหลดไปยังคลาวด์ และคุณสามารถเข้าถึงเวอร์ชันเก่าได้จากทุกอุปกรณ์
สุดท้ายนี้ อย่าลืมสำรองข้อมูลเอกสารสำคัญของคุณไว้ในอุปกรณ์ภายนอก (ฮาร์ดไดรฟ์, NAS หรือระบบคลาวด์เฉพาะทาง)และตรวจสอบเป็นระยะๆ ว่าการสำรองข้อมูลนั้นถูกต้องและคุณสามารถกู้คืนไฟล์ได้โดยไม่มีปัญหา
ด้วยการผสานรวมระบบป้องกันหลายชั้นของ Word เครื่องมือของ Windows การสำรองข้อมูลบนคลาวด์ และนิสัยง่ายๆ เพียงไม่กี่อย่างโอกาสที่จะสูญเสียเอกสาร Word อย่างถาวรจึงลดลงอย่างมาก และในสถานการณ์ส่วนใหญ่ คุณสามารถกู้คืนงานของคุณได้โดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด
