Excel ve Word'de Yapay Zeka Nasıl Kullanılır: Yardımcı Pilot, ChatGPT ve Temsilci Modu

Informatec Dijital » Ücretsiz Destekler » Excel ve Word'de Yapay Zeka Nasıl Kullanılır: Yardımcı Pilot, ChatGPT ve Temsilci Modu

Yapay zekâ, her gün kullandığımız üretkenlik araçları üzerinde güçlü bir etki yarattı ve bugün Copilot ve ChatGPT gibi asistanlar sayesinde Excel ve Word'de daha hızlı ve sorunsuz çalışmak mümkün . Uzman olmanıza gerek yok: doğal dil komutlarıyla, daha önce zaman ve uzmanlık bilgisi gerektiren analizler, biçimlendirmeler, taslaklar ve formüller oluşturabilirsiniz.

Aşağıdaki satırlarda, Excel ve Word'de Copilot'tan en iyi şekilde nasıl yararlanacağınızı, sunduğu avantajları, nerede bulabileceğinizi, tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu nasıl isteyeceğinizi ve ilk seferde doğru sonucu nasıl elde edeceğinizi, ayrıca dikkate almanız gereken sınırlamaları ve gereksinimleri (kullanım kredileri veya Copilot Pro planı gibi) göreceksiniz. Ayrıca, çok adımlı görevleri yinelemeli olarak düzenlemek için bu yeteneklerin bir evrimi olan "Ajan Modu"nu da inceleyeceğiz.

Yapay Zeka Excel'de sizin için neler yapabilir?

Excel'deki Copilot, günlük görevleri kolaylaştırmak için tasarlanmıştır: web'den veya kuruluşunuzdan veri getirebilir , ilgili bilgileri vurgulamanıza, sıralamanıza ve filtrelemenize, net açıklamalarla formüller oluşturmanıza ve saniyeler içinde kalıpları ve eğilimleri ortaya çıkarmanıza yardımcı olabilir.

Avantajlarından biri de veri içe aktarma özelliğidir. Dosyanız OneDrive veya SharePoint'te depolanıyorsa veya genel verileri içe aktarmanız gerekiyorsa, Copilot bu kaynaklara bağlanarak ve size kullanıma hazır bir aralık veya tablo halinde içerik sağlayarak elektronik tablonuzu hazırlayabilir.

Biçimlendirme için de kullanışlıdır. Örneğin, yalnızca sayı içeren hücreleri göstermesini, belirli bir eşiğin üzerindeki değerlere filtre uygulamasını veya görünümünüzü daha yönetilebilir hale getirmek için özel bir sıralama ölçütü uygulamasını isteyebilirsiniz .

Hesaplama bölümünde Copilot, mevcut verilere dayalı işlemlerle yeni sütunlar ve satırlar oluşturmanıza yardımcı olur ve ayrıca her formülün nasıl çalıştığını ve Excel'de makrolar programlayarak görevleri adım adım nasıl otomatikleştireceğinizi açıklar , böylece yalnızca "kopyala ve yapıştır"a güvenmek zorunda kalmazsınız.

Son olarak, verileriniz hakkında doğrudan soru sorabilirsiniz. Hızlı yanıtlarla özetler, grafikler, pivot tablolar, trendler ve aykırı değerler sunarak, ilgili bilgileri anında belirlemenizi ve sonsuz elektronik tablolarda kaybolmaktan kaçınmanızı sağlar.

Copilot'u nerede bulabilirim ve Excel'de nasıl başlayabilirim?

Erişim oldukça kolay: Ana Sayfa sekmesinde, şeritte Copilot simgesini göreceksiniz. Buradan, konuşma deneyimini açabilir, önceden yapılandırılmış komut istemi fikirlerini kullanabilir veya kendi isteğinizi kendi kelimelerinizle yazabilirsiniz.

Etkinleştirmenin bir başka yolu da bir hücre seçmektir. Bunu yaptığınızda, Copilot ile ilişkili yanıp sönen bir simge görüntülenir ve bu da çalışma sayfasındaki o belirli noktada bağlamsal eylemlere olanak tanır; bu da hızlı işlemler için idealdir.

Başlamadan önce, verilerinizin iyi yapılandırılmış bir tablo veya aralıkta olması en iyisidir. Bu, Copilot'un verileri doğru bir şekilde okumasına ve yanlış yorumlanan hücrelerden kaynaklanan anlamsız hatalardan kaçınarak , net formüller veya özetler önermesine yardımcı olur.

Tipik iş akışı şu şekilde olur: Copilot'u açarsınız, yeni bir şey oluşturma, formül veya biçimlendirme isteme, özetleme veya hedefinizle doğrudan sohbet etme seçeneklerinden birini seçersiniz. Sohbeti seçerseniz, sonuç mükemmel olana kadar yinelemeli olarak iyileştirmek için sorular sorabilirsiniz .

ChatGPT veya Copilot ile Excel'de formüller oluşturun

Faydalı formüller elde etmek için ayrıntılı teknik bilgiye ihtiyacınız yok. Sanki bir insanla konuşuyormuşsunuz gibi düşünün ve neyi başarmak istediğinizi ve hangi verilere sahip olduğunuzu doğal bir şekilde açıklayın; yapay zeka size formülün çerçevesini ve temel mantığını geri verecektir.

Tanımınız tam olarak doğru değilse, "bir sütunda bir değer bul" gibi genel bir soru sorarak başlayabilirsiniz ve yapay zeka gerekli yapı ve argümanlarla yanıt verecektir. Bu şekilde, hangi fonksiyonun ihtiyaçlarınıza en uygun olduğunu ve her parametreyi özel durumunuza nasıl uyarlayacağınızı anlayacaksınız.

Hiçbir şeyi değiştirmeden kopyalayıp yapıştırmanız gerektiğinde, her veri parçasının konumunu tam olarak tanımlayın. Örneğin: "C sütununda 200. satıra kadar sayısal değerlerim var ve E5 hücresinde 5'e eşit olan hücre sayısını sayan bir formül istiyorum." Bu bilgiyle yapay zeka, doğru aralıkları ve hücreleri hedefleyen kesin bir formül oluşturacaktır .

Bu yaklaşım, diğer yaygın görevlerde de aynı derecede iyi sonuç verir: daha sonra filtreleyeceğiniz bir tablo hazırlamak, belirli bir formülle sayıları barkodlara dönüştürmek veya bir veri kümesindeki yinelenen kayıtları kaldırmayı planlamak gibi .

Pratik ipucu: Elde edilen formülü gözden geçirin veya verilerin bir alt kümesiyle test edin. Yapay zeka modelleri güçlüdür, ancak özellikle orijinal yapı net değilse, bazen elektronik tablonuzla tam olarak eşleşmeyen bir şey önerebilirler .

Word'de Copilot: Taslaktan son versiyona

Yeni bir belge açtığınız anda, Copilot en üstte belirir ve ilk talimatınızı almaya hazırdır. Belirli bir format, üslup veya yaklaşık uzunlukta bir taslak isteyebilirsiniz ve saniyeler içinde düzenleyebileceğiniz ilk metne sahip olursunuz.

Bu süreçte yapay zeka, isteği daha etkili hale getirmek için isteğe eklemeler bile öneriyor. Taslağı geri döndürdüğünde, onu saklayabilir, yeniden oluşturabilir veya silebilir, ayrıca isteği iyileştirmek için düzenleyebilir veya her seferinde sıfırdan başlamak zorunda kalmadan belgeyi dijital imza için hazırlayabilirsiniz.

Başlangıçtaki metin kutusuna ek olarak, Word içinde Copilot'u kullanmanın iki çok faydalı yolu daha vardır. Birincisi, herhangi bir paragrafta bağlamsal eylemleri açarak tek bir tıklamayla genişletebilir, yeniden yazabilir, stilleri değiştirebilir, tablo çıkarabilir veya fikirleri özetleyebilirsiniz .

Öte yandan, şerit menüden chatbot içeren bir kenar çubuğu açabilirsiniz. Orada belgeye değişiklikler isteyebilir, yeni bir taslak oluşturabilir, eklemek için bir resim oluşturabilir veya yazarken sorularınıza yanıt alabilirsiniz; böylece araştırma ve yazma el ele gider.

Excel'de şablonlar, analizler ve pratik örnekler

Copilot, formüllerin ötesinde, kullanışlı yapılar da oluşturabilir. Örneğin, belirli bir ay için notlar ve haftanın günleri için satırlar içeren bir takvim istediğinizde, doğrudan çalışma sayfanıza yapıştırabileceğiniz bir şablon döndürür.

Şunu da belirtmekte fayda var ki, bazen stil veya renk talimatları tam olarak sizin tarif ettiğiniz gibi uygulanmayabilir. Bu durumlarda, Copilot size formatı saniyeler içinde manuel olarak tamamlamanız için gerekli yapıyı ve talimatları sağlayabilir.

Analiz cephesinde, bir veri kümesini (örneğin, ülkelere göre satışlar) yükleyip "B sütununda en sık hangi ülke görünüyor?" sorusunu sormak, sonucu ve açıklamasını döndürür. Ardından, ülkelere göre toplam satışlar veya her bölgedeki en çok satan ürün gibi akıllıca takip soruları önerir.

Bu dinamik, keşifsel analizi çevik hale getirir: bir soru ortaya atarsınız, verileri doğrularsınız ve karmaşık özet tabloları veya formüllerden oluşan ağır bir yapı kurmak zorunda kalmadan yeni sorularla daha derinlere inmeye devam edersiniz.

Anında PowerPoint sunumları

Copilot, basit bir komutla sıfırdan bir sunum oluşturabilir. Hedefi (örneğin, bir ürün lansmanı) tanımlar ve özelliklerin veya önemli noktaların bir listesini sağlarsanız, incelemeye hazır başlıklar, fikirler ve görseller içeren bir slayt seti sunar.

Ayrıca görseller oluşturabilir, önemli verileri vurgulayabilir ve belirli senaryolarda Word veya Excel belgelerini sunumun temeli olarak kullanabilir. Bu özelliklerin bazıları hala geliştirme aşamasında olsa da, ilk slayt oluşturma süreci zaten önemli miktarda zaman tasarrufu sağlıyor.

Gereksinimler, kullanım kredileri ve Copilot Pro

Eğer halihazırda Microsoft 365 Kişisel veya Aile aboneliğiniz varsa, Word, Excel ve PowerPoint içindeki Copilot'a ek bir ücret ödemeden erişebilirsiniz, ancak bu bir kredi sistemi kullanır. Her yapay zeka isteği bir kredi tüketir ve ayda 60 krediniz vardır ; bu krediler bir sonraki ayın başında yenilenir.

Bakiyenizi account.microsoft.com adresindeki aboneliğinizin bölümünden kontrol edebilirsiniz. Amaç, yapay zekayı denemeniz ve alışmanızdır. Yetersiz bulursanız, aylık 22 € karşılığında Copilot Pro'yu satın alabilirsiniz ; bu, sınırlamayı kaldırır ve yapay zekayı kısıtlama olmadan kullanmanıza olanak tanır.

Aile planıyla ilgili önemli bir ayrıntı: Uygulamalar içinde Copilot'a yalnızca birincil abonelik sahibi erişebilir. Diğer paylaşımlı kullanıcılar Word veya Excel'de bu özelliklere sahip değildir; bu, aboneliği evden yönetiyorsanız aklınızda bulundurmanız gereken bir noktadır .

Deneyim açısından ise Windows'a, Copilot+ PC'ye veya NPU'ya ihtiyacınız yok: işlem bulutta gerçekleştiği için Copilot'ın web ve masaüstündeki davranışı neredeyse aynıdır .

Agent Mode ve Office Agent: Bunlar nedir ve nasıl kullanılır?

"Ajan Modu" olarak adlandırılan özellik, yapay zeka ile iş birliğini bir adım daha ileri taşıyor. Amacı, gelişmiş işlevleri demokratikleştirmek ve böylece yapay zekanın doğal dil komutlarıyla çok adımlı görevleri yöneterek yüksek kaliteli belgeler, elektronik tablolar ve sunumlar oluşturmasını sağlamaktır.

Örneğin Excel'de, kategoriler (kira, yiyecek, malzemeler, yakıt, eğlence) ve limiti aştığınızda sizi uyaran kurallar içeren bir hane bütçesi talep edebilirsiniz; KOBİ'lerde ise, manuel iş yükünü büyük ölçüde azaltan temel finansal analizler kurabilirsiniz.

Word'de, yapay zeka asistanı özgeçmişler, mektuplar, raporlar veya özet metinler konusunda yardımcı olur, iyileştirmeler önerir ve amacınızı netleştirmek için sorular sorar. Buradaki fikir yinelemeli çalışmaktır: bir komutla başlarsınız ve yapay zekayı sonucu uygun hale gelene kadar iyileştirmesi için yönlendirirsiniz.

Mevcut duruma göre, Temsilci Modu, Microsoft 365 Copilot lisans sahipleri ve Microsoft 365 Kişisel veya Aile aboneleri için Frontier programında aktiftir. Şu anda web üzerinden ve İngilizce olarak sunulmaktadır ve masaüstüne genişletilmesi planlanmaktadır. Excel'de kullanmak için Excel Labs eklentisini yüklemeniz ve ilgili seçeneği etkinleştirmeniz gerekir.

Ayrıca, Copilot sohbetindeki Office Agent, talimatlardan yola çıkarak PowerPoint sunumları ve Word belgeleri oluşturabiliyor ve bu entegrasyonun genişlemesi bekleniyor; böylece fikirler ve nihai sonuçlar arasındaki sürtüşme giderek azalacak .

Yapay zekadan bir şey istemek için en iyi uygulamalar

• Net bağlamHangi verilere sahip olduğunuzu (sütunlar, satırlar, tablo adları) ve ne tür bir çıktı beklediğinizi açıklayın.
• Konum doğruluğuBir formülün yapıştırılmasını istiyorsanız, hedef ve kaynak sütunları ve hücreleri belirtin.
• Hızlı yineleme: İlk taslağı veya yapıyı talep edin ve ardından belirli değişiklikler isteyin.
• onaylama: Formülleri ve sonuçları bütüne uygulamadan önce küçük örneklerle kontrol edin.

Özellikle iyi çalışan kullanım durumları

Excel'de, yapılandırma (takvim şablonları, bütçeler, biçimlendirilmiş listeler), ardışık sorularla keşifsel analiz ve yaygın hesaplamalar için formüller oluşturma/açıklama gibi görevler harika sonuçlar veriyor .

Word'de, belirli bir üslup ve biçimle sıfırdan bir metin oluşturmak, paragrafları yeniden yazmak, fikirleri genişletmek ve entegre tablolar veya resimler oluşturmak, nihai belgeye ulaşma sürecini hızlandırmanıza olanak tanır.

Sunum hazırlamanız gerektiğinde, Copilot iyi yazılmış bir metin ve referans materyaline dayanarak başlıklar, madde işaretleri ve görsel yardımcılarla slayt sunumunu oluşturur. Buradan itibaren, içeriği ve tasarımı iyileştirmenin yinelemeli süreci sizi profesyonel bir sonuca götürür.

Daha iyi istemler nasıl yazılır?

Hedefleri ve kısıtlamaları düşünün. "Üç bölümden oluşan ve son olarak temel ölçütleri içeren bir tabloya sahip, resmi bir üslupta kısa bir rapor istiyorum" demek, "bana bir rapor verin" demekten daha iyidir. Excel'de, "E5 hücresinde C2:C200 aralığındaki 5'e eşit değerleri sayan bir formül istiyorum" demek, belirsiz bir sayma isteğinden daha açık ve nettir.

Mümkün olduğunca referans verileri ekleyin: tablo adı, sütun başlıkları, aralıklar veya beklenen örnekler. İlk deneme mükemmel değilse, istenen sonuca kademeli olarak yaklaşmak için artımlı değişiklikler isteyin ("binlik ayırıcı kullanın", "en büyükten en küçüğe sıralayın", "daha kişisel bir üslup kullanın").

Son olarak, yapı ve stil istemlerini bir araya getiriyor. İlk olarak yapıyı (dizin, bölümler, veri blokları) soruyor, ardından tonu iyileştiriyor ve son olarak belirli görevlerle (özet satırı ekleme, resim ekleme, filtreli özet tablo oluşturma ) tamamlıyor.

Sınırlamalar ve gerçekçi beklentiler

Yapay zeka birçok işi halledebilse de, bazen istenen formatı uygulamayabilir veya orijinal istekten sapabilir . Bu sorun değil: Daha somut talimatlar isteyin veya manuel olarak tamamlamayı tercih ediyorsanız adım adım talimatlar isteyin.

Microsoft 365 Kişisel veya Aile sürümündeki kredi sistemini hatırlayın: Word, Excel veya PowerPoint'teki her istek bir kredi tüketir ve aylık 60 kredi limitiniz vardır. Sınırsız yoğun kullanım ihtiyacınız varsa, aylık 22 € karşılığında Copilot Pro seçeneği mevcuttur.

Son olarak, Temsilci Modu şu anda yalnızca web üzerinden ve İngilizce olarak kullanılabilir ve Excel için Excel Labs gerektirir; entegrasyon zamanla genişleyecektir, bu nedenle güncellemelerden haberdar olmak, ondan en iyi şekilde yararlanmanın anahtarıdır.

Tüm bu çeşitlilik göz önüne alındığında, Excel ve Word'de yapay zekayı kullanmak, mekanik görevlerden hedef odaklı bir yaklaşıma geçmek anlamına gelir: verilerinizi içe aktarır veya tanımlarsınız, kendi kelimelerinizle analiz veya taslaklar istersiniz, kısa yinelemelerle doğrular ve ayarlarsınız ve stratejik ve yaratıcı kısmı korurken, yapay zeka tekrarlayan işlemleri hızlandırır ve daha iyi kararlar almanız için size bağlam sağlar.

İlgili makale:

Microsoft, reklam ve sınırlı özellikler içeren ücretsiz bir Office sürümünü test ediyor